Was ist ein Digital Workplace?
Eine normative Definition gibt es nicht. Keine Norm behandelt den Begriff, und im Unterschied zu anderen Marktbegriffen findet sich selbst bei den Anbietern kaum eine Definition in ganzen Sätzen – sie beschreiben Produkte.
Der beste verfügbare Umriss stammt von Microsoft, allerdings unter anderem Namen: Microsoft beschreibt die eigene Plattform als Lösung, die Kommunikation, Wissen, Lernen, Ressourcen und Auswertungen zusammenführt (Microsoft Learn, Stand 14. August 2026). Diese fünf Felder decken sich mit dem, was andere Anbieter unter „Digital Workplace“ führen.
Zur Sprache: Auf deutschsprachigen Seiten steht in aller Regel digitaler Arbeitsplatz. Staffbase schreibt von tiefen Integrationen in den digitalen Arbeitsplatz (Staffbase). Die englische Form erscheint dort, wo der Text selbst englisch ist. Formulierungen wie Arbeitsplatz der Zukunft oder Mitarbeiterportal sind im Markt nicht gebräuchlich.
Was der Begriff abdeckt
Fasst man die Produktbeschreibungen zusammen, lassen sich fünf Bereiche unterscheiden, die in fast jeder Aufzählung wiederkehren:
- Kommunikation – interne Nachrichten, Mitteilungen, Erreichbarkeit auch von Beschäftigten ohne festen Bildschirmarbeitsplatz;
- Zusammenarbeit – gemeinsame Dokumente, Arbeitsbereiche, Abstimmung. Atlassian bezeichnet Confluence als KI-Arbeitsbereich für Wissen und Zusammenarbeit;
- Wissen – Ablage und Auffindbarkeit, wozu auch die Wissensdatenbank gehört;
- Lernen – Qualifizierung im Arbeitskontext, bei Microsoft als eigene Säule neben dem Wissen geführt;
- Zugang zu den Fachanwendungen – der Übergang zu den Systemen, in denen die eigentliche Arbeit stattfindet.
Der fünfte Punkt wird in Konzepten am häufigsten übersehen und ist in der Praxis der wichtigste. Ein Zugang zu den Fachanwendungen, der sich nicht in die Oberfläche einfügt, macht aus dem digitalen Arbeitsplatz eine zusätzliche Ebene, die täglich mit durchlaufen werden muss.
Intranet, Digital Workplace, Employee Experience
Die drei Begriffe überschneiden sich, und die Quellen trennen sie nur teilweise.
Zum Intranet gibt es eine klare Aussage, allerdings von einem einzigen Anbieter, der ein Intranet verkauft: Staffbase nennt das Intranet das Tor zum digitalen Arbeitsplatz (Staffbase). In dieser Lesart ist das Intranet der Zugangspunkt, der digitale Arbeitsplatz die Gesamtheit dahinter.
Zur Digital Employee Experience ziehen die Quellen dagegen keine Grenze. Microsoft nennt seine Plattform Plattform für Mitarbeitererfahrung, Staffbase bezeichnet sich als Employee-Experience-Plattform – und beide beschreiben dabei einen Funktionsumfang, den andere Anbieter „Digital Workplace“ nennen. Der Unterschied ist in den verfügbaren Quellen ein Positionierungsunterschied, kein definitorischer.
Für ein Konzept lässt sich das nutzbar machen: Der digitale Arbeitsplatz beschreibt, womit gearbeitet wird; die Employee Experience beschreibt, wie es sich anfühlt, damit zu arbeiten. Wer die beiden Begriffe in derselben Unterlage verwendet, sollte diese Blickrichtung einmal festlegen, sonst beschreiben beide dasselbe.
Was die Statistik misst – und was nicht
Für den digitalen Arbeitsplatz existiert keine öffentliche Kennzahl. Was es gibt, ist die europäische Erhebung zur Nutzung von Informationstechnik in Unternehmen. Eurostat erhebt sie jährlich; die im Januar 2026 veröffentlichten Werte beziehen sich auf das Jahr 2025 und auf Unternehmen ab zehn Beschäftigten aus Industrie und Dienstleistungen, ohne den Finanzsektor.
Diese Zahlen messen Ausstattung, nicht Nutzung, und sie beziehen sich auf die EU insgesamt, nicht auf Deutschland. Vor allem aber kennt die Erhebung keinen Indikator für einen digitalen Arbeitsplatz: Der Begriff ist zu unscharf, um erhoben zu werden.
Ausstattung ist nicht Nutzung
Die Lücke zwischen dem, was bereitgestellt wird, und dem, was benutzt wird, ist beim digitalen Arbeitsplatz größer als bei einem einzelnen System – schon weil die Zuständigkeit meist auf mehrere Bereiche verteilt ist. Drei Muster kehren wieder.
- Die Zahl der Werkzeuge wächst schneller als ihre Abstimmung. Nachrichten liegen in drei Anwendungen, Dokumente in zwei, Aufgaben in einer vierten. Die Suche findet dann nur einen Teil.
- Beschäftigte ohne festen Bildschirmarbeitsplatz fallen heraus. Produktion, Logistik und Außendienst erreichen die internen Kanäle oft nur über das eigene Telefon – oder gar nicht.
- Die Einführung endet mit der Bereitstellung. Zugänge sind verteilt, eine Ankündigung ist verschickt, und danach misst niemand, ob die vorgesehenen Wege tatsächlich genommen werden.
Wirksam ist, was am Ort der Arbeit ansetzt: Hilfe in der Anwendung statt in einer Anleitung, und eine Messung dessen, was Anwender wirklich tun, nach Rolle und Standort getrennt. Das ist das Feld der Digital-Adoption-Plattform.
Die Expertise von Knowmore
Wie Knowmore
den digitalen Arbeitsplatz nutzbar macht.
K-NOW begleitet die Anwender in den Anwendungen selbst – auch in den Fachanwendungen hinter der Oberfläche, in denen die eigentliche Arbeit stattfindet.
K-VALUE zeigt, welche Wege wirklich genommen werden, nach Rolle und Standort getrennt, und macht damit sichtbar, welche Werkzeuge nebeneinander dasselbe tun. K-STUDIO stellt die Umgebung für die Einarbeitung bereit.
Fazit
Der Digital Workplace ist ein Sammelbegriff ohne normative Definition, im Deutschen meist digitaler Arbeitsplatz. Er umfasst Kommunikation, Zusammenarbeit, Wissen, Lernen und den Zugang zu den Fachanwendungen – wobei der letzte Punkt in Konzepten am häufigsten fehlt.
Gegenüber der Employee Experience ziehen die Quellen keine Grenze: Derselbe Funktionsumfang wird je nach Anbieter unter beiden Etiketten verkauft. Öffentlich messbar ist bislang nur die Ausstattung; die Nutzung lässt sich allein im Unternehmen selbst erheben – und über den Nutzen entscheidet sie.
Häufige Fragen