Cloud-ERP: Definition, Vorteile und Auswahl für Ihr Unternehmen

Ein Cloud-ERP ist eine ERP-Software, die der Anbieter in seinem Rechenzentrum oder in einer Public Cloud betreibt und über das Internet bereitstellt – meist als Software as a Service (SaaS) im Abonnement. Wartung, Updates und Infrastruktur übernimmt der Anbieter. Unternehmen sparen hohe Anfangsinvestitionen, zahlen dafür laufende Gebühren und geben einen Teil der Kontrolle über Betrieb und Update-Zyklen ab.

Wenn Sie die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens verbessern möchten, bieten digitale Technologien heute verschiedene Möglichkeiten. Mit einer ERP-Software können Sie beispielsweise Daten und Prozesse zentral bündeln, dadurch die Produktivität erhöhen und Entscheidungsprozesse vereinfachen. Noch mehr Vorteile bietet eine solche Software, wenn sie aus der Cloud bereitgestellt wird. In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Cloud-ERP ausmacht, welche Vor- und Nachteile es hat und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.

Was bedeutet Cloud ERP genau?

Ein ERP-System ist eine Software, die mehrere Module für das Management eines Unternehmens in sich vereint. Der Begriff ERP (Enterprise Resource Planning) kam in der Wirtschaftswelt in den 1990er-Jahren auf und bezeichnet die Planung und Steuerung aller Ressourcen von Unternehmen oder Organisationen. Das Prinzip wurde schnell von zahlreichen Betrieben – vor allem im Bereich der Industrie – aufgegriffen. Heute setzen Firmen auf der ganzen Welt und in allen Branchen auf ERP-Systeme. Diese Software zur Ressourcenplanung gilt als eine der wesentlichen Säulen für den digitalen Wandel in Unternehmen.

Es gibt verschiedene Arten von ERP-Software. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dabei für ein Cloud-ERP-System. Es wird vom Softwareanbieter oder einem Dienstleister betrieben und über das Internet bereitgestellt. Um die regelmäßige Wartung der ERP-Software, die Installation von Updates, die Weiterentwicklung von Funktionen oder die Behebung von Fehlern kümmert sich also nicht die firmeninterne IT-Abteilung, sondern der externe Partner.

Public Cloud, Private Cloud oder Hybrid: Welche Cloud-ERP-Modelle gibt es?

„Cloud-ERP“ ist ein Sammelbegriff für mehrere Betriebsmodelle. Sie unterscheiden sich vor allem darin, wie stark Sie das System anpassen können und wer welche Aufgaben übernimmt:

• Public Cloud (Multi-Tenant): Viele Kunden nutzen dieselbe Softwareversion auf einer gemeinsamen, logisch getrennten Infrastruktur. Der Anbieter spielt Updates für alle Kunden gleichzeitig ein. Anpassungen sind nur in vorgegebenen Grenzen möglich, dafür sind Einführung und Betrieb stark standardisiert. Beispiele sind SAP Cloud ERP (bisher SAP S/4HANA Cloud Public Edition) und die Infor CloudSuites, die Infor mandantenfähig auf Amazon Web Services betreibt.
• Private Cloud (Single-Tenant): Jeder Kunde erhält eine eigene Instanz, die der Anbieter oder ein Dienstleister betreibt. Das erlaubt mehr individuelle Erweiterungen und einen flexibleren Update-Rhythmus. Bei SAP heißt dieses Modell SAP Cloud ERP Private.
• Hybrid: Einzelne Bereiche laufen in der Cloud, andere weiterhin im eigenen Rechenzentrum – etwa als Übergangslösung oder wegen besonderer regulatorischer Anforderungen.

SAP bündelt den Weg in die Cloud in zwei Angeboten: RISE with SAP richtet sich laut SAP an Bestandskunden, die von einer On-Premise-Umgebung migrieren, SAP GROW an Neukunden, die mit Cloud-ERP einsteigen. Wie eine solche Umstellung abläuft, zeigt unsere Seite zur S/4HANA-Migration.

Vorteile von Cloud ERP für Unternehmen

Cloud-ERP-Systeme sind mittlerweile weit verbreitet und erleichtern Unternehmen viele Planungs- und Steuerungsaufgaben. SaaS-ERP bietet im Gegensatz zu On-Premise-ERP zahlreiche Vorteile.

Erreichbarkeit und Mobilität

Wenn Sie eine Cloud-ERP-Software einsetzen, können Sie von jedem beliebigen Ort auf Ihre Anwendungen und Daten zugreifen. Das Einzige, was Sie benötigen, ist eine Internetverbindung. Mit einem Cloud-ERP sind Sie flexibler und können überall arbeiten: zu Hause, im Café, auf einer Baustelle, beim Kunden.

Bessere Datensicherheit

Die Anbieter von Cloud-Diensten haben in der Regel ein ganzes Team von Sicherheitsexperten. Diese überwachen das System permanent im Hinblick auf Bedrohungen und treffen die notwendigen Vorkehrungen, um die Daten ihrer Kunden zu schützen. Das verringert meist das Risiko von Datenverlusten, ersetzt aber kein eigenes Berechtigungs- und Sicherheitskonzept.

Niedrigere Kosten und effizientes Ressourcenmanagement

Mit einem Cloud-ERP-System zahlen Sie für den vereinbarten Leistungsumfang statt für eigene Server und Lizenzen. Die Anbieter rechnen in der Regel monatlich oder jährlich im Abonnement ab, häufig pro Nutzer, pro Anwendung oder pro Lösungspaket. Hohe Anfangsinvestitionen entfallen, dafür fallen dauerhaft laufende Kosten an.

Regelmäßige Updates und kontinuierliche Innovation

Um bekannte Sicherheitslücken zu schließen, aktualisieren Cloud-Anbieter regelmäßig ihre Infrastruktur. Auch Ihre Cloud-ERP-Software wird so laufend mit aktuellen Sicherheitsupdates versorgt. Dadurch sinkt das Risiko, dass Sicherheitslücken ausgenutzt werden. Zudem stellt der Anbieter regelmäßig neue Funktionen bereit, ohne dass Sie eigene Upgrade-Projekte planen müssen.

Herausforderungen und Abwägungen

Ein Cloud-ERP-System hat jedoch auch Nachteile.

Verbindungsprobleme und Internetabhängigkeit

Ohne Internetverbindung kann das ERP-System nicht genutzt werden. Egal ob im Büro oder an einem anderen Ort, offline können Sie nicht arbeiten. Fällt die Verbindung aus, können zentrale Geschäftsprozesse stillstehen.

Konformität und regulatorische Bestimmungen

Auch in der Cloud bleiben Sie für den Schutz Ihrer Daten verantwortlich, etwa nach der DSGVO. Prüfen Sie deshalb, wo die Daten gespeichert werden, ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung vorliegt und welche Nachweise der Anbieter erbringt, zum Beispiel eine Zertifizierung nach ISO/IEC 27001.

Widerstand gegenüber Veränderungen und Notwendigkeit der Fortbildung

Ein Cloud-ERP-System verändert die Arbeitsweise. Nicht alle Mitarbeiter sind gegenüber den Veränderungen, die dies nach sich zieht, aufgeschlossen. Insofern ist immer eine gewisse Zeit notwendig, bis sich die Beschäftigten angepasst und die ERP-Software in ihre Arbeitsabläufe integriert haben. Zudem erfordert die Einführung Schulungen, deren Kosten je nach Format stark variieren.

Cloud-ERP oder On-Premise: der Vergleich

Bei klassischen On-Premise-Lizenzen beträgt die jährliche Wartung laut SAP in der Regel 18 bis 20 % des Listenpreises. SaaS-ERP erfordert dagegen kaum Vorabinvestitionen, verursacht aber etwas höhere laufende Kosten; über einen Lebenszyklus von fünf bis sieben Jahren seien die Gesamtbetriebskosten oft vergleichbar oder niedriger. Das ist die Einschätzung eines Cloud-Anbieters – rechnen Sie deshalb mit Ihren eigenen Zahlen. In stark regulierten Branchen bleibt On-Premise laut SAP häufig die erste Wahl. Welche Cloud-Modelle es jenseits von SaaS gibt, erklärt unser Beitrag IaaS, PaaS und SaaS.

Praktisches Beispiel und Einsatzmöglichkeiten

Auf der ganzen Welt setzen große Unternehmen aller Branchen heute ERP-Software ein, um zeitraubende Managementaufgaben zu automatisieren und auf diese Weise ihre Effizienz zu steigern. Typische Einsatzbereiche von Cloud-ERP in Großunternehmen sind unter anderem:

• Vertrieb und Auftragsabwicklung,
• Personalmanagement,
• Rechnungsverwaltung,
• Einkauf und Lieferkettenmanagement.
• Rechnungswesen.

Doch nicht nur Großunternehmen nutzen heute ERP-Lösungen, auch viele kleine und mittlere Unternehmen haben inzwischen ein ERP-System in ihre Abläufe integriert.

Den richtigen Cloud-ERP-Anbieter finden

Bei der Auswahl einer Cloud-ERP-Lösung sollten Sie mehrere Faktoren berücksichtigen. Klären Sie zunächst, welches Sicherheitsniveau der Anbieter bietet. Achten Sie auf anerkannte Zertifizierungen, den Standort der Rechenzentren und vertraglich zugesicherte Verfügbarkeiten (SLAs). Wählen Sie einen Anbieter, der die gesetzlichen Vorgaben – in der EU insbesondere die DSGVO – nachweislich einhält. Prüfen Sie dann die Qualität des Kundensupports. Leistet der Hersteller der ERP-Software einen Service, der zu Ihren Anforderungen passt? Wie lange dauert es, bis eine technische Störung behoben wird?

Gute Erfahrungen machen Unternehmen meist mit einem Anbieter, der ihre Branche kennt und dessen Standardprozesse gut zu den eigenen Abläufen passen. Recherchieren Sie umfassend und vergleichen Sie mehrere Angebote, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen. Auf diese Weise lassen sich Fehler am besten vermeiden. Knowmore bietet selbst kein ERP-System an, unterstützt Unternehmen aber dabei, dass ihre Mitarbeitenden ein neues Cloud-ERP schnell und sicher nutzen – etwa mit interaktiven Anleitungen direkt in der Anwendung.

Fazit

Ein Cloud-ERP-System ist ein leistungsfähiges Werkzeug, mit dem Unternehmen ihre Prozesse effizienter gestalten. Es hilft dabei, die Datensicherheit zu verbessern, die Kosten für das Datenmanagement zu senken und die Arbeit flexibler zu gestalten. Auch wenn Cloud-ERP-Software heute von kleinen, mittleren und großen Unternehmen eingesetzt wird, sollte man einige kritische Punkte, zum Beispiel die Abhängigkeit vom Internet, nicht außer Acht lassen. Da viele Hersteller neue Funktionen wie KI bevorzugt in ihren Cloud-Lösungen bereitstellen, dürfte Cloud-ERP für die meisten Unternehmen mittelfristig zum Standard werden. Es lohnt sich daher, den Umstieg frühzeitig zu planen – einschließlich Datenmigration und Anwenderschulung.