Die Grenzen von E-Learning zeigen sich bei Software-Schulungen besonders deutlich: Das Wissen wird außerhalb der Anwendung vermittelt und ist beim ersten echten Einsatz oft schon vergessen. Hinzu kommen fehlende Motivation und Zeit, ein hoher Erstellungsaufwand, Inhalte, die mit jedem Update veralten, und wenig Bezug zur eigenen Rolle. Wirksamer ist eine Kombination aus kurzen Lerneinheiten und Hilfe direkt in der Software.
Das Wichtigste in Kürze
- E-Learning vermittelt Software-Wissen außerhalb der Anwendung – bis zum ersten echten Einsatz ist vieles wieder vergessen.
- Selbstgesteuertes Lernen setzt Motivation und Zeit voraus; beides fehlt im Arbeitsalltag häufig.
- E-Learning-Module sind aufwendig zu erstellen und veralten mit jedem Software-Update.
- Kurze Lerneinheiten und interaktive Anleitungen direkt in der Software ergänzen E-Learning dort, wo es an seine Grenzen stößt.
Praktisch, flexibel, günstiger als Präsenzschulungen: Die Vorteile von E-Learning liegen auf der Hand und überzeugen viele Unternehmen. Ist diese Weiterbildungsmethode aufgrund ihrer offensichtlichen Vorzüge jedoch ohne Einschränkung für die betriebliche Fortbildung geeignet?
Die Frage stellt sich vor allem in Bezug auf Softwareschulungen. Microsoft 365, SAP, Oracle, Workday, Salesforce: Die Anzahl der Softwaretools und Features, die das Tagesgeschäft erleichtern sollen, steigt unaufhörlich an. Software-Trainings müssen daher nicht wenige Hürden überwinden – Schnelligkeit, Zugänglichkeit, Personalisierung, Aktualisierung u. v. m. –, damit die Hilfsmittel optimal eingesetzt werden.
Ist E-Learning für das Software-Training sinnvoll? Wo liegen die Grenzen von E-Learning? Welche Alternative gibt es? Bei Knowmore erfahren Sie mehr darüber.
E-Learning: praxisfremdes Training
Würden Sie einen Kochkurs belegen, der in einem Badezimmer stattfindet? Beim Software-Training ist es nicht anders! Den Umgang mit einer Software außerhalb der Software zu lernen ist schwierig. Der Grund ist schnell erklärt: Ein User kann sich nicht alles merken, was er in einer E-Learning-Schulung vermittelt bekommt. Wenn er die Software dann zu einem späteren Zeitpunkt nutzt, hat er oft Mühe, sich alle Details wieder ins Gedächtnis zu rufen.
Ein konkretes Beispiel: Ein Mitarbeiter hat ein Schulungsmodul dazu absolviert, wie er in der Software Sopra HR Urlaub beantragt. Will er dies einige Tage, Wochen oder gar Monate später praktisch umsetzen, kann er sich vielleicht nicht mehr daran erinnern. Die Folge: Da er nicht mehr weiß, was er tun muss, bittet er einen Kollegen um Hilfe, absolviert das entsprechende Schulungsmodul erneut oder stellt eine Supportanfrage an die IT. Das bedeutet einen Zeit- und Effizienzverlust für die Mitarbeiter. Wie aber kann man das Software-Training in diesem Fall verbessern? Indem man die User direkt in der Software schult!
Digitale Adoptionsplattform: Schulung direkt in der Software
Mit einer Digital Adoption Platform (DAP), beispielsweise von Knowmore, führen Sie ein Software-Training direkt in der betreffenden Software durch. Das Prinzip: Ihre Mitarbeiter können bei Bedarf direkt in der Software auf interaktive Anleitungen zugreifen, die ihnen dann Schritt für Schritt ein bestimmtes Feature erklären. Ob HRIS-Software, CRM-System, ERP-Tool oder interne Lösung: Die User haben die benötigten Informationen dann zur Verfügung, wenn sie sie benötigen. Das Ergebnis: Sie zeigen weniger Widerstand gegenüber digitalen Tools, sie brechen Vorgänge seltener ab, digitale Akzeptanz und Performance sind besser!
E-Learning-Schulung: fehlende Motivation
Nicht alle Mitarbeiter sind von Natur aus motiviert oder diszipliniert – schon gar nicht, wenn es um den Umgang mit Software geht. Ein Vorteil von E-Learning ist zwar die hohe Flexibilität, doch dies kann zur Hürde werden, wenn es um die Verbesserung der digitalen Kompetenzen geht. Denn beim E-Learning müssen sich die Lernenden selbst motivieren, die Online-Schulung regelmäßig zu absolvieren, da kein Trainer da ist, der den Ablauf der Schulung konstant überwacht. Da Sie keinen Einfluss auf die Motivation und damit den Lernfortschritt haben, ist die Effizienz des Fortbildungsangebots unter Umständen nicht gewährleistet.
Mehr Motivation durch Learning by Doing
Gibt es eine Möglichkeit, die Mitarbeiter beim Software-Training zu motivieren?
Die oft zitierte „Lernpyramide“ mit festen Behaltensquoten ist wissenschaftlich nicht belegt. Ihr Kern trifft dennoch zu: Je aktiver wir beteiligt sind, desto besser behalten wir das Gelernte. Was wir selbst ausführen, verankert sich stärker als das, was wir nur hören oder lesen. Welches Fazit ziehen wir daraus? Beim Software-Lernen ist die Praxis durch nichts zu ersetzen.
Bei Learning by Doing lernen die Mitarbeiter durch aktive Umsetzung, indem sie eine Aufgabe ausführen! Und der eingebettete User Support von Knowmore hilft Usern genau dann, wenn sie es nötig haben. Eine Bestellung mit der Procurement-Software Ivalua tätigen? Ein Ticket in Jira Service Management erstellen? Eine SMS über die Salesforce Marketing Cloud versenden? Alles kein Problem, denn mit der Digital Adoption Platform (DAP) lernen die Mitarbeiter das entsprechende Feature direkt in der Software, und zwar dann, wenn sie nicht mehr weiterwissen. Mit dieser Methode lernen sie schneller und einfacher. Und sie behalten das Gelernte besser, weil sie es sofort anwenden. Warum das ohne Wiederholung und Anwendung kaum gelingt, erklärt die Vergessenskurve nach Ebbinghaus.
Und sonst noch? Durch Push-Benachrichtigungen in der DAP von Knowmore kommunizieren Sie mit Ihren Mitarbeitern direkt in der Software. Auf diese Weise sind Software-Trainings motivierender und interaktiver!
E-Learning für Software: überholte Inhalte
Eine Schulung zu erstellen ist sehr zeitaufwendig. E-Learning bietet zwar diverse Vorteile, das gilt jedoch nicht für den Zeitaufwand für die Erstellung der Inhalte und Module. Die Erstellung eines E-Learning-Basismoduls dauert im Durchschnitt 79 Stunden, während man denselben Inhalt für eine Präsenzveranstaltung in 43 Stunden vorbereitet. (Chapman Alliance, 2010; Durchschnittswerte je Stunde fertigen Lerninhalts)
Die Grenzen von E-Learning bestehen unter anderem darin, dass die Inhalte zu statisch sind, obwohl es im Zeitalter der digitalen Transformation heute unabdingbar ist, diese regelmäßig und mit wenig Aufwand aktualisieren zu können. Gibt es eine bessere Lösung?
Ein Software-Training mit nur wenigen Klicks erstellen, ändern und aktualisieren
Mit Knowmore müssen Sie nicht Stunden aufwenden, um Content für ein Software-Training zu erstellen, zu ändern oder zu aktualisieren. Ob Sie sich für Anleitungen „von der Stange“ entscheiden oder Inhalte selbst erstellen: Es ist möglich, eine Schulung mit nur wenigen Klicks zur Verfügung zu stellen. Spezielles technisches Know-how ist dafür nicht erforderlich.
E-Learning-Training: standardisierte Inhalte
Ein großer Nachteil von E-Learning liegt darin, dass die Inhalte zu standardisiert sind. E-Learning-Module sind oftmals starr, nicht personalisiert und erscheinen daher den Mitarbeitern praxisfremd. Was also tun?
Ein maßgeschneidertes Software-Training erstellen
Können Sie sich vorstellen, dass es möglich ist, ein Software-Training so zu personalisieren, dass es den individuellen Anforderungen der User entspricht? Mit Knowmore personalisieren Sie Schulungsinhalte je nach Land, Abteilung, Funktion oder Aufgabe im Handumdrehen. Ihre Mitarbeiter haben nur auf Informationen Zugriff, die sie tatsächlich für ihre Arbeit benötigen. Das ist effizienter!
E-Learning-Schulung: zu wenig Zeit
Nicht nur die Erstellung eines E-Learning-Moduls kostet Zeit, auch die Lernenden müssen Zeit haben, es zu absolvieren. Wissen Sie, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter für diesen Zweck aufwenden können?
Vermutlich nicht viel, oder? Es ist leider heute Realität, dass die Beschäftigten nicht viel Zeit für Schulungen haben. Die Flexibilität, die E-Learning bietet, ist zwar schön und gut, doch der Lernende muss sich die notwendige Zeit nehmen können, und das regelmäßig. Was kann man da tun?
Software-Training in Form von Microlearning-Modulen
Microlearning (auf Deutsch Mikrolernen) ist eine Lernmethode, die sich gut in einen vollen Arbeitsalltag einfügt. Sie basiert auf dem Prinzip, dass die Mitarbeiter durch sehr kurze Trainingsmodule lernen. Eine Einheit dauert meist nur wenige Minuten. Das Ergebnis? Das Lernen ist flexibel, schnell und vor allem effizient. Die User behalten das Gelernte besser, da der Schulungsinhalt kurz gefasst ist.
Sie sehen also: E-Learning ist praxisfremd, nicht sehr motivierend, zu statisch, zu standardisiert und oft zu unflexibel, sodass es für ein Software-Training allein selten ausreicht. Angesichts der digitalen Transformation ist ein Tool wie eine Digital Adoption Platform die bessere Wahl, um die Einführung neuer Software und deren Akzeptanz zu unterstützen.
Wann ist E-Learning für Software-Schulungen trotzdem sinnvoll?
E-Learning spielt seine Stärken aus, wenn Wissen unabhängig von einzelnen Klickwegen vermittelt werden soll: etwa die Logik eines neuen Beschaffungsprozesses, Datenschutzregeln im CRM oder die Grundbegriffe eines ERP-Systems. Auch für Pflichtschulungen, bei denen die Teilnahme nachgewiesen werden muss, ist ein E-Learning-Modul mit Abschlusstest praktisch.
Schwieriger wird es bei Wissen, das erst Wochen später gebraucht wird, und bei knappen Zeitbudgets. In einer Bitkom-Umfrage vom März 2026 unter 604 Unternehmen nennen 40 % fehlende Zeit als Hindernis für Weiterbildungen zu Digitalthemen; 39 % geben an, dass die Schulungen nicht die erwarteten Ergebnisse bringen. Für Software-Schulungen empfiehlt sich deshalb eine klare Aufgabenteilung:
- Vor dem Go-live: E-Learning für Prozesse und Begriffe, Präsenzschulungen für Key-User.
- Zum Go-live: interaktive Anleitungen für die wichtigsten Vorgänge direkt in der Anwendung.
- Nach dem Go-live: Inhalte bei jedem Update anpassen und Nutzungsdaten auswerten, um Wissenslücken zu erkennen.
So setzen Sie E-Learning dort ein, wo es seine Stärken hat, und schließen die Lücke zwischen Schulung und Arbeitsalltag mit Unterstützung im Moment der Nutzung.
E-Learning, Präsenzschulung oder Hilfe in der Software: Was eignet sich wofür?
Die Grenzen von E-Learning bedeuten nicht, dass das Format ausgedient hat. Entscheidend ist, welches Lernziel Sie verfolgen und wann Ihre Mitarbeitenden das Wissen tatsächlich brauchen. Die folgende Übersicht hilft bei der Auswahl:
| Format | Stärken | Grenzen | Geeignet für |
|---|---|---|---|
| E-Learning | orts- und zeitunabhängig, für viele Lernende skalierbar, Teilnahme nachweisbar | Lernen außerhalb der Anwendung, hoher Erstellungs- und Pflegeaufwand, Selbstmotivation nötig | Grundlagen, Prozesswissen, Pflichtschulungen |
| Präsenzschulung | direkter Austausch, Rückfragen sofort möglich | bindet viel Arbeitszeit, Inhalte später schwer abrufbar | Key-User, komplexe Prozesse, Projektstart |
| Microlearning | kurze Einheiten, leicht in den Arbeitsalltag integrierbar | für komplexe Zusammenhänge allein zu knapp | Auffrischung, einzelne Funktionen |
| Interaktive Anleitungen in der Software | Hilfe im Moment der Nutzung, Lernen am echten Vorgang | ersetzen kein Grundverständnis der Prozesse | seltene Vorgänge, Go-live, Updates |
In der Praxis bewährt sich eine Kombination: Grundlagen per E-Learning oder Präsenzschulung, Auffrischung in kurzen Einheiten und Unterstützung direkt in der Anwendung, sobald die Mitarbeitenden die Software im Alltag nutzen.
Häufig gestellte Fragen
Welche Nachteile hat E-Learning bei Software-Schulungen?
E-Learning vermittelt Software-Wissen außerhalb der Anwendung, sodass vieles bis zum ersten echten Einsatz vergessen ist. Die Lernenden müssen sich selbst motivieren und Zeit einplanen, die Erstellung der Module ist aufwendig, und die Inhalte veralten bei jedem Software-Update. Zudem sind Standardmodule selten auf Rolle, Abteilung oder Land der Nutzer zugeschnitten.
Kann E-Learning eine Präsenzschulung ersetzen?
Teilweise. E-Learning eignet sich gut für Grundlagen, Begriffe und Pflichtinhalte, die viele Mitarbeitende zeitunabhängig lernen sollen. Für Key-User, komplexe Prozesse und den direkten Austausch bleibt die Präsenzschulung sinnvoll. Bei Software-Schulungen wirkt eine Kombination aus E-Learning, Präsenzterminen und Hilfe direkt in der Anwendung meist am besten.
Wie lange dauert es, ein E-Learning-Modul zu erstellen?
Laut einer Erhebung der Chapman Alliance aus dem Jahr 2010 benötigt eine Stunde einfaches E-Learning im Durchschnitt 79 Stunden Entwicklungszeit (Spanne 49 bis 125 Stunden), eine Stunde Präsenzschulung dagegen 43 Stunden. Interaktive E-Learning-Formate sind deutlich aufwendiger. Die Werte sind älter, zeigen aber, warum häufige Updates bei E-Learning teuer werden.
Welche Alternativen zu E-Learning gibt es für Software-Schulungen?
Zu den wichtigsten Alternativen und Ergänzungen zählen Präsenz- und Live-Online-Schulungen, Microlearning mit kurzen Lerneinheiten, Simulationen der Anwendung zum gefahrlosen Üben sowie interaktive Anleitungen, die eine Digital Adoption Platform direkt in der Software einblendet. Welche Kombination passt, hängt von Zielgruppe, Komplexität der Prozesse und Häufigkeit der Updates ab.
Wie verhindert man, dass Gelerntes nach einer Software-Schulung vergessen wird?
Am wirksamsten ist es, das Gelernte möglichst schnell anzuwenden und regelmäßig zu wiederholen. Planen Sie Schulungen kurz vor dem Go-live, bieten Sie kurze Auffrischungseinheiten an und stellen Sie Hilfe direkt in der Software bereit, damit Mitarbeitende seltene Vorgänge im Moment der Nutzung nachschlagen können, statt sich an eine Schulung vor Wochen zu erinnern.
