SaaS-Onboarding: Mitarbeitende mit einer Digital Adoption Platform schneller produktiv machen

SaaS-Onboarding ist der Prozess, mit dem Unternehmen ihre Mitarbeitenden in eine neue Cloud-Anwendung einführen – vom ersten Login bis zur sicheren Nutzung im Arbeitsalltag. Ziel ist eine kurze Time-to-Value: Die Software soll schnell genutzt werden und ihren Nutzen entfalten. Typische Bausteine sind ein Einführungsplan, rollenspezifische Schulungen, Anleitungen direkt in der Anwendung und Kennzahlen zur Nutzung.

Wussten Sie, dass viele Mitarbeitende eine neue SaaS-Anwendung kaum nutzen, wenn sie am Anfang keine richtige Einführung erhalten?

Das liegt meist nicht an mangelndem Interesse der Anwender, sondern spiegelt vielmehr die Schwierigkeit wider, sich im neuen Tool ohne passende Anleitung zurechtzufinden.

Egal, ob CRM, ERP, HRIS oder Digital Workplace: Effizientes Onboarding ist ausschlaggebend dafür, dass User die Software akzeptieren und einsetzen. Und dies lässt sich relativ einfach erreichen: mit einer digitalen Adoptionsplattform (DAP), die in SaaS-Anwendungen integriert wird und den Umgang mit ihnen erleichtert. In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber, wie Sie mit einer DAP die Einstiegshürde in SaaS-Tools überwinden.

Was ist SaaS-Onboarding?

SaaS-Onboarding bezeichnet den Prozess, der Usern den Einstieg in eine neue SaaS-Software erleichtert. Der Anwender soll möglichst schnell die Funktionsweise des Tools verstehen und es effizient nutzen können.

Passender Anwendungsfall: Onboarding neuer Mitarbeiter in Ihren Anwendungen

SaaS-Onboarding kommt in verschiedenen Situationen zum Einsatz:

• bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters;
• bei der Einführung eines neuen digitalen Tools;
• bei der Integration neuer Features.

Dabei verfolgt SaaS-Onboarding mehrere Ziele:

• den Usern ein schnelleres Verständnis für die Software vermitteln;
• Nutzerbindung und Autonomie verbessern;
• von Anfang an eine maximale Wertschöpfung der SaaS-Lösung erreichen.

Verläuft das Onboarding nicht optimal, kann das hingegen zu einer geringen Akzeptanz des Tools führen. Die Folge: eine unzureichende Produktivität und Widerstand gegen die Veränderung.

Welche Phasen hat ein SaaS-Onboarding im Unternehmen?

Cloud-Software ist in deutschen Unternehmen längst Standard: Laut dem Bitkom Cloud Report 2025 nutzen 90 % der Unternehmen Cloud-Computing, und 47 % ihrer IT-Anwendungen laufen bereits in der Cloud. Damit jede neue SaaS-Lösung tatsächlich genutzt wird, empfiehlt sich ein Onboarding in vier Phasen:

1. Vorbereitung: Ziele und Zielgruppen festlegen, Rollen und Berechtigungen klären, Zugänge und Lizenzen rechtzeitig bereitstellen, Schlüsselanwender benennen.
2. Start (Go-live): kurze Einführung in Nutzen und Grundfunktionen, danach Anleitungen für die wichtigsten Prozesse direkt in der Anwendung.
3. Festigung: in den ersten Wochen nach dem Start (Hypercare) Fragen sammeln, häufige Fehler auswerten und Hilfeinhalte gezielt ergänzen.
4. Laufende Begleitung: SaaS-Anbieter veröffentlichen regelmäßig neue Releases. Neue Funktionen sollten deshalb mit kurzen Hinweisen und Anleitungen eingeführt werden, statt erneut große Schulungen zu planen.

Legen Sie für jede Phase Verantwortliche und Kennzahlen fest, damit Fortschritte sichtbar werden. So wird SaaS-Onboarding vom einmaligen Projekt zu einem kontinuierlichen Prozess, der mit jeder Version der Software mitwächst.

Warum ist SaaS-Onboarding entscheidend?

Schlechtes Onboarding ist eine der häufigsten Ursachen dafür, dass eine SaaS-Software vernachlässigt wird. Wenn der User ein neues Tool nicht sofort als Hilfsmittel erkennt, wird er es wahrscheinlich nicht lange nutzen. Das wirkt sich direkt auf den ROI der eingeführten SaaS-Lösung aus.

Verzichtet man auf die Investition in ein sinnvolles Onboarding, hat das mehrere Folgen:

• Die Mitarbeiter akzeptieren das digitale Tool nicht.
• Die Software führt nicht zur erwarteten Prozessoptimierung.
• Die erhofften Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen stellen sich nicht ein.

Doch das muss nicht so sein, denn es gibt moderne und dynamische Lösungen wie digitale Adoptionsplattformen, mit denen sich das ändern lässt.

Wie unterstützt eine digitale Adoptionsplattform das SaaS-Onboarding?

Digital Adoption Platforms (DAP) sind Tools, die die User durch interaktive Anleitungen und integrierte Tutorials direkt in einer SaaS-Software begleiten. Sie bieten fünf wesentliche Vorteile:

1. Onboarding für alle SaaS-Tools

Ob ein Unternehmen ein ERP-System, eine CRM-Software, ein HRIS-Tool, einen Digital Workplace oder ein anderes SaaS-Tool nutzt, eine DAP lässt sich in der Regel nahtlos in die digitale Umgebung integrieren. Eine einzige Plattform reicht aus, um alle User zu begleiten, egal, mit welchem webbasierten Tool sie arbeiten.

2. Schnelle und einfache Einführung

Im Gegensatz zu klassischen Schulungen ist eine digitale Adoptionsplattform einfach zu integrieren:

• Reibungslose Integration über eine Browsererweiterung oder das Einfügen einer Codezeile.
• Optimale UX durch eine intuitive Benutzeroberfläche, die das Lernen erleichtert.
• Schnelle Erstellung von Inhalten wie interaktiven Tutorials und Anleitungen mit nur wenigen Klicks.

3. Das Onboarding wird direkt in die Anwendungen integriert

Mit einer DAP ist es nicht notwendig, die Software zu verlassen, um sich zu schulen oder Informationen zu erhalten. Sie wird als Overlay über die Software gelegt, sodass die Nutzer jederzeit auf hilfreiche Lerninhalte zugreifen können, ohne ihren Workflow unterbrechen zu müssen.

4. Sofortige Unterstützung

Der User wird ab der ersten Nutzung in Echtzeit angeleitet. Ergebnis:

• SaaS-Tools werden schneller akzeptiert.
• Der Zugriff auf die Lerninhalte ist jederzeit möglich.
• Die Schulung erfolgt laufend, nicht nur während des Onboardings.

5. Personalisiertes Onboarding je nach Nutzerprofil

User haben unterschiedliche Vorkenntnisse und Anforderungen, dementsprechend unterscheidet sich auch ihr Schulungsbedarf. Mit einer DAP lässt sich das Onboarding anpassen.

• CRM: spezifische Anleitung für Vertriebs- und Marketingmitarbeiter.
• ERP: verschiedene Anleitungen für Buchhalter, Produktionsmitarbeiter oder Führungskräfte.
• HRIS: unterschiedliche Module für HR-Abteilung und Mitarbeiter.

Mit welchen KPIs messen Sie den Erfolg des SaaS-Onboardings?

Ob ein SaaS-Onboarding wirkt, zeigt sich nicht an der Zahl der durchgeführten Schulungen, sondern an der tatsächlichen Nutzung. Bewährt haben sich diese Kennzahlen:

• Aktive Nutzer im Verhältnis zu den Lizenzen: Wie viele lizenzierte Mitarbeitende arbeiten regelmäßig mit der Anwendung?
• Time-to-Value: Wie lange dauert es, bis neue Nutzer einen Kernprozess selbstständig abschließen?
• Funktionsnutzung: Werden die Funktionen genutzt, für die die Software eingeführt wurde?
• Prozessqualität: Wie hoch sind Abbruch- und Fehlerquoten, etwa bei unvollständigen oder falsch erfassten Daten?
• Supportanfragen pro Nutzer: Sinkt die Zahl der Bedienfragen nach dem Start, ist das Onboarding wirksam. Wie sich Supportanfragen dauerhaft reduzieren lassen, hängt eng mit dem Onboarding zusammen.
• Zufriedenheit der Nutzer: kurze Umfragen direkt in der Anwendung nach den ersten Wochen.

Legen Sie die Ausgangswerte vor dem Start fest und vergleichen Sie sie in festen Abständen, zum Beispiel 30, 60 und 90 Tage nach dem Go-live. So erkennen Sie früh, ob einzelne Teams zusätzliche Unterstützung brauchen.

Fazit

Auf SaaS-Onboarding sollte man keinesfalls verzichten. Werden User beim Einstieg in eine Software nicht begleitet, besteht die Gefahr, dass sie das neue Tool vernachlässigen. Das Ergebnis: fehlende Effizienz und Rentabilität. Digitale Adoptionsplattformen sind heute eine wirksame Lösung für effizientes und bedarfsgerechtes Onboarding in Echtzeit. Möchten Sie mehr darüber erfahren? Entdecken Sie, wie der Spezialist für digitale Akzeptanz, Knowmore, Ihnen dabei helfen kann, die User Experience zu verbessern und die Akzeptanz Ihrer SaaS-Tools zu steigern.