Eine RACI-Matrix (auch RACI-Modell oder Verantwortlichkeitsmatrix) ist eine Tabelle, die für jede Aufgabe eines Projekts oder Prozesses festlegt, wer sie ausführt (Responsible), wer die Gesamtverantwortung trägt (Accountable), wer vorher konsultiert wird (Consulted) und wer informiert wird (Informed). In den Zeilen stehen die Aufgaben, in den Spalten die Rollen, in den Zellen die Buchstaben R, A, C oder I.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine RACI-Matrix ordnet jeder Aufgabe eines Projekts oder Prozesses Rollen zu: Responsible (führt aus), Accountable (trägt die Gesamtverantwortung), Consulted (wird konsultiert) und Informed (wird informiert).
- Die wichtigste Regel lautet: Pro Aufgabe gibt es genau eine Rolle mit „A“ und mindestens eine Rolle mit „R“.
- In der Tabelle stehen die Aufgaben in den Zeilen, die Rollen in den Spalten und die Buchstaben R, A, C oder I in den Zellen.
- Eine RACI-Matrix verhindert Doppelarbeit, vergessene Aufgaben und unklare Entscheidungen – vorausgesetzt, alle Beteiligten kennen und akzeptieren die Zuordnung.
Die RACI-Matrix ist ein Hilfsmittel, mit dem Sie den Mitgliedern eines Projektteams spezifische Funktionen und Verantwortlichkeiten zuweisen. Mit dieser Methode wird das Tätigkeitsgebiet jeder Person klar definiert, was das Projektmanagement erheblich vereinfacht. Mit dem Tool sehen Sie auf einen Blick, wie die Zuständigkeiten in den Prozessen verteilt sind. Definition, Vorteile, Funktionsweise, Einsatz, Erstellung … Bei Knowmore erhalten Sie alle wesentlichen Informationen über die RACI-Methode.
Definition der RACI-Matrix
RACI ist das Akronym für Responsible (verantwortlich), Accountable (rechenschaftspflichtig), Consulted (konsultiert) und Informed (informiert).
- Manchmal wird „R“ auch für „zuständig“ verwendet und „A“ für „verantwortlich“. Mit der RACI-Matrix werden den Mitgliedern eines Projektteams Aufgaben und Tätigkeiten zugewiesen. Vor allem im Rahmen von komplexen Projekten und Prozessen weiß jeder im Team damit besser, wofür er genau verantwortlich ist.
- Personen, denen der Buchstabe „I“ (informed) zugewiesen ist, müssen über die Fortschritte einer Aufgabe regelmäßig informiert werden.
- Mit „C“ (consulted) bezeichnete Personen werden vor Entscheidungen konsultiert: Sie beraten und bringen ihre fachliche Einschätzung ein. Im Gegensatz zu den informierten Personen müssen sie daher reagieren, indem sie ihre Kenntnisse und Erfahrungen einbringen.
- Der Verantwortliche („R“) im Projekt oder Prozess ist derjenige, der eine Aufgabe konkret ausführt. Er muss die zugeteilte Tätigkeit mit den dafür vorgesehenen Ressourcen und den notwendigen Hilfsmitteln erledigen.
- Sollten Probleme auftreten, fragt er „A“ um Rat. Die Person mit der Rolle „A“ ist häufig, aber nicht zwingend, die Führungskraft des Verantwortlichen. Er muss sicherstellen, dass die Ziele verstanden wurden und erreicht werden. Die rechenschaftspflichtige Person („A“) trägt die Verantwortung für den Erfolg oder Misserfolg der Aufgabe.
Was bedeutet RACI? Die vier Rollen auf einen Blick
| Buchstabe | Englisch | Deutsch | Aufgabe der Rolle | Anzahl pro Aufgabe |
|---|---|---|---|---|
| R | Responsible | Durchführungsverantwortlich | Erledigt die Aufgabe | Mindestens eine |
| A | Accountable | Rechenschaftspflichtig | Trägt die Gesamtverantwortung, nimmt das Ergebnis ab und entscheidet | Genau eine |
| C | Consulted | Konsultiert | Bringt vor Entscheidungen Fachwissen ein (Kommunikation in beide Richtungen) | Nach Bedarf |
| I | Informed | Informiert | Wird über Fortschritt und Ergebnis informiert (Kommunikation in eine Richtung) | Nach Bedarf |
Der Unterschied zwischen C und I liegt in der Kommunikationsrichtung: Konsultierte Personen werden aktiv gefragt, bevor eine Aufgabe abgeschlossen wird; informierte Personen erfahren nur das Ergebnis. Ebenso wichtig ist die Trennung von R und A: Mehrere Personen können eine Aufgabe ausführen, aber nur eine trägt die Gesamtverantwortung und hat das letzte Wort. Bei kleinen Aufgaben können R und A bei derselben Person liegen.
Neben dem klassischen RACI-Modell gibt es Varianten mit zusätzlichen Rollen, etwa RASCI mit einer unterstützenden Rolle (Support). Wann sich welche Variante eignet, zeigt unser Vergleich RACI vs. RASCI.
Beispiel einer RACI-Matrix
Die RACI-Matrix ist ein vielseitiges Werkzeug, das im Projektmanagement und in der Organisationsgestaltung eingesetzt wird. Sie wird üblicherweise während der Projektplanung eingesetzt, die in der Regel vom Projektmanager geleitet wird. Wird beispielsweise die Website überarbeitet, muss die Marketingleitung informiert und konsultiert werden. Ebenso sollte der Unternehmensarchitekt Aspekte der CRM-Integration berücksichtigen. Der Projektleiter wird auf dem Laufenden gehalten und kann beratend hinzugezogen werden, wenn er eine technische Rolle innehat. Letztendlich dient der Projektmanager als Genehmiger, indem er den Fortschritt dem Managementteam präsentiert und so die Steuerung durch den Projektsponsor erleichtert. Die RACI-Matrix findet auch im Geschäftsprozessmanagement Anwendung, um Zuständigkeiten eindeutig festzulegen. In manchen Fällen sind die ausführende und die abnehmende Person identisch. Auch in einer Verfahrensanweisung wird sie häufig genutzt, um die Verantwortlichkeiten eines Prozesses festzulegen.
Im Folgenden wird ein typisches Projekt in einem SaaS-Technologieunternehmen skizziert, das Schlüsselakteure wie den CIO, CTO, CEO, die Projektleitung, das Vertriebs- und das Marketingteam sowie weitere Stakeholder einbezieht.
Das Projekt: Einführung einer neuen SaaS-Produktfunktion.
- Verantwortlich (R)
- Rechenschaftspflichtig (A)
- Konsultiert (C)
- Informiert (I)
RACI-Matrix Beispiel: Einführung einer neuen Unternehmenssoftware
Die folgende Tabelle zeigt eine vereinfachte RACI-Matrix für ein typisches IT-Projekt, die Einführung einer neuen Software im Unternehmen:
| Aufgabe | Geschäftsführung (Sponsor) | Projektleitung | IT-Abteilung | Key-User im Fachbereich | Datenschutz | Endanwender |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Anforderungen erheben | I | A | C | R | C | C |
| Software auswählen | A | R | C | C | C | – |
| System konfigurieren und testen | – | A | R | C | – | – |
| Schulungen planen und durchführen | – | A | C | R | – | I |
| Go-live freigeben | A | R | C | C | I | I |
| Anwender nach dem Go-live unterstützen | – | A | R | R | – | I |
So lesen Sie die Tabelle: Jede Zeile enthält genau ein A und mindestens ein R. Bei der Unterstützung nach dem Go-live teilen sich IT-Abteilung und Key-User die Durchführung, die Gesamtverantwortung bleibt bei der Projektleitung. Die Endanwender werden über Termine und Änderungen informiert und bei den Anforderungen konsultiert. Ein Strich bedeutet, dass die Rolle an dieser Aufgabe nicht beteiligt ist. Passen Sie Aufgaben und Rollen an Ihr eigenes Projekt an; bei großen Vorhaben lohnt sich eine eigene Matrix je Projektphase.
Funktionsweise und Einsatz
Man kann die RACI-Matrix im Rahmen eines Projektes oder auch für die gesamte Unternehmensorganisation einsetzen. Projektleiter nutzen dieses Hilfsmittel oft bei der Planung eines Projektes. Wird beispielsweise eine neue Website in Auftrag gegeben, muss der Marketingleiter des Unternehmens informiert und konsultiert werden. Gleiches gilt für den Unternehmensarchitekten, der beispielsweise Informationen liefert, wie die Website in das CRM-System integriert wird, und der über den Fortschritt des Projektes auf dem Laufenden gehalten wird.
Der Projektverantwortliche (auch Projektmanager genannt) wird ebenfalls während des gesamten Prozesses direkt informiert und kann gleichzeitig beratend hinzugezogen werden, beispielsweise wenn er Verantwortung im technischen Bereich innehat. Der Projektleiter übt schließlich die Funktion der rechenschaftspflichtigen Person aus. Er präsentiert den Fortschritt des Projekts dem Management und überwacht die Arbeit des Verantwortlichen. Die RACI-Matrix kann sich ebenfalls im Rahmen des Prozessmanagements im Unternehmen als sinnvoll erweisen, um Zuständigkeiten in Prozessen eindeutig festzulegen. In manchen Fällen werden die Funktionen „verantwortlich“ und „rechenschaftspflichtig“ von derselben Person ausgeführt.
Vorteile der RACI-Matrix
Der Einsatz der RACI-Matrix hat den Vorteil, dass die Aufgabenverteilung innerhalb eines Projektes klar ersichtlich und das Projektmanagement daher einfacher ist. Abgesehen davon, dass jeder seine Funktion und seine Zuständigkeiten kennt, sind die Interaktionen und Kommunikationsflüsse klar nachvollziehbar. Fehler bei der Planung und Durchführung von Projekten bestehen häufig darin, dass mehrere Personen dieselbe Tätigkeit ausüben oder dass eine wichtige Aufgabe vergessen wird.
Mit der RACI-Matrix können Sie solche Fehler vermeiden, da alle Beteiligten eine präzise Übersicht über das Projekt und die jeweiligen Zuständigkeiten haben. Mit ihrer Hilfe wird also die Funktion jeder Person, die in irgendeiner Weise an der Umsetzung eines Projektes beteiligt ist, klar definiert. Die Matrix gibt Aufschluss darüber, welche Teammitglieder aktiv am Projekt mitarbeiten, wer der alleinige Entscheider für jede Tätigkeit ist und welche Personen beratend zur Verfügung stehen.
So erstellen Sie eine RACI-Matrix
Wenn Sie eine RACI-Matrix erstellen möchten,
- listen Sie zunächst die am Projekt beteiligten Personen auf,
- erstellen dann eine Liste aller Aufgaben
- und weisen zuletzt den jeweiligen Personen ihre Funktion zu.
Klären Sie als Erstes, welche Mitarbeiter für die Umsetzung des Projektes notwendig sind. In jedem Team gibt es Mitglieder mit verschiedenen Funktionen (Projektsponsor, Projektleiter, Marketingverantwortlicher, Koordinator usw.). Machen Sie dann dasselbe mit den Aufgaben und Projektleistungen, und ordnen Sie diese den verschiedenen Phasen des Projektes zu.
Der letzte Schritt besteht darin, die Funktion jedes Beteiligten zu definieren. Nutzen Sie dazu die vier Buchstaben R, A, C und I. Wichtig ist, dass es für jede Aufgabe nur eine rechenschaftspflichtige Person und mindestens einen Verantwortlichen gibt. Die Personen, die konsultiert werden, haben zwar eine beratende Funktion, sind aber nicht entscheidungsbefugt. Die zu informierenden Personen sind von dem Projekt meist direkt oder indirekt betroffen. Sie können Anwender sein oder vom Projekt profitieren.
RACI-Matrix erstellen in 5 Schritten
- Aufgaben festlegen: Listen Sie die Arbeitspakete oder Prozessschritte in zeitlicher Reihenfolge untereinander auf. Bleiben Sie auf der Ebene, auf der Zuständigkeiten wirklich geklärt werden müssen.
- Rollen bestimmen: Tragen Sie die Beteiligten in die Spalten ein, möglichst als Funktionen statt als Namen.
- R, A, C und I zuordnen: Prüfen Sie für jede Zelle, ob die Rolle die zugewiesene Verantwortung tatsächlich tragen kann.
- Matrix prüfen: Jede Zeile braucht genau ein A und mindestens ein R. Viele R in einer Spalte deuten auf eine Überlastung hin, viele C auf lange Abstimmungsschleifen.
- Abstimmen und aktuell halten: Besprechen Sie die Matrix mit allen Beteiligten, dokumentieren Sie sie im Projekthandbuch und passen Sie sie bei Änderungen an.
Die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement empfiehlt, die Zuordnung gemeinsam mit Projektleitung, Auftraggeber und zentralen Beteiligten zu prüfen: Eine RACI-Matrix wirkt nur, wenn die Beteiligten sie verstehen und akzeptieren. Halten Sie die Matrix außerdem bewusst schlank: Je mehr Zellen gefüllt sind, desto eher verliert sie an Aussagekraft.
Fazit
Die RACI-Matrix ist ein Hilfsmittel, mit dem Sie Funktionen und Tätigkeiten innerhalb eines Projektes definieren und so das Projektmanagement vereinfachen. Die Matrix hilft dabei, Verzögerungen in der Durchführung oder Konflikte innerhalb des Teams zu vermeiden. Gerade in Projekten mit vielen Beteiligten lohnt es sich daher, Zuständigkeiten frühzeitig in einer RACI-Matrix festzuhalten.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine RACI-Matrix einfach erklärt?
Eine RACI-Matrix ist eine Tabelle, in der Sie für jede Aufgabe festhalten, wer sie erledigt (R), wer dafür geradesteht und entscheidet (A), wen man vorher fragt (C) und wen man anschließend informiert (I). So weiß jedes Teammitglied auf einen Blick, wofür es zuständig ist, und Aufgaben werden weder doppelt erledigt noch vergessen.
Was ist der Unterschied zwischen RACI-Matrix und RASCI-Matrix?
Die RASCI-Matrix erweitert die RACI-Matrix um die Rolle „S“ für Support: Personen, die die ausführende Rolle aktiv unterstützen, ohne selbst verantwortlich zu sein. Das ist in großen Projekten mit vielen Zuarbeitenden hilfreich. Für die meisten Projekte genügt das klassische RACI-Modell. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag zur RASCI-Matrix.
Wann setzt man eine RACI-Matrix ein?
Eine RACI-Matrix lohnt sich immer dann, wenn mehrere Abteilungen oder externe Partner an einem Vorhaben beteiligt sind: bei IT- und Software-Einführungen, Reorganisationen, Kundenprojekten oder in wiederkehrenden Prozessen wie dem Monatsabschluss. Sie wird am besten zu Projektbeginn erstellt und bei jeder größeren Änderung an Aufgaben, Rollen oder Phasen aktualisiert.
Welche Fehler sollte man bei einer RACI-Matrix vermeiden?
Typische Fehler in einer RACI-Matrix sind mehrere A für eine Aufgabe, Aufgaben ohne R, zu viele C, die Entscheidungen verlangsamen, sowie eine zu kleinteilige Aufgabenliste. Ebenso problematisch ist eine Matrix, die nur die Projektleitung kennt: Die Beteiligten sollten ihre Rollen besprechen und akzeptieren, sonst bleibt die Zuordnung auf dem Papier.
Mit welchem Tool erstellt man eine RACI-Matrix?
Für eine einfache RACI-Matrix genügt eine Tabellenkalkulation wie Excel oder Google Sheets. Projektmanagement- und Whiteboard-Tools bieten zusätzlich Vorlagen, Filter und die gemeinsame Bearbeitung im Team. Eine Übersicht passender Werkzeuge finden Sie in unserem Beitrag RACI-Diagramm erstellen. Wichtiger als das Werkzeug ist, dass alle Beteiligten Zugriff auf die aktuelle Fassung haben.
