Der Software-ROI (Return on Investment) setzt den Nutzen einer Software ins Verhältnis zu ihren Gesamtkosten. Die Formel lautet: ROI = (Nutzen − Kosten) / Kosten × 100. Zu den Kosten zählen Lizenzen, Einführung, Schulung und Support, zum Nutzen etwa Zeitersparnis, weniger Fehler und weniger Supportanfragen. Entscheidend ist, dass die Software tatsächlich genutzt wird.
Das Wichtigste in Kürze
- Der Software-ROI vergleicht den in Geld bewerteten Nutzen einer Software mit allen Kosten über die Nutzungsdauer.
- Formel: ROI in Prozent = (Nutzen − Kosten) / Kosten × 100; ergänzend zeigt die Amortisationszeit, wann sich die Investition auszahlt.
- Jede Abteilung braucht eigene Kennzahlen – von der Zeitersparnis im HR-Bereich bis zu aktiven Lizenzen in der IT.
- Geringe Nutzung drückt den ROI erheblich: Schulung, Unterstützung im Arbeitskontext und Nutzungsanalysen verbessern den Software-ROI.
Unternehmen investieren seit Jahren verstärkt in die digitale Transformation und in Unternehmenssoftware. Je mehr SaaS-Anwendungen ein Unternehmen nutzt, desto drängender wird die Frage, welchen Nutzen jede einzelne Anwendung tatsächlich bringt.
Gleichzeitig verändern sich Geschäftsprozesse grundlegend – sowohl physisch als auch digital. Deshalb sollten sich auch die Kriterien zur Messung des Software-ROI weiterentwickeln.
Bei Knowmore sind wir überzeugt, dass moderne Softwarelösungen auch moderne Methoden zur Berechnung des Software-ROI erfordern. Lassen Sie uns das Thema näher betrachten.
Was ist Software-ROI?
Software-ROI (Return on Investment) misst den finanziellen und operativen Nutzen von Unternehmenssoftware und digitalen Tools. Die Berechnung berücksichtigt Faktoren wie Nutzerleistung, Softwareprojekte, automatisierte Prozesse, Berichterstattung, Datenanalyse und vieles mehr.
Ein Unternehmen stellte fest, dass falsch genutzte oder ungenutzte Beschaffungssoftware zu einem jährlichen Verlust von 15 Millionen € führte. Der Hauptgrund? Fehlende Schulungen und eine schwierige Software-Bedienung – zwei wesentliche Faktoren für einen negativen Software-ROI.
(Quelle: Knowmore-Kundenbefragung)
Wie kann man den Software-ROI messen?
Der ROI ist eine Kennzahl zur Bewertung der Effizienz einer Investition (Investopedia). Die grundlegende Formel lautet:
ROI in % = (aktueller Wert der Investition − Investitionskosten) / Investitionskosten × 100
Doch zwei Probleme bleiben: Erstens ist die Berechnung des ROI oft komplex und ungenau. Zweitens ist der aktuelle Wert der Investition nicht immer eindeutig messbar. Deshalb erfordert moderne Unternehmenssoftware auch einen modernen Ansatz zur Bewertung des ROI.
Je nach Unternehmensbereich und Funktion benötigen Sie verschiedene Kennzahlen, um den geschätzten Einfluss Ihrer Investitionen zu belegen.
Software-ROI berechnen: ein Rechenbeispiel
Das folgende fiktive Beispiel zeigt, wie Sie den ROI einer neuen Unternehmenssoftware über drei Jahre berechnen. Ausgangslage: 100 Anwenderinnen und Anwender, die durch die Software im Schnitt 30 Minuten pro Woche sparen (45 Arbeitswochen, interner Stundensatz 40 €).
| Position (3 Jahre) | Betrag |
|---|---|
| Lizenzen | 120.000 € |
| Einführung und Integration | 60.000 € |
| Schulung und Support | 30.000 € |
| Gesamtkosten | 210.000 € |
| Zeitersparnis (100 × 0,5 h × 45 Wochen × 40 € × 3 Jahre) | 270.000 € |
| Weniger Supportanfragen (1.000 Tickets pro Jahr × 15 € × 3 Jahre) | 45.000 € |
| Gesamtnutzen | 315.000 € |
ROI = (315.000 € − 210.000 €) / 210.000 € × 100 = 50 %. Die Amortisationszeit liegt bei rund zwei Jahren (210.000 € Kosten / 105.000 € Nutzen pro Jahr).
Das Beispiel zeigt auch, wie stark der ROI von der Nutzung abhängt: Arbeiten nur 60 % der Anwender wirklich mit der Software, sinkt die Zeitersparnis auf 162.000 €. Der ROI fällt dann auf rund −1,4 % – die Investition rechnet sich nicht mehr.
Moderne Methoden zur Berechnung des Software-ROI
Unterschiedliche Abteilungen nutzen verschiedene Softwarelösungen und erheben unterschiedliche ROI-Kennzahlen. Entscheidend ist die Frage: Was bedeutet Software-Erfolg für Ihr Unternehmen?
Einige wichtige Überlegungen:
- Welche Rolle spielt die Software bei der Erreichung der Unternehmensziele, KPIs oder OKRs?
- Wie unterstützt sie Geschäftsprozesse und Nutzerbedürfnisse?
- Welche quantitativen und qualitativen Kennzahlen helfen bei der Erfolgsmessung?
Wie lässt sich der Software-ROI verbessern?
Ein niedriger Software-ROI liegt selten an der Software selbst, sondern meist daran, wie sie eingeführt und genutzt wird. Diese fünf Hebel wirken in fast allen Abteilungen, unabhängig davon, ob es um HR-, Einkaufs- oder IT-Software geht:
- Nutzung messen: Werten Sie aus, welche Funktionen tatsächlich verwendet werden und wo Anwender abbrechen oder Fehler machen.
- Im Arbeitskontext schulen: Kurze Hilfen direkt in der Anwendung wirken oft nachhaltiger als einmalige Präsenzschulungen.
- Lizenzen bereinigen: Gleichen Sie gekaufte und aktiv genutzte Lizenzen regelmäßig ab und kündigen Sie überzählige Abonnements.
- Support entlasten: Analysieren Sie wiederkehrende Supportanfragen und beantworten Sie die häufigsten Fragen dort, wo sie entstehen.
- Prozesse anpassen: Eine Software bringt nur dann Nutzen, wenn die Prozesse auf sie abgestimmt sind und nicht parallel weiter in Excel gearbeitet wird.
Eine Digital Adoption Platform unterstützt mehrere dieser Hebel zugleich: Sie führt Anwender Schritt für Schritt durch Prozesse und liefert Nutzungsdaten für die ROI-Bewertung. So sehen Sie nach jeder Maßnahme, ob sich die Kennzahlen tatsächlich verbessern.
Software-ROI nach Abteilung
1. HR & Personalmanagement
HR-Software wie cloudbasierte HRIS-Systeme hilft, Personalprozesse zu optimieren. Zur ROI-Messung können Sie folgende Kriterien heranziehen:
Erfüllung geschäftlicher HR-KPIs
- Verbesserte Datenverwaltung und -zugänglichkeit
- Genauigkeit von Mitarbeiterberichten
- Effiziente Gehaltsabrechnung
- Reduzierte Eingabefehler
- Optimierte Recruiting-Prozesse
- Verbesserte Onboarding-Qualität
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit (eNPS)
- Niedrigere Fluktuation
Erfüllung individueller HR-Ziele
- Zeitersparnis durch Automatisierung
- Mehr Fokus auf strategische Aufgaben
- Mehr Selbstständigkeit der Mitarbeiter im HRIS
2. Learning & Development (L&D)
Unzureichende Schulungen und fehlende digitale Adoption führen oft zu einem negativen Software-ROI. Typische Ursachen:
Fehlende oder ineffiziente Schulungsprozesse
Falsche Nutzung von Software
Hohe Fehlerquoten
Ungenutzte Softwarefunktionen
Nutzerabwanderung durch mangelnde Akzeptanz
Wie messen Sie den ROI von L&D-Software?
Nutzung von Trainingsinhalten und digitale Adoption
Trainingsergebnisse (z. B. Abschlussrate, Zeit pro Modul, Testergebnisse)
Supportanfragen (Häufigkeit, wiederkehrende Anfragen, Kostenreduktion)
Feedback von Führungskräften zum Mitarbeiterengagement
Wichtig: Legen Sie diese Kennzahlen vor dem Start fest, damit Sie einen Vorher-nachher-Vergleich ziehen können.
3. Einkauf & Beschaffung
Digitale Beschaffungssoftware kann erhebliche Einsparungen und Effizienzsteigerungen bringen. Wichtige Kennzahlen zur ROI-Messung:
Quantitative Faktoren
- Reduzierte Kosten für Waren und Dienstleistungen
- Weniger Datenfehler
- Verbesserte Budgetkontrolle
- Zeiteinsparung durch Automatisierung
- Gesteigerte Produktivität
Qualitative Faktoren
- Vereinfachte Verwaltung von Ausschreibungen
- Zentralisierte Beschaffungsprozesse
- Automatisierung zeitraubender Aufgaben
4. IT-Abteilung
Die IT-Abteilung verwaltet das gesamte Technologie-Ökosystem eines Unternehmens. Eine ROI-Analyse sollte regelmäßig erfolgen, z. B. durch:
Software-Audits (z. B. vierteljährlich)
- Anzahl der Software-Tools im Unternehmen
- Lizenz- und Abonnementkosten
- Anzahl der aktiven Nutzerlizenzen
- Operativer Nutzen der Software
Achtung: Schatten-IT ist ein häufiger Kostentreiber: Fachabteilungen beschaffen Software am IT-Budget vorbei. Risiken:
- Fehlende Kontrolle über Software-Lizenzen
- Sicherheitslücken
- Vergessene Software-Abonnements
- Unkontrollierte Ausgaben
Tipp: Minimieren Sie Risiken, indem Sie für jede Anwendung eine verantwortliche Person benennen und Zugänge zentral verwalten.
Ein weiteres Kriterium für den Software-ROI in der IT ist der Supportbedarf der Nutzer:
- Anzahl und Häufigkeit von Support-Anfragen
- Bearbeitungszeit und Lösungsrate
- Wiederkehrende Probleme
Ungenutzte Lizenzen gehören zu den häufigsten versteckten Kosten im Softwareportfolio.
Fazit: Nutzen Sie den Software-ROI als Entscheidungshilfe
Es gibt keine universelle Methode zur Berechnung des Software-ROI. Als Produktverantwortlicher oder Software-Projektleiter sollten Sie verschiedene Ansätze nutzen, um den Erfolg Ihrer digitalen Tools zu analysieren.
Ein langfristig negativer ROI ist ein klares Zeichen dafür, dass Veränderungen notwendig sind. Gleichzeitig kann eine präzise ROI-Berechnung helfen, neue Software-Investitionen oder digitale Transformationsprojekte zu rechtfertigen.
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Häufig gestellte Fragen
Wie berechnet man den ROI einer Software?
Den ROI einer Software berechnen Sie, indem Sie vom Nutzen die Gesamtkosten abziehen und das Ergebnis durch die Gesamtkosten teilen: ROI = (Nutzen − Kosten) / Kosten × 100. Zu den Kosten gehören Lizenzen, Einführung, Integration, Schulung und Support. Den Nutzen bewerten Sie in Geld, etwa über eingesparte Arbeitszeit, weniger Fehler oder geringere Supportkosten, idealerweise über die gesamte Nutzungsdauer.
Was ist ein guter ROI bei Software?
Einen allgemeingültigen Richtwert gibt es nicht. Ein positiver Software-ROI bedeutet, dass der Nutzen die Kosten übersteigt. Entscheidend ist der Vergleich: mit alternativen Investitionen, mit der Renditeerwartung Ihres Unternehmens und mit der Nutzungsdauer. Amortisiert sich eine Software erst kurz vor dem Ende ihres Lebenszyklus, ist das Risiko hoch, selbst wenn der ROI rechnerisch positiv ist.
Was bedeutet ein ROI von 100 %?
Ein ROI von 100 % bedeutet, dass der Nutzen einer Investition doppelt so hoch ist wie ihre Kosten: Das eingesetzte Kapital ist vollständig zurückgeflossen und hat zusätzlich einen Gewinn in derselben Höhe erwirtschaftet. Kostet eine Software beispielsweise 100.000 € und bringt einen Nutzen von 200.000 €, liegt der ROI bei 100 %.
Was ist der Unterschied zwischen ROI und TCO?
Die Total Cost of Ownership (TCO) erfasst alle Kosten einer Software über ihren Lebenszyklus, von Lizenzen und Einführung über Betrieb und Wartung bis zu Schulung und Support. Der ROI setzt diese Kosten ins Verhältnis zum erzielten Nutzen. Die TCO ist damit eine wichtige Eingangsgröße für eine belastbare ROI-Berechnung, beantwortet aber allein nicht die Frage, ob sich die Investition lohnt.
Wie berechnet man den ROI in Excel?
In Excel tragen Sie den Gesamtnutzen in eine Zelle (zum Beispiel B1) und die Gesamtkosten in eine zweite Zelle (B2) ein. Die Formel =(B1-B2)/B2 liefert den ROI, den Sie über das Zellformat als Prozentwert anzeigen. Für Software lohnt es sich, Kosten und Nutzen pro Jahr in eigenen Zeilen aufzuschlüsseln, damit Sie auch die Amortisationszeit ablesen können.
