Gescheiterte ERP-Einführung: Kosten, Beispiele und wie Sie sie vermeiden

Eine gescheiterte ERP-Einführung kostet weit mehr als das Projektbudget: Hinzu kommen Umsatzeinbußen, Lieferprobleme, Kursverluste, Rechtsstreitigkeiten und oft Jahre an Verzögerung. Bekannte Beispiele sind Lidl, das sein SAP-Projekt eLWIS 2018 nach rund sieben Jahren und geschätzten 500 Millionen Euro stoppte, sowie Nike und Revlon. Häufige Ursachen: zu viele Anpassungen, mangelndes Change Management und unzureichende Schulung.

Oftmals erkennen Unternehmen den Grund für einen schlechten Return on Investment (ROI) erst dann, wenn es zu spät ist – wenn also bereits Schäden oder sogar hohe finanzielle Verluste entstanden sind. Um solche Fehler auszumerzen, fallen dann weitere Kosten an. Dabei verfehlt ein Großteil aller Transformationsprojekte seine Ziele.

Ein häufiger Grund ist eine einfache Fehlannahme: Viele Unternehmen setzen voraus, dass neue Software automatisch vollständig von den Anwendern angenommen wird.

Oft liegt das Scheitern nicht an der Software selbst, sondern an mangelnder Akzeptanz durch die Anwender. Misslingt eine ERP-Einführung, dann hat dies in mehreren Bereichen Folgen für das Unternehmen: finanziell, intern und in der Öffentlichkeit. Wir haben einige gescheiterte ERP-Einführungen, die in den letzten Jahrzehnten für Aufsehen gesorgt haben, im Hinblick auf ihre Ursachen und finanziellen Auswirkungen analysiert. Das soll Ihnen dabei helfen, solche Fehler zu vermeiden.

Das kostet eine gescheiterte ERP-Einführung wirklich

ERP-Systeme können sowohl bei kleinen Start-ups als auch bei großen Konzernen erhebliches Wachstumspotenzial erschließen. Woran liegt das? Die meisten erfolgreichen Start-ups, die Technologie verkaufen oder entwickeln, stützen sich heute auf Cloud-Lösungen. Die Probleme beginnen, wenn solche Unternehmen dann mehr als ein paar Hundert Mitarbeiter haben, die oft über mehrere Länder verteilt sind. Dann werden Unstimmigkeiten und Leistungsschwächen sichtbar und die Agilität kommt unter Umständen zum Stillstand (isolierte Teams, Datenfehler, Qualitätsprobleme, schlechtes Zeitmanagement).

Hier setzen ERP-Lösungen (wie SAP, Oracle, Microsoft Dynamics oder Infor) an, da sie Informationen konsolidieren und zentralisieren, Abläufe effizienter gestalten oder gar automatisieren und auf diese Weise die weltweit verstreuten Mitarbeiter und Abteilungen verbinden. Nicht zu Unrecht wird eine ERP-Software oft als Gehirn oder zentrales Nervensystem eines Unternehmens betrachtet, das alle Bereiche verknüpft. Dennoch scheitern viele ERP-Einführungsprojekte aufgrund von Fehlern, die vermeidbar gewesen wären.

Die Folgen einer gescheiterten ERP-Einführung wirken oft jahrelang nach.

Die Auswirkungen einer gescheiterten ERP-Einführung können katastrophal sein:

• Zeitverlust: Oft dauert es Jahre, bis ein Unternehmen die Gründe für die gescheiterte ERP-Einführung identifiziert und eine Lösung findet. Dafür muss die ERP-Einführung meist vollständig neu angegangen werden. Betroffen sind alle Bereiche von der Strategie über Veränderungsmanagement bis hin zur Schulung, damit sichergestellt ist, dass man dieselben Fehler nicht wiederholt.
• Finanzielle Verluste: Die finanziellen Verluste im Zusammenhang mit einer misslungenen ERP-Einführung nehmen je nach Unternehmen ein unterschiedliches Ausmaß an und können sich in Form von Umsatzeinbußen, Kunden- oder Aktionärsverlusten, einem Kursverfall der Aktie, Störungen der Lieferkette, einer Verschlechterung der Wettbewerbsposition bis hin zu juristischen Folgen äußern. Sie ziehen zudem Aufwendungen für die Schadensbegrenzung und operative Kosten nach sich, um das Unternehmen wieder auf Kurs zu bringen.
• Schadensbegrenzung: Jede Problemlösung kostet Geld. Aufwendungen für die Schadensbegrenzung sind beispielsweise Kosten für Beratung, Schulung, Tests, eine neue Software, juristische Auseinandersetzungen oder die Behebung von Imageschäden. Hinzu kommen die operativen Kosten, die anfallen, um die Produktivität des Unternehmens wieder anzukurbeln.
• Unzufriedene Mitarbeiter: Eine gescheiterte ERP-Einführung tangiert nicht nur die finanzielle Seite, sondern hat auch Auswirkungen auf die Mitarbeiterzufriedenheit. In vielen Fällen geht eine gescheiterte digitale Transformation mit einer schlechten Akzeptanz neuer Software, Frustrationen, Widerstand der Mitarbeiter sowie einer schlechten Benutzererfahrung einher.
• Unzufriedene Kunden: Das Kundenerlebnis ist ebenfalls ein Punkt, den man in diesem Zusammenhang nicht vergessen sollte. Von Problemen bei der Lieferung von Produkten und Dienstleistungen bis hin zu einem Imageschaden: Die Folgen einer gescheiterten ERP-Einführung auf Kundenseite sind vielfältig und können wachsendes Misstrauen und im schlimmsten Fall sogar den Verlust von Kunden nach sich ziehen.

Sehen wir uns nun einige reale Fälle gescheiterter ERP-Einführungen an, die großes Medienecho fanden, damit Sie wissen, welche Fehler Sie auf alle Fälle vermeiden sollten.

Warum scheitern ERP-Projekte?

Gescheiterte ERP-Einführungen haben selten nur eine Ursache. Laut einer McKinsey-Umfrage gelingen weniger als 30 % aller digitalen Transformationen in Unternehmen. Bei ERP-Projekten wiederholen sich vor allem diese Muster:

• Unklare Ziele: Ohne messbaren Business Case fehlt der Maßstab für Entscheidungen im Projekt.
• Zu viele Anpassungen: Wird die Software an alte Abläufe angepasst statt umgekehrt, steigen Kosten, Komplexität und Fehleranfälligkeit – wie bei Lidl.
• Unterschätzte Datenqualität: Fehlerhafte oder unvollständige Stammdaten führen nach dem Go-live zu falschen Bestellungen und Beständen.
• Fehlende Integration: Parallel eingeführte Systeme ohne saubere Schnittstellen erzeugen Medienbrüche – wie bei Nike.
• Zu wenig Tests: Ein Go-live ohne realistische Prozesstests und Notfallpläne gefährdet Produktion und Lieferfähigkeit.
• Vernachlässigte Anwender: Fehlen Change Management, Key-User und praxisnahe Schulungen, arbeiten Mitarbeiter am System vorbei oder machen Fehler, die sich durch alle Prozesse ziehen.

Die meisten dieser Ursachen sind organisatorischer Natur – und damit beeinflussbar, wenn Projektleitung und Fachbereiche sie früh im Projekt gemeinsam angehen.

3 gravierende Fälle, bei denen die ERP-Einführung gescheitert ist

1. Bei Nike dauerte es 7 Jahre, um die Folgen der gescheiterten ERP-Einführung auszumerzen

Nike gehört zu den größten und bekanntesten Sportartikelherstellern der Welt. Doch der Weg dorthin verlief nicht ohne Rückschläge. Im Jahr 2000 leitete Nike eine Strategie für ein umfassendes Unternehmenswachstum, die Vergrößerung des Marktanteils sowie eine deutliche Umsatzsteigerung ein, um im Wettbewerb besser bestehen zu können. In diesem Zusammenhang startete Nike ein auf rund 400 Millionen Dollar veranschlagtes Projekt, um seine Altsysteme durch SAP ERP und eine Planungssoftware von i2 Technologies zu ersetzen und die Lieferkette zu verbessern.

Warum ist das Projekt gescheitert?

Das Implementierungsprojekt wurde offensichtlich zu überstürzt umgesetzt . Die neue Planungssoftware von i2 löste fehlerhafte Bestellungen aus: Von wenig gefragten Modellen wurden zu viele Schuhe geordert, von gefragten Modellen zu wenige. Durch die zunehmende Globalisierung des Unternehmens war die Lieferkette immer stärker zersplittert. Nike führte neben dem neuen ERP-System eine Software für die Bedarfsplanung von i2 Technologies ein, ohne sie sauber mit SAP ERP zu integrieren. Die Integration und Pflege von zwei separaten Lösungen bedeutete für die Anwender, mit unterschiedlichen Vorgaben und Datenformaten zu arbeiten. Die dafür nötigen Anpassungen waren komplex und fehleranfällig.

Welche Auswirkungen hatte dies?

Die unmittelbare Folge waren Umsatzeinbußen von mehr als 100 Millionen Dollar, ein Kursrückgang der Aktie um 20 % und mehrere Sammelklagen. Statt der geplanten zwei bis drei Jahre zog sich das Gesamtprojekt über mehr als sechs Jahre hin, und die Kosten stiegen von geplanten 400 auf rund 500 Millionen Dollar. Die Bedarfsplanung verlagerte Nike in das SAP-System.

2. Bei der ERP-Einführung von Lidl wurde das Change Management vernachlässigt

Der Discounter Lidl plante ab 2011, sein selbst entwickeltes Warenwirtschaftssystem durch eine SAP-Lösung für den Handel auf Basis von SAP HANA zu ersetzen. Dadurch wollte Lidl das Bestandsmanagement verbessern, Daten und Wartung zentralisieren und seinen Expansionskurs beschleunigen. Das Projekt namens eLWIS (elektronisches Lidl-Warenwirtschaftsinformationssystem) lief rund sieben Jahre, bevor Lidl es im Juli 2018 stoppte.

Warum ist das Projekt gescheitert?

Lidl hatte zuvor zahlreiche intern entwickelte Lösungen betrieben, die durch eine einzige Standardlösung ersetzt werden sollten. Die SAP-Standardsoftware für den Handel bewertet Bestände jedoch zu Verkaufspreisen, während Lidl traditionell mit Einkaufspreisen rechnet. Anstatt die Unternehmensabläufe an das neue ERP-System anzupassen, versuchte Lidl, den umgekehrten Weg zu gehen und die Software an die eigene Organisation anzugleichen. Diese aufwendigen Anpassungen, ein unzureichendes Veränderungsmanagement und eine schleppende Umsetzung ließen das Projekt am Ende scheitern.

Welche Auswirkungen hatte dies?

Neben den auf rund 500 Millionen Euro geschätzten Kosten verlor Lidl sieben Jahre bei der Modernisierung seiner Warenwirtschaft. Das war nicht nur in finanzieller Hinsicht ein harter Schlag, sondern bedeutete darüber hinaus einen enormen Schaden für das Image.

Am Ende kehrte Lidl zu seinem selbst entwickelten Warenwirtschaftssystem „Wawi“ zurück.

3. Die gescheiterte ERP-Einführung bei Revlon führte zu seltenen Sammelklagen durch die eigenen Investoren

Nach der Übernahme von Elizabeth Arden im Jahr 2016 plante Revlon die Einführung eines neuen ERP-Systems. Das Unternehmen entschied sich für eine SAP-Lösung, um die Abläufe durch die Integration von Planung, Beschaffung, Fertigung und Vertrieb, um nur einige Bereiche zu nennen, effizienter zu gestalten.

Warum ist das Projekt gescheitert?

Nach dem Go-live im Februar 2018 im Werk in Oxford (North Carolina) kam es zu massiven Störungen: Revlon konnte die bestellten Mengen nicht produzieren und nur mit Verspätung ausliefern; zudem verzögerte sich die Vorlage der Finanzzahlen.

Welche Auswirkungen hatte dies?

Eine schlechte Planung führte umgehend zu einer ganzen Reihe von Problemen. Nach der Ankündigung, die Finanzzahlen verspätet zu veröffentlichen, gab der Aktienkurs deutlich nach. Da Revlon nicht in der Lage war, den Lagerbestand im ERP-System zu erfassen und zu verarbeiten, konnten Aufträge nicht ausgeführt werden. Die Folge waren Klagen durch Investoren. Lieferungen im Wert von rund 64 Millionen Dollar blieben aus. Hinzu kamen Zusatzkosten von 53,6 Millionen Dollar, um den Service für die Kunden wiederherzustellen.

Die Störungen bei Produktion und Lieferungen zogen sich hin, und Revlon war nicht in der Lage, die Umsatzverluste auszugleichen. Die Konsequenzen der gescheiterten ERP-Einführung reichten offenbar bis in die Managementebene.

Die drei Fälle im Vergleich

Die folgende Übersicht fasst die drei Fälle zusammen:

Gemeinsam ist allen drei Fällen: Die Probleme wurden erst spät sichtbar – im Pilot- oder Echtbetrieb und damit zu einem Zeitpunkt, an dem Korrekturen besonders teuer sind. Wer Anpassungen, Datenqualität, Tests und Anwenderakzeptanz schon vor dem Go-live konsequent prüft, senkt dieses Risiko erheblich.

10 Schritte, um das Scheitern einer ERP-Einführung zu vermeiden

Wie können Konzerne wie Nike, Lidl oder Revlon, aber auch wachsende Start-ups eine ERP-Einführung oder die Einführung anderer Software zum Erfolg führen?

Jedes Unternehmen sollte im Prozess der digitalen Transformation bestimmte Präventivmaßnahmen ergreifen, um Risiken zu reduzieren und ein Scheitern zu vermeiden.

1. Beginnen Sie damit, die zu Ihrem Unternehmen passende Software zu suchen.
2. Eine optimale Softwareintegration und die richtigen Partner dafür sind ebenfalls die Basis für eine gelungene Einführung. Die beste Software ist nicht zwangsläufig die bekannteste Software, sondern diejenige, die Ihre Anforderungen am besten erfüllt.
3. Definieren Sie die Rollen und Verantwortungsbereiche aller Beteiligten, insbesondere auch im Management und auf der Führungsebene.
4. Planen Sie die Einführung strategisch, indem Sie den Umfang, die Ressourcen, das Budget, den Zeitaufwand, die Risiken und mögliche Maßnahmen zur Schadensbegrenzung genau festlegen.
5. Schaffen Sie klare und strukturierte Prozesse für das Change Management, damit alle Beteiligten sich über die Bedeutung der Veränderung im Klaren sind, die Zielerreichung unterstützen und mögliche Risiken kennen.
6. Planen Sie Schulungen mit verständlichen, rollenspezifischen Inhalten, um sicherzustellen, dass alle Anwender das Tool optimal nutzen.
7. Mit dem richtigen Risikomanagement behalten Sie Risiken und Bedrohungen im Griff und können diese schneller abmildern.
8. Die größte Gefahr bei der Einführung der Software sind Störungen in den operativen Abläufen, die hohe Kosten verursachen können. Unternehmen, die Aufwendungen scheuen und die Bereiche Change Management, Schulung und Support vernachlässigen, sind mit Kosten konfrontiert, die weit höher sind als diejenigen, die bei einer korrekten Vorbereitung des Projektes angefallen wären.
9. Führen Sie umfangreiche Projekte schrittweise ein. Auf diese Weise können Sie die Strategie der Einführung testen und Probleme frühzeitig erkennen.
10. Investieren Sie während der ERP-Einführung ausreichend Zeit und Ressourcen in Verbesserungen und Optimierungen.

Ein Tipp von Knowmore: Jedes digitale Transformationsprojekt ist nur so erfolgreich wie das Change Management und die Schulungen, die es begleiten.

Mit einer digitalen Adoptionsplattform können Start-ups und Unternehmen in Wachstumsphasen eine strukturierte Strategie für Onboarding, Schulung, Veränderungsmanagement und Support entwickeln, um die Akzeptanz der Anwender zu steigern und ihnen den Umgang mit dem Tool zu erleichtern.

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