Warum scheitern Softwareprojekte? 5 Gründe und wie Sie gegensteuern

Softwareprojekte scheitern selten an der Technik allein. Die häufigsten Gründe sind eine fehlende Methodik, mangelnde Kommunikation, unzureichende Schulung, fehlende Erfolgsmessung und zu wenig Unterstützung der Anwender nach dem Go-live. Als gescheitert gilt ein Projekt nicht nur, wenn es abgebrochen wird, sondern auch, wenn es Budget und Zeitplan deutlich überschreitet oder die neue Software kaum genutzt wird.

HRIS, CRM, ERP, Einkaufssoftware, Digital Workplace … Es gibt unzählige Softwareprojekte, die in Unternehmen umgesetzt werden. Der Haken dabei ist, dass nur ein Bruchteil davon von den Anwendern wirklich akzeptiert wird.

Laut einer Auswertung des Softwareanbieters 1E bleiben im Durchschnitt 37 % der installierten Software ungenutzt.

Daher stellt sich die Frage: Woran liegt es, wenn ein Softwareprojekt scheitert? Lesen Sie, welche 5 Gründe hauptsächlich für das Scheitern von Softwareprojekten verantwortlich sind. Zu jedem Grund finden Sie einen konkreten Lösungsansatz.

1. Fehlende Methodik

Der erste Grund, weshalb ein Softwareprojekt oft scheitert, ist eine fehlende Methodik.

Das gilt für Veränderungsprojekte generell: Fehlt ein klarer Rahmen, geraten Budget, Zeitplan und Funktionsumfang schnell aus dem Ruder.

Was hat das nun mit Softwareprojekten zu tun? Softwareprojekte sind ebenfalls Change-Management-Projekte! Ohne Methodik ist ein Softwareprojekt praktisch zum Scheitern verurteilt. Und Scheitern bedeutet: Verlust von Zeit, Effizienz und Geld.

• Zeitverlust: Sie verlieren Zeit, weil Sie Ad-hoc-Maßnahmen ergreifen müssen, um Fehler auszumerzen, die durch methodisches Arbeiten von Anfang an vermeidbar gewesen wären (Fehldiagnose, zu knappe Fristen, unklare Rollenverteilung etc.).
• Effizienzverlust: Ihre Mitarbeiter verlieren Zeit damit, unvorhergesehene Auswirkungen bei der Umsetzung des Projektes wettzumachen; Zeit, die ihnen dann für ihre eigentliche Arbeit fehlt. Die Folge: Arbeitsrückstände, Widerstände usw. Oder die User übersehen wichtige Punkte, die ihnen die Akzeptanz der neuen Software erleichtern würden, wodurch die Software selbst weniger effizient genutzt wird.
• Geldverlust: Fehlende Methodik hat finanzielle Auswirkungen, denn die Folge sind fast unweigerlich zusätzliche Kosten. Im schlimmsten Fall bezahlen Sie sogar für Lizenzen, die aufgrund der fehlenden Akzeptanz durch die User gar nicht genutzt werden.

Wie vermeidet man, dass es dazu kommt?

Der Lösungsansatz: Bestimmen Sie vor dem eigentlichen Start des Projektes die Methodik

Ausschlaggebend für eine erfolgreiche Umsetzung ist es, jedem Softwareprojekt einen klaren methodischen Rahmen zu geben. Beziehen Sie dafür folgende Punkte ein:

• Die Beteiligten: Wer ist von dem Projekt konkret betroffen? Wer leitet das Projekt?
• Das Projektmanagement: Welches sind die einzelnen Schritte, mit denen das Softwareprojekt umgesetzt wird? Welches sind vermutlich die größten Hürden, die es zu überwinden gilt?
• Change Management: Was können Sie dafür tun, um die Veränderung bei der Umsetzung des Softwareprojekts zu begleiten?

Kurz: Berücksichtigen Sie alle Punkte, die eine Auswirkung auf die Umsetzung des Projektes haben, und zwar von der Einführung bis hin zur Akzeptanz durch die Enduser.

2. Mangelnde Kommunikation über die Software

Kommunikation ist der Schlüssel für ein erfolgreiches Softwareprojekt. Laut dem Project Management Institute (PMI) ist mehr als die Hälfte der Projektbudgets durch ineffektive Kommunikation gefährdet.

Mangelnde Kommunikation bei Softwareprojekten hat in der Regel ganz konkrete Folgen:

• Die User nutzen das Tool gar nicht oder geben nach den ersten Versuchen wieder auf.
• Die Abwanderungsrate (Churn Rate) steigt und die Kosten ebenfalls (nicht genutzte Lizenzen spielen hier eine große Rolle).

Hinzu kommt: Unzufriedene Anwender beschweren sich selten, sondern meiden das Tool einfach.

Ohne aktive Kommunikation bleiben solche Probleme oft lange unsichtbar. Wie kommunizieren Sie also effektiv, um die digitale Adoption Ihrer CRM-, HRIS-, ERP- oder Einkaufssoftware zu fördern?

Der Lösungsansatz von Knowmore: Kommunizieren Sie während der ganzen Umsetzung des Softwareprojekts mit den Mitarbeitern

Damit eine Software schnell und umfassend von den Mitarbeitern akzeptiert wird, ist es wesentlich, während des ganzen Projektes zu kommunizieren. Auf diese Weise baut man von vornherein Widerstände ab. Dafür sollte man den Mitarbeitern bereits vor Projektstart die Gründe für die Einführung der neuen Software erläutern und aufzeigen, welche Vorteile ihnen das neue Tool konkret bietet. Während der Umsetzung ist es wichtig, immer wieder Rückmeldungen von den Betroffenen einzuholen und das Softwareprojekt gegebenenfalls an die Anforderungen anzupassen. Aber auch nach Projektabschluss sollte man für solche Dinge immer ein offenes Ohr haben, da die User Experience Ansatzpunkte für mögliche Verbesserungen liefern kann!

3. Unzureichende Schulung im Umgang mit der Software

Jetzt kommen wir zu einem wunden Punkt beim Softwareprojekt, und zwar zur Softwareschulung. Egal, ob CRM, ERP oder E-Procurement: Die Schulung ist entscheidend für den Erfolg – oder den Misserfolg – von Softwareprojekten.

Viele Beschäftigte arbeiten mit neuen digitalen Tools, ohne eine passende Schulung dafür erhalten zu haben.

Eine fehlende oder mangelhafte Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit ihren Tools kann jedoch mehrere Folgen haben:

• mangelhafter Umgang mit den Tools
• ineffiziente Nutzung der Tools
• ein Softwareprojekt, das nicht langfristig bestehen kann

Wie schulen Sie nun Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der Software am besten?

Der Lösungsansatz von Knowmore: Schulen Sie die Mitarbeiter mit interaktiven Anleitungen

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter effizient in der Arbeit mit dem CRM-System, der ERP-Software, der Einkaufssoftware oder dem HRIS-Tool schulen möchten, dann sollten Sie neue Wege gehen. Schluss mit 200-seitigen Schulungshandbüchern in Papierform oder als PDF beziehungsweise unangepassten E-Learning-Modulen. Setzen Sie stattdessen auf eine innovative Schulungsmethode, die individuell für Ihr Softwareprojekt konzipiert wird: eingebettete interaktive Anleitungen. Mit Knowmore schulen sich Ihre Mitarbeiter selbstständig mithilfe einer Sammlung interaktiver Anleitungen, auf die sie bei Bedarf zugreifen können, und zwar direkt in der Software. Das ist einfach (es erfordert nur wenige Klicks), schnell (kurze Lerneinheiten) und effizient (die Schulung erfolgt umgehend und durch praktische Umsetzung).

4. Ungenügende Analyse der Auswirkungen

Oft scheitert ein Softwareprojekt auch deswegen, weil das Unternehmen der Ansicht ist, es sei nach der Einführung abgeschlossen. Das ist allerdings eine Fehleinschätzung! Ein Softwareprojekt ist nicht abgeschlossen, solange die Software im Unternehmen im Einsatz ist. Um den Erfolg eines solchen Projektes langfristig zu sichern (also eine umfassende Akzeptanz der Software durch die User zu erreichen), ist es notwendig, die Auswirkungen immer wieder zu bewerten.

Oft liegen die nötigen Nutzungsdaten bereits vor – sie werden nur nicht ausgewertet.

Dabei ist es äußerst wichtig, den ROI zu messen, da Sie nur so Schwachpunkte bei der Akzeptanz von Software erkennen. Wenn Sie also den ROI ermitteln, erkennen Sie Punkte, die es zu verbessern gilt, um die Akzeptanz der Software zu steigern. Das ist ein wesentlicher Punkt, denn Softwareakzeptanz darf nicht alleine auf die Nutzung der digitalen Tools reduziert werden. Die Akzeptanz einer Software steigern heißt, ihre Nutzung zu verbessern und vor allem die richtige Nutzung durch die Anwender zu erreichen. Und das auf lange Sicht.

Der Lösungsansatz von Knowmore: Nutzen Sie Analysetools

Daten sind überall. Es gibt sogar so viele, dass man tatsächlich den Überblick verlieren könnte. Um die Rendite zu beurteilen, legen Sie zunächst Leistungskennzahlen (KPIs) fest: beispielsweise die Anzahl der Fehler, die im Umgang mit der Software begangen werden, die Anzahl der Supportanfragen oder die Nutzerquote der Software. Knowmore bietet Ihnen dafür ein Analysetool an, mit dem Sie die Akzeptanz von Software anhand von Indikatoren (z. B. der Anzahl der aufgerufenen Anleitungen oder den von den Nutzern bevorzugten Formaten) bewerten.

5. Keine langfristige Unterstützung der User

Die Unterstützung der Mitarbeiter darf nicht enden, sobald eine Software eingeführt ist. Die Mitarbeiter müssen so lange unterstützt werden, wie die Software im Einsatz ist. Dabei geht es neben der Begleitung durch Veränderungsprozesse und Schulung um den Support.

Gerade außerhalb der üblichen Arbeitszeiten oder an verteilten Standorten ist klassischer Support oft nicht erreichbar.

Ohne dauerhafte Unterstützung hat ein Softwareprojekt langfristig keine Chance. Denn die Tools und Arbeitsplätze der Mitarbeiter verändern sich und dadurch auch ihre Anforderungen an die Software, mit der sie arbeiten.

Der Lösungsansatz von Knowmore: Unterstützen Sie die Anwender durch eingebetteten User-Support in Echtzeit

Für eine langfristige Unterstützung der Mitarbeiter benötigen Sie natürlich das richtige Hilfsmittel. Mit Knowmore begleiten Sie die Softwarenutzer auf lange Sicht. Durch Push-Benachrichtigungen kommunizieren Sie jederzeit mit ihnen. Dank der eingebetteten interaktiven Anleitungen aktualisieren Sie Schulungen und optimieren so den Support kontinuierlich. Kurz: Sie unterstützen Ihre Mitarbeiter direkt im Tool – und zwar so lange, wie dieses verwendet wird.

Methodik, Kommunikation, Schulung, Bestimmung der Rendite, Unterstützung in Echtzeit: Damit haben Sie die wichtigsten Hebel für ein erfolgreiches Softwareprojekt in der Hand. Sie möchten die Akzeptanz Ihrer Software verbessern? Anhand unserer Kundenbeispiele erfahren Sie, wie Knowmore Ihnen in diesem Punkt helfen kann.

Wann gilt ein Softwareprojekt als gescheitert – und wie häufig passiert das?

Ob ein Softwareprojekt gescheitert ist, hängt von der Definition ab. Üblich sind drei Kriterien: Das Projekt wird abgebrochen, es überschreitet Budget oder Zeitplan deutlich, oder es erreicht den geplanten Nutzen nicht. Das dritte Kriterium wird oft unterschätzt: Auch eine pünktlich eingeführte Software ist gescheitert, wenn die Mitarbeitenden sie kaum oder falsch nutzen.

Wie verbreitet solche Probleme sind, zeigt eine Untersuchung von McKinsey und der Universität Oxford mit mehr als 5.400 IT-Projekten: Große IT-Projekte mit einem Budget von über 15 Millionen US-Dollar überschreiten ihr Budget im Durchschnitt um 45 % und ihren Zeitplan um 7 %, liefern aber 56 % weniger Nutzen als erwartet. Softwareprojekte tragen dabei das höchste Risiko für Kosten- und Terminüberschreitungen.

Vorsicht bei pauschalen Quoten wie „70 % aller IT-Projekte scheitern“: Solche Zahlen kursieren häufig ohne nachprüfbare Quelle, und je nach Studie wird „gescheitert“ ganz unterschiedlich definiert. Aussagekräftiger ist es, für das eigene Projekt vorab festzulegen, woran Erfolg gemessen wird, zum Beispiel an Termintreue, Budget, Nutzungsquote und Prozesskennzahlen.

Checkliste: So verhindern Sie, dass Ihr Softwareprojekt scheitert

Die fünf Gründe zeigen: Der Erfolg eines Softwareprojekts entscheidet sich nicht beim Go-live, sondern bei den Anwendern. Mit dieser Checkliste prüfen Sie, ob Ihr Projekt gut aufgestellt ist:

• Ziele: Sind fachliche Ziele und messbare Erfolgskriterien vor Projektstart festgelegt?
• Rollen: Gibt es eine klare Projektleitung, einen Sponsor im Management und Ansprechpersonen in den Fachbereichen?
• Betroffene: Wissen alle Nutzergruppen, warum die Software eingeführt wird und was sich für sie ändert?
• Schulung: Lernen die Anwender anhand ihrer eigenen Prozesse, und gibt es Hilfe direkt im Arbeitskontext?
• Messung: Werden Nutzung, Fehler und Supportanfragen nach dem Go-live regelmäßig ausgewertet?
• Support: Ist die Unterstützung der Anwender auch nach der Hypercare-Phase gesichert, etwa bei Updates und neuen Mitarbeitenden?

Wenn Sie mehrere Fragen mit Nein beantworten, lohnt es sich, gezielt nachzusteuern, bevor Akzeptanzprobleme zu Mehrkosten werden. Wie das bei einer ERP-Einführung aussehen kann, zeigt unser Beitrag über die Kosten einer gescheiterten ERP-Einführung.