Eine ERP-Implementierung umfasst Planung, Konfiguration, Datenübernahme, Tests und Einführung eines neuen ERP-Systems. Die größten Herausforderungen sind unklare Ziele, zu viele Individualanpassungen, die Migration der Altdaten, Schnittstellen zu anderen Systemen, knappe Ressourcen und vor allem die Akzeptanz der Anwender. Wer diese Punkte früh plant und die Mitarbeitenden konsequent einbindet, senkt das Projektrisiko deutlich.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine ERP-Implementierung ist ein unternehmensweites Projekt, das weit mehr als die Installation einer Software umfasst.
- Typische Herausforderungen sind unklare Anforderungen, zu viel Customizing, Datenmigration, Schnittstellen sowie fehlende Zeit der Key-User.
- Die häufigsten Fehler sind fehlende strategische Planung, zu wenig Schulung, unterschätztes Change Management und ungeklärte Wartung.
- Veraltete On-Premise-Systeme verschärfen viele Probleme; Cloud-ERP löst einige davon, verlagert den Schwerpunkt aber auf Akzeptanz und Nutzung.
In den letzten Jahren haben große ERP-Anbieter wie SAP das Ende des laufenden Supports für ihre klassischen ERP-Lösungen angekündigt und lenken ihre Kunden in Richtung Cloud-ERP. Den endgültigen Anstoß zum Wechsel gab für viele Unternehmen jedoch erst die Covid-19-Pandemie.
Als Katalysator der digitalen Transformation erforderte die Pandemie quasi über Nacht Integrationen, Upgrades und Investitionen in Remote-Arbeitsmethoden. Angesichts der Grenzen von Legacy-ERP-Systemen sind wir überzeugt, dass Unternehmen, die den unvermeidlichen Sprung zur digitalen ERP-Transformation scheuen, langfristig ins Hintertreffen geraten. Warum? Das zeigen die folgenden Abschnitte.
Legacy-ERP-Herausforderungen und -Einschränkungen
Veraltete ERP-Systeme (Legacy-ERP) bremsen Unternehmen und ihre Anwender heute zunehmend aus.
Passender Anwendungsfall: Go-live-Schulung für ERP und SAP
- Zugänglichkeit: Der Fernzugriff auf ein älteres ERP-System ist umständlich und erfordert oft ein VPN, das die Geschwindigkeit und Benutzerfreundlichkeit für Endbenutzer stark beeinträchtigen kann.
- Starres System: Herkömmliche ERP-Systeme sind mit starren Prozessen und segmentierten Verantwortlichkeiten ausgestattet, die der Flexibilität im Wege stehen. Die Daten liegen oft in abgeschotteten Datenbanken, was Auswertungen und Berichte erschwert.
- Integration: Herkömmliche ERP-Systeme unterstützen selten moderne Softwareintegrationen. Und wenn doch, dann meist nur über Standardschnittstellen, die die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens nicht abdecken.
- Kostspielige Anpassungen: Das Skalieren und Upgraden eines Legacy-ERP-Systems ist aufwendig und teuer und bremst so das Wachstum eines Unternehmens.
Ein veraltetes ERP-System unterstützt mobiles Arbeiten kaum und gefährdet so die Effizienz. Warum also neue Benutzer in einem Tool schulen, das schnell veraltet? Ein zukunftsfähiger Arbeitsplatz muss es den Anwendern ermöglichen, von überall aus zu arbeiten – gerade in Krisenzeiten.
Kostspieliges und komplexes Onboarding
Das Onboarding von Legacy-ERPs kann wegen der wenig benutzerfreundlichen Oberfläche Monate dauern und treibt die Schulungskosten in die Höhe. Die veränderten Gewohnheiten und Erwartungen der „Digital Natives“ können dann entweder zu Frustration oder, schlimmer noch, zu einer falschen Nutzung des ERP führen.
Interne IT-Wartung
Ein Legacy-ERP ist wie ein altes Auto – es muss häufig gewartet werden. Da interne ERPs auf unternehmenseigenen Servern installiert und bereitgestellt werden, bedeutet dies, dass Mitglieder Ihrer IT-Abteilung für Support, Upgrades und Wartung verantwortlich sind. Dafür benötigen sie jedoch eine spezialisierte IT-Schulung, die wertvolle Zeit und Aufmerksamkeit von ihren eigentlichen Aufgaben abzieht. Fallen diese Fachleute aus, ist externe Hilfe nötig.
Hohe Kosten und lange Laufzeiten
Ein Legacy-ERP bedeutet zusätzliche Kosten bei jedem Upgrade und zusätzliche Server bei jeder Skalierung, was das Betriebsergebnis spürbar belastet. Ältere ERP-Systeme wurden zudem oft stark individuell angepasst, was sie komplex macht und Updates verlangsamt.
Sicherheit und Schutz der Daten
Noch besorgniserregender ist die Tatsache, dass viele On-Premise-ERP-Systeme die heutigen Sicherheitsanforderungen nur mit großem Aufwand erfüllen – und diese Anforderungen sind mit der Remote-Arbeit seit der Pandemie weiter gestiegen.
Inkompatibilität mit moderner Technologie
Viele Legacy-ERP-Systeme sind auch mit neuen Technologien, einschließlich SaaS-Integrationen und mobilen Lösungen, nicht kompatibel. Die Liste ließe sich fortsetzen.
Die 7 größten Herausforderungen bei der ERP-Implementierung
Unabhängig davon, ob Sie ein Altsystem ablösen oder erstmals ein ERP-System einführen: Diese Hürden tauchen in fast jedem Projekt auf.
- Unklare Ziele und Anforderungen: Ohne messbare Ziele und ein sauberes Lastenheft fehlt die Grundlage für Anbieterauswahl, Budget und Abnahme.
- Zu viele Individualanpassungen: Wer jede gewohnte Abweichung nachprogrammiert, verteuert Projekt und spätere Updates. Oracle rät deshalb, möglichst auf individuellen Code zu verzichten und Standardprozesse zu nutzen.
- Datenmigration: Dubletten und veraltete Stammdaten aus dem Altsystem gefährden den Start. Bereinigen Sie die Daten, bevor Sie sie übernehmen – mehr dazu im Beitrag zur ERP-Datenmigration.
- Integration: Das ERP-System muss mit CRM, Lagerverwaltung, Produktion oder E-Commerce Daten austauschen. Jede Schnittstelle muss gründlich getestet werden.
- Knappe Ressourcen: Key-User aus den Fachbereichen sind für das Projekt unverzichtbar, werden aber oft nicht vom Tagesgeschäft freigestellt.
- Budget und Zeitplan: Unterschätzte Aufwände für Tests, Datenübernahme und Schulung führen zu Verzögerungen und Mehrkosten.
- Akzeptanz der Anwender: Ein technisch fehlerfreies System bringt keinen Nutzen, wenn die Mitarbeitenden es nicht oder falsch nutzen. Planen Sie Onboarding und Unterstützung im Arbeitsalltag von Anfang an ein.
Die wachsenden Vorteile von Cloud-ERP
Den Nachteilen von Legacy-ERP stehen die Vorteile von Cloud-ERP gegenüber.
Freiheit für Ihre IT-Abteilung
Der offensichtlichste Vorteil von Cloud-ERP besteht darin, die Verantwortung für die Wartung von Ihrem IT-Team abzugeben. Welchen Cloud-Anbieter Sie auch wählen, er hostet Ihre Daten in der Regel nach hohen Sicherheitsstandards. Ein Cloud-ERP bedeutet auch, dass Sie Ihre ERP-Module einfach und ohne Unterbrechung Ihres Geschäftsbetriebs skalieren können.
SaaS-Abonnementmodell
Bei SaaS-ERP (Software as a Service) zahlt Ihr Unternehmen nutzungsabhängig oder per Abonnement. Die Kosten lassen sich so besser planen und an den tatsächlichen Bedarf anpassen. Da der Anbieter die SaaS-Lösung vollständig betreibt, profitieren Sie zudem von automatischen Upgrades und regelmäßigen Updates.
Laut dem ERP Report 2020 der Panorama Consulting Group nannten fast 63 % der befragten Unternehmen die Cloud als bevorzugte Bereitstellungsform.
Fernarbeit
Cloud-Lösungen tragen der neuen Arbeitsweise der Anwender Rechnung: Sie arbeiten dort, wo sie gerade gebraucht werden. Einer der größten Vorteile von Cloud-ERP ist die Möglichkeit für Ihre Mitarbeiter, überall mit vollständigem und sicherem Zugriff auf Unternehmensdaten über ihre zahlreichen Geräte (Laptop, Tablet und Smartphone) zu arbeiten.
Support rund um die Uhr
Viele Cloud-ERP-Anbieter bieten außerdem – je nach Vertrag – Support rund um die Uhr. Das bedeutet Unterstützung, wann immer Ihre Anwender sie benötigen. Die eigentliche Frage lautet also: Sind Sie bereit, Ihr Unternehmen zu schützen, widerstandsfähig zu agieren und angesichts von Störungen flexibel zu sein? Denn die Probleme von morgen lassen sich nicht mit den Lösungen von gestern lösen.
Bei Knowmore kennen wir die Schwierigkeiten von Unternehmen, die den Status quo zugunsten der digitalen Transformation aufgeben. Deshalb haben wir konkrete Schritte zusammengestellt, die den Wechsel erleichtern.
| Nachteile von Legacy-ERP | Vorteile von Cloud ERP |
|---|---|
| Das Onboarding von Legacy-ERP kann wegen des großen Funktionsumfangs Monate dauern | Skalieren Sie Ihre ERP-Module einfach und ohne Unterbrechung Ihres Geschäftsbetriebs |
| Ihre IT-Abteilung ist für Wartung, Support und Upgrades verantwortlich | Sofortige Anpassung, automatische Upgrades und regelmäßige Updates |
| Zusätzliche Kosten bei jedem Upgrade und zusätzliche Server bei jeder Skalierung | Greifen Sie von jedem geografischen Standort aus auf vollständige Unternehmensdaten zu |
| On-Premise-ERP-Systeme erfüllen heutige Sicherheitsanforderungen oft nur mit hohem Aufwand | Support und Sicherheit rund um die Uhr durch Ihren Anbieter |
| Viele Legacy-ERPs sind mit neuen Technologien (z. B. SaaS-Integrationen) nicht kompatibel. | Vollständiger und sicherer Zugriff auf Unternehmensdaten über alle Geräte (Laptop, Tablet und Smartphone) |
Die Herausforderungen der Einführung von Cloud-ERP
Doch neue Systeme bringen neue Herausforderungen mit sich. Wir haben eine umfangreiche Liste von Problemen in Bezug auf Legacy-ERPs und die Vorteile von Cloud ERP behandelt. Nun geht es um die Herausforderungen aufseiten der Anwender.
Die größten Herausforderungen für ERP-Führungskräfte und Projektmanager:
- Benutzer-Onboarding und -Schulung
- Benutzerzufriedenheit
- Vermittlung des Mehrwerts an die Anwender
- Benutzerakzeptanz
Diese Herausforderungen sind für jede Softwareimplementierung relevant und sollten im Mittelpunkt Ihres Change-Management-Projekts stehen. Ein ERP-System wird oft als „das zentrale Nervensystem eines Unternehmens“ bezeichnet, da es zahlreiche Geschäftsfunktionen verwaltet und gleichzeitig den Austausch von Transaktionsdaten zwischen ihnen ermöglicht. Es fungiert gewissermaßen als Augen und Ohren der gesamten Organisation – deshalb ist die digitale Adoption, also die tatsächliche Nutzung durch die Anwender, ein entscheidender Erfolgsfaktor.
Sind Sie bereit, die Cloud-ERP-Migration zu erkunden? Kontaktieren Sie uns.
Typische Fehler bei der ERP-Implementierung – und wie Sie sie vermeiden
Viele ERP-Projekte scheitern nicht an der Software, sondern an vermeidbaren Fehlern in Planung und Umsetzung:
- Fehlende strategische Planung: Legen Sie vor der Anbieterauswahl fest, welche Prozesse das System abdecken soll, welches Budget zur Verfügung steht und ob eine Cloud-, SaaS- oder On-Premise-Lösung infrage kommt. Halten Sie Ihre Anforderungen im Lastenheft fest; der Anbieter beschreibt im Pflichtenheft, wie er sie umsetzt.
- Schulung und Unterstützung vernachlässigen: Planen Sie regelmäßige, schrittweise Schulungen statt eines einmaligen Crashkurses vor dem Go-live, und stellen Sie sicher, dass die Anwender auch danach Hilfe erhalten.
- Change Management unterschätzen: Ein ERP-System verändert gewohnte Abläufe. Beziehen Sie die betroffenen Abteilungen früh ein, holen Sie Feedback ein und erklären Sie den Nutzen der Veränderung.
- Wartung und Updates nicht klären: Prüfen Sie vor Vertragsabschluss, welche Supportleistungen der Anbieter bei Störungen bietet und welche Kosten für Updates anfallen.
Wie teuer solche Fehler werden können, zeigen bekannte Fälle gescheiterter ERP-Einführungen. Eine strukturierte Vorgehensweise in klar definierten Phasen beschreibt unser Leitfaden zur ERP-Einführung in 6 Schritten.
Häufig gestellte Fragen
Was versteht man unter einer ERP-Implementierung?
Unter einer ERP-Implementierung versteht man alle Aktivitäten, mit denen ein Unternehmen ein ERP-System in Betrieb nimmt: Anforderungsanalyse, Anbieterauswahl, Konfiguration, Anbindung anderer Systeme, Datenmigration, Tests, Schulung der Anwender und Go-live. Der Begriff wird im Deutschen meist gleichbedeutend mit ERP-Einführung verwendet. Je nach Unternehmensgröße dauert ein solches Projekt mehrere Monate bis über ein Jahr.
Warum scheitern ERP-Implementierungen?
ERP-Implementierungen scheitern meist an organisatorischen statt an technischen Ursachen: unklare Ziele, ein zu großer Projektumfang, zu viele Individualanpassungen, schlechte Datenqualität, fehlende Unterstützung durch die Geschäftsleitung und mangelnde Akzeptanz der Anwender. Beispiele und Kosten gescheiterter Projekte zeigt unser Artikel über die Kosten einer gescheiterten ERP-Einführung.
Wer gehört in ein ERP-Implementierungsteam?
Ein ERP-Implementierungsteam besteht in der Regel aus einem Sponsor aus der Geschäftsleitung, einer Projektleitung, Key-Usern aus den betroffenen Fachbereichen, IT-Fachleuten für Infrastruktur, Schnittstellen und Datenmigration sowie Beratern des Anbieters oder Integrators. Wichtig ist, dass die Key-User genügend Zeit für das Projekt erhalten, denn sie kennen die Prozesse und schulen später ihre Kolleginnen und Kollegen.
Welche Rolle spielt Change Management bei der ERP-Implementierung?
Change Management sorgt dafür, dass die Mitarbeitenden das neue ERP-System verstehen, akzeptieren und richtig nutzen. Dazu gehören eine frühe und offene Kommunikation, die Einbindung der Fachbereiche, rollenbezogene Schulungen und Unterstützung direkt im Arbeitsalltag nach dem Go-live. Ohne Change Management bleiben viele Funktionen ungenutzt, und der erwartete Nutzen der ERP-Implementierung tritt nicht ein.
Was ist bei einer Cloud-ERP-Implementierung anders?
Bei einer Cloud-ERP-Implementierung entfallen Hardwarebeschaffung, Installation und das Einspielen von Patches, denn der Anbieter betreibt das System. Im Mittelpunkt stehen Konfiguration, Integrationen, Datenübernahme, Erweiterungen und Berichte. Individuelle Programmierung ist nur eingeschränkt möglich, deshalb sollten Unternehmen ihre Prozesse stärker an den Standard anpassen. Tipps dazu finden Sie in unserem Beitrag zur Cloud-ERP-Implementierung.
