ERP-Einführung in 6 Schritten: Leitfaden für Ihr Projekt

Eine ERP-Einführung gelingt in sechs Schritten: Ist-Analyse und Lastenheft, Auswahl des passenden ERP-Systems, Kommunikation mit allen Beteiligten, Konfiguration, Test und Go-live, Schulung der Anwender sowie Erfolgsmessung mit Kennzahlen. Je nach Unternehmensgröße und Anpassungsbedarf dauert ein solches Projekt wenige Monate bis mehrere Jahre. Entscheidend sind der Rückhalt der Geschäftsführung und die frühe Einbindung der Anwender.

ERP-Einführungen (Enterprise Resource Planning) gehören zu den anspruchsvollsten IT-Projekten: Viele überschreiten Budget und Zeitplan oder bleiben hinter den Erwartungen zurück.

Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um SAP, Infor, Sage X3, Microsoft Dynamics 365 oder Oracle handelt, denn die erfolgreiche Einführung eines ERP-Systems hängt nicht nur von der gewählten Software ab. Zu hohe Kosten, Widerstand gegen Veränderungen, Probleme beim Datentransfer … Es gibt viele Hindernisse, die sich Ihnen bei der Implementierung eines ERP-Systems in den Weg stellen können. Wie geht man also am besten vor?

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie ein ERP-System in 6 Schritten einführen: von der Analyse über Kommunikation und Schulung bis hin zum Messen der Rentabilität.

1. Schritt: eine Diagnose erstellen

Am Anfang jeder ERP-Einführung steht eine gründliche Bestandsaufnahme. Doch womit beginnen Sie? Nehmen Sie doch ganz einfach den Istzustand Ihres Unternehmens und Ihres IT-Systems unter die Lupe. Sie möchten das ERP-System schließlich deshalb einführen, weil Ihr Unternehmen vor bestimmten Herausforderungen steht und diese effizient bewältigen soll. Beginnen Sie also damit, diese Herausforderungen zu identifizieren, indem Sie sich ein paar konkrete Fragen stellen.

● Welche Probleme veranlassen Sie, ein ERP-System einzuführen?
● Was ist für Sie die größte Herausforderung in diesem Projekt?
● Welche Mitarbeiter sind von der Implementierung der ERP-Lösung betroffen?
● Wie laufen die Informationsflüsse heute ab?
● Mit welchen Tools arbeiten die betroffenen Abteilungen?
● Welche Geschäftsprozesse sind involviert?
● Welche Risiken sehen Sie bei der ERP-Einführung?
● Wie können Sie das ERP-System dauerhaft im Unternehmen etablieren?

Diese Fragen helfen Ihnen dabei:

1. die Bedürfnisse Ihrer Organisation klar zu erkennen,
2. ein Lastenheft mit allen Anforderungen an das ERP-System zu erstellen,
3. ein ERP-System mit Modulen zu implementieren, die an die bestehenden Problemstellungen angepasst sind.

Ein Tipp von Knowmore: Beziehen Sie das gesamte Unternehmen in die ERP-Einführung ein.

Eine Diagnose ist nur so gut wie die Informationen, auf denen sie beruht. Erstellen Sie sie deshalb gemeinsam mit den Menschen, die täglich mit den betroffenen Prozessen arbeiten. Damit die Diagnose Hand und Fuß hat, ist es also unumgänglich, dass Sie das gesamte Unternehmen einbeziehen. Und zwar von Anfang an. So gehen Sie dabei am besten vor:

● Stellen Sie ein Projektteam zusammen, das die ERP-Einführung von Anfang bis Ende steuert. Aufgabe des Teams ist es, zunächst ein Lastenheft zu erstellen und später dann den reibungslosen Ablauf der Einführung zu überwachen. Im Kernteam sollten Projektleitung, IT und die betroffenen Fachbereiche (Key-User) vertreten sein, jeweils mit klar definierter Rolle.

● Beziehen Sie die Geschäftsführung mit ein: Eine ERP-Einführung ohne Unterstützung der Geschäftsführung ist zum Scheitern verurteilt. Stellen Sie sicher, dass die Führungsebene sich für das ERP-Projekt engagiert, um so auch die Belegschaft dafür zu gewinnen.

● Beziehen Sie die Endanwender mit ein: Für die Akzeptanz einer Software ist niemand so wichtig wie die Menschen, die täglich damit arbeiten. Daher ist es ausschlaggebend, dass Sie diese bereits in der Phase der Diagnose einbeziehen und ihre Bedürfnisse zur Kenntnis nehmen. Auf diese Weise erhalten Sie wertvolle Informationen, die dabei helfen, das ERP-System passgenau auf die Praxis abzustimmen.

2. Schritt: das passende ERP-System auswählen

Nun kommen wir zum Kern der Sache: der Entscheidung für eine bestimmte ERP-Software. SAP, Oracle, Infor oder Microsoft Dynamics 365 … Die Auswahl an Softwarelösungen auf dem Markt der ERP-Systeme ist groß, doch nicht alle sind für Ihre spezifischen Bedürfnisse im Rahmen der digitalen Transformation geeignet. Es ist daher wichtig, das System genau auf die Diagnose abzustimmen, um sich nicht zu verzetteln. Dabei müssen Sie mehrere Faktoren einbeziehen, angefangen damit, welche Art von Softwarepaket für Sie das Richtige ist.

● Standardsoftware oder branchenspezifisches ERP-System? Je nach Ihren Bedürfnissen können Sie sich für eine Standardsoftware oder für eine Lösung entscheiden, die auf die spezifischen Anforderungen Ihrer Branche abgestimmt ist.

● Open Source, proprietäre Software oder SaaS-ERP? Auch in diesem Punkt ist Ihre Diagnose ausschlaggebend. Bei Open-Source-Software fallen keine Lizenzkosten an; Einführung, Anpassung und Betreuung kosten aber dennoch Geld. Bei proprietärer Software zahlen Sie Lizenzgebühren, erhalten dafür aber in der Regel Wartung, Updates und Herstellersupport. Bei einem SaaS-ERP „mieten“ Sie das System im Abonnement. Der Anbieter betreibt die Software als Dienstleistung (Software-as-a-Service) in der Cloud.

Um die richtige Entscheidung zu treffen, ist es wiederum notwendig, sich einige Fragen zu stellen. Und zwar die richtigen. Decken die verschiedenen Softwareanbieter Ihre funktionalen Anforderungen an das ERP-System ab? Wie einfach (oder komplex) ist die Software im Umgang und in der Integration (Konfiguration, Benutzerfreundlichkeit, Integration in die bestehenden Informationssysteme usw.)? Ist das ERP-System ausbaufähig, um mit der zukünftigen Unternehmensentwicklung Schritt halten zu können? Welcher Wartungsumfang wird angeboten? Wie sieht die geografische Abdeckung der Lösung aus? Und zu guter Letzt: Welche Referenzkunden kann der Anbieter nennen?

3. Schritt: die Kommunikation nicht vernachlässigen

Sie halten Kommunikation für zweitrangig? Die Praxis zeigt das Gegenteil.

Eine ERP-Einführung gelingt gemeinsam mit den Mitarbeitern oder gar nicht. Schließlich sind diese der Dreh- und Angelpunkt bei der Einführung eines solchen Systems. Wird eine neue Software eingeführt, bringt dies das Tagesgeschäft der Beschäftigten durcheinander. Daher ist es wichtig, sie bei der Umstellung auf die neue Arbeitsweise zu unterstützen. Und dafür gibt es ein wichtiges Hilfsmittel: Kommunikation. Es ist Aufgabe des Projektteams, sowohl gegenüber den Mitarbeitern als auch gegenüber der Geschäftsführung zu kommunizieren. Welche Informationen müssen nun genau vermittelt werden? Nachfolgend einige Beispiele, die hilfreich sein können.

● Welche Gründe haben zur ERP-Einführung in der Organisation geführt?
● Welche Abteilungen sind betroffen (Rechnungswesen, Logistik, HR usw.)?
● Wie wird die ERP-Einführung ablaufen (Installation, Schulung, praktische Umstellung auf das neue System)?
● Und einer der wichtigsten Punkte: Welche Vorteile bietet die Umstellung den Mitarbeitern?

Das sind einige der Fragen, die beantwortet werden müssen, um die Mitarbeiter „ins Boot zu holen“ und sie dem Projekt und dem digitalen Wandel gegenüber positiv zu stimmen. Kommuniziert werden muss im Übrigen nicht nur während des Einführungsprozesses, sondern bereits davor und auch noch danach.

Ein Tipp von Knowmore: Etablieren Sie eine digitale Kultur.

Wenn Sie im Unternehmen ein ERP-System einführen, befinden Sie sich bereits auf dem Weg zur digitalen Transformation. Da die Transformation gerade erst beginnt, ist es wichtig, sie in die Unternehmenskultur zu integrieren. Denken Sie daran, dass Ihre Mitarbeiter unterschiedlich gut mit digitalen Werkzeugen vertraut sind. Vermitteln Sie deshalb allen ein Grundverständnis und fördern Sie so eine positive Einstellung. Dafür sollten Sie die Informationstechnologie entmystifizieren, indem Sie sie im Alltag verankern, ihre positiven Seiten aufzeigen und auf diese Weise Widerstände abbauen.

4. Schritt: die ERP-Einführung starten

Nachdem Sie sich die richtigen Fragen gestellt, das passende System ausgewählt und die Veränderung im Unternehmen kommuniziert haben, ist es Zeit, in medias res zu gehen, das heißt, die ERP-Einführung konkret in Angriff zu nehmen. Doch wie gehen Sie dabei vor?

● Das ERP-System konfigurieren: Das ist ein grundlegender Schritt, mit dem Sie sicherstellen, dass die Software die in der Diagnosephase identifizierten Probleme löst.
● Das ERP-System testen: Testen, testen und nochmals testen lautet jetzt die Devise, um sicherzustellen, dass Prozesse, Schnittstellen und migrierte Daten wie geplant funktionieren.
● Das ERP-System einführen: Nach der Konfiguration und den Tests geht es dann wirklich an die Einführung. Doch damit ist der Prozess nicht beendet. Nun ist es unerlässlich, das System zu warten, damit es auf Dauer effizient funktioniert.

Ein Tipp von Knowmore: Nutzen Sie einen eingebetteten Support.

Nach dem Go-live steigt die Zahl der Supportanfragen in der Regel an, und jede Wartezeit bremst die Anwender. Eine Alternative ist eingebetteter Anwender-Support, also Hilfe direkt in der Anwendung. Knowmore bietet eine Lösung an, mit der Sie den Support direkt in das ERP-System integrieren können. So steht die Hilfe rund um die Uhr zur Verfügung. Das Ergebnis? Weniger Supportanfragen, geringere Kosten und leistungsfähigere Mitarbeiter.

Big Bang oder schrittweise: Welche Einführungsstrategie passt?

Bevor Sie das System produktiv setzen, legen Sie fest, wie die Umstellung erfolgen soll. SAP unterscheidet in seinen Best Practices für die ERP-Implementierung vier gängige Strategien:

Beim Big Bang entfällt der Parallelbetrieb von Alt- und Neusystem, Fehler wirken sich aber sofort auf das gesamte Unternehmen aus. Die schrittweise Einführung dauert insgesamt länger, erlaubt aber, aus jeder Etappe zu lernen, und erleichtert den Anwendern die Umstellung. Unabhängig von der Strategie brauchen Sie einen detaillierten Plan für den Umstellungstag und eine Hypercare-Phase nach dem Go-live, in der Support und Projektteam die Anwender besonders eng begleiten.

5. Schritt: die Mitarbeiter schulen

Spätestens vor dem Go-live des ERP-Systems sollten Sie die Mitarbeiter darin schulen.

Dashboards, Reporting, Rechnungsstellung … alle relevanten ERP-Funktionen sollten geschult werden. Dieser Schritt ist genauso wichtig wie alle anderen, denn die Schulung hat einen direkten Einfluss darauf, ob die Software genutzt wird oder nicht. Anders gesagt beeinflusst die Schulung direkt die Akzeptanz und damit den Erfolg der ERP-Einführung. Planen Sie die Schulung deshalb ebenso sorgfältig wie die technische Einführung.

Ein Tipp von Knowmore: Schulen Sie die Mitarbeiter direkt im ERP-System.

Anwender können sich auch selbstständig direkt in der Software schulen. Das entlastet den technischen Support und senkt die damit verbundenen Kosten. Das Zauberwort heißt in diesem Fall: eingebetteter Anwender-Support.

Mit dem eingebetteten Anwender-Support von Knowmore lernen die Anwender den Umgang mit dem ERP-System direkt in der Software selbst. Eine Stückliste oder ein Angebot erstellen? Eine Lieferung verfolgen? Wer sich eine solche Frage stellt, findet die Antwort genau dort, wo er sich gerade befindet, nämlich in der Software. Und auf diese Weise lernt er durch unmittelbares Anwenden (Learning by Doing). Durch den eingebetteten Anwender-Support erhält jeder Anwender die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt, also dann, wenn er sie benötigt. Zum Beispiel, wenn er einen Überblick über alle Lieferanten oder einen exakten Lagerbestand braucht, wenn er Berichte erstellen oder Rechnungen anpassen muss.

Das verbessert die User Experience und senkt die Supportkosten. Die Anwender lernen selbstständig, beherrschen das ERP-System schneller und die Supportmitarbeiter verbringen weniger Zeit mit der Bearbeitung von internen Tickets.

6. Schritt: die Rentabilität der ERP-Einführung messen

Mit der Schulung ist das Projekt noch nicht ganz abgeschlossen. Nachdem die Anwender geschult sind und mit der ERP-Software umgehen können, bleibt noch ein letzter Punkt, nämlich die Auswirkungen der ERP-Einführung zu messen. Legen Sie dazu Leistungskennzahlen (KPIs) fest, um präzise Aussagen über den Erfolg der Einführung zu erhalten. Die Indikatoren können beispielsweise folgende Punkte betreffen:

● Produktivität der Mitarbeiter,
● Lieferzeiten,
● Warenumschlag.

Da Enterprise Resource Planning zahlreiche Prozesse betrifft, ist es wichtig, für jeden betroffenen Bereich und jede Tätigkeit entsprechende KPIs zu definieren. Allerdings reicht Messen allein nicht aus. Nachdem Sie die Daten ausgewertet haben, sollten Sie auf dieser Basis Anpassungen vornehmen und so das ERP-System kontinuierlich verbessern. Aber wie genau messen und anpassen?

Ein Tipp von Knowmore: Messen Sie die Rentabilität mit Learning Analytics.

Learning Analytics, also die Auswertung von Nutzungs- und Lerndaten, hilft Ihnen, Entscheidungen auf Basis fundierter Daten zu treffen. Sie fragen sich nun, wie das funktioniert?

Stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie haben einen neuen Bestellprozess eingeführt, der in der Praxis nicht wie gewünscht funktioniert. Mithilfe von Learning Analytics erkennen Sie, wo das Problem genau liegt: Die Anwender machen immer an derselben Stelle einen Fehler, sie sehen nicht in der vorgesehenen Anleitung nach und beherrschen die Software in diesem Punkt also nicht. Wenn Sie die Ursache für das Problem kennen, können Sie das ERP-System kontinuierlich verbessern und so den Nutzen steigern.

Nun wissen Sie, in welchen Schritten Sie bei der ERP-Einführung vorgehen müssen:

● eine Diagnose erstellen,
● die passende Lösung auswählen,
● kommunizieren,
● die Software einführen,
● die Mitarbeiter im Umgang mit ihr schulen,
● die Rentabilität messen.

Sie möchten noch tiefer einsteigen? Dann lesen Sie, wie Sie die Akzeptanz Ihres ERP-Systems mithilfe unserer Digital Adoption Platform beschleunigen. (Übrigens: Die Lösung funktioniert mit SAP, Oracle, Infor, Microsoft Dynamics 365 und weiteren webbasierten Anwendungen, auch mit Eigenentwicklungen.)

Wie lange dauert eine ERP-Einführung?

Eine pauschale Antwort gibt es nicht. Je nach Unternehmensgröße, Prozesskomplexität, Anpassungsbedarf und Vorgehensmodell dauert eine ERP-Einführung wenige Monate bis mehrere Jahre; der ERP-Anbieter Asseco Solutions verweist auf gängige Angaben zwischen drei Monaten und drei Jahren. Die Dauer hängt vor allem von diesen Faktoren ab:

• Umfang: Anzahl der Module, Standorte, Länder und Schnittstellen.
• Anpassungsbedarf: Je stärker vom Standard abgewichen wird, desto länger dauern Entwicklung und Tests.
• Datenmigration: Menge und Qualität der Altdaten bestimmen den Aufwand für Bereinigung und Probemigrationen.
• Verfügbare Ressourcen: Key-User sind laut Asseco in der Realisierungsphase mit rund 50 % und während der Inbetriebnahme mit etwa 70 % ihrer Arbeitszeit eingebunden.
• Vorgehensmodell: Klassische, agile und hybride Projekte unterscheiden sich in Planung und Taktung.

Realistische Zeitpläne entstehen, wenn Sie interne Kapazitäten früh einplanen, den Projektumfang klar begrenzen und möglichst nah am Standard der Software bleiben. Planen Sie außerdem Puffer für Tests und die Hypercare-Phase ein, denn in den ersten Wochen nach dem Go-live kommen erfahrungsgemäß noch Anpassungswünsche auf.