Eine ERP-Schulung bereitet Mitarbeiter darauf vor, ihre täglichen Aufgaben im neuen ERP-System sicher zu erledigen. Wirksam ist sie, wenn sie rollenbasiert und entlang der eigenen Geschäftsprozesse aufgebaut ist, kurz vor dem Go-live stattfindet und danach durch Hilfe direkt in der Anwendung ergänzt wird. Allgemeine Herstellerkurse vermitteln dagegen vor allem Grundlagen.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine wirksame ERP-Schulung beginnt mit der Analyse von Benutzerrollen, Zugriffsrechten und Vorkenntnissen.
- Mitarbeiter wollen prozessorientierte Schulungen, die zeigen, was sich in ihrem eigenen Arbeitsablauf ändert – nicht jede Funktion des Systems.
- Key-User, Train-the-Trainer-Konzepte und eine Schulungsumgebung mit realistischen Daten sind tragende Elemente eines ERP-Schulungskonzepts.
- Nach dem Go-live sichern Hilfen direkt im ERP und die Auswertung der Nutzung den Lernerfolg dauerhaft.
Optimieren Sie Ihren Übergang zur nächsten Generation von ERP-Systemen. Für die Digitalisierung von Unternehmen ist ERP-Technologie heute relevanter denn je. ERP-Systeme verwalten und integrieren zahlreiche tägliche Geschäftsaktivitäten in einem zentralen System. Die Herausforderung für Unternehmen besteht heute darin, ihren Übergang zu den neuesten ERP-Systemen so reibungslos wie möglich zu gestalten.
Und das beginnt damit, dass die Benutzer im Mittelpunkt einer effektiven ERP-Schulung stehen.
Benutzeridentifikation für die ERP-Schulung
Ein effektiver Schulungsplan für die ERP-Schulung beginnt damit, Ihre Benutzer zu identifizieren, um festzustellen, welchen Zugriff sie im ERP-System benötigen und welches Schulungsniveau erforderlich ist, um sie entsprechend auszustatten.
- Wie viele Benutzer arbeiten weltweit mit dem ERP-System?
- Welche verschiedenen Benutzerrollen existieren?
- Wie werden sie das ERP-System nutzen?
- Auf welche Bereiche des ERP-Systems braucht jeder Benutzer Zugriff?
- Gibt es unterschiedliche Kompetenzniveaus im Umgang mit digitalen Tools?
- Wechselt Ihr Unternehmen von einer umfangreichen zu einer schlanken ERP-Software?
Sichern Sie sich den Erfolg Ihrer ERP-Schulung, indem Sie Ihre Benutzer effektiv identifizieren und entsprechend schulen. Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen zur optimalen ERP-Schulung und -Implementierung.
Wie erstellen Sie ein ERP-Schulungskonzept?
Ein ERP-Schulungskonzept legt fest, wer was wann und in welcher Form lernt. Bewährt hat sich folgendes Vorgehen:
- Rollen und Zielgruppen festlegen: Ordnen Sie jeder Benutzerrolle die Prozesse und Transaktionen zu, die sie im ERP-System ausführt.
- Lernziele je Prozess definieren: Beschreiben Sie, was ein Mitarbeiter nach der Schulung selbstständig erledigen können muss, etwa „eine Bestellung anlegen und freigeben“.
- Key-User ausbilden: Key-User aus den Fachbereichen werden früh geschult, testen das System im Anwendertest und geben ihr Wissen nach dem Train-the-Trainer-Prinzip an ihre Kolleginnen und Kollegen weiter.
- Formate und Materialien wählen: Kombinieren Sie Präsenz- oder Online-Trainings mit Übungen, Kurzanleitungen und Hilfen direkt in der Anwendung.
- Zeitplan abstimmen: Schulen Sie Endanwender möglichst kurz vor dem Go-live in einer Schulungsumgebung mit realistischen Daten, damit das Gelernte nicht verloren geht.
- Erfolg messen: Prüfen Sie nach dem Start, ob die Prozesse fehlerfrei laufen, und schulen Sie gezielt nach.
Das Schulungskonzept ist Teil des Projektplans. Wie es sich in die Phasen des Gesamtprojekts einfügt, beschreibt unser Beitrag zur ERP-Einführung.
Change Management für eine erfolgreiche ERP-Schulung
Bei der ERP-Schulung ist es entscheidend, ein effektives Change Management durchzuführen. Traditionelle ERP-Systeme gelten als komplex – mit umfangreichen Funktionalitäten, eingeschränkter Zugänglichkeit und häufigem Bedarf an internen Wartungsarbeiten. Die Migration in die Cloud verbessert zwar die Zugänglichkeit der ERP-Funktionen, doch auch dann brauchen die Benutzer ein begleitendes Change Management.
Change-Management-Prozesse sind notwendig, um groß angelegte Projekte wie eine ERP-Einführung zu begleiten, denn mit dem Go-live fängt die Arbeit erst an. Was wollen ERP-Benutzer also? Eine klare Struktur und Anleitung während der ERP-Implementierung, die von ihren Bedürfnissen ausgeht.
Optimieren Sie Ihre ERP-Schulung mit folgenden Maßnahmen:
- Kommunikation vor, während und nach dem Go-live: ein wirksamer Ausgangspunkt
- Sammeln Sie alle Risiken und Herausforderungen, mit denen Endbenutzer konfrontiert sein könnten
- Bestimmen Sie im Voraus die benötigten Ressourcen und antizipieren Sie mögliche Hindernisse
- Erstellen Sie personalisierte (mehr dazu weiter unten) und anpassbare Schulungen für eine nachhaltige Implementierung
- Messen Sie die Auswirkungen Ihres ERP-Trainings, um herauszufinden, was funktioniert und was nicht
- Bieten Sie kontinuierliche, bedarfsgerechte Unterstützung, damit Benutzer bei jeder Änderung ihres ERP-Systems auf dem neuesten Stand bleiben
Mit wirksamem Change Management und einer ganzheitlichen ERP-Schulung stellen Sie sicher, dass Ihre Benutzer den maximalen Nutzen aus dem ERP-System ziehen.
Letztendlich möchten Benutzer ihr ERP-System verstehen und beherrschen. Eine hohe Nutzerakzeptanz ist jedoch nur möglich, wenn Benutzer den Nutzen des neuen Systems und seine Möglichkeiten verstehen. Warum? Ohne Verständnis für Veränderungen können Benutzer die ERP-Transformation als Risiko für ihre Position wahrnehmen, was zu Widerstand gegen Veränderungen führen kann. Erklären Sie im Rahmen des Change Managements, warum die Transformation und die Automatisierung durch das ERP sinnvoll sind: Sie tragen dazu bei, Prozesse zu beschleunigen und Zeit für anspruchsvollere Aufgaben freizusetzen.
Entdecken Sie die 7 wichtigsten Change-Management-Modelle im Überblick
Bieten Sie prozessorientiertes Training an
Ein ERP-System ist ein leistungsstarkes Tool, das komplexe Integrationen und Anpassungen umfasst. Kein ERP-System gleicht dem anderen, weshalb allgemeine Schulungsmaterialien des Anbieters nur bis zu einem bestimmten Punkt nützlich sind. Benutzer wünschen sich effektives Training, das auf die Prozesse zugeschnitten ist, die sie täglich oder gelegentlich nutzen. Sie möchten wissen, welche Prozesse sich im neuen ERP geändert haben, welche Prozesse neu sind und welche Wissenslücken geschlossen werden müssen.
Tipp von Knowmore: Verabschieden Sie sich mit einer Digital Adoption Platform von Einheitsschulungen nach dem Gießkannenprinzip.
Individuelle ERP-Schulung für optimale Leistung
Erstellen Sie maßgeschneidertes Training im Rahmen Ihrer ERP-Schulung. Eng verbunden mit prozessorientiertem Training ist der Bedarf an Personalisierung. Was bedeutet das konkret? Statt einer Einheitsschulung für alle gibt es rollenbasierte und nach Abteilungen standardisierte Trainings.
Maßgeschneidertes Training ermöglicht es Benutzern, Fähigkeiten in den Prozessen zu erwerben, die sie für ihre Aufgaben im ERP-System benötigen. Es macht das Training wirksamer und beschleunigt den Wertbeitrag des ERP-Systems, da Benutzer keine Zeit mit dem Erlernen von Funktionen verschwenden, die sie nicht nutzen werden. Rollenbasiertes Training geht noch einen Schritt weiter: Es schult jeden Benutzer genau in den ERP-Aufgaben, die zu seiner Rolle gehören.
Welche Formate eignen sich für eine ERP-Schulung?
Kein Format deckt alle Anforderungen ab. In der Praxis kombinieren Unternehmen mehrere Formate, zum Beispiel im Sinne von Blended Learning:
| Format | Stärken | Grenzen |
|---|---|---|
| Präsenz- oder Inhouse-Schulung | direkter Austausch, Fragen werden sofort geklärt | hoher Organisationsaufwand, Wissen geht bis zum Go-live teilweise verloren |
| Live-Online-Training | standortübergreifend, geringere Reisekosten | begrenzte Aufmerksamkeit, wenig praktische Übung |
| E-Learning und Lernpfade der Hersteller | flexibel, gut für Grundlagen | zeigt den Standard, nicht Ihre eigenen Prozesse |
| Software-Simulation | gefahrloses Üben realer Abläufe ohne Auswirkungen auf das Produktivsystem | muss bei Releases aktualisiert werden |
| Hilfe direkt in der Anwendung | Unterstützung genau im Moment des Bedarfs, auch nach dem Go-live | ersetzt nicht die Einführung in neue Prozesse |
Für Endanwender großer Unternehmen hat sich bewährt, Prozesswissen in kurzen Trainings oder Simulationen zu vermitteln und für die Details anschließend Hilfe direkt im ERP-System anzubieten. So müssen Mitarbeiter selten genutzte Abläufe nicht auswendig lernen, sondern erhalten die Anleitung genau dann, wenn sie sie brauchen.
Optimieren Sie Ihr ERP-Training mit einer ERP-Schulungslösung
Führen Sie Ihr ERP-Training mithilfe einer Digital Adoption Platform (DAP) durch. Verfolgen Sie gleichzeitig mehrere Projekte und analysieren Sie die Nutzung in den Bereichen Produktion, Supply Chain Management, Vertrieb, Marketing, Personalwesen und anderen Abteilungen, die das ERP-System nutzen.
Tipp von Knowmore: Mit einer Digital Adoption Platform decken Sie die Schulungsanforderungen Ihrer Endbenutzer umfassend ab.
Mit einer DAP sieht das ERP-Training wie folgt aus:
- Personalisierte Workflows (rollen- und abteilungsspezifisches Training)
- Anpassbare Workflows (prozessorientiertes Training)
- Interaktive Anleitungen (24/7-Zugriff auf eine Bibliothek von Anleitungen)
Das Ergebnis? Eine nachhaltige ERP-Schulung, deren Wirkung Sie verfolgen und anhand des Verhaltens Ihrer Endbenutzer optimieren können.
Nutzen Sie Oracle, Dynamics 365 oder ein anderes webbasiertes ERP-System? Schauen Sie sich unsere Demo-Videos an.
Häufig gestellte Fragen
Wie kann man ein ERP-System lernen?
Ein ERP-System lernen Sie am besten in drei Stufen: Zunächst vermitteln Online-Kurse oder E-Learning-Lernpfade der Hersteller die Grundlagen des Systems und seiner Module. Danach üben Sie die eigenen Geschäftsprozesse in einer Schulungs- oder Simulationsumgebung. Im Arbeitsalltag festigen Sie das Wissen durch regelmäßige Anwendung, Unterstützung durch Key-User und Hilfen direkt im System.
Wann sollte die ERP-Schulung stattfinden?
Key-User sollten früh im Projekt geschult werden, weil sie an Konzeption und Tests mitwirken. Die ERP-Schulung der Endanwender gehört dagegen in die letzten Wochen vor dem Go-live, damit das Gelernte frisch ist. Nach dem Start folgen Auffrischungen, Schulungen für neue Mitarbeiter und kurze Updates zu jedem größeren Release.
Was bedeutet Train-the-Trainer bei der ERP-Schulung?
Train-the-Trainer bedeutet, dass zunächst ausgewählte Key-User intensiv im ERP-System geschult werden, häufig vom Implementierungspartner. Diese Key-User schulen anschließend die Endanwender ihrer Abteilung. Das Verfahren skaliert gut in großen Unternehmen, nutzt das Prozesswissen der Fachbereiche und schafft feste Ansprechpartner für Fragen nach dem Go-live.
Wie messen Sie den Erfolg einer ERP-Schulung?
Den Erfolg einer ERP-Schulung messen Sie auf mehreren Ebenen: Zufriedenheit der Teilnehmer, Lernerfolg in Tests oder Übungen, Verhalten im System und Ergebnisse für das Unternehmen. Aussagekräftig sind vor allem Kennzahlen aus dem Betrieb wie Fehlerquoten, Bearbeitungszeiten und die Zahl der Supportanfragen. Das Kirkpatrick-Modell bietet dafür einen bewährten Rahmen.
Sind ERP und SAP das Gleiche?
Nein. ERP (Enterprise Resource Planning) bezeichnet eine Softwarekategorie, die Geschäftsprozesse wie Finanzen, Einkauf, Logistik und Personal in einem System bündelt. SAP ist ein Softwarehersteller, der mit SAP S/4HANA eines der bekanntesten ERP-Systeme anbietet. Daneben gibt es viele weitere ERP-Anbieter, etwa Microsoft, Oracle oder Infor. Eine ERP-Schulung ist daher immer auf das jeweilige System zugeschnitten.
