Warum ist eine Digital Adoption Platform heute unverzichtbar? Vorteile und Nutzen

Eine Digital Adoption Platform (DAP) lohnt sich, weil sie Mitarbeitende direkt in ihrer Software anleitet: Neue Anwendungen werden schneller beherrscht, Bedienfehler und Supportanfragen gehen zurück, und Schulungsinhalte lassen sich nach Updates zügig anpassen. Gleichzeitig zeigen Nutzungsdaten, ob sich Investitionen in ERP-, CRM- oder HR-Systeme tatsächlich auszahlen. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Vorteile im Überblick.

Sie fragen sich, warum Ihre Mitarbeiter nur schwer mit neuen Tools zurechtkommen? Sie wissen nicht, wie Sie die Beschäftigten dazu bringen, eine Software gern zu nutzen? Was wäre, wenn der Schlüssel darin bestünde, sie direkt in der Software zu schulen? An der Schnittstelle von digitaler Transformation, Veränderungsmanagement und Innovation können Digital Adoption Platforms (DAPs) Usern dabei helfen, das ganze Potenzial von Softwaretools auszuschöpfen. Bei Knowmore erfahren Sie, welche Vorteile diese Hilfsmittel bieten, wenn es darum geht, Mitarbeiter im Umgang mit ihrer Software im Tagesgeschäft zu unterstützen.

Was ist eine Digital Adoption Platform?

Eine Digital Adoption Platform ist eine digitale Lösung, die direkt in die Unternehmenssoftware integriert ist und Anwendern durch eingebettete interaktive Anleitungen den Umgang mit der Software erleichtert. Mit einem derartigen eingebetteten User-Support schulen sich die Mitarbeiter, während sie mit dem Tool arbeiten, und zwar ganz autonom und genau dann, wenn sie Bedarf haben. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein ERP-System, ein HRIS-Tool, eine Einkaufssoftware, ein CRM-System oder ein anderes Onlinetool handelt.

Digital Adoption Platforms: unverzichtbar für die digitale Transformation

Es ist gut, digitale Tools zur Verfügung zu haben, noch besser ist es aber, wenn man diese auch optimal beherrscht.

Digital Workplace, HRIS, CRM, ERP, Intranet … Heutzutage arbeiten die Mitarbeiter im Tagesgeschäft mit den verschiedensten Anwendungen. Immer öfter müssen sie sich dabei in Rekordzeit mit neuen Tools vertraut machen, damit ihre Leistung nicht leidet. Angesichts des rasanten Wandels im Softwarebereich, der immer umfangreicheren Funktionen und der Tatsache, dass die Beschäftigten sehr unterschiedliche IT-Kenntnisse besitzen, wird es immer wichtiger, jedem eine maßgeschneiderte Unterstützung anzubieten.

Digital Adoption Platforms begleiten User Schritt für Schritt beim Umgang mit einer Software und stellen damit den Menschen ins Zentrum der digitalen Transformation. Denn man darf nicht außer Acht lassen, dass die Art, wie die Mitarbeiter ihre Software im Tagesgeschäft beherrschen, heute für Unternehmen entscheidend ist, um ihre Zukunftsfähigkeit zu sichern. Wie genau kann eine Digital Adoption Platform Sie nun im Rahmen der digitalen Transformation unterstützen?

Die Vorteile einer Digital Adoption Platform im Überblick

Eine DAP wirkt nicht nur bei den Anwendern, sondern bei allen Beteiligten eines Softwareprojekts. Die folgende Übersicht zeigt, wer welchen Nutzen hat und woran Sie ihn messen können. Legen Sie diese Kennzahlen am besten schon vor der Einführung fest:

Besonders deutlich zeigt sich der Nutzen im Support: Weil die Anwender wiederkehrende Fragen mithilfe interaktiver Anleitungen selbst lösen, sinkt die Zahl der Tickets, und das Supportteam gewinnt Zeit für technische Störungen. Wie das im Detail funktioniert, erklärt unser Beitrag zum Application Support mit einer DAP.

Digital Adoption Platform: ein „Software-GPS“ direkt in der Anwendung

Sie scheuen sich davor, in ein weiteres Tool zu investieren, da Sie befürchten, dass Ihre Angestellten auch dieses – wie so viele andere – ablehnen oder nicht optimal einsetzen? Dann ändern Sie doch einfach Ihre Vorgehensweise! Wenn Unternehmenssoftware nur ungenügend genutzt wird, dann liegt das oft daran, dass sie die Anforderungen der User nicht erfüllt.

Rund die Hälfte (49,96 %) der installierten Software wurde von den Beschäftigten nicht genutzt. Grundlage ist die Auswertung von mehr als 6 Millionen Geräten in 8 Branchen und 12 Regionen. (Quelle: Nexthink)

Man darf nicht vergessen, dass der Grundsatz „Der erste Eindruck zählt“ auch für Software gilt: Die erste Erfahrung, die ein Anwender mit einem neuen Tool macht, hat einen entscheidenden Einfluss darauf, ob er es in der Folge nutzt oder frustriert ablehnt.

Mit einer direkt in die Anwendung integrierten Digital Adoption Platform unterstützen Sie User vom ersten Moment an, nämlich dann, wenn sie die Software zum ersten Mal nutzen. Es ist nicht mehr notwendig, das CRM-System oder die Einkaufssoftware zu verlassen, sobald eine Frage auftaucht, denn man erhält die Antwort dort, wo man sich befindet! Die Tatsache, dass Sie die Anwender vom ersten Schritt an begleiten, trägt dazu bei, die Absprungrate um 67 % zu senken! (Quelle: Huffington Post) Das zeigt deutlich, dass digitale Adoptionsplattformen einen erheblichen Beitrag dazu leisten, die Benutzererfahrung mit der Software zu verbessern!

Die Learning-by-Doing-Lösung von Knowmore

Wir von Knowmore sind überzeugt, dass praktische Umsetzung die beste Lernmethode ist. Aus diesem Grund stützt sich unsere Lösung auf das Konzept Learning by Doing, also Lernen durch unmittelbares Anwenden. Das Prinzip? Ihre Mitarbeiter können direkt in der Software, mit der sie arbeiten, auf interaktive Anleitungen zugreifen. Dank dieser Methode arbeiten sie selbstständig und erhalten die gewünschte Information dann, wenn sie sie benötigen!

User mit einer Digital Adoption Platform in Echtzeit begleiten

Ihre IT-Abteilung ist durch die Vielzahl von Supportanfragen überlastet? Damit sind Sie nicht allein. Jede Wartezeit auf eine Antwort des Supports unterbricht die Arbeit, führt zu Frustration und verleitet manche User dazu, die Software zu meiden.

Eine Digital Adoption Platform macht Schluss mit solchen Wartezeiten. Sie begleitet die Mitarbeiter bei jedem Arbeitsschritt, egal ob es darum geht, eine Marketingkampagne zu starten, eine Rechnung zu erstellen oder Urlaub zu beantragen. Die User greifen auf Schulungsinhalte genau dann zu, wenn sie Bedarf haben! Dadurch, dass Sie die Beschäftigten in Echtzeit unterstützen, werden diese produktiver und die Supportanfragen sinken deutlich.

Für welche Unternehmen lohnt sich eine Digital Adoption Platform?

Eine DAP entfaltet ihren Nutzen vor allem dort, wo viele Menschen mit komplexer oder sich häufig ändernder Software arbeiten. Typische Situationen sind:

• die Einführung oder Migration großer Systeme, etwa ERP, CRM oder HR-Software,
• SaaS-Anwendungen mit regelmäßigen Releases, nach denen sich Oberflächen und Abläufe ändern,
• viele Standorte, Sprachen oder Nutzergruppen mit unterschiedlichen Kenntnissen,
• hohe Fluktuation oder viele Neueinstellungen,
• Prozesse mit Compliance-Vorgaben, bei denen Eingabefehler teuer werden.

Klassische Weiterbildung allein reicht in diesen Fällen oft nicht aus. Laut einer Bitkom-Umfrage, über die die Computerwoche berichtet, bilden zwar 73 % der Unternehmen in Deutschland ihre Beschäftigten zu Digitalthemen weiter, bei 62 % geschieht das aber nur vereinzelt; 33 % fehlt die Zeit dafür. Für kleine Unternehmen mit wenigen, einfachen Anwendungen genügen dagegen häufig kurze Videos oder ein gut gepflegtes Wiki. Entscheidend ist also weniger die Unternehmensgröße als die Zahl der Anwender, die Komplexität der Prozesse und die Häufigkeit von Änderungen.

Maßgeschneiderte Schulungsinhalte im Handumdrehen erstellen

Hätten Sie Lust, ein 100-seitiges Nutzerhandbuch zu studieren, um herauszufinden, wie ein bestimmtes Feature funktioniert? Ihren Mitarbeitern geht es genauso. Unübersichtliche Dokumentationen sind die beste Voraussetzung, um Frustration im Umgang mit einer Software zu erzeugen und die Nutzung auszubremsen. Doch wie erstellt man individuelle Schulungsinhalte, ohne dass dies viel Zeit kostet?

Mit einer Digital Adoption Platform personalisieren Sie Schulungen und passen diese an die Anforderungen der Geschäftsprozesse an. Und noch besser: Bei Updates der Anwendungen aktualisieren Sie die Inhalte im Handumdrehen!

Business Case: Wie rechnet sich eine Digital Adoption Platform?

Ob sich eine DAP lohnt, lässt sich vor der Entscheidung recht gut abschätzen. Wichtig ist, dass IT, Fachbereich und Controlling dieselben Annahmen verwenden. Gehen Sie dabei in fünf Schritten vor:

1. Ausgangslage messen: Tickets je Anwendung, Anteil der Bedienfragen, Einarbeitungszeit neuer Mitarbeitender und typische Eingabefehler.
2. Kosten erfassen: Lizenzen, Erstellung und Pflege der Inhalte sowie interne Projektzeit für Fachbereich und IT.
3. Nutzen beziffern: vermiedene Tickets multipliziert mit den Kosten pro Ticket, eingesparte Schulungstage und vermiedene Korrekturen.
4. Mit einem Pilotprojekt starten: eine Anwendung, ein bis zwei kritische Prozesse, klar definierte Kennzahlen und ein fester Zeitraum für die Auswertung.
5. Regelmäßig überprüfen: Nutzungsdaten der DAP mit den Ausgangswerten vergleichen und Inhalte anpassen.

So entsteht ein Business Case, der auf Ihren eigenen Daten beruht statt auf Durchschnittswerten aus Herstellerstudien, und den Sie gegenüber Geschäftsleitung und Einkauf nachvollziehbar vertreten können. Weitere Hinweise zur Berechnung finden Sie in unserem Beitrag zum Software-ROI.

Knowmore: Personalisierung wird zum Kinderspiel

Mit der Lösung von Knowmore passen Sie Leitfäden an die Zielgruppe an, etwa an eine Tätigkeit, eine Abteilung oder ein bestimmtes Land. Das setzt nicht einmal besonderes technisches Know-how voraus, denn die Inhalte lassen sich mit wenigen Klicks erstellen.

Eine Digital Adoption Platform bietet also zahlreiche Vorteile. Zeit, Budget, Performance und Mitarbeitererfahrung: Digital Adoption Platforms sind heute unverzichtbare Hilfsmittel, um Arbeitnehmer durch digitale Transformation und Veränderungsmanagement zu begleiten.