Bei einer HRIS-Implementierung entscheidet nicht allein die Technik über den Erfolg, sondern vor allem die Frage, ob HR-Team, Führungskräfte und Mitarbeitende das neue HR-System tatsächlich nutzen. Eine Digital Adoption Platform (DAP) unterstützt sie direkt in der Anwendung: mit interaktiven Schritt-für-Schritt-Anleitungen, kontextbezogenen Hinweisen und Nutzungsanalysen. So sinken Schulungs- und Supportaufwand, und die HR-Software wird schneller produktiv genutzt.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine HRIS-Implementierung ist erst abgeschlossen, wenn Mitarbeitende, Führungskräfte und HR-Team das System im Alltag korrekt nutzen.
- Eine Digital Adoption Platform blendet interaktive Anleitungen direkt in HR-Software wie Workday oder Oracle HCM ein.
- Da SaaS-HR-Systeme regelmäßig aktualisiert werden, lassen sich In-App-Anleitungen schneller anpassen als klassische Schulungsunterlagen.
- Kennzahlen wie Supportanfragen, Schulungsaufwand und Datenqualität zeigen, ob sich das HRIS-Projekt auszahlt.
Oracle HCM, Workday, Sopra HR oder Cegid Talent (ehemals Talentsoft): Es gibt viele HRIS-Systeme, um die Digitalisierung des Personalwesens voranzutreiben. Doch bei allen stellt sich dieselbe Herausforderung. Wenn Sie die passende Lösung gefunden haben, die alle Anforderungen des HR-Bereiches erfüllt, anschließend alle Hindernisse des Projektmanagements überwunden und die Implementierung und Einführung der HRIS-Software in die Wege geleitet haben, dann stellen Sie oft einen wichtigen Punkt fest: Nun müssen Sie die Nutzer dazu bringen, mit dem HRIS-Tool auch zu arbeiten!
Denn ein HRIS-System einzuführen und zu erreichen, dass die Nutzer es akzeptieren, sind zwei unterschiedliche Dinge.
Im Zuge der digitalen Transformation gibt es heutzutage jedoch Möglichkeiten für Unternehmen, die Akzeptanz einer neu implementierten HRIS Software durch die Nutzer zu fördern. Denn es gibt sogenannte Digital-Adoption-Lösungen, die auf digitales Veränderungsmanagement spezialisiert sind. Mit ihnen können Sie Anwender durch interaktive Anleitungen direkt in der HRIS-Software anleiten. Lesen Sie, wie eine solche Plattform Ihnen dabei hilft, die Digital Adoption des HRIS-Systems zu beschleunigen.
HRIS-Schulung: einfacher und kostengünstiger
Komplexe und teure Schulungen organisieren: Genau das wollen Unternehmen um jeden Preis vermeiden, wenn es um die Einarbeitung der Nutzer in eine HRIS-Software geht. Das ist gut nachvollziehbar. Oftmals wenden Weiterbildungsverantwortliche viel Zeit auf, um Schulungsunterlagen zu erstellen oder zu aktualisieren, und am Ende werden diese kaum genutzt. Es fallen also hohe Kosten für die Erstellung und Durchführung von Schulungen an, und die Nutzer kommen mit der HRIS-Software dennoch nicht zurecht, sind frustriert und geben vielleicht auf.
Angesichts dieses Problems sind Digital Adoption Plattformen als innovative und nachhaltige Lösung entstanden. Denn sie helfen dabei, Schulungen einfacher und kostengünstiger zu organisieren.
Schulungen mit Knowmore in nur wenigen Klicks erstellen und aktualisieren
Einfach, effizient, rentabel: So lautet das Versprechen einer Digital Adoption Platform wie der von Knowmore. Mit dem Tool können Sie unter anderem:
- HRIS-Schulungen mit nur wenigen Klicks erstellen bzw. aktualisieren.
- Schulungsinhalte ebenfalls mit nur wenigen Klicks auf Basis bestimmter Kriterien (Sprache, Tätigkeit, Nutzerprofil) personalisieren.
- Alle interaktiven Anleitungen vom Backoffice aus verwalten.
Mit Knowmore erstellen Sie digitale, personalisierte und vor allem ausbaufähige Weiterbildungsangebote, um die Nutzer parallel zur Entwicklung der HRIS-Software zu schulen. Ein nicht zu vernachlässigender Vorteil, wenn man weiß, dass SaaS-Tools (zu denen auch HRIS-Software zählt) regelmäßig aktualisiert werden.
Wie läuft eine HRIS-Implementierung ab – und wo setzt Digital Adoption an?
Eine HRIS-Implementierung folgt meist denselben Phasen. Eine Digital Adoption Platform spielt ihre Stärken vor allem in der zweiten Projekthälfte aus:
| Phase | Inhalt | Beitrag der Digital Adoption |
|---|---|---|
| Anforderungen und Auswahl | Prozesse aufnehmen, Pflichtenheft erstellen, Anbieter vergleichen | Bedienbarkeit als Auswahlkriterium berücksichtigen |
| Konfiguration und Datenmigration | System einrichten, Personalstammdaten übernehmen, Schnittstellen zur Lohnabrechnung anbinden | Anleitungen für die wichtigsten Prozesse vorbereiten |
| Test | Key-User prüfen die Abläufe im Anwendertest | Anleitungen gemeinsam mit den Key-Usern testen |
| Go-live und Hypercare | Umstellung, erhöhter Supportbedarf in den ersten Wochen | Hilfe direkt im System, gezielte Hinweise zum Start |
| Betrieb | Updates, neue Module, neue Mitarbeitende | Inhalte anpassen, Nutzung messen, neue Mitarbeitende einarbeiten |
Der Vorteil: Anwender lernen genau im Moment des Bedarfs. Laut dem Workplace Learning Report 2018 von LinkedIn lernen 49 % der Beschäftigten am liebsten dann, wenn sie das Wissen gerade brauchen. Die einzelnen Projektschritte beschreibt unser Leitfaden für die Einführung einer HRIS-Software ausführlich.
Bessere Anwenderunterstützung für das HRIS-System
Kernkompetenz von Digital-Adoption-Plattformen ist die Anwenderunterstützung für Software. Angesichts der Schwierigkeiten, die Unternehmen oft bei der Unterstützung der Anwender digitaler Tools haben, ist das eine ausgesprochen erfreuliche Nachricht. Beispiele dafür gibt es viele: Schwierigkeiten beim Auffinden bestimmter Informationen, Eingabefehler, fehlende Kenntnisse über das Tool und die daraus resultierenden unzähligen Supportanfragen, Vernachlässigung des Tools.
Um diese Probleme zu beheben, unterstützen Digital-Adoption-Plattformen die Anwender beim Umstieg, und zwar direkt in der HRIS-Software.
Die Funktionsweise ist einfach: Der Anwender erhält die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt.
User mit Knowmore Schritt für Schritt durch das HRIS-System führen
Mit Knowmore werden Anwender in jeder Phase der Einarbeitung in die HRIS-Software unterstützt. Mit der Digital Adoption Platform können Sie:
- Nutzer direkt in der HRIS-Software schulen, dank einer Sammlung interaktiver Anleitungen, auf die sie bei Bedarf zugreifen können.
- Den Umgang mit der Software durch eine schrittweise Einführung in das HRIS-System dauerhaft verbessern.
- Durch Push-Benachrichtigungen und Tooltipps direkt über die HRIS-Software kommunizieren (aktuelle Infos, Weiterentwicklung des Systems, nützliche Hinweise).
Das Ergebnis: Nutzer, die motiviert sind, mit dem HRIS-Tool zu arbeiten, flüssigere Abläufe, eine bessere Anwendung des Tools. Kurz: Die Digitalisierung des Personalwesens zahlt sich aus.
Eine bessere Rendite des HRIS-Systems dank Knowmore
Einer der wichtigsten Vorteile einer Digital Adoption Platform bei der Einführung einer HRIS-Software ist die bessere Rendite. Gemessen wird der ROI entweder mithilfe direkter Indikatoren (z. B. geringere Kosten für die Erstellung von Schulungsinhalten) oder indirekter Indikatoren (wie die Anzahl der Zugriffe auf die HRIS-Schulungen oder die Anzahl der Interaktionen mit dem HRIS-System).
Einige konkrete Anhaltspunkte dafür, wie Sie mithilfe von Knowmore den ROI Ihres HRIS-Systems erhöhen können:
- durch niedrigere Supportkosten;
- durch geringere Kosten für die HRIS-Schulung;
- durch niedrigere Kosten für die Erstellung von Inhalten;
- durch mehr Zugriffe auf die Schulungsinhalte;
- durch eine bessere Digital Adoption des HRIS-Systems.
Alle diese Indikatoren können Sie mit dem Analysetool messen, das im Backoffice der Digital Adoption Platform von Knowmore enthalten ist. Ein weiterer Vorteil: Die genannten Maßnahmen helfen auch dabei, die Qualität der im HRIS-System erfassten Daten sowie die Einhaltung der Geschäftsabläufe zu verbessern.
Wie Sie sehen, bietet es große Vorteile, wenn Sie die Einführung der HRIS-Software mit einer Digital Adoption Platform begleiten. Digitales Change-Management, einfachere Erstellung von Schulungen, Anwenderunterstützung direkt in der Software, bessere Rendite: Von diesen Punkten profitieren Sie, wenn Sie sich für die Digital Adoption Platform von Knowmore entscheiden.
Welche Nutzergruppen müssen Sie bei der HRIS-Einführung begleiten?
Ein HRIS hat mehr Anwender als fast jede andere Unternehmenssoftware, denn im Self-Service arbeiten oft alle Beschäftigten damit. Die Anforderungen unterscheiden sich deutlich:
- Mitarbeitende: nutzen das System nur gelegentlich, etwa für Urlaubsanträge, den Abruf von Gehaltsabrechnungen oder die Änderung persönlicher Daten. Sie brauchen kurze, selbsterklärende Anleitungen.
- Führungskräfte: genehmigen Anträge, dokumentieren Mitarbeitergespräche und verwalten Ziele. Für sie zählen schnelle Abläufe und Hinweise auf offene Aufgaben.
- HR-Team: arbeitet täglich mit dem System und braucht vertieftes Wissen, auch zu neuen Funktionen nach Updates.
- Betriebsrat: muss früh eingebunden werden, da ein HRIS Daten verarbeitet, die zur Verhaltens- und Leistungskontrolle geeignet sind (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
Eine Digital Adoption Platform kann Inhalte nach Rolle, Sprache und Standort ausspielen. So sieht jede Gruppe nur die Hilfe, die sie wirklich braucht. Grundlagen zu Funktionen und Begriffen finden Sie in unserem Beitrag HRIS-System: Was ist ein HRIS?
Häufig gestellte Fragen
Was versteht man unter einer HRIS-Implementierung?
Eine HRIS-Implementierung ist die Einführung eines HR-Informationssystems, also einer Software für Personalverwaltung, Zeitwirtschaft, Talentmanagement und Reporting. Sie umfasst Anforderungsanalyse, Auswahl, Konfiguration, Datenmigration, Tests, Schulung und Go-live. Abgeschlossen ist die HRIS-Implementierung erst, wenn Mitarbeitende, Führungskräfte und HR-Team das System im Alltag zuverlässig nutzen.
Wie lange dauert eine HRIS-Implementierung?
Die Dauer einer HRIS-Implementierung hängt von Unternehmensgröße, Zahl der Module, Datenqualität und Schnittstellen ab, etwa zur Lohnabrechnung. Kleinere Cloud-Lösungen lassen sich vergleichsweise schnell einführen, umfangreiche Projekte in internationalen Konzernen dauern oft viele Monate. Planen Sie zusätzlich Zeit für Schulung und die Begleitung nach dem Go-live ein, denn dann entstehen die meisten Fragen.
Was leistet eine Digital Adoption Platform bei der HRIS-Einführung?
Eine Digital Adoption Platform (DAP) ist eine Softwareschicht, die interaktive Anleitungen, Tooltipps und Hinweise direkt in Anwendungen wie Workday oder Oracle HCM einblendet. Bei der HRIS-Einführung führt sie Anwender Schritt für Schritt durch Prozesse wie Urlaubsanträge oder Zielvereinbarungen, entlastet den HR-Support und liefert Nutzungsdaten für die Erfolgsmessung.
Wie steigern Sie die Akzeptanz einer neuen HR-Software?
Die Akzeptanz einer neuen HR-Software steigt, wenn Anwender den Nutzen früh erkennen und bei Fragen sofort Hilfe finden. Beziehen Sie Key-User aus HR und Fachbereichen in die Tests ein, kommunizieren Sie Termine und Vorteile klar und lassen Sie Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen. Anleitungen direkt im System verhindern, dass gelegentliche Nutzer an einfachen Abläufen scheitern.
Muss der Betriebsrat der Einführung eines HRIS zustimmen?
In der Regel ja. Ein HRIS verarbeitet Beschäftigtendaten und ist damit meist geeignet, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat in diesem Fall ein Mitbestimmungsrecht. Unternehmen schließen deshalb üblicherweise eine Betriebsvereinbarung, die Zweck, Datenumfang, Zugriffsrechte und Auswertungen des HR-Systems regelt.
