IT-Projektmanagement: Phasen, Methoden und 5 Best Practices für erfolgreiche IT-Projekte

IT-Projektmanagement umfasst die Planung, Steuerung, Überwachung und den Abschluss von IT-Vorhaben, etwa der Einführung eines ERP- oder CRM-Systems, einer Migration in die Cloud oder der Entwicklung einer neuen Anwendung. Es verbindet klassisches Projektmanagement mit den Besonderheiten der IT: eng verzahnte Systeme, wechselnde Anforderungen und eine Einführung, die bei den Anwendern ankommen muss. Ob ein IT-Projekt gelingt, hängt deshalb nicht allein von der Technik ab.

Da die Digitalisierung weiter voranschreitet und sich Informationssysteme rasant weiterentwickeln, sind IT-Abteilungen heute wichtiger denn je, um die digitale Transformation von Unternehmen voranzutreiben. IT-Abteilungen sind für die reibungslose Einführung neuer Anwendungen verantwortlich und stehen dabei oft vor der Herausforderung, die gesamte Organisation und die Endanwender einzubeziehen.

Wie kann man also ein IT-Projekt wirklich effektiv managen?

Seit 1994 führt die Standish Group Studien durch, um den Erfolg von IT- und Digitalisierungsprojekten zu bewerten. Die Ergebnisse sind eindeutig: Die Mehrheit dieser Projekte verfehlt ihre Ziele ganz oder teilweise. Im CHAOS Report 2020 wurden nur 31 % der untersuchten IT-Projekte als erfolgreich bewertet. Wie können Sie sicherstellen, dass Ihr Projekt zu diesen 31 % gehört?

Die folgenden fünf Best Practices haben sich in erfolgreichen IT-Projekten bewährt.

1. Die richtige Einstellung: IT-Projektmanagement erfordert zwischenmenschliche Kompetenzen

Wer sagt, dass Technologie und Mensch nicht an einem Strang ziehen können? Der größte Fehler beim IT-Projektmanagement ist die Annahme, dass vor allem die Technologie über den Erfolg des Projekts entscheidet. Dabei ist das Gegenteil der Fall.

Egal, ob ERP, Einkaufssoftware, CRM, Digital Workplace oder HRIS Software: Das IT-Tool, das Sie einführen, soll den Mitarbeitern helfen, sich auf Aufgaben mit einem höheren Mehrwert zu konzentrieren. Und das Unternehmen soll natürlich ebenfalls langfristig von einer höheren Wertschöpfung profitieren. Damit das klappt, müssen alle Beteiligten den Nutzen des IT-Projektes verstanden haben.

Für erfolgreiches IT-Projektmanagement müssen Sie also nicht nur eine neue Software einführen, sondern vor allem alle Projektbeteiligten ins Boot holen, und zwar von den Anwendern bis zur Unternehmensleitung. Das zeigt deutlich, dass IT-Projektmanagement nicht nur technisches Know-how erfordert, sondern auch zwischenmenschliche Kompetenzen, also Soft Skills.

2. Beziehen Sie die Endanwender von Anfang an in das Projekt ein

Ein IT-Tool einzuführen, ohne zuvor mit den Endanwendern zu sprechen, ist so, als führe man ein neues Produkt ohne vorherige Marktanalyse ein. In diesem Fall ist die Mühe meist vergebens.

Die Endanwender sind der Schlüssel für ein erfolgreiches IT-Projekt. Denn letzten Endes sind sie es, die das eingeführte IT-Tool nutzen … oder auch nicht. Um Ihre Erfolgschancen zu erhöhen, sollten Sie die Anwender deshalb in das IT-Projektmanagement einbeziehen. Wie? Indem Sie sie beispielsweise nach ihren Anforderungen fragen:

• Welche Probleme müssen sie Tag für Tag bewältigen?
• Was fehlt ihnen aktuell, um ihre Arbeit besser auszuführen?
• Welche Verbesserungen erhoffen sie sich von der Einführung einer neuen Software?
• Was halten sie von dem neuen IT-Tool, nachdem sie es das erste Mal eingesetzt haben?

Die Antworten auf diese Fragen helfen Ihnen dabei, die (strategischen und operativen) Unternehmensanforderungen zu erfassen und technisch umzusetzen. Und weil das Tool für die Endanwender eingeführt wird, vergessen Sie nicht, diese auch in der Folge über alle Veränderungen, mögen sie auch noch so unbedeutend sein, auf dem Laufenden zu halten. Allerdings sind die Endnutzer auch nicht die Einzigen, die einen direkten Einfluss auf den Erfolg oder Misserfolg Ihres IT-Projektmanagements haben.

3. Sichern Sie sich die Unterstützung von Sponsoren

Eine der wichtigsten Best Practices im IT-Projektmanagement ist die Unterstützung durch Sponsoren. Warum? Stellen wir die Frage andersherum:

Wer tritt für das Projekt ein, wenn keine Sponsoren da sind?

Für IT-Projektmanagement gelten dieselben Grundregeln wie für jedes Projektmanagement. Während des gesamten Einführungsprozesses braucht man Personen, die das Projekt unterstützen. Sie brauchen Sponsoren, die den Wert des IT-Projektes einschätzen können, darüber kommunizieren und sich dafür einsetzen.

Im Übrigen ist es nicht nur wichtig, Sponsoren unter den Anwendern zu haben, sondern auch innerhalb der Unternehmensleitung. Denn nur wenn die Unternehmensleitung den Wert des IT-Projektes kennt, ist sie in der Lage, Sie bei der Umsetzung zu unterstützen. Aber das ist immer noch nicht alles.

4. Gutes IT-Projektmanagement setzt Methodik und Realitätssinn voraus

Die Standish Group misst in ihrem „CHAOS Report“ den Erfolg eines IT-Projektes anhand von drei Kriterien: Einhaltung des Budgets, Einhaltung des Zeitplans und Erreichung der vorgesehenen Ziele. Diese drei Kriterien entsprechen dem sogenannten magischen Dreieck des Projektmanagements.

Viele IT-Projekte verfehlen mindestens eines dieser Kriterien: Sie überschreiten das Budget, verzögern sich oder liefern nicht die vorgesehenen Funktionen.

Effizientes IT-Projektmanagement setzt also ein gutes Maß an Methodik und Realitätssinn voraus. Zur Methodik gehören so grundlegende Elemente wie klare Ziele und ein eindeutiges Pflichtenheft. Realitätssinn hilft dabei, Ziele festzulegen, die erreichbar sind, zu den verfügbaren Ressourcen passen und die tatsächliche Ausgangslage berücksichtigen.

Agile Methoden haben sich in vielen IT-Projekten bewährt, weil sie flexibel auf neue Anforderungen reagieren; welche Methode am besten passt, hängt jedoch vom Projekt ab. Und die Methode ist nicht alles.

Warum scheitern IT-Projekte?

Wie groß das Risiko ist, zeigt eine Analyse von McKinsey und der Universität Oxford: Große IT-Projekte überschreiten ihr Budget im Durchschnitt um 45 % und ihren Zeitplan um 7 %, während sie 56 % weniger Nutzen liefern als geplant. Rund 17 % der Projekte laufen so stark aus dem Ruder, dass sie sogar die Existenz des Unternehmens gefährden können (McKinsey, 2012).

Als Hauptursachen nennen die Autoren laut CIO:

• unklare Ziele und einen fehlenden Fokus auf den geschäftlichen Nutzen,
• inhaltliche Probleme wie unerwartete technische Komplexität und sich ändernde Anforderungen,
• fehlende Kompetenzen und mangelnde Abstimmung im Projektteam,
• Führungsfehler, etwa unrealistische Termine oder eine rein reaktive Planung.

Hinzu kommt ein Faktor, der in vielen Statistiken untergeht: die Akzeptanz bei den Anwendern. Ein technisch fehlerfreies System bringt keinen Nutzen, wenn die Mitarbeiter es nicht oder nur eingeschränkt nutzen. Deshalb gehören eine frühzeitige Einbindung der Fachbereiche, Anwenderschulung und Change-Management in jeden Projektplan.

5. Bilden Sie ein Team, das über das notwendige Know-how verfügt

Diese Best Practice ist nahezu untrennbar mit erfolgreichem IT-Projektmanagement verbunden: ein gutes Team! Was aber zeichnet ein gutes Team aus?

Ein Team für erfolgreiches IT-Projektmanagement ist:

• ein Team mit technischem Know-how und zwischenmenschlichen Kompetenzen.
• ein Team mit einer lösungsorientierten Denkweise.
• ein Team, das vertrauensvoll zusammenarbeitet.

Der Erfolg Ihres IT-Projektes beschränkt sich also nicht nur auf fassbare Voraussetzungen. Das Team muss darüber hinaus Mitglieder mit sich ergänzenden Fähigkeiten vereinen, es muss in der Lage sein, für viele plötzlich auftretende Probleme Lösungen zu finden, es muss flexibel sein und vor allem als Team zusammenarbeiten können.

Zusammenfassung: die 5 Best Practices für erfolgreiches IT-Projektmanagement

IT-Projektmanagement erfordert vor allem zwischenmenschliche Kompetenzen. Damit Ihr Projekt zu den 31 % der erfolgreichen IT-Projekte gehört, sollten Sie also die folgenden 5 Best Practices beachten:

1. Die richtige Einstellung an den Tag legen: zuerst an den Menschen und dann an die Technologie denken.
2. Die Endanwender von Anfang an einbeziehen.
3. Sponsoren gewinnen.
4. Methodisch und realistisch handeln.
5. Ein gutes Team zusammenstellen, das komplementäre Fähigkeiten besitzt.

Zum Schluss sollten Sie daran denken, die Auswirkungen des eingeführten IT-Tools zu messen. Anhand der erhaltenen – quantitativen und qualitativen – Daten können Sie dann das Tool langfristig verbessern.

Welche Methoden gibt es im IT-Projektmanagement?

Im IT-Projektmanagement haben sich drei Ansätze durchgesetzt. Welcher passt, hängt davon ab, wie stabil die Anforderungen sind, wie stark das Umfeld reguliert ist und wie eng die Fachbereiche mitarbeiten können:

Laut Haufe Akademie ist der hybride Ansatz in größeren Unternehmen oft die praktikabelste Wahl. Für die Priorisierung von Anforderungen eignen sich Techniken wie die MoSCoW-Methode. Gängige Werkzeuge sind Gantt-Diagramme, Kanban-Boards und Projektmanagement-Software wie Jira, Microsoft Project oder Asana. Wer viele Projekte parallel steuert, ergänzt dies um ein Projektportfoliomanagement (PPM).

Welche Phasen durchläuft ein IT-Projekt?

Unabhängig von der Methode lässt sich jedes IT-Projekt in Phasen gliedern. Die Haufe Akademie unterscheidet fünf Schritte:

1. Initiierung: Bedarf und Nutzen klären, Ziele, Projektumfang, Stakeholder und Entscheidungswege festlegen.
2. Planung: Ziele in Zeitplan, Budget, Ressourcen, Meilensteine und Risiken übersetzen, einschließlich Kommunikations- und Testplan.
3. Durchführung und Steuerung: Fortschritt, Qualität und Risiken über Statusberichte und Reviews verfolgen; Änderungen über einen formalen Change-Prozess steuern.
4. Test, Go-live und Übergabe: die Lösung prüfen, ausrollen und nach dem Go-live in einer Hypercare-Phase begleiten, bevor sie an den Betrieb übergeht.
5. Abschluss: Zielerreichung und Nutzen bewerten, das Projekt dokumentieren und Erfahrungen (Lessons Learned) festhalten.

Ein häufiger Fehler ist es, die Planung mit dem Go-live enden zu lassen. Gerade bei Softwareeinführungen entscheidet sich der Erfolg oft erst in den Wochen danach, wenn die Anwender im Alltag mit dem neuen System arbeiten. Planen Sie deshalb Schulungen, Hilfen für die Anwender und die Messung der tatsächlichen Nutzung als feste Bestandteile des Projekts ein – nicht als nachträgliche Aufgabe des Supports.