Eine ERP-Migration ist der Wechsel von einem bestehenden ERP-System auf ein neues, etwa von einer On-Premise-Lösung in die Cloud. Ihr Kern ist die Datenmigration: Stamm-, Bewegungs- und Strukturdaten werden analysiert, bereinigt, den Feldern des neuen Systems zugeordnet, in Probeläufen getestet und schließlich zum Go-live übernommen. Altdaten, die nicht mehr gebraucht werden, archivieren Sie, statt sie zu migrieren.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine ERP-Migration ist der Wechsel auf ein neues ERP-System; ihr kritischster Teil ist die Übernahme der Daten aus dem Altsystem.
- Migriert werden Strukturdaten, Stammdaten und Bewegungsdaten, in dieser Reihenfolge und nach gründlicher Bereinigung.
- Nicht alle Altdaten gehören ins neue System: Historische Daten werden oft archiviert, unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
- Probemigrationen in einer Testumgebung, klare Datenverantwortliche und frühe Schulung der Anwender sichern einen reibungslosen Go-live.
Moderne ERP-Systeme unterstützen heute die meisten Geschäftsfunktionen. Sie automatisieren Backoffice-Prozesse wie Finanzbuchhaltung, Personalwesen, Fertigung und Beschaffung und sind häufig eng mit Frontoffice-Anwendungen für Marketing und Vertrieb (CRM) verbunden.
Angesichts der Menge an Informationen in einem ERP ist eine sorgfältige Durchführung Ihres Migrationsprojekts unerlässlich, um Unterbrechungen des Geschäftsbetriebs zu vermeiden. ERP wird oft als das „zentrale Nervensystem eines Unternehmens“ bezeichnet, entsprechend anspruchsvoll ist der Wechsel auf ein neues System.
ERP-Datenmigration: Was ist das?
ERP-Datenmigration ist die Übertragung vorhandener Daten aus einem Altsystem in ein neues ERP-System. Die Aufgabe kann angesichts der Menge an Informationen, die aus einer Vielzahl von Quellen verarbeitet werden, komplex sein. Eine sorgfältig geplante Migration ist entscheidend, um einen reibungslosen Übergang zu Ihrer neu erworbenen ERP-Software zu gewährleisten. Dies trägt dazu bei, Ausfälle im Geschäftsbetrieb aufgrund fehlender oder fehlerhafter Daten zu reduzieren.
Die Herausforderungen der ERP-Migration
ERP-Migrationsprojekte bringen mehrere Herausforderungen mit sich. Die erste betrifft die Datenintegrität und doppelte Datensätze. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die an Ihr neues Tool übertragenen Informationen nicht beschädigt oder dupliziert werden, um einen längeren Migrationsprozess zu vermeiden. Der zweite Aspekt, der bei einem ERP-Migrationsprojekt berücksichtigt werden muss, sind die Projektkosten.
In der Regel begleitet ein ERP-Integrator, also ein auf Einführung und Integration von ERP-Systemen spezialisierter Dienstleister, die Datenmigration. Je länger die Migration dauert, desto höher sind die Kosten für die Dienstleistungen des ERP-Integrators. Es ist auch wichtig, die Verluste zu berücksichtigen, die Ihr Unternehmen durch die vorübergehende Unterbrechung der Geschäftstätigkeit erleidet.
Die nächste Herausforderung besteht darin, alle Abteilungen des Unternehmens einzubinden, um die Migration zum Erfolg zu führen. Ihre Zusammenarbeit ist entscheidend für die reibungslose Datenübertragung, aber auch für die Einführung des neuen ERP. Hier kommt das Change Management ins Spiel. Ziel ist es, Unsicherheiten oder Konflikte zwischen den verschiedenen Abteilungen zu vermeiden, die sich negativ auf das ERP-Migrationsprojekt auswirken könnten.
Die letzte Herausforderung ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Für personenbezogene Daten gilt die DSGVO, für steuerrelevante Daten gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen und in Deutschland zusätzlich die GoBD. Die Migration dieser Informationen in ein neues ERP-Tool muss diese Vorgaben berücksichtigen.
Datenidentifikation und -analyse
Die erfolgreiche Durchführung Ihres ERP-Migrationsprojekts beinhaltet die Erfassung der im Altsystem vorhandenen Informationen und deren Klassifizierung nach drei Datentypen.
- Stammdaten: Informationen zu Partnern und Objekten, mit denen das Unternehmen dauerhaft arbeitet, etwa Kunden, Interessenten, Lieferanten und Artikel.
- Strukturdaten: Organisations- und Konfigurationsdaten wie Unternehmensstruktur, Kontenrahmen oder Lagerorte, die festlegen, wie Informationen im System organisiert sind.
- Bewegungsdaten: Vorgänge aus dem täglichen Betrieb, etwa offene Aufträge, Bestellungen, Rechnungen und Lagerbestände. Die Analysephase ermöglicht es auch, die relevanten Informationen für die Migration sorgfältig auszuwählen und dann die veralteten oder unbrauchbaren Informationen zu entfernen. Diese Arbeiten werden in Absprache mit den zuständigen Fachabteilungen durchgeführt und ermöglichen eine Vereinfachung der Datenübertragung.
Welche Daten sollten Sie migrieren und welche archivieren?
Gerade in Unternehmen mit langer Geschichte haben sich im Altsystem Daten aus vielen Jahren angesammelt, oft in uneinheitlichen Formaten. Alles unverändert zu übernehmen, ist selten sinnvoll: Doppelte, veraltete oder unvollständige Datensätze verursachen im neuen System Fehler und treiben Kosten und Zeitplan in die Höhe. Der Softwarehersteller Proalpha bezeichnet eine vollständige Datenmigration beim ERP-Wechsel deshalb als nur selten sinnvolle Option und empfiehlt eine selektive Übernahme.
Bewährt hat sich folgende Aufteilung:
- Migrieren: aktive Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Artikel, Stücklisten), offene Posten, offene Aufträge und Bestellungen sowie aktuelle Lagerbestände.
- Archivieren: abgeschlossene Vorgänge und historische Buchungen, die nicht mehr operativ gebraucht werden, aber gesetzlich aufbewahrt werden müssen. Sie bleiben in einem revisionssicheren Archiv abrufbar.
- Löschen: Dubletten, Testdaten und Datensätze ohne Geschäftsbezug, sofern keine Aufbewahrungspflicht besteht.
Legen Sie diese Regeln gemeinsam mit den Fachabteilungen fest und benennen Sie für jeden Datenbereich eine verantwortliche Person (Data Owner). Sie entscheidet, welche Datensätze übernommen werden, und gibt das Ergebnis der Bereinigung frei.
ERP-Migration
In dieser Phase kann die ERP-Migration durchgeführt werden. Sie sollte schrittweise erfolgen, beginnend mit den Strukturdaten, gefolgt von den Stamm- und schließlich den Bewegungsdaten. Eine Datenkonvertierung kann erforderlich sein, wenn sich die Datenstrukturen des alten und des neuen Systems unterscheiden. Beim sogenannten Mapping werden die Datenfelder des alten Systems den Feldern des neuen ERP-Systems zugeordnet.
Eine gute Datenmigration sollte auf einer gut organisierten Strategie basieren. Dazu ist es notwendig, einen Projektmanager auszuwählen, der dafür sorgt, dass das neue ERP gemäß dieser Strategie implementiert wird. Zur Strategie gehört etwa die Entscheidung, welche historischen Daten unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archiviert statt migriert werden und wie mit abteilungsspezifischen Daten umzugehen ist. Dadurch wird sichergestellt, dass das ERP-Projekt strukturiert und koordiniert durchgeführt wird.
ERP-Datenmigration in 6 Schritten
- Datenbestand analysieren: Erfassen Sie alle Datenquellen, prüfen Sie Formate und Qualität und legen Sie fest, welche Daten übernommen werden.
- Daten bereinigen: Entfernen Sie Dubletten, ergänzen Sie fehlende Pflichtfelder und vereinheitlichen Sie Schreibweisen, am besten noch im Altsystem.
- Mapping und Transformation: Ordnen Sie jedes Feld des Altsystems einem Feld im neuen ERP-System zu und rechnen oder schlüsseln Sie Werte bei Bedarf um.
- Probemigrationen durchführen: Spielen Sie die Übernahme mehrfach in einer Testumgebung durch und prüfen Sie die Ergebnisse mit den Fachabteilungen. SAP empfiehlt, mit der Validierung zu beginnen, sobald die ersten Daten übertragen sind.
- Cutover und Go-live: Frieren Sie das Altsystem zum Stichtag ein, übernehmen Sie die finalen Daten, gleichen Sie sie ab und setzen Sie das neue System produktiv (Cutover).
- Nachkontrolle: Beheben Sie in der Hypercare-Phase Abweichungen und schalten Sie das Altsystem erst ab, wenn alle Daten geprüft und archiviert sind.
Planen Sie für Analyse und Bereinigung ausreichend Zeit ein: Sie sind meist aufwendiger als die technische Übertragung selbst. Dokumentieren Sie jeden Probelauf mit Kennzahlen wie der Zahl der übernommenen Datensätze und der Fehlerquote, damit Fortschritt und Datenqualität messbar werden.
ERP-Einführung
Der letzte, entscheidende Schritt ist die Benutzerakzeptanz des neuen ERP. Wie bei allen digitalen Transformationsprojekten bringen neue Systeme neue Herausforderungen für die Anwender mit sich. Eine Digital Adoption Platform (DAP) kann sie dabei unterstützen.
Mit der Digital Adoption Platform von Knowmore bieten Sie Ihren Anwendern Onboarding, Schulungen und Support direkt im ERP-System.
Durch die Integration der Knowmore-Lösung in Ihr neues ERP können Sie die Interaktionen der Anwender qualitativ und quantitativ auswerten, darunter:
- Benutzerreise
- Benutzerfreundlichkeit der Schulungsabläufe
- Bevorzugte Inhaltsformate
- Onboarding-Dokumentation
- Einarbeitungszeit der Anwender
Das Ergebnis: ein ERP-System, dessen Nutzung Sie anhand von Echtzeitdaten verfolgen und mit gezielten Schulungen verbessern können. Sie leiten ein ERP-Migrationsprojekt? Sprechen Sie uns an – unsere Experten melden sich zeitnah bei Ihnen.
Häufig gestellte Fragen
Was bedeutet Daten migrieren?
Daten migrieren bedeutet, Daten aus einem bestehenden System in ein neues zu übertragen, zum Beispiel beim Wechsel des ERP-Systems oder beim Umzug in die Cloud. Dabei werden die Daten nicht nur kopiert, sondern analysiert, bereinigt, an die Struktur des Zielsystems angepasst und nach der Übernahme auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft.
Wie aufwendig ist die Datenmigration bei einem ERP-Projekt?
Der Aufwand hängt von Datenmenge, Datenqualität und Zahl der Quellsysteme ab. Laut Proalpha kann allein die Analyse der Daten mehrere Wochen dauern; eine komplette ERP-Migration in komplexen Umgebungen dauert mehrere Monate, teilweise über ein Jahr. Den größten Aufwand verursachen meist Bereinigung und Tests, nicht die technische Übertragung der Daten.
Was ist der Unterschied zwischen ERP-Migration und ERP-Einführung?
Bei einer ERP-Einführung kommt ein ERP-System erstmals oder als neue Lösung ins Unternehmen; sie umfasst Auswahl, Konfiguration, Schulung und Go-live. Eine ERP-Migration ist der Wechsel von einem bestehenden System auf ein neues und schließt die Übernahme der Altdaten ein. Wie Sie das Gesamtprojekt planen, lesen Sie in unserem Leitfaden zur ERP-Einführung.
Was ist ein Beispiel für eine ERP-Datenmigration?
Ein aktuelles Beispiel ist der Umstieg von SAP ERP (ECC) auf SAP S/4HANA, vor dem viele Unternehmen im DACH-Raum stehen. Dabei werden Stammdaten wie Kunden, Lieferanten und Materialien sowie offene Belege in das neue Datenmodell übertragen. Worauf es dabei für die Anwender ankommt, beschreibt unsere Seite zur S/4HANA-Migration.
Wer ist für die Datenmigration verantwortlich?
Die Gesamtverantwortung liegt bei der Projektleitung der ERP-Migration. Für die Inhalte sind die Fachabteilungen zuständig: Für jeden Datenbereich, etwa Kundenstamm oder Artikelstamm, sollte ein Data Owner festgelegt sein, der Bereinigung und Ergebnis freigibt. Die technische Übertragung übernehmen IT-Abteilung, Migrationsspezialisten oder der beauftragte ERP-Integrator.
