Bei der ERP-Auswahl entscheidet nicht die längste Funktionsliste, sondern die Passung zu Ihren Prozessen. Prüfen Sie acht Kriterien: Branchenerfahrung, Integrationsfähigkeit, Skalierbarkeit, Anpassungsoptionen, Benutzerfreundlichkeit, Schulung und Support, Datensicherheit sowie den Ruf des Anbieters. Gehen Sie dabei strukturiert vor – von der Ist-Analyse über das Lastenheft bis zu Präsentationen mit realen Szenarien – und vergleichen Sie die Gesamtkosten.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine erfolgreiche ERP-Auswahl beginnt mit der Analyse der eigenen Prozesse und Ziele, nicht mit dem Anbietervergleich.
- Branchenerfahrung, Integration, Skalierbarkeit, Anpassbarkeit, Benutzerfreundlichkeit, Support, Sicherheit und Referenzen sind die wichtigsten Auswahlkriterien.
- Vergleichen Sie die Gesamtkosten über mehrere Jahre: Lizenzen oder Abonnements, Einführung, Anpassungen, Schulung, Betrieb und Wartung.
- Lassen Sie sich die Software mit Ihren eigenen Geschäftsszenarien vorführen und beziehen Sie künftige Anwender früh ein.
ERP-Anbieter präsentieren eine Vielzahl von Produkten und werben mit Innovationen, neuen Technologien und dem Versprechen, die Unternehmenssteuerung zu verbessern. Wenn ERP-Anbieter Ähnliches versprechen und grundsätzlich die gleichen Produkte anbieten, kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten und das richtige Produkt für Ihr Unternehmen zu finden.
Welche Unternehmen können von einer ERP-Einführung profitieren?
Die ersten Implementierungen von ERP-Software gehen auf die MRP-Systeme der 1960er-Jahre zurück, die vor allem in der Fertigungsindustrie für Materialbedarfsplanung und Bestandsverwaltung eingesetzt wurden; der Begriff ERP selbst entstand Anfang der 1990er-Jahre. Während das verarbeitende Gewerbe immer noch ein Hauptnutzer von ERP-Systemen ist, hat sich der Einsatz seitdem auf zahlreiche Branchen ausgeweitet, darunter Einzelhandel, Baugewerbe, Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen sowie Vertrieb und Logistik.
Jedes Unternehmen, das ein zentralisiertes Managementsystem benötigt, kann von der Einführung eines ERP-Systems profitieren. Diese Unternehmen weisen im Allgemeinen dieselben Merkmale und Herausforderungen auf:
- Komplexe Abläufe: Unternehmen mit mehreren Abteilungen, Geschäftseinheiten oder Standorten.
- Compliance- und Regulierungsanforderungen: Branchen wie das Gesundheitswesen, die öffentliche Verwaltung und das Finanzwesen sind mit besonders strengen Compliance-Vorschriften konfrontiert, die eine Überwachung, Prüfung und Berichterstattung über die Einhaltung von Branchenstandards erfordern.
- Lagerhaltung und Lieferkette: Unternehmen, die große Mengen an Lagerbeständen, komplexe Lieferketten und Fertigungsprozesse steuern und dabei Bestände optimieren, die Beschaffung straffen, die Produktion verwalten und Bedarfsprognosen überwachen müssen.
- Datenzentralisierung: Unternehmen, deren Daten über isolierte Abteilungen und Systeme verteilt sind, profitieren von mehr Datentransparenz.
- Echtzeitanalyse: Unternehmen, die für ihren Betrieb genaue Echtzeitdaten, umfassende Leistungs- und Kennzahlenberichte sowie Dashboards für datengesteuerte Entscheidungen benötigen.
- Wachsende Unternehmen: Unternehmen, die unterschiedliche Systeme, manuelle Prozesse und eine wachsende Belegschaft verwalten.
Wenn Ihr Unternehmen diese Merkmale aufweist, ist ein ERP-System das Richtige für Sie. Wenn Sie bereits über eine bestehende On-Premise- oder SaaS-ERP-Lösung verfügen, ist es auch wichtig, den Zustand Ihres Systems und die Leistungen Ihres ERP-Anbieters zu analysieren.
8 Faktoren, die Sie bei der Auswahl eines ERP-Anbieters berücksichtigen sollten
Die Wahl des richtigen ERP-Anbieters erfordert mehr als eine überzeugende Verkaufspräsentation und lange Funktionslisten. Viele ERP-Anbieter bieten ähnliche, teils nahezu identische Funktionen. Daher ist es wichtig, dass Sie verschiedene Faktoren für eine effektive Implementierung und langfristigen Erfolg berücksichtigen.
Leider entscheiden sich Unternehmen häufig für die Lösung mit dem stärksten Marketing und übersehen dabei messbare Faktoren. Bei Knowmore sind wir davon überzeugt, dass die beste Lösung diejenige ist, die die Anforderungen Ihres Unternehmens am besten erfüllt. Die folgenden Überlegungen sind aus unserer Sicht für den Entscheidungsprozess besonders wichtig:
1. Branchenerfahrung: Suchen Sie nach ERP-Anbietern mit Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Kunden in Ihrer Branche. Fordern Sie Referenzen und Fallstudien an, die das Wissen des Anbieters über die Besonderheiten Ihrer Branche und Compliance-Anforderungen unter Beweis stellen.
2. Integration: Prüfen Sie, wie gut sich das System eines ERP-Anbieters in wichtige Lösungen wie CRM, HRIS, Beschaffung, Finanzen und andere Anwendungen von Drittanbietern integrieren lässt. Eine reibungslose Integration ist unverzichtbar, um wirklich von einem verbesserten Datenfluss und einer höheren Gesamteffizienz zu profitieren.
3. Skalierbarkeit: Wenn Ihre Geschäftsanforderungen wachsen und betriebliche Prozesse komplexer werden, benötigen Sie ein ERP-System, das sich mit Ihnen weiterentwickeln und skalieren kann. Informieren Sie sich außerdem über die Produkt-Roadmap des Anbieters.
4. Anpassungsoptionen: Standardlösungen bilden nicht immer alle unternehmensspezifischen Prozesse und Arbeitsabläufe ab. Anpassungsfähigkeit bedeutet, dass ein ERP-Anbieter in der Lage ist, seine Lösungen an Ihre spezifischen Anforderungen anzupassen und einen komplexen Implementierungsprozess abzuwickeln.
5. Benutzererfahrung (UX): Ist der ERP-Anbieter für komplizierte Bedienoberflächen bekannt? Stellt der ERP-Anbieter den Benutzern leicht zugängliche Lernmaterialien zur Verfügung? Ist die Lernkurve für diese Technologie steil? Selbst das beste Produkt bringt wenig, wenn die Endbenutzer es nicht sicher und gern bedienen.
6. Schulung und Support: Berücksichtigen Sie Ihren laufenden Bedarf nach der Implementierung, zum Beispiel Schulung, technischen Support und Systemaktualisierungen. Kundenbewertungen und Referenzgespräche geben Aufschluss über Qualität und Reaktionsgeschwindigkeit des Supportteams, mit dem Sie zusammenarbeiten werden.
7. Datenschutz und Sicherheit: Manche Unternehmen entscheiden sich für On-Premise-ERP-Systeme, um die Kontrolle über ihre Daten und deren Sicherheit zu behalten. Unabhängig davon, ob Sie sich für die Implementierung eines On-Premise- oder SaaS-ERP-Systems entscheiden, stellen Sie sicher, dass der ERP-Anbieter anerkannte Sicherheitsstandards einhält, einschließlich Datenverschlüsselung, regelmäßiger Backups und Notfallwiederherstellung, um Ihre sensiblen Informationen zu schützen.
8. Ruf des Anbieters: Der Ruf eines Anbieters hängt eng mit seiner Branchenerfahrung zusammen. Nutzen Sie echte Kundenbewertungen und Praxisbeispiele als wichtige Indikatoren, um die Stabilität und Qualität der Produkte und Dienstleistungen eines ERP-Anbieters festzustellen. Jetzt verfügen Sie über 8 wichtige Überlegungen, die Ihnen bei der Bewertung von ERP-Anbietern und ihren Produkten helfen.
Denken Sie daran, einen Partner auszuwählen, der zu Ihren Zielen passt und die ERP-Implementierung, -Wartung und -Unterstützung übernehmen kann, um den langfristigen Erfolg Ihrer Endbenutzer sicherzustellen. Einen Überblick über die führenden ERP-Systeme finden Sie in unserem Vergleich der wichtigsten ERP-Anbieter.
Welche Kosten gehören in den Vergleich der ERP-Anbieter?
Lizenz- oder Abonnementpreise machen nur einen Teil der Investition aus. Für einen fairen Vergleich sollten Sie die Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO) über mehrere Jahre betrachten:
| Kostenblock | Was dazugehört |
|---|---|
| Software | Lizenzen oder Abonnements, Zusatzmodule, Nutzerzahl |
| Einführung | Beratung, Konfiguration, Datenmigration, Projektmanagement |
| Anpassungen | Eigenentwicklungen, Schnittstellen zu CRM, HR- oder Einkaufssystemen |
| Infrastruktur | Server und Betrieb bei On-Premise, Hosting bei Cloud-Lösungen |
| Schulung und Akzeptanz | Anwenderschulungen, Dokumentation, Support nach dem Go-live |
| Wartung | Updates, Release-Wechsel, Wartungsverträge |
Bitten Sie die Anbieter, ihre Angebote nach diesen Kostenblöcken aufzuschlüsseln, damit Sie sie direkt miteinander vergleichen können.
Je näher Sie am Standard des Systems bleiben, desto geringer sind in der Regel die Gesamtkosten, denn jede individuelle Anpassung muss bei späteren Updates mitgepflegt werden. Unterschätzen Sie außerdem nicht den Aufwand für Schulung und Anwenderunterstützung: Ein ERP-System zahlt sich erst aus, wenn die Mitarbeitenden es sicher nutzen. Wie Sie teure Fehlschläge bei der ERP-Einführung vermeiden, lesen Sie in unserem Beitrag dazu.
Wie läuft die ERP-Auswahl ab? Der Auswahlprozess in 6 Schritten
Die Kriterien helfen nur, wenn Sie sie in einem strukturierten Prozess anwenden. Bewährt hat sich folgender Ablauf:
- Ziele und Projektteam festlegen: Definieren Sie messbare Projektziele, Budgetrahmen und Zeitplan und benennen Sie Verantwortliche aus IT und Fachbereichen.
- Ist- und Soll-Prozesse analysieren: Nehmen Sie die heutigen Abläufe auf, decken Sie Schwachstellen auf und beschreiben Sie das Zielbild.
- Lastenheft erstellen: Bündeln Sie Muss- und Kann-Anforderungen sowie technische Rahmenbedingungen in einem Anforderungskatalog.
- Markt sondieren und Shortlist bilden: Prüfen Sie, welche Anbieter Ihre Muss-Kriterien und Ihre Branche abdecken, und laden Sie nur wenige Favoriten zur Präsentation ein.
- Präsentationen und Tests mit eigenen Szenarien: Lassen Sie die Anbieter Ihre typischen Geschäftsvorfälle im System durchspielen und sprechen Sie mit Referenzkunden.
- Angebote vergleichen und verhandeln: Vergleichen Sie Gesamtkosten, Implementierungsansatz und Vertragsbedingungen, bevor Sie sich entscheiden.
Die Computerwoche bringt den Kern dieses Vorgehens auf den Punkt: Vergeben wird ein Projekt und nicht nur eine Software. Der Implementierungspartner ist daher ebenso wichtig wie das Produkt. Herstellerneutrale Unterstützung, wie sie etwa das Fraunhofer IAIS anbietet, kann helfen, Fehlentscheidungen zu vermeiden.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Lastenheft bei der ERP-Auswahl?
Das Lastenheft beschreibt bei der ERP-Auswahl aus Sicht des Unternehmens, was das neue System leisten muss: Geschäftsprozesse, Muss- und Kann-Anforderungen, Mengengerüste, Schnittstellen und technische Rahmenbedingungen. Es dient als einheitliche Grundlage, um Angebote verschiedener ERP-Anbieter vergleichbar zu machen. Der Anbieter beschreibt im Pflichtenheft anschließend, wie er diese Anforderungen umsetzen will.
Welche Kriterien sind bei der ERP-Auswahl am wichtigsten?
Die wichtigsten Kriterien bei der ERP-Auswahl sind die Abdeckung Ihrer Kernprozesse und Branchenanforderungen, die Integrationsfähigkeit mit vorhandenen Systemen, Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit, das Betriebsmodell (Cloud oder On-Premise), Datensicherheit, Support sowie die Gesamtkosten über mehrere Jahre. Ebenso wichtig ist die Qualität des Implementierungspartners, denn er prägt den Erfolg der Einführung maßgeblich.
Wie wählt man die richtige Integrationslösung für ein ERP-System aus?
Für die Integration eines ERP-Systems prüfen Sie zuerst, welche Standardschnittstellen und APIs der ERP-Anbieter bereitstellt und welche Systeme angebunden werden müssen, etwa CRM, Webshop, HR oder Einkauf. Für viele Verbindungen eignet sich eine Integrationsplattform oder Middleware. Achten Sie auf Wartbarkeit bei Updates, Monitoring der Datenflüsse und klare Verantwortlichkeiten für jede Schnittstelle.
Sollte man für die ERP-Auswahl einen externen Berater einbeziehen?
Ein herstellerneutraler Berater lohnt sich vor allem, wenn im Unternehmen wenig Erfahrung mit ERP-Projekten vorhanden ist oder viele Standorte und Prozesse betroffen sind. Er unterstützt bei Prozessanalyse, Lastenheft, Marktübersicht und Angebotsvergleich. Wichtig ist, dass der Berater unabhängig und nicht an einen ERP-Anbieter gebunden ist, damit die ERP-Auswahl objektiv bleibt.
Worin unterscheiden sich ERP-Anbieter und ERP-Integrator?
Der ERP-Anbieter entwickelt und vertreibt die Software, etwa SAP, Microsoft oder Infor. Der ERP-Integrator, auch Implementierungspartner genannt, führt die Software in Ihrem Unternehmen ein: Er konfiguriert das System, migriert Daten, baut Schnittstellen und schult die Anwender. Bei vielen Anbietern erfolgt die Einführung über zertifizierte Partner. Bewerten Sie bei der ERP-Auswahl deshalb beide.
