Change-Management-Grundsätze: 10 Prinzipien für erfolgreiche Softwareeinführungen

Change-Management-Grundsätze sind handlungsleitende Prinzipien, die Veränderungen im Unternehmen zum Erfolg führen. Bei der Einführung neuer Software lauten die wichtigsten: sorgfältig planen, Widerstände früh erkennen, offen kommunizieren, alle Betroffenen einbeziehen, Unterstützung individuell gestalten, im Arbeitsalltag schulen, Wirkung messen und den Austausch mit den Nutzenden dauerhaft pflegen. Die zehn Grundsätze im Überblick.

Change Management ist essenziell, denn alte Gewohnheiten lassen sich bekanntlich nur schwer ablegen. Wenn Sie von heute auf morgen einen anderen Weg zur Arbeit nehmen müssten, statt des Weges, den Sie seit Jahren gewohnt sind, würde es eine Weile dauern, bis Sie sich daran gewöhnt hätten. Ihren Mitarbeitenden geht es genauso, wenn sie mit neuer Software arbeiten sollen!

Nach monatelanger, intensiver Vorbereitung und vielen technischen Anpassungen führen Sie nun endlich die neuen Anwendungen ein: ein maßgeschneidertes CRM-System, um die Prozesse des Vertriebsteams zu optimieren, eine HRIS-Software, die die Abläufe im Personalwesen reibungsloser gestaltet und Daten zentralisiert, oder eine Beschaffungsmanagement-Software, die Lagerverwaltung und Einkaufsprozesse verbessert.

In der Theorie klingt das alles wunderbar. In der Praxis jedoch trägt das Vertriebsteam wichtige Informationen weiterhin hartnäckig in die altbekannten Tabellenkalkulationsprogramme ein, die Mitarbeitenden senden ihre Urlaubsanträge nach wie vor per E-Mail an die Vorgesetzten, und die Betriebsmitarbeitenden weigern sich schlicht, die neue Einkaufssoftware zu nutzen.

Was also tun? Weil es bei neuen Tools nicht nur um eine erfolgreiche Implementierung geht, sondern auch um eine effektive und korrekte Nutzung, gibt Ihnen Knowmore zehn praktische Ratschläge, mit denen Sie Change-Management-Projekte zum Erfolg führen. Die Zauberformel lautet: unterstützen, kommunizieren und schulen.

1. Change Management sorgfältig planen

Dass jedes neue Projekt mit einer guten Planung beginnt, ist nichts Neues. Und das nicht ohne Grund: Ohne sorgfältige Planung überschreiten Projekte schnell Budget und Zeitplan, oder vorgesehene Funktionen fehlen am Ende.

Daher ist die Planungsphase ausschlaggebend: Machen Sie eine Bestandsaufnahme des Projektes, in die Sie die bestehenden und zukünftigen Tools, die Geschäftsprozesse und die betroffenen Mitarbeiter einbeziehen.

2. Widerstände gegen die Veränderung vorhersehen und abbauen

Es reicht nicht aus, das Projekt nur in groben Zügen zu planen. Darüber hinaus sollten Sie den „Aspekt Mensch“ berücksichtigen. Laut McKinsey verfehlen rund 70 % der Veränderungsprogramme ihre Ziele – vor allem wegen Widerständen der Mitarbeitenden und fehlender Unterstützung durch das Management. Damit man diesen Widerstand abbauen kann, sollte man zunächst wissen, worauf er beruht. „Noch eine neue Software mehr!“, „Was bringt es mir, wenn ich sie nutze?“, „Mir liegt der Umgang mit digitalen Tools nicht“. Das sind nur einige der möglichen Einwände gegenüber einer neuen Software.

3. Vor, während und nach der Umsetzung des Projektes klar kommunizieren

Kommunizieren Sie nicht nur, um Widerstände Ihrer Mitarbeiter abzufangen, sondern auch, um diese über die Fortschritte des Projektes zu informieren.

Etwa jedes fünfte Projekt scheitert an unzureichender Kommunikation.
Quelle: Project Management Institute, „Pulse of the Profession“, 2013

4. Alle Mitarbeiter in das Projekt einbeziehen

Change Management geht alle an! Warum? Ganz einfach, weil alle Mitarbeiter des Unternehmens davon betroffen sind: von den Businessteams über den Personalbereich und die Projektteams bis hin zum Chief Technology Officer (CTO).

5. Individuelle Botschaften zur Unterstützung entwickeln

Sie setzen ein umfangreiches Projekt um, bei dem sich 1 000, 20 000 oder vielleicht sogar 100 000 Mitarbeiter mit neuen Anwendungen vertraut machen müssen? Die Herausforderung besteht darin, jeden Einzelnen von ihnen individuell zu unterstützen! Und wenn die Lösung dazu in den Tools selbst läge? Mit einer Digital Adoption Platform wie K-NOW von Knowmore können Sie Support- und Schulungsinhalte mit nur wenigen Klicks personalisieren, und zwar für jede Sprache, jeden Geschäftsbereich und jede Rolle.

6. Die Mitarbeiter während des ganzen Projektes schulen

Wer sagt, dass man Wochen warten muss, bevor man die Anwender in einem neuen Tool schult? Das Geheimnis für die Akzeptanz einer Software ist das richtige Timing: Ihre Mitarbeiter müssen zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort geschult werden. Der richtige Zeitpunkt ist in diesem Fall dann, wenn ein Mitarbeiter selbst Bedarf hat. Und der richtige Ort ist die betroffene Anwendung!

7. Mit den Mitarbeitern von unten nach oben (Bottom-up) und von oben nach unten (Top-down) kommunizieren

Bei einer neuen Software endet Change Management nicht mit ihrer Einführung. Damit Change Management Bestand hat, müssen Sie mit den Anwendern kommunizieren. Und auch hier gilt, dass Sie dies direkt in den jeweiligen Tools machen können, zum Beispiel durch Push-Benachrichtigungen. Es gibt ungezählte Möglichkeiten: Informieren Sie über eine neue Funktion, gratulieren Sie einem Team zu den Quartalsergebnissen, versenden Sie Umfragen.

8. Auswirkungen der Veränderungen und Performance der Mitarbeiter messen

Ein Projekt durchzuführen, ohne seine Auswirkungen zu messen, ist so, als würde man sich durch die Dunkelheit vortasten. Denn in diesem Fall wissen Sie weder, wohin Sie gehen, noch welche Hindernisse Sie ausräumen müssen. Change Management bei Software muss ebenfalls mit Indikatoren gemessen werden: Dabei geht es um Punkte wie die Analyse des Zeitplans, das Budget, die Qualität oder die Effizienz des Projektes. Was Ihnen das bringt? Die Möglichkeit, das Projekt zu beurteilen und gegebenenfalls Änderungen in die Wege zu leiten, wenn die gesteckten Ziele nicht erreicht werden.

9. Ein offenes Ohr für die Anliegen der Mitarbeiter

Die Anwender sind von der Veränderung nicht nur am stärksten betroffen, sondern sie sind auch wertvolle Verbündete, wenn Sie es geschickt anstellen. Also nutzen Sie das!

Viele Nutzerinnen und Nutzer melden Probleme gar nicht, sondern umgehen das neue Tool einfach.

10. Diskussion fortführen

Sie haben die neuen Softwaretools bravourös eingeführt? Herzlichen Glückwunsch! Doch lassen Sie nun in Ihren Anstrengungen nicht nach. Das Erfolgsrezept für die Akzeptanz einer Software ist die Ausdauer. Denn es ist ein offenes Geheimnis: Hören Sie nicht auf, über das Projekt zu sprechen, tauschen Sie sich mit den Anwendern über die Tools aus, bitten Sie sie um Feedback und – warum auch nicht – fragen Sie sie nach ihrer Meinung vor der Einführung einer zukünftigen Software.

Welche Rolle spielen Führungskräfte im Change Management?

Ein Grundsatz zieht sich durch alle zehn Punkte: Veränderung braucht sichtbare Führung. In der Langzeitforschung von Prosci steht die aktive, sichtbare Unterstützung durch einen Sponsor aus dem Topmanagement an erster Stelle der Erfolgsfaktoren. Projekte mit äußerst wirksamen Sponsoren erreichten ihre Ziele demnach in 79 % der Fälle, Projekte mit äußerst unwirksamen Sponsoren nur in 27 %.

Für die Praxis bedeutet das:

• Die Geschäftsführung erklärt selbst, warum die neue Software eingeführt wird und welches Ziel damit verbunden ist.
• Führungskräfte nutzen die neue Anwendung sichtbar selbst, statt Ausnahmen für sich zu beanspruchen.
• Direkte Vorgesetzte sprechen mit ihren Teams über die konkreten Auswirkungen auf deren Arbeit – laut Prosci bevorzugen 58 % der Beschäftigten diesen Kanal.
• Das Management stellt Zeit, Budget und Personal für Schulung und Begleitung bereit.

Besonders wichtig sind die direkten Vorgesetzten: Sie übersetzen die Ziele des Topmanagements in die Sprache ihrer Teams und erkennen Widerstände oft als Erste. Fehlt dieser Rückhalt, bleiben selbst gut geplante Kommunikations- und Schulungsmaßnahmen wirkungslos.

Grundsätze, Methoden, Erfolgsfaktoren: Was ist der Unterschied?

Im Change Management werden drei Begriffe oft vermischt, die unterschiedliche Fragen beantworten:

Die zehn Grundsätze in diesem Artikel gelten unabhängig davon, welches Modell Sie wählen. Welche strukturierten Vorgehensweisen es gibt, zeigt unser Überblick über die wichtigsten Methoden des Veränderungsmanagements. Welche Faktoren über Erfolg oder Misserfolg eines Veränderungsvorhabens entscheiden, lesen Sie im Beitrag zu den Erfolgsfaktoren eines Change-Prozesses. Kombiniert ergeben Grundsätze, Methode und Erfolgsfaktoren ein belastbares Change-Management-Konzept.

Bei einer Softwareeinführung kann das so aussehen: Die Grundsätze legen fest, dass die Nutzenden früh beteiligt und im Arbeitsalltag unterstützt werden. Ein Modell wie ADKAR strukturiert den Weg vom Bewusstsein für die Veränderung bis zu ihrer Verankerung. Erfolgsfaktoren wie ein engagierter Sponsor und ausreichende Ressourcen sorgen dafür, dass beides auch umgesetzt wird.