Prozesse digitalisieren: So gelingt die Digitalisierung von Prozessen in 6 Schritten

Prozesse digitalisieren heißt, analoge, papierbasierte oder manuelle Abläufe so umzugestalten, dass sie durchgängig mit digitalen Werkzeugen ablaufen – ohne Medienbrüche und, wo sinnvoll, automatisiert. Der Weg dorthin führt über sechs Schritte: Ist-Analyse, Zieldefinition, Auswahl der Werkzeuge, Schulung und Einbindung der Mitarbeitenden, Strategie und schrittweise Umsetzung sowie kontinuierliche Erfolgsmessung und Verbesserung.

Digitale Technologien sind aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Dies gilt nicht nur für das private Umfeld, sondern auch für Unternehmen: An der Digitalisierung von Prozessen führt kein Weg mehr vorbei. Innovative Tools und digitale Technologie verändern die Art und Weise, wie Routinearbeiten erledigt werden. Auf diese Weise hilft die Digitalisierung von Prozessen dabei, die operative Effizienz und Flexibilität einer Organisation zu steigern. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen senkt zudem den manuellen Aufwand und damit die Prozesskosten. Ein weiterer wichtiger Effekt, den Unternehmen mit der Digitalisierung von Prozessen erreichen, ist ein besseres Kundenerlebnis. Im Folgenden erfahren Sie, welche Schritte wichtig sind, um die Digitalisierung von Prozessen zum Erfolg zu führen.

Istzustand der Prozesse analysieren

Die Analyse des Istzustands der Prozesse ist ein unumgänglicher Schritt im Rahmen der Digitalisierung von Unternehmen. Es geht darum, die bestehenden Prozesse zu erfassen und eine Prozesslandkarte zu erstellen. Dies hilft, die Abläufe klar aufzuzeigen. Die Prozesslandkarte sorgt bei allen Beteiligten für ein besseres Verständnis der operativen Abläufe. Das erleichtert die Koordination und die Zusammenarbeit in der Organisation.

Für die Erstellung der Prozesslandkarte eines Unternehmens gibt es verschiedene Hilfsmittel. Mit Prozessdiagrammen und Tools für das Projektmanagement kann man beispielsweise Prozesse visuell darstellen. Eine weitere Möglichkeit ist der Einsatz einer BPM-Software (Business Process Management). Diese Software ist speziell dafür konzipiert, Unternehmensprozesse zu modellieren, zu simulieren und zu steuern.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) für die papierlose Ablage kann sich ebenfalls als sinnvoll erweisen. Manchmal sind Berater, die auf Prozessmanagement spezialisiert sind, die beste Option, um alle existierenden Prozesse zu erfassen und zu optimieren.

Welche Prozesse sollten Sie zuerst digitalisieren? Beispiele aus der Praxis

Nicht jeder Ablauf eignet sich gleich gut für den Einstieg. Gute Kandidaten sind Prozesse, die häufig vorkommen, klaren Regeln folgen, viel Papier oder Abtipparbeit verursachen und mehrere Abteilungen betreffen. Typische Beispiele:

• Finanzen: Rechnungseingang, Freigabe und Archivierung von Belegen, Reisekostenabrechnung
• Personalwesen: Urlaubsanträge, Onboarding neuer Mitarbeitender, digitale Personalakte
• Einkauf: Bestellanforderungen, Genehmigungsworkflows, Lieferantenstammdaten
• Vertrieb und Service: Angebotserstellung, Vertragsfreigaben, Bearbeitung von Kundenanfragen

Das Organisationshandbuch des Bundes empfiehlt, sich zwar auf die strategisch wichtigsten Prozesse zu konzentrieren, aber auch Quick Wins mitzunehmen: Ein einfacher Ablauf, dessen Beteiligte die Digitalisierung aktiv wollen, kann ein idealer Pilot sein. Zugleich gilt dort eine klare Regel: Prozesse dürfen keinesfalls digitalisiert werden, ohne sie zuvor zu optimieren. Wer einen umständlichen Papierprozess eins zu eins in Software überträgt, erhält lediglich einen umständlichen digitalen Prozess. Prüfen Sie deshalb bei jedem Kandidaten, welche Schritte, Genehmigungen und Formulare wirklich nötig sind, und vereinfachen Sie den Ablauf, bevor Sie ihn in einer Software abbilden.

Ziele der Digitalisierung definieren

Jede Organisation, die die digitale Transformation in Angriff nehmen will, muss sich zunächst darüber im Klaren sein, was sie mit der Digitalisierung erreichen will, und daraus entsprechende Zielsetzungen ableiten. Das Spektrum an Zielen ist vielfältig und kann von einer verbesserten Produktivität über eine Absatzsteigerung bis hin zur Optimierung der internen Kommunikation reichen.

Sind die Absichten einmal klar bestimmt, folgt eine Bestandsaufnahme der aktuellen Situation. Diese schließt neben der Identifizierung der Prozesse die Abschätzung ein, welches Potenzial mit ihrer Digitalisierung verbunden und ob die Transformation dadurch gerechtfertigt ist.

Um die Ziele priorisieren zu können, sollten Sie die Auswirkungen jedes Ziels und seine technische Umsetzbarkeit bewerten. Bestimmen Sie dann für jedes Ziel, welchen Beitrag die digitale Transformation zur Prozessverbesserung, zur Umsatzsteigerung und zu einer höheren Kundenzufriedenheit leistet. Gleichzeitig sollten Sie prüfen, ob Ihr Unternehmen in der Lage ist, alle Ziele technisch umzusetzen. Dazu müssen Sie die vorhandenen Ressourcen, das notwendige technische Know-how sowie die Kompatibilität mit den vorhandenen Systemen einschätzen.

Geeignete Tools und technologische Plattformen auswählen

Die Auswahl der notwendigen Tools und technologischen Plattformen setzt voraus, dass man genau weiß, welchen Bedarf das Unternehmen hat und was es erreichen will. Berücksichtigen Sie die Merkmale der installierten Systeme und gleichen Sie diese mit den Zielen für die Digitalisierung ab. Ein Kriterium für die Auswahl einer bestimmten Lösung ist deren Fähigkeit, eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit zu fördern.

Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche Tools und Plattformen es auf dem Markt gibt. Um Workflows zu digitalisieren und Geschäftsprozesse zu optimieren, können Sie sich beispielsweise für eine BPM-Software entscheiden. Um die Kundenbeziehungen zu verbessern, könnte ein CRM die bessere Lösung sein. Wollen Sie dagegen die Abläufe im Personalwesen digitalisieren, denken Sie über ein Human Resource Information System (HRIS) nach.

Bei der Auswahl der Tools für die digitale Transformation sollten Sie zudem darauf achten, gängige Fehler zu vermeiden. Treffen Sie zum Beispiel keine Entscheidung ohne klare Vision und eindeutig definierte Ziele. Beschränken Sie sich nicht auf eine kurzfristige Planung, denn sie gefährdet die Nachhaltigkeit der Transformation. Es ist riskant, ausschließlich auf Technologie zu setzen oder zu komplizierte Lösungen zu wählen. Gleiches gilt, wenn Sie die Auswirkungen auf das Kundenerlebnis vernachlässigen.

Digitalisieren oder automatisieren? Begriffe und Werkzeuge im Überblick

Die Begriffe werden oft vermischt, beschreiben aber unterschiedliche Stufen:

• Digitalisierung von Informationen: Papierdokumente werden gescannt oder Formulare elektronisch erfasst. Der Ablauf selbst bleibt unverändert.
• Prozessdigitalisierung: Der gesamte Ablauf läuft digital und ohne Medienbrüche, etwa als Workflow mit elektronischer Freigabe.
• Prozessautomatisierung: Regelbasierte Schritte laufen ohne menschliches Zutun ab, zum Beispiel über Workflow-Engines, Schnittstellen oder Robotic Process Automation (RPA).
• Digitale Transformation: Das Unternehmen verändert mithilfe digitaler Technologien Geschäftsmodell, Organisation und Kultur. Mehr dazu im Beitrag Digitalisierung, Digitization, digitale Transformation.

Entsprechend vielfältig sind die Werkzeuge: Dokumentenmanagementsysteme (DMS) für die papierlose Ablage, BPM- und Workflow-Software für die Modellierung und Steuerung von Abläufen, Low-Code-Plattformen für eigene Fachanwendungen sowie ERP-, CRM- und HR-Systeme für die Kernprozesse. Wählen Sie Werkzeuge, die sich in Ihre bestehende Systemlandschaft integrieren lassen – jede zusätzliche Insellösung erzeugt neue Medienbrüche. Achten Sie außerdem auf die Bedienbarkeit: Ein digitaler Prozess entfaltet seinen Nutzen erst, wenn die Mitarbeitenden die neuen Werkzeuge im Alltag sicher und gern nutzen.

Mitarbeiter unterstützen und schulen

Die Mitarbeiter in den betroffenen Abteilungen müssen sich an neue Technologien in Prozessen gewöhnen. Sie müssen also geschult werden, damit sie sich die notwendigen Qualifikationen aneignen, zudem sollte im Unternehmen eine Veränderungskultur etabliert sein.

Um die Digitalisierung von Prozessen zum Erfolg zu führen, ist es zudem unabdingbar, die Beschäftigten aktiv in die Transformation einzubinden. Wenn die Mitarbeiter ein zentrales Element der digitalen Transformation sind, fühlen sie sich eher angesprochen und engagieren sich für den Erfolg des Projektes. Sie können Vorschläge einbringen, wie die digitalen Werkzeuge besser genutzt werden können.

Für eine erfolgreiche Schulung und Unterstützung Ihrer Teams müssen Sie diesen die wesentlichen Vorteile der Digitalisierung und das damit verbundene Potenzial aufzeigen. Auch die Führungskräfte sollten gut damit vertraut sein, welche Herausforderungen mit dem Wandel verbunden sind. Ein Schlüsselelement für den Erfolg der digitalen Transformation ist es, von Anfang an – also bereits bei der Bedarfsanalyse – regelmäßig mit den Abteilungen zu kommunizieren. Lassen Sie die betroffenen Mitarbeiter die neue Software testen. Auf diese Weise können diese konkrete Rückmeldungen auf Basis ihres Tagesgeschäfts geben.

Eine Strategie für die Digitalisierung von Prozessen entwickeln und umsetzen

Eine Strategie für die digitale Transformation umfasst mehrere Etappen. Stellen Sie zunächst sicher, dass alle Akteure Ihres Unternehmens hinter der Vision stehen und sich für sie engagieren. Klären Sie, welche Abteilungen direkt von der Transformation betroffen sind.

Im Rahmen der Strategie müssen Sie nicht nur die Ziele festlegen, sondern diese auch priorisieren und Key-Performance-Indikatoren bestimmen. Selbstverständlich dürfen Sie nicht vergessen, den Bedarf an finanziellen Mitteln für die Digitalisierung zu ermitteln. Da vermutlich nur wenige Ihrer Mitarbeiter Erfahrung mit Digitalisierungsprojekten haben, sollten Sie ein internes Team zusammenstellen, das das Projekt vorantreibt.

Beginnen Sie bei der Umsetzung mit Projekten, die kein hohes Risiko für die Organisation bergen. Erste Erfolge erzeugen Schwung im Unternehmen. Führen Sie die digitalen Tools nach und nach ein.

Die ersten Rückmeldungen der Mitarbeiter sind essenziell, um die neue Technologie an die Anforderungen des Unternehmens anzupassen. In vielen Unternehmen ist ein Chief Digital Officer (CDO) verantwortlich für die Planung und Steuerung der digitalen Transformation und fungiert als „Lotse“ bei der Einführung der Technologie und deren Ausrichtung an den strategischen Zielen. Das Vorhandensein eines solchen Lotsen sowie die Berücksichtigung der ersten Rückmeldungen minimieren die mit der Digitalisierung verbundenen Risiken und zeigen bereits in einem frühen Stadium mögliche Schwachstellen auf.

Die digitale Transformation begleiten, evaluieren und konstant verbessern

Der Erfolg der digitalen Transformation wird mithilfe geeigneter Key-Performance-Indikatoren (KPI) gemessen. Das können beispielsweise die Zunahme der Onlineverkäufe, die Verbesserung der operativen Effizienz oder die Steigerung der Kundenzufriedenheit sein. Weitere Messgrößen sind die Finanzergebnisse, die Zufriedenheit der Mitarbeiter, nicht zuletzt die Nutzungsquote der neuen Anwendungen. Mit solchen quantitativen Daten kann die Projektleitung die Wirkung der Digitalisierung auf die Performance des Unternehmens messen.

Die Digitalisierung von Prozessen ist kein starres Projekt, sondern unterliegt einer kontinuierlichen Verbesserung. Je nach den Erfahrungen und den Leistungsindikatoren müssen Sie die Prozesse immer wieder evaluieren und anpassen. Das Unternehmen muss flexibel und immer bereit sein, Verbesserungen umzusetzen, um auf diese Weise maximalen Nutzen aus der Digitalisierung zu ziehen. Unterstützung der Mitarbeiter, Schulung und Kommunikation sind zentrale Elemente, um den Widerstand gegen die Veränderung so gering wie möglich zu halten und eine möglichst hohe Akzeptanz der neuen digitalen Prozesse zu erreichen.

Zusammenfassung

Die wesentlichen Vorteile der Digitalisierung von Prozessen reichen von einer besseren operativen Effizienz über eine höhere Produktivität der Mitarbeiter bis hin zur Umsatzsteigerung. Digitalisierung reduziert die Kosten, die mit der Dokumentenverwaltung, mit manuellen Prozessen und dem Zurücklegen von Wegen verbunden sind.

Zudem trägt sie zu einer effizienteren Informationsverarbeitung und zu einer höheren Kundenzufriedenheit bei. Mit einer flexiblen digitalen Infrastruktur können sich Unternehmen schneller an Marktveränderungen anpassen. Dies drückt sich in einer besseren Performance, einer höheren Rentabilität und nicht zuletzt in einer Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit aus.