Eine Cloud-ERP-Implementierung ist erst dann erfolgreich, wenn die Anwender das neue System im Alltag tatsächlich nutzen. Fünf Hebel sind dafür entscheidend: eine Digital Adoption Platform für Hilfe direkt in der Anwendung, Change Management ab Projektbeginn, rollenbasierte Schulung, kontinuierliche Kommunikation und die Messung der Nutzung. So bleibt das ERP auch nach jedem Release-Update produktiv.
Das Wichtigste in Kürze
- Bei einer Cloud-ERP-Implementierung entscheidet die Akzeptanz der Anwender über den Projekterfolg, nicht allein die Technik.
- Cloud-ERP-Systeme erhalten regelmäßig Funktionsupdates; Schulung und Anwenderunterstützung bleiben deshalb auch nach dem Go-live eine Daueraufgabe.
- Change Management, rollenbasierte Schulung und laufende Kommunikation sollten von Projektbeginn an eingeplant werden.
- Eine Digital Adoption Platform führt Anwender direkt im ERP und liefert Nutzungsdaten, mit denen Sie Schulungsinhalte gezielt verbessern.
Die Cloud-ERP-Implementierung ist eine langfristige Investition in Menschen, Ressourcen, Zeit und Geld. Der Schlüssel liegt darin, jede potenzielle Hürde zu antizipieren, damit Ihre Stakeholder bereit sind, sie zu überwinden. Letztendlich gibt es keine erfolgreiche Implementierung ohne erfolgreiche Endbenutzer.
Gut zu wissen: Über die Anschaffung eines ERP-Systems entscheidet oft nur ein kleines Gremium – nutzen werden es jedoch Mitarbeitende aus allen Fachbereichen. Beziehen Sie diese deshalb von Anfang an ein.
1. Digitale Adoptionsplattformen
Wie wäre es mit einer einzigen Lösung, die Ihre Mitarbeitenden in all ihren Anwendungen anleitet? Mit einer digitalen Adoptionsplattform ist das möglich. Eine DAP lässt sich direkt in Ihr Cloud-ERP, Ihr CRM, Ihr HR-System, Ihre Beschaffungslösung oder jede andere Webanwendung integrieren, um die Anwender zu schulen, einzubinden und ihre Nutzung auszuwerten. Mithilfe einer Reihe von interaktiven Leitfäden, Hinweisen und Self-Service-Support können Benutzer völlig autonom und in ihrem eigenen Tempo lernen.
Passender Anwendungsfall: Go-live-Schulung für ERP und SAP
2. Change Management von Anfang an
Ohne Change Management bleibt ein neues System „nur ein weiteres Tool“. Ihre Endbenutzer sind die wichtigste Komponente für den Erfolg Ihres Cloud-ERP. Steuern Sie diese Veränderung deshalb wie jedes andere Transformationsprojekt: Schritt für Schritt.
Jede Transformation braucht Projektleiter, die die Notwendigkeit von Veränderungen befürworten und artikulieren. Führungskräfte stellen sicher, dass alle Beteiligten von der Konzeption an zeitnahe und konsistente Informationen zum Projektstatus erhalten. Zugleich ist dies die Gelegenheit, mögliche Probleme und Risiken für jede Interessengruppe zu sammeln und die Ressourcen festzulegen, die zu ihrer Bewältigung nötig sind.
Das Antizipieren von Widerständen gegen Veränderungen bedeutet, dass Projektleiter sich an spezifische Bedürfnisse anpassen und Benutzer zu maximalem Engagement motivieren können. Wie bei einer Bergtour gilt: Halten Sie den Schwung aufrecht. Erfolgreiches Änderungsmanagement wird erreicht, wenn Ihre Endbenutzer den Mehrwert des neuen Systems verstehen. Dann erkennen sie die digitale Transformation als notwendigen Schritt, um im Wettbewerb zu bestehen.
3. Einarbeitung und Schulung
Wie klassische ERP-Systeme stoßen auch klassische Schulungsmethoden an ihre Grenzen. Wählen Sie deshalb schon bei der Change-Management-Planung die am besten geeigneten Onboarding- und Schulungsmethoden aus, um Ihre Benutzer anzuleiten.
Knowmore-Tipp: Wussten Sie, dass Sie Ihre Mitarbeiter direkt in ihrem Cloud-ERP schulen können?
Lösungen wie Knowmore gehen noch einen Schritt weiter: Die Plattform legt sich wie eine zweite Haut direkt über Ihre Anwendung. Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die auf die Aktionen der Nutzer reagieren, führen Ihre Mitarbeitenden selbstständig genau dorthin, wo sie hinmüssen.
4. Kommunikation
Kommunikation ist ein Schlüssel zum Erfolg und eine wesentliche Säule des Change Managements. Auch wenn es offensichtlich erscheinen mag, endet die Kommunikation nicht mit dem Go-live des Cloud-ERP, sondern ist ein kontinuierlicher Prozess.
Knowmore-Tipp: Mit einer digitalen Adoptionsplattform erreichen Sie Ihre Nutzer in mehreren Formaten.
- Tooltips: Starten Sie Nachrichten oder Anleitungen an jeder Stelle im Cloud-ERP
- Push-Benachrichtigungen: Senden Sie zeitgesteuerte Nachrichten an bestimmte Benutzer (auch auf Basis gebrauchsfertiger Vorlagen)
- Pop-ups: Erstellen Sie anpassbare und verschiebbare Pop-ups, um alle Benutzer zu informieren
- Umfragen: Verstehen Sie besser, wie Ihre Benutzer mit dem System arbeiten
Darüber hinaus können Sie überall und jederzeit kommunizieren, ohne technische oder geografische Einschränkungen.
5. Leistungsüberwachung
Um den Nutzen Ihres ERP-Systems langfristig zu sichern, brauchen Sie schließlich belastbare Daten zur Nutzung.
Knowmore-Tipp: Mit einer digitalen Adoptionsplattform können Sie nachverfolgen, wie Ihre Benutzer mit den Schulungsinhalten im Cloud-ERP interagieren.
Sie können qualitative und quantitative Kennzahlen für mehrere Projekte gleichzeitig messen, darunter:
- Nutzerpfade (User Journeys)
- Benutzerfreundlichkeit von Trainingsworkflows
- Bevorzugte Inhaltsformate
- Nutzung der Onboarding-Dokumentation
- Zeit, bis Benutzer produktiv arbeiten
Das Ergebnis? Ein nachhaltiges ERP dank Schulungen, die Sie verfolgen und optimieren können, auf Basis des tatsächlichen Verhaltens Ihrer Endbenutzer.
Werfen Sie einen Blick auf die Erfolgsgeschichten unserer Kunden. Oder kontaktieren Sie uns, wenn Sie Unterstützung bei der digitalen Transformation Ihres Unternehmens wünschen.
Wer unterstützt bei der Cloud-ERP-Implementierung?
Eine Cloud-ERP-Implementierung ist Teamarbeit. In der Regel teilen sich vier Parteien die Aufgaben:
- Der ERP-Anbieter stellt die Plattform, die Standardprozesse und die Release-Planung bereit.
- Ein Implementierungspartner, oft auch ERP-Integrator genannt, konfiguriert das System, übernimmt die Datenmigration und richtet die Schnittstellen ein.
- Interne Key-User aus den Fachbereichen bringen ihr Prozesswissen ein, testen das System und schulen später ihre Kolleginnen und Kollegen.
- Projektleitung und Change Management sorgen für Kommunikation, Schulungsplanung und einen konstruktiven Umgang mit Widerständen.
Wenn Sie eine Cloud-ERP-Lösung implementieren lassen, achten Sie bei der Partnerwahl nicht nur auf technische Referenzen. Fragen Sie auch, wie der Partner die Anwender auf den Go-live vorbereitet, welche Schulungsformate er einsetzt und wie er die Anwender nach dem Start begleitet. Klären Sie außerdem früh, wie das Change Management in die Projektmethodik eingebunden wird und wer intern dafür verantwortlich ist. Ein Lastenheft, das auch Ihre Anforderungen an Schulung und Anwendersupport beschreibt, erleichtert den Vergleich der Angebote.
Warum endet die Anwenderunterstützung beim Cloud-ERP nicht mit dem Go-live?
Cloud-ERP ist in deutschen Unternehmen längst angekommen: Laut einer Bitkom-Umfrage aus dem Jahr 2025 nutzen 44 % der befragten Unternehmen bereits ERP-Lösungen aus der Cloud. Anders als bei einem On-Premise-System bestimmt beim Cloud-ERP der Anbieter den Update-Rhythmus: Neue Funktionen, geänderte Masken und angepasste Prozesse kommen in festen Release-Zyklen, bei vielen Lösungen mehrmals im Jahr.
Für die Anwender bedeutet das: Was sie in der Schulung vor dem Go-live gelernt haben, ist nach einigen Releases teilweise überholt. Planen Sie die Unterstützung deshalb als Daueraufgabe:
- Release-Kommunikation: Informieren Sie die betroffenen Rollen vor jedem Update gezielt über die Änderungen.
- Kontextbezogene Hilfe: Aktualisieren Sie Anleitungen direkt in der Anwendung, statt Handbücher neu zu verteilen.
- Hypercare und Key-User: Verlängern Sie die Hypercare-Phase nach größeren Releases und setzen Sie Key-User als erste Ansprechpartner ein.
- Nutzungsdaten: Prüfen Sie nach jedem Release, an welchen Stellen Anwender hängen bleiben, und passen Sie Ihre Inhalte an.
Häufig gestellte Fragen
Was versteht man unter einer Cloud-ERP-Implementierung?
Eine Cloud-ERP-Implementierung ist die Einführung eines ERP-Systems, das der Anbieter als Software-as-a-Service in seinem Rechenzentrum betreibt. Sie umfasst die Analyse der Prozesse, die Konfiguration der Standardfunktionen, die Datenmigration, Tests, die Schulung der Anwender und den Go-live. Da Server und Updates beim Anbieter liegen, verschiebt sich der Schwerpunkt von der Technik hin zu Prozessen und Nutzerakzeptanz.
Wie lange dauert eine Cloud-ERP-Implementierung?
Die Dauer einer Cloud-ERP-Implementierung hängt von Unternehmensgröße, Anzahl der Standorte, Datenqualität und Individualisierungsgrad ab. Weil keine eigene Infrastruktur aufgebaut werden muss und viele Projekte auf Standardprozessen aufsetzen, ist sie meist kürzer als eine On-Premise-Einführung. Planen Sie dennoch genug Zeit für Datenmigration, Tests und Schulung ein. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag zur ERP-Einführung in 6 Schritten.
Wo kann ich eine Cloud-ERP-Lösung implementieren lassen?
Eine Cloud-ERP-Lösung lassen Sie in der Regel von einem zertifizierten Implementierungspartner des jeweiligen Herstellers einführen. Die meisten Anbieter wie SAP, Microsoft oder Oracle führen Partnerverzeichnisse, in denen Sie nach Region, Branche und Spezialisierung suchen können. Vergleichen Sie mehrere Partner anhand von Referenzprojekten, Branchenkenntnis und ihrem Konzept für Schulung und Anwenderunterstützung.
Wie gewinnen Sie Anwender für ein neues Cloud-ERP?
Anwender akzeptieren ein neues Cloud-ERP, wenn sie den Nutzen für ihre eigene Arbeit erkennen und sich sicher im System bewegen. Beziehen Sie Key-User früh ein, erklären Sie die Gründe für den Wechsel, schulen Sie rollenbasiert entlang der realen Prozesse und bieten Sie nach dem Go-live Hilfe direkt in der Anwendung. Nutzungsdaten zeigen Ihnen, wo zusätzliche Unterstützung nötig ist.
Was ist eine Digital Adoption Platform?
Eine Digital Adoption Platform (DAP) ist eine Softwareschicht, die über Anwendungen wie ERP, CRM oder HR-Systemen liegt. Sie zeigt Anwendern interaktive Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Tooltips und Hinweise direkt im Arbeitskontext und misst, wie die Anwendung genutzt wird. Bei einer Cloud-ERP-Implementierung ergänzt sie klassische Schulungen. Was Digital Adoption bedeutet, erfahren Sie in unserem Leitfaden.
