Softwareeinführung: 10 Tipps, wie Sie Mitarbeitende für neue Software gewinnen

Eine Softwareeinführung gelingt, wenn Sie die Mitarbeitenden von Anfang an mitnehmen: den Ist-Zustand erfassen, die Einarbeitung planen, Hilfe direkt in der Anwendung bereitstellen, Führungskräfte als Vorbilder gewinnen, regelmäßig kommunizieren und die Nutzung messen. Die folgenden zehn Tipps zeigen, wie Sie die Akzeptanz neuer Software im Unternehmen steigern und so den Nutzen Ihrer Investition sichern.

Sie kennen das: CRM, ERP, HRIS, Intranet, Kollaborationsplattform… Sie haben neue Tools eingeführt, um Ihre Prozesse flüssiger, kollaborativer und weniger zeitaufwändig zu gestalten. Doch so intuitiv diese Tools auch sein mögen: Ihre internen Teams brauchen bei der Nutzung viel Unterstützung. Schlimmer noch: Einige Ihrer Mitarbeiter nutzen sie gar nicht.

Es reicht nicht aus, die richtigen Tools auszuwählen. Sie müssen Ihre Nutzer auch dazu bringen, sie anzunehmen. Wie können Sie also die Akzeptanz steigern und sicherstellen, dass sich die Investition in Ihre neuen Anwendungen auszahlt?

Entdecken Sie in dieser Infografik 10 praktische Tipps, um die Einführung Ihrer Software in Ihrem Unternehmen zu beschleunigen.

1. Ziehen Sie Bilanz

Der erste Schritt zu einer erfolgreichen Softwareeinführung besteht darin, zu verstehen, wie Ihre Mitarbeiter die vorhandenen Tools nutzen. Zögern Sie nicht, Ihre Support-Teams um Feedback zu bitten, um problematische Tools oder Funktionen zu identifizieren.

Rund 28 % der installierten Unternehmenssoftware blieb laut einer Analyse von 1E aus dem Jahr 2014 über 90 Tage ungenutzt.

2. Vernachlässigen Sie die Einarbeitung in Ihre Tools nicht

Man bekommt nie eine zweite Chance, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Der erste Eindruck, den Ihre Mitarbeiter von Ihren Arbeitsmitteln haben, hat einen erheblichen Einfluss auf deren Nutzung, Produktivität und Leistung.

Begleiten Sie Ihre Nutzer deshalb ab der ersten Interaktion mit Ihren Tools, damit sie die neue Anwendung nicht nach kurzer Zeit wieder links liegen lassen.

3. Bilden Sie sie dort aus, wo sie sind

Ihre Nutzer wollen ihr Tool nicht verlassen, wenn sie Informationen benötigen. Integrieren Sie den Support in ihre tägliche Routine mit digitalen Adoptionsplattformen (DAPs), auf die beispielsweise direkt über ihr CRM, ERP oder Intranet zugegriffen werden kann.

85 % der Arbeitnehmer verlieren mindestens 1 bis 2 Stunden an Produktivität pro Woche auf der Suche nach Informationen. Dynamic Signal

4. Mit gutem Beispiel vorangehen

Wenn Sie wollen, dass Ihre Benutzer etwas Bestimmtes tun, dann tun Sie es zuerst. Beginnen Sie mit der Nutzung der Software und binden Sie Ihre Mitarbeiter über Schulungen ein.

Nur 26 % der Beschäftigten stimmen voll und ganz zu, dass ihre Vorgesetzten die Werte vorleben, die sie von ihren Mitarbeitern erwarten. Root Inc., 2013

5. Bestimmen Sie den Zeitpunkt

Leiten Sie Ihre Nutzer dann an, wenn sie es brauchen, egal ob sie neu in Ihrer Organisation sind oder neue Nutzer eines Tools, z. B. im Falle des Veränderungsmanagements.

49 % der Arbeitnehmer ziehen es vor, sich dann fortzubilden, wenn sie es brauchen. LinkedIn, Workplace Learning Report 2018

6. Legen Sie den Fokus auf maßgeschneiderte Lösungen

Um die Akzeptanz der Software zu beschleunigen, müssen Sie Ihren Support anpassen, sowohl für die Mehrheit Ihrer Mitarbeiter, die die grundlegenden Funktionen Ihres Tools nutzen, als auch für die wenigen, die fortgeschrittenere Funktionen verwenden. Maßgeschneiderte Schulungskurse sind eine Möglichkeit, ihr Engagement in dieser Hinsicht zu verstärken.

54 % der Menschen möchten Inhalte sehen, die auf ihre Interessen zugeschnitten sind. Adobe, Achieving Deliciousness: The State of Content

7. Neue Funktionen: Legen Sie richtig los

Beschränken Sie Ihre Benutzerunterstützung nicht auf Ihre neuen Tools. Selbst die erfahrensten Nutzer sind mit einer neuen Funktion genauso wenig vertraut wie alle anderen. Das i-Tüpfelchen: Wenn Sie ein Tool anbieten, das sich an ihre Bedürfnisse anpasst, können Sie Ihre regelmäßigen Nutzer bei der Stange halten.

90 % der Top-Führungskräfte sind der Meinung, dass ihr Unternehmen bei der Einführung neuer Technologien auf die Bedürfnisse des Einzelnen eingeht, aber nur 53 % der Arbeitnehmer teilen diese Ansicht. PwC, „Our status with tech at work: It’s complicated“, 2018

8. Kommunizieren Sie – immer wieder

Nutzen Sie jede Gelegenheit, mit Ihren Nutzern zu interagieren – zum einen durch das Versenden von Nachrichten oder Benachrichtigungen über ihre Tools und zum anderen durch das Sammeln ihrer Anmerkungen. Kündigen Sie die Veröffentlichung einer neuen Funktion an, gratulieren Sie ihnen zu ihren Ergebnissen, holen Sie ihr Feedback zu Ihrem Tool ein – Anlässe gibt es viele.

Rund jedes fünfte Projekt scheitert an unzureichender Kommunikation. Project Management Institute (PMI), Pulse of the Profession, 2013

9. Hören Sie niemals auf zu messen

Nutzen Sie alle Daten, die Sie bekommen können, um das Engagement Ihrer Nutzer bei der Arbeit mit Ihren Tools zu erhöhen: Messen Sie ihre Produktivität, analysieren Sie die Zeit, die sie für Schulungen aufwenden, sammeln Sie ihr Feedback, ermitteln Sie die Funktionen, zu denen Ihre Support-Teams am häufigsten Anfragen erhalten. All diese Informationen werden Ihnen helfen, die Nutzung Ihrer Anwendungen zu verbessern!

Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, 20 % der Zeit damit zu verbringen, zu klären, was getan werden muss, und 80 %, um sicherzustellen, dass das, was getan werden muss, auch tatsächlich getan wird. Business Execution for Results, Stephen Lynch, 2014

10. Hören Sie auf Ihre Mitarbeiter

Das Tool sollte niemals die Mitarbeiter in den Schatten stellen. Das Geheimnis der Softwareeinführung bleibt der Faktor Mensch: Hören Sie auf die Bedürfnisse, Meinungen und Rückmeldungen Ihrer Benutzer.

Mitarbeiter, die das Gefühl haben, dass ihnen zugehört wird, fühlen sich mit 4,6-mal höherer Wahrscheinlichkeit in der Lage, bei der Arbeit ihr Bestes zu geben. Salesforce, „The Impact of Equality and Values Driven Business“, 2017

Wie Sie sehen, geht es bei der Softwareeinführung nicht nur um den Zugang zu Ihren verschiedenen Geschäftsanwendungen. Auch die bloße Nutzung reicht nicht: Entscheidend ist, dass Ihre Mitarbeiter sie richtig nutzen. Die Unterstützung Ihrer User bei der Nutzung ihrer Tools ist genauso wichtig wie die Tools an sich, und es reicht nicht aus, sich auf die Intuitivität Ihrer Software zu verlassen! In diesem Artikel erfahren Sie, warum.

Woran erkennen Sie, dass die Softwareeinführung gelungen ist?

Ob eine Softwareeinführung erfolgreich war, zeigt sich nicht am Go-live-Tag, sondern in den Wochen und Monaten danach. Diese Kennzahlen helfen bei der Bewertung:

• Nutzungsquote: Wie viele der vorgesehenen Anwender arbeiten regelmäßig mit der Software?
• Prozesstreue: Werden Vorgänge vollständig im System abgewickelt oder weiterhin per E-Mail und Excel?
• Datenqualität und Fehlerquote: Wie oft müssen Einträge korrigiert werden?
• Supportanfragen: Sinkt die Zahl der Bedienfragen nach den ersten Wochen?
• Zufriedenheit: Wie bewerten die Anwender die Software und die angebotene Hilfe?

Werten Sie diese Kennzahlen getrennt nach Abteilungen, Standorten und Nutzergruppen aus. So erkennen Sie, wo zusätzliche Schulungen, Anleitungen oder Prozessanpassungen nötig sind, und können gezielt nachsteuern, statt alle Anwender erneut zu schulen.

Legen Sie Zielwerte bereits vor dem Start fest und begleiten Sie die Einführung mit einem strukturierten Change Management. Das zahlt sich aus: Laut Prosci erreichen oder übertreffen 88 % der Projekte mit exzellentem Change Management ihre Ziele, bei schlechtem Change Management sind es nur 13 %.

Welche Phasen hat eine Softwareeinführung?

Die zehn Tipps wirken am besten, wenn die Softwareeinführung als Projekt mit klaren Phasen geplant ist. Typisch sind:

1. Bedarfsanalyse und Ziele: Welche Prozesse soll die Software verbessern, und woran messen Sie den Erfolg?
2. Auswahl: Anbieter vergleichen, Anforderungen prüfen, Fachbereiche und künftige Anwender einbeziehen.
3. Konfiguration und Datenmigration: Die Software an die Prozesse anpassen, Schnittstellen einrichten und Altdaten übernehmen.
4. Test und Pilotphase: Key-User prüfen die Abläufe in einem Anwendertest (UAT), bevor alle Mitarbeitenden umsteigen.
5. Schulung und Go-live: Die Anwender werden kurz vor dem Start geschult und beim Go-live eng begleitet.
6. Betrieb und Optimierung: Nutzung messen, Feedback auswerten und Inhalte bei jedem Update anpassen.

Bei der Einführungsstrategie haben Sie die Wahl zwischen dem Big-Bang-Ansatz, bei dem alle Bereiche zu einem Stichtag umstellen, und einem schrittweisen Rollout nach Standorten, Abteilungen oder Modulen. Der schrittweise Rollout senkt das Risiko, dauert aber länger. In Deutschland sollten Sie außerdem den Betriebsrat früh einbinden: Software, die geeignet ist, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen, unterliegt nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG der Mitbestimmung.