Was ist eine Digital Adoption Platform (DAP)?

Eine Digital Adoption Platform (DAP) ist eine Software, die sich als zusätzliche Ebene über bestehende Anwendungen legt und Nutzer dort mit interaktiven Anleitungen, kontextbezogener Hilfe und gezielten Hinweisen unterstützt. Eine Digital Adoption Platform lässt sich in webbasierte Anwendungen integrieren, darunter CRM, ERP, HRIS, Einkaufssysteme, Intranets und firmeneigene Software.

Wie funktioniert eine Digital Adoption Platform?

Eine DAP wird in der Regel über eine Browser-Erweiterung oder ein kurzes Skript in die Zielanwendung eingebunden; die Anwendung selbst muss dafür nicht umprogrammiert werden. Die Plattform legt sich als zusätzliche Ebene über die Benutzeroberfläche, sodass Benutzer direkt in ihrer Arbeitsumgebung geschult werden. Nutzer werden Schritt für Schritt durch Microlearning-Inhalte wie interaktive Anleitungen, Workflows und Push-Benachrichtigungen geführt. Die Plattform ermöglicht es Redakteuren, Dashboard-Analysen über mehrere Projekte hinweg zu sammeln, um Workflows und Anpassungen zu optimieren. Mit diesem praxisnahen Ansatz des Learning by Doing unterstützen DAPs langfristig eine nachhaltige digitale Transformation.

Digital Adoption Platform: Definition nach Gartner und Abgrenzung

Das Analystenhaus Gartner definiert eine Digital Adoption Platform als Software, die Anwendungen für Mitarbeitende und Kunden mit In-App-Anleitungen überlagert, um Adoption, Kompetenz und Engagement zu fördern. In der Praxis umfasst eine DAP vier Kernfunktionen:

• In-App-Guidance: Hinweise und Anleitungen erscheinen direkt in der Oberfläche der Anwendung.
• Walkthroughs: interaktive Schritt-für-Schritt-Führungen durch einen Prozess, etwa das Anlegen einer Bestellung.
• Kontextbezogene Hilfe: Tooltips, Hilfetexte und Dokumente passend zum aktuellen Bildschirm.
• Analytics: Auswertungen, welche Hilfen genutzt werden und an welchen Stellen Nutzer im Prozess hängen bleiben.

Damit unterscheidet sich eine DAP von verwandten Werkzeugen: Ein Learning-Management-System verwaltet Kurse und Lernpfade außerhalb der Anwendung, eine Wissensdatenbank stellt Dokumente zum Nachschlagen bereit, und der Helpdesk wird erst tätig, wenn ein Problem gemeldet wird. Die DAP setzt dagegen im Moment der Nutzung an. Das passt zum Technology Acceptance Model von Fred Davis (1989): Danach hängt die Akzeptanz einer Software wesentlich davon ab, wie nützlich und wie einfach bedienbar sie den Anwendern erscheint.

Was sind die wichtigsten Funktionen einer Digital Adoption Platform?

Eine Digital Adoption Platform besteht aus drei Schlüsselkomponenten:

• Der Player (Benutzeroberfläche): Der Player befindet sich meist am Rand oder in einer Ecke des Bildschirms. Er enthält ein umfangreiches Ressourcenmenü und eine Suchfunktion für Workflows und einzelne Anleitungen.
• Der Editor (Authoring-Tool): Der Editor ermöglicht es Autoren, Schulungs- und Supportinhalte zu erstellen. Dazu gehören Dokumentationen für neue Tools oder Prozesse, Mitteilungen, Nachrichten, Warnungen und mehr.
• Das Backoffice (Dashboard): Die Backoffice-Oberfläche erlaubt es Redakteuren, Projekt- und Nutzeranalysen zu verwalten. Es liefert Nutzungsstatistiken, mit denen sich auch groß angelegte Software-Einführungen überwachen und steuern lassen.

Weitere zentrale Funktionen sind:

Digitale Adoptionsplattformen (DAPs) bieten in der Regel dieselben grundlegenden Funktionen sowie zusätzliche, für ihr Angebot spezifische Funktionalitäten. Unterschiede zeigen sich vor allem bei der Tiefe der Analysen, der Mehrsprachigkeit und den unterstützten Anwendungen.

Anwendungsfälle einer Digital Adoption Platform

Eine Digital Adoption Platform (DAP) ist ein Tool zur Beschleunigung der Software-Adoption. Diese Plattform ermöglicht es Redakteuren, bestehende Schulungs- und Supportmaterialien in kurze, interaktive Anleitungen umzuwandeln. Nutzer haben Zugriff auf eine Bibliothek von Selbstlern-Anleitungen, die unabhängiges Lernen im eigenen Tempo ermöglichen. Diese Anleitungen erleichtern die Navigation in Software, steigern die Produktivität und verbessern die Nutzung von Tools.

Beispielhafte Anwendungen einer Digital Adoption Platform:

User-Onboarding neuer Mitarbeitender, Einführung eines neuen Tools oder Einarbeitung nach einem Software-Update. Nutzer können all dies auch remote und selbstständig erledigen und bei Bedarf jederzeit auf Hilfeinhalte zugreifen.

Ohne eine Digital Adoption Platform können folgende Probleme auftreten:

• Unvollständiges Verständnis: Mitarbeiter verstehen Software-Funktionen nicht vollständig, was zu Verzögerungen und Ineffizienzen führt.
• Abhängigkeit vom Support: Mitarbeiter wenden sich bei jeder Frage an Kollegen oder den IT-Support, was ihre Arbeit unterbricht.
• Nutzungsabbruch: Mitarbeiter meiden die Software oder weichen auf Umgehungslösungen aus, wenn sie immer wieder auf Hürden stoßen.

So begegnet eine Digital Adoption Platform diesen Herausforderungen:

• Die Schulung findet direkt in der Anwendung statt, nach dem Prinzip des Learning by Doing.
• Mitarbeiter können sich selbständig einarbeiten, was Support-Anfragen und Unterbrechungen reduziert.
• Nach Software-Updates lassen sich die Anleitungen im Editor schnell anpassen.

Wer profitiert von einer Digital Adoption Platform?

Eine DAP ist für Unternehmen von Vorteil, die eine digitale Transformation durchführen und Schulung, Onboarding, Support und Change Management effizient verwalten möchten. Besonders relevant ist sie für große Unternehmen, die Software-Einführungen international ausrollen. Dank mehrsprachiger Inhalte können Entscheidungsträger Schulungsprojekte segmentieren und anpassen.

• Entscheidungsträger
• CIOs
• HR-Direktoren
• Einkaufsleiter
• Schulungsmanager
• Change-Manager können Hilfen gezielt für einzelne Zielgruppen bereitstellen und die Akzeptanz neuer Software verfolgen.
• Innovationsmanager

Die Plattform kann auch Applikationsmanager und Fachleute unterstützen, die für die Implementierung digitaler Tools und Schulungen zur Förderung der digitalen Adoption verantwortlich sind.

• IT-Manager
• HRIS-Manager
• ERP-Manager
• CRM-Manager
• Auch Verantwortliche für Einkaufssysteme profitieren, etwa bei der Einführung neuer E-Procurement-Lösungen.

Wie wählt man die richtige Digital Adoption Platform aus?

Welche DAP zu Ihrem Unternehmen passt, hängt von Ihrer Anwendungslandschaft und Ihren Zielen ab. Prüfen Sie bei der Auswahl vor allem diese Kriterien:

• Unterstützte Anwendungen: Funktioniert die Plattform mit allen relevanten Systemen, etwa ERP, CRM, HR- und Einkaufssoftware, als SaaS und On-Premises?
• Erstellung der Inhalte: Können Fachbereiche Anleitungen ohne Programmierkenntnisse (No-Code) erstellen und nach Updates schnell anpassen?
• Zielgruppen und Sprachen: Lassen sich Inhalte nach Rolle, Standort oder Abteilung ausspielen und mehrsprachig pflegen?
• Analysen: Welche Nutzungs- und Prozessdaten liefert die Plattform, und lassen sie sich in eigene Reporting-Werkzeuge übernehmen?
• Datenschutz und Betrieb: Wo werden Daten gespeichert, wie werden Nutzerdaten anonymisiert, und ist die Lösung mit der DSGVO und Ihren Mitbestimmungsregeln vereinbar?

Testen Sie die Plattform am besten in einem Pilotprojekt mit einer konkreten Anwendung und vergleichen Sie Supportanfragen und Bearbeitungszeiten vor und nach dem Start. Knowmore bietet mit K-NOW selbst eine Digital Adoption Platform für webbasierte Geschäftsanwendungen an; ergänzend erstellt K-STUDIO interaktive Software-Simulationen für Schulungen, und K-VALUE wertet die tatsächliche Nutzung der Anwendungen aus.

Welche Vorteile bietet eine Digital Adoption Platform?

Eine digitale Adoptionsplattform schafft Mehrwert für Unternehmen und ihre Nutzer.

DAP-Vorteile für Unternehmen

• Optimierung interner Prozesse:

Regelmäßige Anpassungen verbessern Arbeitsabläufe.

• Kostenoptimierung:

Effiziente Tool-Nutzung reduziert Kosten.

• Senkung der Supportkosten:

Gut eingearbeitete Nutzer benötigen weniger Unterstützung durch den Support.

• Schulungsersparnisse:

Durch digitale oder hybride Schulungsformate können Kosten reduziert werden.

• Detaillierte Analysen:

Das Backoffice bietet wertvolle Erkenntnisse zur Optimierung von Prozessen.

Vorteile des DAP für die Nutzer

Eine DAP erleichtert den Arbeitsalltag der Nutzer:

• Autonomie:

Nutzer können in ihrem eigenen Tempo lernen und ihre Tools besser nutzen.

• Produktivität:

Informationen sind jederzeit und direkt im Tool verfügbar.

• Autonomie:

Nutzer können in ihrem eigenen Tempo lernen und ihre Tools besser nutzen.

• Langfristige Vorteile:

DAPs erleichtern das Change-Management und stärken das Vertrauen in digitale Prozesse.

Langfristig erleichtert eine Digital Adoption Platform nicht nur die Nutzung von Software, sondern trägt auch aktiv zur digitalen Transformation und zur Effizienzsteigerung in Unternehmen bei.