ERP, HRIS, CRM oder sogar Einkaufstools: Neue Software ist aus modernen Unternehmen nicht mehr wegzudenken.
1. Bedürfnisse identifizieren
Stellen Sie sich vor, Sie erhalten ein Verkaufsgespräch für ein Produkt, das Sie bereits besitzen. Wahrscheinlich würden Sie es nicht kaufen, da es keinen neuen Bedarf erfüllt. Dasselbe Prinzip gilt für Software-Tools: Um Benutzer zu begeistern, muss die Software einen spezifischen und relevanten Bedarf abdecken. Unsicher, wo Sie anfangen sollen? Hier sind einige Schlüsselfragen, die Ihnen helfen können, die Benutzerbedürfnisse zu identifizieren:
Was ist der Hauptbedarf?
Soll die Nutzung einer IT-Lösung vereinfacht, ein HRIS-Portal optimiert, ein neues Ticketing-Tool eingeführt oder die Adoption eines internen CRM beschleunigt werden? Die Identifikation des dringendsten Problems ist der erste Schritt.
Wer ist betroffen?
Bestimmen Sie das Ausmaß der Adoption. Werden 150, 1.500 oder sogar 15.000 Benutzer mit der Software arbeiten? Überlegen Sie, ob die Einführung auf eine Abteilung, mehrere Einheiten oder das gesamte Unternehmen ausgeweitet wird.
Was sind die größten Herausforderungen?
Bewerten Sie mögliche Hindernisse:
- Unterstützung verschiedener Anwendungsfälle
- Sicherstellung von Echtzeitzugriff
- Berücksichtigung unterschiedlicher Wissensniveaus
- Reduzierung von IT-Support-Anfragen
- Senkung der Kosten
Um weiterzudenken: Was sind die Konsequenzen, wenn die Software nicht implementiert wird oder keine Benutzerakzeptanz findet?
Durch die Beantwortung dieser Fragen können reale Probleme gezielt angegangen und die Grundlage für eine erfolgreiche digital adoption geschaffen werden.
Die Methode von Knowmore
Bei Knowmore bildet die Identifikation der Bedürfnisse von Unternehmen und Mitarbeitern die Grundlage für eine erfolgreiche Software-Adoption. Jedes Projekt beginnt mit dem Verständnis dieser Bedürfnisse, wie wir es bei Atol gemacht haben, wo wir die Adoption einer neuen internen Lösung beschleunigt haben.
- Hauptbedarf: Den Nutzern ermöglichen, Management-Software in 800 Filialen effizient zu nutzen.
- Größte Herausforderung: Sowohl erfahrene Benutzer als auch neue Optiker zu unterstützen.
- Wesentliche Anforderung: Echtzeitzugriff für nahtlose Abläufe.
Durch die klare Definition der Anforderungen von Atol konnte Knowmore eine maßgeschneiderte Lösung liefern, die sowohl die Mitarbeiter als auch die digitale Transformation des Unternehmens unterstützte.
2. Veränderung unterstützen
Digital adoption ist ein integraler Bestandteil der digitalen Transformation und erfordert ein strukturiertes Change Management. Warum? Die Einführung neuer Software kann Arbeitsabläufe stören, und Mitarbeiter benötigen Unterstützung, um sich anzupassen. So gelingt ein effektives Change Management:
- Vor der Veränderung: Kommunizieren Sie die Gründe, den Umfang und die Auswirkungen der Transformation, um die Mitarbeiter frühzeitig einzubinden.
- Während der Umstellung: Bieten Sie maßgeschneiderte Schulungen an, damit die Mitarbeiter die neuen Tools optimal nutzen können.
- Nach der Implementierung: Fördern Sie eine Unternehmenskultur, die digitale Tools und Offenheit für zukünftige Veränderungen umfasst.
Die Methode von Knowmore
Für Bouygues Construction bestand die Optimierung der Adoption eines internen CRM in einem klar strukturierten Change Management-Prozess:
- Vorher: Benutzerinterviews identifizierten verschiedene Profile, was personalisierte Schulungen ermöglichte.
- Währenddessen: Maßgeschneiderte Schulungsmodule rüsteten die Mitarbeiter aus, um die Software effektiv zu nutzen.
- Nachher: Ein Glossar technischer Begriffe und integrierte Feedback-Fragebögen sorgten für kontinuierliche Verbesserung und Vorbereitung auf zukünftige Anforderungen.
3. Benutzer für neue Software schulen
Schulungen sind entscheidend bei der Einführung neuer Software. Heutige Benutzer verlangen Schulungen, die personalisiert, digital-first und in die täglich genutzten Tools integriert sind. Wie kann das umgesetzt werden?
Die Methode von Knowmore: Lernen durch Handeln
Denken Sie an das Erlernen eines neuen Rezepts: Es ist effektiver, die Schritte beim Kochen auszuführen, als sie auswendig zu lernen. Ebenso befähigt Knowmore die Benutzer, „durch Handeln zu lernen“ mit:
- Interaktiven Anleitungen: Direkt in die Software eingebettet und rund um die Uhr verfügbar.
- Benutzerfreundlichkeit: Individuelle Schulungen können in wenigen Klicks erstellt und aktualisiert werden.
Dieser praktische Ansatz verbessert die Benutzererfahrung, steigert die Produktivität und reduziert IT-Support-Anfragen sowie Kosten.
4. Den Erfolg messen
Digital adoption endet nicht mit der Implementierung. Die Messung der Auswirkungen Ihrer Tools ist entscheidend für den langfristigen Erfolg. Warum? Weil die durch Ihre neue Software generierten Daten eine strategische Ressource sind, um:
- Verbesserungsbereiche bei Tools und Schulungen zu identifizieren.
- Sich an die sich ändernden Benutzerbedürfnisse anzupassen.
- Die Benutzererfahrung zu optimieren, die das Fundament der digital adoption bildet.
Die Methode von Knowmore: Learning Analytics
Knowmore nutzt Analytics, um Schulungen durch datenbasierte Erkenntnisse zu verbessern. Mit der integrierten Statistikfunktion können Benutzerreisen, beliebte Ressourcen und mehr analysiert werden. Dies gewährleistet kontinuierliche Verbesserungen, vereinfacht die digital adoption und bietet eine bessere Benutzererfahrung.
Die Einführung digitaler Tools geht weit über die bloße Implementierung von Software hinaus. Sie zielt darauf ab, eine enge Verbindung zwischen Mitarbeitern und digitalen Lösungen zu fördern und gleichzeitig eine nachhaltige Transformation zu ermöglichen. Da die Digital adoption eine Schlüsselrolle für die Zukunft der Arbeit spielt und sowohl die Nutzer- als auch die Mitarbeitererfahrung verbessert, ist sie eine unverzichtbare Komponente für eine erfolgreiche digitale Transformation.