Digital Adoption (digitale Adoption oder digitale Akzeptanz) bezeichnet den Grad, in dem Mitarbeitende neue Software und digitale Tools verstehen, regelmäßig nutzen und ihr Potenzial ausschöpfen. Sie ist erreicht, wenn eine Anwendung nicht nur eingeführt, sondern im Arbeitsalltag selbstverständlich und effizient eingesetzt wird. Gefördert wird sie durch Change Management, Onboarding, Schulung und Hilfe direkt in der Anwendung, etwa mit einer Digital Adoption Platform (DAP).
Das Wichtigste in Kürze
- Digital Adoption beschreibt, wie vollständig und effizient Mitarbeitende neue Software und digitale Tools im Arbeitsalltag nutzen.
- Sie betrifft viele Abteilungen: IT (ROI, Supportlast), HR und Weiterbildung (Kompetenzen, Onboarding), Change Management und Einkauf.
- Messbar wird Digital Adoption über Kennzahlen wie aktive Nutzer, Funktionsnutzung, Prozessabschlüsse, Fehlerquote und Supportanfragen.
- Schulungen allein reichen oft nicht: Hilfe direkt in der Anwendung, etwa mit einer Digital Adoption Platform, unterstützt das Lernen im Arbeitsfluss.
Warum erfordert die digitale Transformation eine digitale adoption?
Wer beschäftigt sich mit der digitalen Adoption?
Was sind die Vorteile der digitalen Adoption?
Welchen Nutzen hat eine DAP für die Abteilungen in einer Organisation?
Wie kann die Digital Adoption vorangetrieben werden?
Was sind die Herausforderungen der digitalen adoption?
So identifizieren Sie Ihre Herausforderungen
Was ist eine Digital Adoption Platform (DAP)?
Was sind die Merkmale einer DAP?
Digital Adoption ist ein Lernprozess, der während der Implementierung neuer digitaler Werkzeuge und Veränderungsmanagementprozesse stattfindet. Zugleich bezeichnet sie den Zustand, den Benutzer erreichen, sobald sie das volle Potenzial ihrer digitalen Werkzeuge verstehen und nutzen können. Konkret ist Digital Adoption erreicht, wenn Benutzer die Funktionalitäten und Vorteile sowohl ihrer Werkzeuge als auch der Veränderungsprozesse nutzen können.
Eine erfolgreiche Digital Adoption ist das Ergebnis von kontinuierlichem Change Management, Benutzer-Onboarding und personalisierten Schulungen. Dabei handelt es sich um einen Prozess, der Benutzern dabei hilft, sich an neue Software, Softwarefunktionen oder Updates anzupassen. Die laufende Aktualisierung von Wissen und Fähigkeiten der Nutzer hat einen direkten Einfluss auf die Nachhaltigkeit Ihrer Softwareimplementierungen.
Betrachten Sie Digital Adoption als Navigationssystem für Ihre digitale Transformation: Niemand bricht ohne Route zu einer Expedition auf – und Ihre Nutzer sollten das auch nicht müssen. Veränderungsmanagement und Digital Adoption spielen gemeinsam eine entscheidende Rolle bei der Umsetzung und Nachhaltigkeit der digitalen Transformation.
Durch Digital Adoption können Unternehmen:
- die Lücke bei den digitalen Kompetenzen schließen,
- das Veralten von Kompetenzen verhindern,
- Kompetenzen der Mitarbeiter, Schulungsangebote und Geschäftsziele in Einklang bringen,
- eine nachhaltige digitale Transformation umsetzen,
- den ROI der digitalen Transformation messen.
Warum erfordert die digitale Transformation eine digitale adoption?
Mit der Covid-19-Pandemie begann eine neue Phase der digitalen Transformation. Fast über Nacht setzten Unternehmen verstärkt auf Cloud-, SaaS- und Kollaborationslösungen, um die Zukunft ihrer Abläufe sicherzustellen. Die überwiegende Mehrheit der Unternehmen war nicht darauf vorbereitet, nicht nur ein, sondern mehrere neue Tools auf einmal zu implementieren, und zwar aus der Ferne. Diese Beschleunigung der digitalen Transformation und des Einsatzes digitaler Lösungen bedeutet, dass Digital Adoption heute entscheidend für den Unternehmenserfolg ist.
Die Pandemie wirkte damit als Beschleuniger für Cloud-Projekte – und für den Bedarf, neue Anwendungen schnell in der Breite nutzbar zu machen.
Eine erfolgreiche digitale Transformation steigert sowohl die Leistung als auch den Wettbewerbsvorteil von Unternehmen:
- Kurzfristig: Digitale Technologien und digitale Tools für Mitarbeiter verbessern die Produktivität und das Kundenerlebnis.
- Mittelfristig: Die digitale Transformation schafft neue Wachstumschancen und Geschäftsmodellinnovationen.
- Langfristig: Die Bewältigung des anfänglichen Prozesses der digitalen Transformation ebnet den Weg für kontinuierlichen, nachhaltigen Erfolg und weitere Innovationen.
(Quelle: BCG)
Wer beschäftigt sich mit der digitalen Adoption?
Eine erfolgreiche Transformation stellt die Stakeholder im gesamten Unternehmen vor unterschiedliche Herausforderungen, die alle mit der digitalen Adoption bewältigt werden können:
- Ein CIO, der den ROI der eingesetzten Tools im Blick hat (Verbesserung der täglichen Nutzung der Tools, Verbesserung der Benutzerakzeptanz, Reduzierung von Supportanfragen usw.)
- Ein Head of Change, der daran interessiert ist, neue und nachhaltige Prozesse zu fördern (Widerstände gegen Veränderungen verringern)
- Ein Personalleiter, der Prozesse standardisieren und das Veralten von Kompetenzen verhindern will (Kompetenzen auf dem neuesten Stand halten)
- Ein Verantwortlicher für Learning & Development, der neue Wege zur Optimierung der Schulung sucht (Remote-Onboarding, Reduzierung der Schulungskosten)
- Ein Einkaufsleiter, der versucht, Gelegenheitsnutzern die Nutzung von Beschaffungstools zu erleichtern
- Alle anderen Stakeholder, die das Beste aus ihren digitalen Tools herausholen möchten
Was sind die Vorteile der digitalen Adoption?
Eine erfolgreiche Digital Adoption bringt Ihrem Unternehmen, Ihren Mitarbeitern und Ihren Kunden aus mehreren Gründen Vorteile. Sie hilft,
a) Nutzer langfristig zu binden,
b) die Time-to-Value Ihrer Nutzer zu verkürzen,
c) den Wert der digitalen Transformation im Unternehmen sichtbar zu machen,
d) eine digitale Unternehmenskultur zu schaffen,
e) Kosten für Schulung, Support und Betrieb zu senken,
f) die Zufriedenheit der Nutzer zu erhöhen,
g) zu verhindern, dass Nutzer die Software meiden oder aufgeben,
h) Arbeitsabläufe und interne Effizienz zu verbessern,
i) die digitale Transformation nachhaltig zu verankern,
j) in Ihrer Branche wettbewerbsfähig zu bleiben.
Unternehmen messen den Grad der Digital Adoption, um den ROI der digitalen Transformation zu maximieren, das Software-Onboarding und die Schulungsimplementierung zu verbessern und die Schulungskosten der Organisation zu senken. Doch neue Technologien sind nur die halbe Lösung. Einfach ausgedrückt ist Technologie nur dann profitabel, wenn Benutzer ihren Nutzen daraus ziehen können.
94 % der Mitarbeiter würden länger bei einem Unternehmen bleiben, wenn es in ihre Weiterbildung und Entwicklung investieren würde. (LinkedIn, Workplace Learning Report 2019)
Wie misst man Digital Adoption? Die wichtigsten Kennzahlen
Digital Adoption lässt sich nur steuern, wenn sie messbar ist. Legen Sie die Kennzahlen deshalb vor dem Go-live fest, erheben Sie einen Ausgangswert und berichten Sie regelmäßig, zum Beispiel quartalsweise an Management und Fachbereiche.
| Kennzahl | Was sie zeigt |
|---|---|
| Aktive Nutzer | Anteil der vorgesehenen Nutzer, die die Anwendung tatsächlich regelmäßig verwenden |
| Funktionsnutzung | Welche Funktionen genutzt werden und welche ungenutzt bleiben |
| Prozessabschlussquote | Wie viele Vorgänge, etwa Bestellungen oder Genehmigungen, vollständig im System abgeschlossen werden |
| Durchlaufzeit | Wie schnell ein Prozess vor und nach der Einführung erledigt wird |
| Fehler- und Abbruchquote | Wo Nutzer Eingaben korrigieren müssen oder Vorgänge abbrechen |
| Supportanfragen pro Nutzer | Wie viel Unterstützung die Anwendung im Alltag noch erfordert |
| Zeit bis zur Produktivität | Wie lange neue Nutzer brauchen, bis sie Standardvorgänge selbstständig erledigen |
Ergänzen Sie diese Nutzungsdaten um qualitative Rückmeldungen, etwa kurze Umfragen zur Zufriedenheit. Erst die Kombination zeigt, ob eine Software nur verwendet oder wirklich beherrscht wird. Wie Sie die Zeit bis zum ersten Nutzen gezielt verkürzen, erklärt unser Beitrag zur Time-to-Value.
Welchen Nutzen hat eine DAP für die Abteilungen in einer Organisation?
Personalabteilung
| Herausforderungen der Personalabteilung | DAP-Vorteile |
|---|---|
| Optimierung kostspieliger und komplexer Schulungen | Benutzerfreundliches Autorentool zum Erstellen interaktiver Inhalte |
| Verringerung der Veralterung von Fähigkeiten | Skalierbare und anpassbare Schulung für neue Tools und Funktionen |
| Durchführung von Remote- und Hybridschulungen | 100 % Remote-Onboarding- und Schulungsfunktionen |
| Reduzierung der Schulungskosten bei gleichzeitiger Steigerung der Programmeffizienz | On-Demand-Anleitungen und Support rund um die Uhr, wodurch Supportanfragen der Stufen 1 und 2 reduziert werden |
| Kontinuierliche Kommunikation mit jeder Abteilung | Gezielte Updates in Echtzeit |
L&D-Abteilung
| L&D-Herausforderungen | DAP-Vorteile |
|---|---|
| Schulung des Managements zur Überwindung des Widerstands der Mitarbeiter gegen Veränderungen | Anpassbare Lern- und Schulungspfade, jederzeit bei Bedarf verfügbar |
| Förderung von Agilität und Engagement in der Arbeitsplatzkultur | Kontinuierliche Interaktion mit Endbenutzern dank eingebetteter Push-Benachrichtigungen |
| Verringerung der Veralterung von Fähigkeiten | „Learning by Doing“-Methode, die dem Benutzer das Lernen während der Arbeit erleichtert |
| Anpassung an Remote- und Hybridlernen | Schritt-für-Schritt-Anleitungen, interaktive Anleitungen, On-Demand-Anleitungen und Support rund um die Uhr |
| Reduzierung der Schulungskosten bei gleichzeitiger Steigerung der Programmeffizienz | Bessere Einbindung der Nutzer in ihre Tools |
Einkaufsabteilung
| Herausforderungen für die Einkaufsabteilung | DAP-Vorteile |
|---|---|
| Einbindung der Benutzer in komplexe Tools (ERP, Beschaffung, CRM …) | Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die auf alle internen Prozesse zugeschnitten sind |
| Information der Einkäufer über interne Änderungen | Direkte In-App-Nachrichten und Push-Benachrichtigungen an bestimmte Benutzer |
| Standardisierung der Einkaufsprozesse innerhalb der Organisation | Bessere tägliche Einbindung der Benutzer in ihre Tools (automatisches Ausfüllen von Feldern, automatische Korrektur, In-App-Anleitung usw.) |
| Reduzierung von Dateneingabefehlern | Selbstständige Kompetenzentwicklung für Benutzer, einschließlich externer Benutzer (maßgeschneiderte Schulungen) |
| Einfachere Registrierung und mehr Selbstständigkeit für Lieferanten |
Change Management
| Herausforderungen im Change-Management | DAP-Vorteile |
|---|---|
| Durchführung komplexer und kostspieliger Schulungen | Zentralisiertes Schulungsmanagement (vereinfachtes Projektmanagement, Standardisierung, groß angelegte Rollouts) |
| Interner Widerstand gegen Veränderungen (von Management und Mitarbeitern) | Personalisiertes Change Management durch maßgeschneiderte Lernprozesse und selbstständiges Lernen |
| Schwierigkeiten bei der Messung des ROI | Direkte In-App-Nachrichten und Push-Benachrichtigungen an bestimmte Benutzer |
| Kommunikation über Veränderungen und Fortschritte | Echtzeitdaten und Benutzeranalysen, um datengestützte Entscheidungen zu treffen (Benutzerverhalten, Inhaltsleistung, prädiktive Analysen) |
| Erleichterung der Übernahme von Änderungen und Sicherstellung der Nachhaltigkeit neuer Prozesse | Automatisiertes Mitarbeiter-Onboarding, Schulung und Orientierung |
Wie kann die Digital Adoption vorangetrieben werden?
Jede organisatorische Veränderung oder Transformation sollte durch Planung vorangetrieben werden, insbesondere bei der Implementierung neuer Technologien. Um bei Ihren Nutzern eine erfolgreiche Digital Adoption zu erreichen, ist von Anfang an strategisches Denken erforderlich.
Ein schlechter erster Eindruck kann schädlich sein. Das Benutzer-Onboarding ist die erste Phase der Einführung eines Tools. Benutzer bilden sich ihr erstes Urteil auf der Grundlage von Implementierung, Benutzererfahrung, Benutzerfreundlichkeit und praktischer Funktionalität. Wenn Ihre Benutzer in dieser Phase auf Schwierigkeiten stoßen, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass die Software später aufgegeben wird (Benutzerabwanderung).
Eine Checkliste für die Digital Adoption kann dabei helfen, die erfolgreiche Einführung voranzutreiben.
- Stellen Sie die Veränderung und ihren Wert allen Beteiligten vor
- Kommunizieren Sie in jeder Phase des Veränderungsprozesses mit den Nutzern
- Fördern Sie eine Kultur der Veränderungsbereitschaft (Verhalten, Fähigkeiten, Einstellungen).
- Entwickeln Sie eine Change-Management-Strategie
- Implementieren Sie eine Digital Adoption Platform (DAP)
- Stellen Sie eine All-in-one-Ressourcenbibliothek zusammen – für zentralen Zugriff auf Beratung und Support
- Bieten Sie personalisierte Schulungen an
- Nutzen Sie die „Learning by Doing“-Methode
- Analysieren Sie Nutzung und Leistung
- Sammeln Sie Benutzerfeedback
Was sind die Herausforderungen der digitalen adoption?
Herkömmliche Benutzereinbindung und -schulung können zeitaufwändig, teuer und oft erfolglos sein.
Gerade neue Mitarbeiter müssen in kurzer Zeit zahlreiche Onboarding-Aktivitäten bewältigen.
Diese Herausforderungen führen zu geringeren Akzeptanzraten, zusätzlicher Schulung und im schlimmsten Fall zur Aufgabe der Software. Die Aufgabe wird noch anspruchsvoller, da sich Software-Stacks im Laufe der Zeit weiterentwickeln und skalieren.
So identifizieren Sie Ihre Herausforderungen
Welche Schulungsmethoden nutzen Sie aktuell? Sind Benutzer in den Prozess eingebunden? Wie messen Sie den Erfolg Ihrer Schulungen?
Unzureichende Schulungsmethoden: Präsenzschulungen und ineffiziente Demos führen zu Wissensverlust, Abbrüchen und wiederholten Schulungen. In Verbindung mit langwierigen Schulungsmaterialien (PDFs, PPTs, Zertifizierungstests, veraltete LMS) verlieren Nutzer die Möglichkeit, Informationen im eigenen Tempo aufzunehmen.
Ist Ihre Strategie von Anfang bis Ende definiert? Sind alle Ihre Stakeholder in die Projektkonzeption eingebunden und werden sie während des gesamten Projekts kontinuierlich auf dem Laufenden gehalten?
Fehlende Change-Management-Strategie: Ohne Strategie arbeiten Mitarbeiter unvorbereitet, ungeschult und zögerlich und pendeln zusätzlich zu ihrer bestehenden Arbeitsbelastung zwischen alten und neuen Systemen.
Verfügen Sie über eine Methode zur Benutzerunterstützung? Steht der Support im Mittelpunkt Ihres digitalen Benutzererlebnisses? Gibt es einen offenen Kommunikationskanal?
Widerstand gegen Veränderungen: Ein Mangel an Strategie führt zu Widerstand der Mitarbeiter gegenüber Veränderungen – das ungünstigste und zugleich häufigste Szenario bei der Einführung neuer Software oder Prozesse. Der Widerstand ist auf folgende Faktoren zurückzuführen: schlechte Kommunikation, Versagensängste und zu wenig Zeit für Schulungen.
Liefern Ihre Softwarelösungen Analysen, mit denen sich der ROI belegen lässt? Haben Sie in Echtzeit Einblick in die Nutzung Ihrer Software?
Messung der Benutzerakzeptanz: Herkömmliche Onboarding- und Schulungsergebnisse sind schwer zu messen und hinsichtlich des ROI auf der Grundlage von Schulungsunterlagen, Dokumenten und Zertifizierungen ungenau. Enthalten die Tools keine Nutzungsanalysen, wird der Erfolg höchstens einmal gemessen; danach fehlt Unternehmen der Überblick darüber, wie Nutzer mit der Software arbeiten.
Digital Adoption in Deutschland: Warum Schulungen allein nicht reichen
Deutsche Unternehmen investieren in digitale Kompetenzen, erreichen damit aber selten die gesamte Belegschaft. Laut einer Bitkom-Umfrage unter 604 Unternehmen vermitteln 80 % zumindest einem Teil ihrer Beschäftigten Digitalkompetenzen, doch nur 14 % schulen alle oder fast alle. 40 % nennen fehlende Zeit als Hürde, und 39 % geben an, dass die meisten Schulungen zu Digitalthemen nicht die erwarteten Ergebnisse bringen (Bitkom, 2026).
Für die Digital Adoption bedeutet das: Einmalige Schulungen vor dem Go-live erreichen nicht alle Nutzer, und vieles ist vergessen, wenn eine Funktion Wochen später gebraucht wird. Wirksamer ist eine Kombination aus
- kurzen, rollenbezogenen Schulungen zum Start,
- Hilfe direkt im Arbeitsfluss, zum Beispiel Schritt-für-Schritt-Anleitungen in der Anwendung,
- gezielten Hinweisen bei Updates und Prozessänderungen,
- regelmäßiger Auswertung der Nutzung, um Lücken früh zu erkennen.
So lernen Mitarbeitende genau dann, wenn sie eine Aufgabe erledigen müssen, und die Akzeptanz neuer Software wächst mit jedem Vorgang.
Was ist eine Digital Adoption Platform (DAP)?
Eine Digital Adoption Platform (DAP) ist eine Software, die speziell dafür entwickelt wurde, Benutzer im Arbeitsalltag Schritt für Schritt durch ihre digitalen Tools zu führen. Benutzer profitieren von On-Demand-Schulungsleitfäden und 24/7-Zugang zum Support, damit sie selbstständiger arbeiten können.
Zu den Plattformfunktionen gehören Schritt-für-Schritt-Anleitungen in der Anwendung, die Unternehmen eine interaktive Umgebung für das Onboarding, die Schulung und die Kommunikation mit ihren Benutzern bieten.
Eine DAP ist ein Schulungstool mit vollständigen Remote-Funktionen, Echtzeitanalysen und anpassbaren Schulungshandbüchern, das auf bestimmte Benutzer und Benutzerbedürfnisse ausgerichtet sein kann.
Was eine Digital Adoption Platform von anderen Schulungslösungen unterscheidet, ist, dass sie sich in jede webbasierte Anwendung einbetten lässt. Benutzer lernen direkt in ihrer Software und arbeiten gleichzeitig, ohne die Anwendung zu verlassen. Das integrierte System von Leitfäden ermöglicht „Learning by Doing“ – eine praktische Lernmethode, mit der Benutzer direkt am Arbeitsplatz und während der Arbeit geschult werden.
Eine digitale Adoptionsplattform ist ein wichtiges Instrument, um die Lücke bei digitalen Kompetenzen zu schließen, das Veralten von Kompetenzen zu verhindern und eine Kultur der Mitarbeiterentwicklung vom ersten Arbeitstag an zu etablieren.
Was sind die Merkmale einer DAP?
Interaktive Walkthroughs in der Anwendung
Ein interaktiver Rundgang ähnelt einer virtuellen Führung, mit einem Unterschied: Der Benutzer bewegt sich selbst durch eine von seinen Aktionen ausgelöste Abfolge von Anleitungen, Tooltips und Pop-ups, die Schritt für Schritt neue Informationen offenbaren. Interaktive Walkthroughs, die in der Anwendung stattfinden, sind eine effektivere Möglichkeit, Benutzer während des Onboardings einzubeziehen und zu schulen.
Microlearning
Ein Microlearning-Ansatz zerlegt die Schulung in kleine, leicht verdauliche Lerneinheiten. Die Schulungsmodule dauern zwischen 30 Sekunden und 3 Minuten und bestehen aus kurzen Informationseinheiten, die der Benutzer selbst aufruft. Einfache und gezielte Informationen tragen zu einem maximalen Engagement bei.
Ressourcenbibliothek
Alle Lernressourcen sind zentralisiert und im Bedarfsfall zugänglich. Die Ressourcenbibliothek zeigt jeweils nur das an, was für einen bestimmten Lernpfad relevant ist, was Zeit spart und die Effizienz steigert.
Personalisierte Inhalte
Im Lernprozess ist es wichtig, die richtigen Nutzer mit den richtigen Inhalten zu erreichen. Stellen Sie sicher, dass Benutzer nur relevante und maßgeschneiderte Schulungen speziell für ihr Profil erhalten.
Anpassbares Training
Passen Sie Schulungsabläufe auf Basis von Nutzungsanalysen an – ganz ohne Programmierung.
24/7-Support
Implementieren Sie Benutzerunterstützung für jede Software oder Anwendung, etwa CRM, ERP, HR-Anwendungen oder interne Tools.
Multiprojektmanagement
Verwalten Sie mehrere Projekte gleichzeitig mit einem Dashboard-Überblick über alle Ihre Benutzer, Projekte und Leitfäden.
Benutzeranalyse
Messen Sie die Benutzer- und Inhaltsleistung in Echtzeit, indem Sie die Interaktionen zwischen Benutzern und ihren Ressourcen verfolgen.
Häufig gestellte Fragen
Was bedeutet Adoption in der IT?
In der IT bezeichnet Adoption die tatsächliche Übernahme und Nutzung einer neuen Technologie durch ihre Anwender. Eine Software gilt als adoptiert, wenn die vorgesehenen Nutzer sie regelmäßig und wie geplant einsetzen. Der Begriff grenzt sich damit von der reinen Einführung ab: Ein installiertes System, das kaum genutzt wird, bringt dem Unternehmen keinen Nutzen und keine Rendite.
Warum sind Digital-Adoption-Tools notwendig?
Digital-Adoption-Tools sind notwendig, weil klassische Schulungen viele Nutzer nur einmal und losgelöst vom Arbeitsalltag erreichen. Gerade bei selten genutzten Anwendungen vergessen Mitarbeitende Abläufe schnell, machen Fehler oder stellen Supportanfragen. Eine Digital Adoption Platform führt Nutzer direkt in der Software Schritt für Schritt durch Prozesse, informiert über Änderungen und macht die Nutzung messbar.
Was ist der Unterschied zwischen Digital Adoption und einer Digital Adoption Platform?
Digital Adoption beschreibt das Ziel: Mitarbeitende nutzen digitale Tools vollständig und effizient. Eine Digital Adoption Platform (DAP) ist ein Werkzeug, um dieses Ziel zu erreichen. Sie legt sich als Ebene über bestehende Anwendungen und bietet interaktive Anleitungen, Hinweise und Nutzungsanalysen. Digital Adoption umfasst darüber hinaus Change Management, Kommunikation und Schulung. Mehr dazu im Glossar: Digital Adoption Platform.
Welche Digital-Adoption-Tools eignen sich für KMU?
Für kleine und mittlere Unternehmen eignen sich Digital-Adoption-Tools, die sich ohne Programmierung einrichten lassen, mehrere Anwendungen abdecken und schnell Ergebnisse liefern. Wichtige Kriterien sind ein einfacher Editor für Anleitungen, DSGVO-konformes Hosting, Nutzungsanalysen und ein Preismodell, das zur Nutzerzahl passt. Sinnvoll ist ein Pilot mit einem klar abgegrenzten Prozess, etwa der Reisekostenabrechnung, bevor das Tool breit ausgerollt wird.
