SaaS-Adoption: Wie Digital Adoption Platforms die Nutzung von SaaS-Lösungen steigern

SaaS-Adoption beschreibt, wie vollständig und korrekt Mitarbeitende die im Unternehmen eingeführten Cloud-Anwendungen tatsächlich nutzen – von ERP und HR-Software bis zum Digital Workplace. Eine hohe Adoption ist die Voraussetzung dafür, dass sich Abonnements und Lizenzen auszahlen. Digital Adoption Platforms unterstützen dabei mit Anleitungen in der Anwendung, gezielter Kommunikation, eingebettetem Support und Nutzungsanalysen.

Einkaufssoftware, HRIS, ERP, CRM, Digital Workplace: Egal, welche SaaS-Lösungen Sie im Unternehmen einführen, es ist wichtig, dass die User sie akzeptieren.

Denn: Eine SaaS-Lösung, die von den Benutzern nicht akzeptiert wird, ist zum Scheitern verurteilt.

Es bringt aber nichts, nur auf ein Problem hinzuweisen, ohne gleichzeitig eine Lösung anzubieten. In diesem Fall kann dies eine Digital Adoption Platform sein, denn sie unterstützt Unternehmen dabei, die Akzeptanz von SaaS-Tools durch die Mitarbeiter zu fördern. Lesen Sie, welche Vorteile Ihnen eine solche Plattform bietet.

Die Performance des IT-Systems im Unternehmen optimieren

Eines der wichtigsten Argumente, das für eine digitale Adoptionsplattform spricht, ist die Rentabilität der in SaaS-Lösungen getätigten Investitionen. Digital Adoption Platforms unterstützen dies, denn:

• Sie begleiten die User Schritt für Schritt bei der Einarbeitung in SaaS-Lösungen, angefangen beim Onboarding.
• Sie unterstützen die Anwendung von SaaS-Lösungen ab der Einführung.
• Sie reduzieren Fehler bei der Dateneingabe und steigern so die Qualität und Verlässlichkeit der Daten.
• Sie erleichtern es, Änderungen und neue Funktionen auch langfristig einzuführen.
• Sie vermeiden Kosten, die durch ein Scheitern des digitalen Transformationsprojekts verursacht werden.

Das Ergebnis? Die User beherrschen die SaaS-Lösungen besser, das IT-System wird insgesamt leistungsfähiger!

Warum ist SaaS-Adoption mehr als eine Frage der Lizenzen?

SaaS-Lösungen sind in deutschen Unternehmen zum Normalfall geworden: Laut dem Bitkom Cloud Report 2025 nutzen 90 % der Unternehmen Cloud-Computing, und 47 % ihrer IT-Anwendungen laufen bereits in der Cloud (2024: 38 %). Mit jeder neuen Anwendung steigt aber auch das Risiko, dass Lizenzen bezahlt, aber kaum genutzt werden.

Echte SaaS-Adoption hat drei Dimensionen:

• Breite: Wie viele der lizenzierten Mitarbeitenden nutzen die Anwendung regelmäßig?
• Tiefe: Werden die Funktionen genutzt, für die die Lösung eingeführt wurde, oder nur ein Bruchteil davon?
• Qualität: Werden die Prozesse korrekt und vollständig in der Software ausgeführt, statt über E-Mail, Tabellen oder Umwege?

Erst wenn alle drei Dimensionen stimmen, entfaltet eine SaaS-Lösung ihren Nutzen. Eine Digital Adoption Platform setzt genau hier an, weil sie über alle webbasierten Anwendungen hinweg dieselben Hilfen bietet. Wie eine solche Plattform grundsätzlich funktioniert, erklärt unser Beitrag „Was ist eine Digital Adoption Platform?“.

Die Performance eines ERP-Systems mit Knowmore maximieren

ERP-Projekte sind oft komplex und stellen Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen. Insofern sollte man alles daransetzen, ein solches Vorhaben zum Erfolg zu führen. Damit ein ERP-System die gewünschte Performance erzielt, ist es wichtig, den Anwendern eine kontinuierliche Unterstützung zu bieten. Das trifft sich gut, denn die Plattform für digitale Akzeptanz von Knowmore ist genau darauf spezialisiert, die Nutzung von ERP-Tools zu begleiten! Mit unserer Drei-in-eins-Lösung können Sie:

• Die User mit interaktiven In-App-Anleitungen in Echtzeit bei der Arbeit im ERP-System unterstützen.
• Schulungs- und Supportinhalte direkt im ERP-System erstellen.
• Alle Projekte mit einem Administrationstool verwalten.

Das alles hilft Ihnen dabei, Anwendern den Einstieg in das ERP-System zu erleichtern und sie schneller an das System zu binden. Das reduziert Kosten – und zwar sowohl kurz- als auch langfristig!

Die Effizienz der Schulungen für SaaS-Lösungen steigern

Schulungen sind für die Akzeptanz von SaaS-Lösungen fundamental. Digital Adoption Platforms besitzen eine Bibliothek mit interaktiven Leitfäden und optimieren auf diese Weise die Effizienz der Schulungen für digitale Tools. Sie fragen sich, warum das so ist? Die Antwort auf diese Frage liegt in den didaktischen Ansätzen, auf denen diese Lösungen basieren:

• Learning by Doing: Anwender lernen, indem sie mithilfe interaktiver Leitfäden, die in die SaaS-Lösungen integriert sind, Schritt für Schritt praktische Tätigkeiten ausführen.
• Microlearning: Mikro-Module mit Schulungsinhalten helfen den Usern, Informationen schneller aufzunehmen und langfristig zu behalten.
• Just in time: Mitarbeiter greifen auf Schulungsinhalte im richtigen Moment zu, nämlich dann, wenn sie sie benötigen – und das direkt in der Anwendung, in der sie arbeiten.

Diese Prinzipien helfen Usern von SaaS-Lösungen dabei, sich schnell in Tools einzuarbeiten und diese dauerhaft effizient zu nutzen!

Mitarbeiter mit Knowmore effizient in HRIS-Tools schulen

Workday, SAP SuccessFactors, Cegid Talentsoft oder eine interne HRIS-Software: Welche Lösung Sie auch immer implementiert haben, Schulung ist die Basis dafür, dass Anwender sie schnell akzeptieren. Dafür kommt unsere Lösung für digitale Akzeptanz wie gerufen, denn mit ihr schulen Sie alle Mitarbeiter unkompliziert und zielführend. Knowmore bietet Ihnen unter anderem:

• Ein Administrationstool, um Projektmanagement, Standardisierung und Internationalisierung von Schulungen für eine HRIS-Software zu vereinfachen.
• Ein leicht in das HRIS-Tool zu integrierendes und erweiterbares System, um Schulungsinhalte einfacher zu erstellen und zu aktualisieren.
• Interaktive Anleitungen, die die User Schritt für Schritt direkt in der Software begleiten und somit die Effizienz von HRIS-Schulungen verbessern.
• Eine Segmentierung nach Zielgruppen, die die Erstellung personalisierter Schulungsinhalte für die HRIS-Software erleichtert.
• Ein Analysetool, mit dem Sie die Effizienz der Schulungen beurteilen.

Das Ergebnis? Weniger Schulungsbedarf, geringere Schulungskosten, eine bessere Nutzung des HRIS-Tools und eine bessere Bindung der Mitarbeiter an dieses System. Und darüber hinaus können wir Ihre Mitarbeiter so ausbilden, dass diese die HRIS-Schulungen in Eigenverantwortung erstellen und verwalten können!

Die Kommunikation verbessern

Ein weiterer Vorteil einer Digital Adoption Platform ist, dass sie nicht nur ein Schulungsinstrument ist. Sie ermöglicht es Ihnen auch, direkt in SaaS-Lösungen zu kommunizieren!

Im digitalen Zeitalter setzt eine gute Kommunikation voraus, dass man das richtige Medium für sie nutzt. Mit einer Digital Adoption Platform kommunizieren Sie in Echtzeit und direkt in der Software.

Binden Sie Mitarbeiter mit Knowmore an ihren Digital Workplace

Möchten Sie Ihre Mitarbeitenden an ihren Digital Workplace binden ? Dann gibt es nichts Besseres als gute Kommunikation! Mit der Software von Knowmore kommunizieren Sie direkt über den Digital Workplace mit Ihren Mitarbeitenden. Unsere Lösung hilft Ihnen zum Beispiel dabei,

• Usern durch Tooltipps Detailinfos über den digitalen Arbeitsplatz zu übermitteln;
• Push-Benachrichtigungen mit aktuellen Infos oder Ankündigungen zu senden;
• Umfragen via Push-Benachrichtigungen zu verschicken und gleichzeitig Rückmeldungen der Mitarbeiter in Zusammenhang mit dem Digital Workplace zu erhalten.

Auf diese Weise binden Sie die Beschäftigten kontinuierlich an ihren Digital Workplace!

Die Qualität des Supports optimieren

Nach Schulung und Kommunikation kommt der Support. Digital Adoption Platforms sind in das jeweilige System eingebettet und helfen Unternehmen dabei:

• einen Support direkt in den SaaS-Lösungen anzubieten;
• Supportinhalte rund um die Uhr zur Verfügung zu stellen, sodass die User dann unterstützt werden, wenn sie Hilfe benötigen.

Aber das ist noch nicht alles. Je nach digitaler Adoptionsplattform geht der Support noch viel weiter!

Den CRM-Support mit Knowmore verbessern

Bei Knowmore wissen wir, dass IT-Support erhebliche Kosten generiert und dass dieser Punkt zwingend optimiert werden muss. Das darf jedoch nicht zulasten der Qualität gehen. Insofern war es uns wichtig, die Supportqualität auszubauen. Nehmen wir den User Support für ein CRM-System als Beispiel. Mit unserem eingebetteten User-Support können Sie:

• Einen Echtzeit-Support direkt im CRM-System anbieten.
• Supportinhalte mit nur wenigen Klicks personalisieren und so individuelle Inhalte für verschiedene Nutzerprofile generieren.
• Supportinhalte ganz einfach im CRM-System erstellen, bearbeiten und veröffentlichen.
• Alle Supportinhalte im Administrationstool verwalten.

Das Ergebnis? Ein qualitativ besserer User Support, deutlich weniger Supportanfragen auf Level 1 und 2. Und vor allem: Die Supportkosten sinken.

Wie misst man die Adoption von SaaS-Lösungen?

Wer eine neue SaaS-Lösung oder einen digitalen Genehmigungsprozess einführt, muss dem Management meist regelmäßig zeigen, dass das System genutzt wird und die Abläufe schneller werden. Dafür eignen sich wenige, klar definierte Kennzahlen:

1. Ausgangswerte festlegen: Durchlaufzeiten, Fehlerquoten und Supportaufkommen vor der Einführung erfassen.
2. Nutzung messen: aktive Nutzer im Verhältnis zu den Lizenzen, Nutzung zentraler Funktionen, Anteil der Vorgänge, die vollständig im System bearbeitet werden.
3. Prozesswirkung messen: Durchlaufzeit pro Vorgang, etwa vom Antrag bis zur Genehmigung, Anteil abgebrochener oder zurückgewiesener Vorgänge.
4. Quartalsweise berichten: Entwicklung gegenüber den Ausgangswerten, aufgeschlüsselt nach Abteilungen oder Standorten.

Viele Anbieter liefern dafür eigene Auswertungen. Microsoft etwa bewertet mit dem Adoption Score die Nutzung von Microsoft 365 in Kategorien wie Kommunikation, Besprechungen, Zusammenarbeit an Inhalten, Mobilität und Teamarbeit. Für eine Sicht über mehrere SaaS-Lösungen hinweg kommen Adoptionsanalysen einer Digital Adoption Platform hinzu, die auch zeigen, an welchen Prozessschritten Nutzer hängen bleiben. So entsteht ein Bericht, der Nutzung und Geschäftsnutzen miteinander verbindet.

Die Standardisierung der Prozesse beschleunigen

Wie schwierig kann es doch sein, neue Abläufe und Geschäftsprozesse einzuführen und zu verankern. Das ist im Übrigen eine der größten Herausforderungen bei der digitalen Transformation. Eine digitale Adoptionsplattform besitzt vielfältige Features, die dabei helfen, Geschäftsprozesse zu standardisieren und optimale Abläufe zu gewährleisten. Ein konkretes Beispiel?

Einkaufsprozesse mit Knowmore standardisieren

Ivalua, Synertrade oder Jaggaer: Egal, für welche Beschaffungslösung Sie sich auch entschieden haben, sie nützt nicht viel, wenn die Abläufe nicht richtig umgesetzt werden. Wenn Sie auf eine digitale Adoptionsplattform wie Knowmore setzen, beschleunigen Sie die Standardisierung der Beschaffungsprozesse.

• Die integrierten Hilfsmittel für Schulung, Kommunikation und Support helfen dabei, dass alle Beschaffungsprozesse von Anfang bis Ende gut ablaufen.
• Je besser die Einkaufssoftware akzeptiert wird, desto weniger Bestellungen werden außerhalb der Software getätigt.
• Mit individuellen Inhalten passen Sie die Unterstützung an die Anforderungen der verschiedenen Zielgruppen an: Entscheider, Einkäufer, Lieferanten.

Eine digitale Adoptionsplattform bietet also viele Ansatzpunkte, um die Akzeptanz von SaaS-Lösungen zu verbessern. Ob IT-Performance, Schulung, Kommunikation, Support oder optimale Geschäftsprozesse: Die Vorteile solcher Systeme sind zahlreich und haben beträchtliche Auswirkungen auf die Rendite der Projekte für die digitale Transformation. Es wäre doch schade, darauf zu verzichten, oder?