Pflichtenheft für ein HR-System: Das gehört hinein

Ein Pflichtenheft für HR-Software beschreibt verbindlich, wie ein Anbieter die Anforderungen an ein neues HR-System umsetzt: Funktionen, Schnittstellen, Datenschutz, Berechtigungen, Zeitplan, Budget und Abnahmekriterien. Grundlage ist das Lastenheft, in dem Ihr Unternehmen festhält, was die Software leisten soll. Beide Dokumente machen Angebote vergleichbar und halten das HRIS-Projekt im vereinbarten Rahmen.

Eine der grundlegenden Voraussetzungen für die gelungene Einführung eines HR-Systems – auch Human Resource Information System (HRIS) oder Personalinformationssystem genannt – ist ein umfassendes und aussagekräftiges Pflichtenheft. Es steckt den Rahmen für die Aktivitäten ab und definiert die Ressourcen, die notwendig sind, um das geplante HR-System einzuführen. Es ist immer sinnvoll, sich für die Erstellung dieses Referenzdokuments Zeit zu nehmen, da damit die Grundlagen für die Umsetzung des HRIS-Projektes gelegt werden, egal, ob es sich um die Einführung einer Software für Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder für die Personalbeschaffung handelt. Knowmore erläutert Ihnen, wie Sie ein zielführendes Pflichtenheft schreiben.

Was ist das Pflichtenheft für ein HR-System genau?

Das Pflichtenheft ist ein verbindliches Dokument, mit dem Rahmen und Umfang des Projektes für das HR-System abgesteckt werden. Darin werden Bedürfnisse, Ziele, erwartete Ergebnisse sowie betriebliche Rahmenbedingungen für das Projekt systematisch festgehalten. Ein präziser Zeitplan für jeden Teilbereich des HR-Systems sowie eine Budgetplanung gehören ebenfalls in das Dokument.

Das Pflichtenheft führt zudem die Verantwortungsbereiche aller internen oder externen Personen auf, die an der Umsetzung des Projektes beteiligt sind. Es handelt sich um ein grundlegendes Papier, das als Steuerungsinstrument für den Projektleiter dient, der für das Personalinformationssystem verantwortlich ist und die Einführung überwachen und bewerten muss. Das Pflichtenheft beschreibt die Funktionen, über die das geplante HR-System verfügen soll. Auf dieser Basis kann ein Softwarehersteller die Anwendung vorschlagen, welche die Erwartungen und Anforderungen des Unternehmens am besten erfüllt.

Lastenheft oder Pflichtenheft: Wer schreibt was?

Im Projektalltag werden beide Begriffe oft synonym verwendet, fachlich unterscheiden sie sich jedoch. Nach DIN 69901-5 und VDI-Richtlinie 2519 gilt:

Für ein HR-Projekt heißt das: Ihr Unternehmen beschreibt im Lastenheft die Anforderungen aus Sicht von Personalabteilung, IT, Datenschutz und Betriebsrat. Die Anbieter antworten mit einem Angebot und nach der Vergabe mit einem Pflichtenheft, das zeigt, wie ihr System diese Anforderungen konkret erfüllt.

Vieles, was in diesem Artikel beschrieben wird – Anforderungen erheben, gewünschte Funktionen definieren, Auswahlkriterien festlegen –, gehört streng genommen ins Lastenheft. Auf dieser Grundlage erstellt der ausgewählte Anbieter anschließend das Pflichtenheft. Erst wenn Ihr Unternehmen es geprüft und freigegeben hat, wird es zur verbindlichen Grundlage für Konfiguration, Tests und Abnahme des HR-Systems.

Vorbereitende Arbeiten vor der Erstellung des Pflichtenheftes

Bevor ein HR-System eingeführt wird, müssen die Anforderungen und Ziele des Unternehmens gewissenhaft analysiert werden. Dafür werden alle Beteiligten (Mitglieder der Unternehmensleitung, HR-Leitung, IT-Leitung, Betriebsrat usw.) eingehend befragt. Das Pflichtenheft für ein HR-System ist gleichzeitig eine Bestandsaufnahme der aktuellen Prozesse und Vorgehensweisen sowie der im Personalwesen bereits vorhandenen Tools.

Auf konstruktive Weise und unter Beteiligung aller Betroffenen wird ermittelt, wo Optimierungsbedarf im Hinblick auf Punkte wie Zeitmanagement, Talentmanagement, Entgeltabrechnung oder administrative Abläufe besteht. Vor dem Hintergrund, dass die Mitarbeiter zukünftig so autonom wie möglich arbeiten sollen, wird präzisiert, welche HR-Prozesse zu digitalisieren sind und mit welcher Priorität die einzelnen Module eingeführt werden.

Inhalt des Pflichtenheftes für ein HR-System

Das Pflichtenheft muss so angelegt sein, dass es zu gegebener Zeit einen Vergleich der verschiedenen Personalinformationssysteme ermöglicht, damit man die für das Unternehmen geeignetste Software auswählen kann. Die folgenden Angaben sollten darin enthalten sein:

Detaillierte Beschreibung der gewünschten Funktionen

Je nach den zu automatisierenden Workflows sollte das zukünftige HR-System bestimmte Funktionen und Tools enthalten. Eine klare und detaillierte Beschreibung der benötigten Funktionen erleichtert die Arbeit der Entwickler und die Konfiguration des Systems. Der Hersteller der HRIS-Software kann auf dieser Basis das System gezielt konfigurieren und bei Bedarf Erweiterungen planen.

Technische Anforderungen und Kompatibilität mit der bestehenden Infrastruktur

Im Pflichtenheft werden die gesetzlichen Anforderungen festgehalten, die für Datenschutz und Datensicherheit gelten. Der Anbieter des HR-Systems muss sicherstellen, dass seine Software die Vorgaben der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) einhält. Zudem sollte das Pflichtenheft festlegen, wie die Zugriffsrechte verwaltet werden.

Weitere zu definierende Vorgaben betreffen das Hosting des Systems (in der Cloud, also als SaaS-Lösung, oder On-Premise im eigenen Rechenzentrum) sowie die Art der Softwarearchitektur (integriert oder modular). Der Hersteller muss darüber hinaus gewährleisten, dass seine Software (z. B. für Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Personalbeschaffung oder administrative Tätigkeiten) mit den vorhandenen IT-Systemen kompatibel ist.

Budgetvorgaben und Zeitplan für die Einführung

Im Pflichtenheft für ein HR-System werden das vorgesehene Budget sowie die gewünschte Flexibilität der Software festgelegt. Vor der endgültigen Auftragserteilung müssen Anbieter und Unternehmen den Preis für das System und die angebotenen Dienstleistungen exakt aushandeln. Für alle wichtigen Phasen des Projektes – vom Projektstart bis zum Go-live und dem operativen Betrieb – werden der Zeitbedarf sowie die Fristen festgelegt.

Kriterien für die Auswahl des Softwareanbieters

Das Anforderungsdokument nennt die wichtigsten Kriterien für die Auswahl des Softwareherstellers: Ruf, Kunden- und Expertenmeinungen, Erfahrung, Spezialisierung im Bereich HR-Software, Konditionen usw. Darüber hinaus werden Punkte aufgeführt, die für die Auswahl des Personalinformationssystems relevant sind:

• Wie entwicklungsfähig ist die Lösung?
• Kann der Hersteller einen qualitativ hochwertigen technischen Support leisten?
• Ist die infrage kommende Software mit den existierenden IT-Tools kompatibel?

Wenn Angebote von mehreren Softwareanbietern vorliegen, kann man anhand solcher Kriterien die beste Wahl für das Unternehmen treffen.

Datenschutz und Betriebsrat: Was im Pflichtenheft für HR-Software nicht fehlen darf

Ein HR-System verarbeitet besonders schutzwürdige Beschäftigtendaten – von Gehältern über Fehlzeiten bis zu Leistungsbeurteilungen. Halten Sie deshalb in Lasten- und Pflichtenheft fest:

• Rollen- und Berechtigungskonzept: wer welche Daten sehen, ändern und auswerten darf;
• Hosting und Auftragsverarbeitung: Standort des Rechenzentrums, Unterauftragnehmer und Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO;
• Verfügbarkeit und Support: Servicezeiten, Reaktionszeiten und Verfügbarkeit des Systems als messbare Service-Level;
• Lösch- und Aufbewahrungsfristen für Bewerber- und Personaldaten;
• Protokollierung und Auswertungen: welche Berichte vorgesehen und welche ausdrücklich ausgeschlossen sind.

Der letzte Punkt betrifft unmittelbar den Betriebsrat. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt er bei technischen Einrichtungen mit, die Verhalten oder Leistung der Beschäftigten überwachen können. Dabei genügt es, dass eine Software objektiv zur Überwachung geeignet ist – bei HR-Systemen mit Protokoll- und Auswertungsfunktionen ist das regelmäßig der Fall. Beziehen Sie den Betriebsrat deshalb schon in die Anforderungsanalyse ein und stimmen Sie die geplanten Funktionen frühzeitig ab. So verhindern Sie, dass die Verhandlungen über die Betriebsvereinbarung den Go-live verzögern.

Best Practices für die Erstellung des Pflichtenheftes für ein HR-System

Alle Personen, die von der Einführung des HR-Systems betroffen sind, sollten dessen Inhalt kennen. Daher muss es allgemein verständlich geschrieben sein. Technische Details oder komplexe Zusammenhänge sollten so einfach wie möglich dargestellt werden. Alle Leitlinien müssen klar, präzise und knapp gefasst sein. Es ist sinnvoll, alle Beteiligten in die Erstellung des Pflichtenheftes einzubeziehen: So sind sie später motivierter, sich während der Umsetzung der verschiedenen Phasen für das Projekt zu engagieren.

Freigabe des Pflichtenheftes und Überwachung der Umsetzung

Der Verantwortliche für das Personalinformationssystem händigt allen Beteiligten sowie den IT-Spezialisten einen ersten Entwurf des Dokuments aus, damit diese die wesentlichen Punkte überprüfen. Anschließend können sie Verbesserungsvorschläge einbringen, mit denen das Projekt angesichts der bestehenden betrieblichen Rahmenbedingungen besser abgewickelt werden kann. Dieser Schritt schließt die Erstellung des Pflichtenheftes ab; danach kann das Projekt starten. Der Projektleiter für das HR-System beziehungsweise der externe Berater überwacht und bewertet die Umsetzung in der Folge regelmäßig, damit sichergestellt ist, dass die Vorgaben aus dem Pflichtenheft eingehalten werden.