Change Management in der Digitalisierung sorgt dafür, dass neue Software nicht nur eingeführt, sondern auch genutzt wird. Digital Adoption beschreibt genau dieses Ziel: Mitarbeitende sollen digitale Tools sicher und produktiv einsetzen. Dafür sind vier Schritte entscheidend: den Bedarf klären, die Veränderung begleiten, die Anwender praxisnah schulen und den Erfolg anhand von Nutzungsdaten messen.
Das Wichtigste in Kürze
- Neue Software bringt erst dann Nutzen, wenn die Mitarbeitenden sie im Arbeitsalltag tatsächlich und richtig verwenden.
- Am Anfang steht die Bedarfsanalyse: Welches Problem soll gelöst werden, wer ist betroffen und welche Hindernisse gibt es?
- Change Management begleitet die Einführung vor, während und nach der Umstellung mit Kommunikation, Schulung und Unterstützung.
- Kennzahlen zu Nutzung, Kompetenz, Supportaufwand und Geschäftsnutzen zeigen, ob die Digital Adoption gelingt.
ERP-, HR- und CRM-Systeme oder Einkaufstools: Neue Software ist aus modernen Unternehmen nicht mehr wegzudenken.
1. Bedürfnisse identifizieren
Stellen Sie sich vor, Ihnen wird ein Produkt angeboten, das Sie bereits besitzen. Wahrscheinlich würden Sie es nicht kaufen, da es keinen neuen Bedarf erfüllt. Dasselbe Prinzip gilt für Software-Tools: Um Benutzer zu begeistern, muss die Software einen spezifischen und relevanten Bedarf abdecken. Sie wissen nicht genau, wo Sie anfangen sollen? Die folgenden Leitfragen helfen Ihnen, die Bedürfnisse der Anwender zu ermitteln:
Was ist der Hauptbedarf?
Soll die Nutzung einer IT-Lösung vereinfacht, ein HRIS-Portal optimiert, ein neues Ticketing-Tool eingeführt oder die Adoption eines internen CRM beschleunigt werden? Die Identifikation des dringendsten Problems ist der erste Schritt.
Wer ist betroffen?
Bestimmen Sie den Umfang der Einführung. Werden 150, 1.500 oder sogar 15.000 Benutzer mit der Software arbeiten? Überlegen Sie, ob die Einführung auf eine Abteilung, mehrere Einheiten oder das gesamte Unternehmen ausgeweitet wird.
Was sind die größten Herausforderungen?
Bewerten Sie mögliche Hindernisse:
- Unterstützung verschiedener Anwendungsfälle
- Sicherstellung von Echtzeitzugriff
- Berücksichtigung unterschiedlicher Wissensniveaus
- Reduzierung von IT-Support-Anfragen
- Senkung der Kosten
Denken Sie einen Schritt weiter: Welche Folgen hat es, wenn die Software nicht implementiert wird oder keine Benutzerakzeptanz findet?
Durch die Beantwortung dieser Fragen können reale Probleme gezielt angegangen und die Grundlage für eine erfolgreiche Digital Adoption geschaffen werden.
Die Methode von Knowmore
Bei Knowmore bildet die Identifikation der Bedürfnisse von Unternehmen und Mitarbeitern die Grundlage für eine erfolgreiche Software-Adoption. Jedes Projekt beginnt mit dem Verständnis dieser Bedürfnisse, wie bei Atol, wo Knowmore die Einführung einer neuen internen Lösung beschleunigt hat.
- Hauptbedarf: Die Mitarbeitenden in 800 Filialen sollten die Management-Software effizient nutzen können.
- Größte Herausforderung: erfahrene Anwender und neue Optiker gleichermaßen zu unterstützen.
- Wesentliche Anforderung: Echtzeitzugriff für nahtlose Abläufe.
Durch die klare Definition der Anforderungen von Atol konnte Knowmore eine maßgeschneiderte Lösung liefern, die sowohl die Mitarbeiter als auch die digitale Transformation des Unternehmens unterstützte.
2. Veränderung unterstützen
Digital Adoption ist ein integraler Bestandteil der digitalen Transformation und erfordert ein strukturiertes Change Management. Warum? Die Einführung neuer Software kann Arbeitsabläufe stören, und Mitarbeiter benötigen Unterstützung, um sich anzupassen. So gelingt ein effektives Change Management:
- Vor der Veränderung: Kommunizieren Sie die Gründe, den Umfang und die Auswirkungen der Transformation, um die Mitarbeiter frühzeitig einzubinden.
- Während der Umstellung: Bieten Sie maßgeschneiderte Schulungen an, damit die Mitarbeiter die neuen Tools optimal nutzen können.
- Nach der Implementierung: Etablieren Sie eine Unternehmenskultur, die digitale Tools selbstverständlich nutzt und offen für künftige Veränderungen ist.
Die Methode von Knowmore
Für Bouygues Construction beruhte die Einführung eines internen CRM auf einem klar strukturierten Change-Management-Prozess:
- Vorher: In Interviews mit Anwendern wurden verschiedene Nutzerprofile ermittelt, sodass personalisierte Schulungen möglich wurden.
- Währenddessen: Maßgeschneiderte Schulungsmodule befähigten die Mitarbeiter, die Software effektiv zu nutzen.
- Nachher: Ein Glossar technischer Begriffe und integrierte Feedback-Fragebögen sorgten für kontinuierliche Verbesserung und Vorbereitung auf zukünftige Anforderungen.
3. Benutzer für neue Software schulen
Schulungen sind entscheidend bei der Einführung neuer Software. Anwender erwarten heute Schulungen, die personalisiert, digital und in die täglich genutzten Tools integriert sind. Wie kann das umgesetzt werden?
Die Methode von Knowmore: Lernen durch Handeln
Denken Sie an das Erlernen eines neuen Rezepts: Es ist effektiver, die Schritte beim Kochen auszuführen, als sie auswendig zu lernen. Ebenso ermöglicht Knowmore den Anwendern, „durch Handeln zu lernen“ – mit:
- Interaktiven Anleitungen: direkt in die Software eingebettet und rund um die Uhr verfügbar.
- Einfacher Bedienung: Individuelle Schulungen lassen sich mit wenigen Klicks erstellen und aktualisieren.
Dieser praktische Ansatz verbessert die Benutzererfahrung, steigert die Produktivität und reduziert IT-Support-Anfragen sowie Kosten.
4. Den Erfolg messen
Digital Adoption endet nicht mit der Implementierung. Die Messung der Auswirkungen Ihrer Tools ist entscheidend für den langfristigen Erfolg. Warum? Weil die durch Ihre neue Software generierten Daten eine strategische Ressource sind, um:
- Verbesserungsbereiche bei Tools und Schulungen zu identifizieren.
- sich an veränderte Bedürfnisse der Anwender anzupassen.
- die Benutzererfahrung zu optimieren, die das Fundament der Digital Adoption bildet.
Die Methode von Knowmore: Learning Analytics
Knowmore nutzt Analytics, um Schulungen durch datenbasierte Erkenntnisse zu verbessern. Mit der integrierten Statistikfunktion lassen sich Nutzerpfade, häufig genutzte Inhalte und weitere Kennzahlen analysieren. Dies gewährleistet kontinuierliche Verbesserungen, vereinfacht die Digital Adoption und bietet eine bessere Benutzererfahrung.
Die Einführung digitaler Tools geht weit über die bloße Implementierung von Software hinaus. Sie zielt darauf ab, eine enge Verbindung zwischen Mitarbeitern und digitalen Lösungen zu fördern und gleichzeitig eine nachhaltige Transformation zu ermöglichen. Da Digital Adoption eine Schlüsselrolle für die Zukunft der Arbeit spielt und sowohl die Nutzer- als auch die Mitarbeitererfahrung verbessert, ist sie eine unverzichtbare Komponente für eine erfolgreiche digitale Transformation.
Warum braucht die Digitalisierung ein Change Management?
Neue Software verändert Arbeitsabläufe, Zuständigkeiten und Routinen, die sich oft über Jahre eingespielt haben. Technisch kann ein System pünktlich live gehen – den erwarteten Nutzen bringt es erst, wenn die Mitarbeitenden es tatsächlich und richtig verwenden. Change Management in der Digitalisierung setzt deshalb beim Menschen an: Es erklärt, warum sich etwas ändert, was sich für den Einzelnen ändert und wie die Beschäftigten dabei unterstützt werden.
Wie groß der Unterschied ist, zeigen Untersuchungen von Prosci: Projekte mit sehr gutem Change Management erreichen ihre Ziele siebenmal häufiger als Projekte mit unzureichendem Change Management. McKinsey stellte bereits 2015 fest, dass 70 % der Veränderungsprogramme ihre Ziele verfehlen, vor allem wegen Widerständen der Mitarbeitenden und fehlender Unterstützung durch das Management.
Digital Adoption ergänzt das klassische Change Management um eine praktische Ebene: Sie begleitet die Anwender direkt in der Software, und Nutzungsdaten zeigen, wo die Einführung hakt. Modelle wie das ADKAR-Modell oder das 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin helfen, die einzelnen Schritte zu strukturieren.
Welche Kennzahlen zeigen, ob die Digital Adoption gelingt?
Damit Sie den Erfolg einer Softwareeinführung belegen können, sollten Sie die Kennzahlen bereits vor dem Go-live festlegen und einen Ausgangswert erheben. Bewährt haben sich vier Gruppen:
| Bereich | Beispiele für Kennzahlen |
|---|---|
| Nutzung | Anteil aktiver Anwender, Nutzungshäufigkeit, genutzte Funktionen |
| Kompetenz | Abschlussquote von Lernmodulen, Zeit bis zur selbstständigen Nutzung, Fehlerquote bei Eingaben |
| Support | Zahl der Supportanfragen je Anwender, häufigste Fragen, Lösungszeit |
| Geschäftsnutzen | Durchlaufzeit von Prozessen, Datenqualität, Zufriedenheit der Anwender |
Für die Auswertung eignen sich die Statistiken einer Digital Adoption Platform ebenso wie Daten aus dem Ticketsystem und kurze Umfragen unter den Anwendern. Werten Sie die Zahlen regelmäßig gemeinsam mit den Fachbereichen aus. Steigen etwa die Supportanfragen zu einem bestimmten Prozessschritt, ist das ein klares Signal, Anleitungen oder Schulungsinhalte genau dort zu verbessern. Sinkt dagegen die Nutzung einer Funktion nach den ersten Wochen, lohnt sich ein Gespräch mit den Anwendern über die Gründe. So wird aus der einmaligen Softwareeinführung ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess.
Häufig gestellte Fragen
Was bedeutet Change Management in der Digitalisierung?
Change Management in der Digitalisierung umfasst alle Maßnahmen, mit denen Unternehmen ihre Mitarbeitenden durch digitale Veränderungen führen, etwa bei der Einführung eines ERP- oder CRM-Systems. Dazu gehören eine klare Kommunikation der Gründe und Ziele, die Einbindung der Betroffenen, passende Schulungen und Unterstützung im Arbeitsalltag. Ziel ist, dass neue Technologien akzeptiert und produktiv genutzt werden.
Was ist Digital Adoption?
Digital Adoption bezeichnet den Prozess, in dem Mitarbeitende neue digitale Tools so weit beherrschen, dass sie diese selbstständig und mit vollem Nutzen einsetzen. Es geht also nicht nur um die technische Einführung, sondern um die tatsächliche Nutzung. Unterstützt wird Digital Adoption durch Schulungen, Hilfen direkt in der Anwendung und die Auswertung von Nutzungsdaten.
Was ist der Unterschied zwischen Change Management und Digital Adoption?
Change Management ist der übergeordnete Ansatz, um Veränderungen in einer Organisation zu planen und die Menschen dabei mitzunehmen. Digital Adoption konzentriert sich auf einen Teilbereich: die sichere und produktive Nutzung neuer Software. Beide ergänzen sich: Change Management schafft Verständnis und Bereitschaft, Digital Adoption sorgt dafür, dass die Anwender die neuen Tools im Alltag tatsächlich beherrschen.
Wie nimmt man Mitarbeitende im digitalen Wandel mit?
Mitarbeitende lassen sich im digitalen Wandel am besten mitnehmen, wenn sie früh informiert und beteiligt werden. Erklären Sie, warum sich etwas ändert und was das für die einzelnen Rollen bedeutet. Binden Sie Key-User als Ansprechpartner ein, bieten Sie Schulungen passend zum Wissensstand an und unterstützen Sie die Anwender nach dem Go-live direkt in der Software. Nehmen Sie Feedback ernst und passen Sie die Maßnahmen an.
Welche Rolle spielt eine Digital Adoption Platform?
Eine Digital Adoption Platform (DAP) ist eine Softwareschicht, die über bestehende Anwendungen gelegt wird. Sie zeigt interaktive Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Tooltips und Hinweise direkt in der Benutzeroberfläche und misst, wie die Anwender die Software nutzen. Damit unterstützt sie das Change Management in der Digitalisierung genau dort, wo die neue Arbeitsweise stattfindet: im Arbeitsalltag der Mitarbeitenden.
