HR-System implementieren: 4 Hürden und wie Sie diese überwinden

Um ein HR-System zu implementieren, gehen Sie in klaren Phasen vor: Anforderungen erheben, Software auswählen, Betriebsrat und Datenschutz einbinden, Daten migrieren, testen, Nutzer schulen und das System nach dem Go-live begleiten. Scheitern solche Projekte, liegt das selten an der Technik, sondern meist an fehlender Akzeptanz. Dieser Artikel zeigt die Projektschritte und die vier häufigsten Hürden – mit konkreten Lösungen.

Die Personalabteilung ist eine der Stützen jedes Unternehmens. Das gilt umso mehr, wenn sich dieses im Wachstum befindet. Während der HR-Bereich früher weitgehend mit administrativen Aufgaben sowie der Personalverwaltung in Verbindung gebracht wurde, hat spätestens die Coronapandemie gezeigt, dass die Mitarbeiter im Personalwesen eine große Anpassungsfähigkeit besitzen müssen. Plötzlich sind sie als Strategen und Vermittler mit viel Einfühlungsvermögen gefragt, die sowohl Manager als auch die Mitarbeiter online anleiten und ad hoc Lösungen finden müssen, um das Personal bei der Stange zu halten und zu motivieren. Homeoffice, neue Vorgehensweisen, Personalbeschaffung und virtuelles Onboarding gehören heute zu ihrem Arbeitsalltag. Daher führt kaum ein Weg mehr an der Einführung eines leistungsfähigen HR-Systems vorbei, das die Informationen über die Beschäftigten zentralisiert. Expandierende Unternehmen haben somit keine Wahl und müssen auch im Bereich HR die digitale Transformation einleiten, um mit den Veränderungen, die ihre wertvollste Ressource – nämlich ihre Mitarbeiter – betreffen, Schritt halten zu können.

Allerdings stellen sich jeder neuen Technologie gewisse Hürden in den Weg. Da die digitale Transformation im Personalbereich heutzutage wichtig für jede zukunftsorientierte Organisation ist, muss die Einführung eines HR-Systems zwingend durch Veränderungsmanagement auf Unternehmensebene begleitet werden.

Was ist ein HR-System?

In dem Maße, wie sich die Funktion des Personalwesens verändert, steigen auch die Anforderungen an eine Softwareunterstützung. Grundsätzlich gibt es drei Ansätze, mit denen man das Tagesgeschäft dieses Bereiches automatisieren kann.

• HRIS: Mit einem Human Resource Information System (kurz HR-System) verwaltet man alle Daten in Verbindung mit den Mitarbeitern. Das beginnt mit Informationen im Bereich Personalbeschaffung und reicht über das Talentmanagement bis hin zur Einhaltung interner Richtlinien und gesetzlicher Vorgaben. Ein HR-System lohnt sich bereits für kleinere Unternehmen, sobald sich Personalprozesse nicht mehr zuverlässig per Tabelle und E-Mail abwickeln lassen.
• HCM: Ein System für das Human Capital Management ähnelt dem HR-System. Es erleichtert strategische HR-Aufgaben wie Personalbeschaffung, Entgeltabrechnung, Weiterbildung und Leistungsbeurteilung.
• HRMS: Ein Human Resource Management System fasst die Funktionen einer HRIS-Software und eines HCM-Systems in einer einzigen Anwendungssuite zusammen.

Wofür auch immer Sie sich entscheiden: Entscheidend ist, dass Sie die Herausforderungen, die mit der Softwareakzeptanz verbunden sind, meistern. Nur dann gelingt die erfolgreiche Einführung des HR-Systems.

Die Software allein ist nicht alles

Eine Software wird erst dann zu einer echten Lösung für ein Unternehmen, wenn die Anwender sie akzeptieren. Erreichen kann man das durch Schulungen und praktische Anwendung. Ein HR-System muss heute zweckmäßig, verständlich und zugänglich sein, wo auch immer sich die Nutzer befinden. Dazu kommt, dass es eine Vielzahl von Nutzern mit unterschiedlichsten Profilen gibt, die sich unter anderem durch ihre digitale Kompetenz, ihren Standort und ihre Autonomie unterscheiden.

Knowmore bietet Ihnen durch die Integration einer Digital Adoption Platform eine umfassende Begleitung für HR-Systeme aller Art (z. B. SAP SuccessFactors, Cornerstone, Workday oder Sage). Sehen wir uns nun aber an, welche wesentlichen Hürden sich der Akzeptanz eines Personalinformationssystems möglicherweise in den Weg stellen.

4 Herausforderungen, die Sie überwinden müssen, wenn Sie ein HR-System einführen

Um mögliche Probleme der Nutzer im Umgang mit einer Software zu antizipieren, zu verhindern oder zu lösen, ist es wichtig, die Hürden zu kennen, die eine Softwareakzeptanz unter Umständen erschweren.

1. Unzureichendes Veränderungsmanagement

Sie haben beschlossen, in ein neues HR-System zu investieren. Abgesehen von den technischen Problemen, die Sie lösen müssen, betrifft die größte Veränderung den Menschen. Ohne flexible und anpassungsfähige Arbeitskräfte, die an eine Kultur der Veränderung gewöhnt sind, können selbst kleinste Umstellungen zu Sand im Getriebe der Unternehmensabläufe werden. Wie kann man dies verhindern? Jedes Projekt für die Einführung eines HR-Systems muss durch Change Management begleitet werden; die Mitarbeiter müssen im Mittelpunkt aller Aktivitäten stehen.

• Durchgängige Kommunikation: Beziehen Sie die Mitarbeiter von Anfang an ein. Werten Sie Rückmeldungen aus, um ihre Bedürfnisse sowie bestehende Probleme zu erfassen und so das HR-System zu optimieren.
• Unterstützung durch die Unternehmensleitung: Die Implementierung eines neuen Tools muss immer von der Führungsriege unterstützt werden. Deren sichtbarer Rückhalt trägt erheblich zur Motivation der Mitarbeiter bei.
• Pflege einer Veränderungskultur: Veränderungen werden besser akzeptiert, wenn Wandel Bestandteil der Unternehmenskultur ist und jedem bewusst ist, dass sich aus Veränderungen konkrete Vorteile ergeben können.
• Personalisierbare Schulung: Schulen Sie die Mitarbeiter mithilfe einer digitalen Adoptionsplattform, denn damit können Sie personalisierbare und maßgeschneiderte Schulungsinhalte erstellen.

Richten Sie die Einführung deshalb schon in der Planung auf die Mitarbeiter aus. Erfolgreiche Organisationen lassen ihren Beschäftigten die Freiheit, neue Lösungen und Ideen auszuprobieren, stecken aber gleichzeitig Grenzen ab, um Entgleisungen zu vermeiden.

2. Manager und Mitarbeiter im HR-System schulen

Jeder in Ihrem Unternehmen wird das HR-System nutzen. Allerdings sind die Profile unterschiedlich, ebenso wie der konkrete Zweck und die Häufigkeit. Das HR-System muss also allen Vorteile bieten und die Zusammenarbeit zwischen Belegschaft und Personalabteilung vereinfachen, damit es wirklich effizient ist.

Führungskräfte

Die Verwaltung der Mitarbeiter kostet Manager viel Zeit. Mit standardisierten Prozessen können sie viele Stunden, vielleicht sogar Tage pro Jahr einsparen, die sie ansonsten für die Genehmigung von Anträgen ihrer Mitarbeiter aufwenden müssten. Abwesenheiten prüfen? Performance im Auge behalten? Schulungen im Learning Management System (LMS) überwachen? Führungskräfte, die im HR-System geschult sind, können solche Abläufe rationeller ausführen und administrative Tätigkeiten in Bezug auf ihre Mitarbeiter an einem einzigen Ort abwickeln. Dadurch sparen sie Zeit, die ihnen dann für operative Aufgaben zur Verfügung steht.

Mitarbeiter

Mit dem Employee Self Service (ESS) – frei übersetzt Mitarbeiter-Selbstbedienung – können Mitarbeiter Verwaltungsangelegenheiten selbstständig und einfach abwickeln. Ein anstehender Arztbesuch? Ein Urlaubsantrag? Spesenabrechnungen? Schluss mit aufwendigen Papierformularen oder E-Mails, um solche Anträge zu stellen, auf die man unter Umständen nicht einmal eine Antwort erhält. ESS vereinfacht langwierige und kostenintensive Prozesse, reduziert Eingabefehler und verbessert die Effizienz. Vorausgesetzt natürlich, die Nutzer wurden im Umgang mit dem System geschult.

HR

Das Personalwesen muss immer den Überblick über das Unternehmen und die Performance der Mitarbeiter haben. Werden bei der Einführung eines HR-Systems jedoch so wichtige Faktoren wie Veränderungsmanagement und Schulung vernachlässigt, kann das weitreichende Folgen haben:

• Widerstand gegen Veränderungen
• Eingabefehler
• Zunahme der Supportanfragen
• Vernachlässigung des Tools

Ein HR-System ohne ausreichende Schulung einzuführen, kann negative Auswirkungen auf den Personalbereich, die Führungskräfte, die Finanzen sowie auf die Mitarbeiter selbst haben. Veränderungsmanagement und Schulung sind unverzichtbare Faktoren für eine gelungene Projektumsetzung.

Ein Tipp von Knowmore: Schulen Sie die Mitarbeiter direkt im HR-System

Ob Cornerstone, SAP SuccessFactors, Workday oder eine andere Software: Die digitale Adoptionsplattform von Knowmore unterstützt Ihre Mitarbeiter während des gesamten Lernprozesses. Mit ihr können Sie:

• die Nutzer mithilfe einer Sammlung interaktiver Anleitungen direkt im HR-System schulen – und zwar genau dann, wenn sie Hilfe brauchen;
• durch schrittweise Unterstützung eine nachhaltige User Experience schaffen;
• über kontextbezogene Benachrichtigungen und Tipps (Warnhinweise, Neuigkeiten, Software-Updates) direkt über das HR-System kommunizieren.

3. Ein Self-Service-Portal einrichten

Eine entscheidende Grundlage für ein effizientes HR-System ist die Motivation der Mitarbeiter. Das gilt sowohl für die Qualität der Daten als auch für einen selbstständigen Umgang mit dem Tool. Aber ist es wirklich „nur“ ein Tool? In der Praxis sparen alle Beteiligten durch die geringere Abhängigkeit von der Personalabteilung Zeit, da die Daten zentral verfügbar sind, sodass eine klare und aktuelle Übersicht über Lohn- und Gehaltszahlungen, Abwesenheiten, gewährte Vergünstigungen, Vorgehensweisen, Leitlinien und vieles mehr gegeben ist.

Zudem kann ein HR-System den Beschäftigten Unternehmenswerte, strategische Ziele und die Organisationsstruktur näherbringen.

Wird im Rahmen des HR-Systems ein Self-Service-Portal eingeführt, kann jeder Mitarbeiter sein Profil regelmäßig selbst verwalten. Für eine mittlere oder große Organisation im Wachstumsprozess sind diese vordergründig einfachen HR-Prozesse die Basis für ein optimales HR-Management. Laut einer Analyse von 587 HR-Projekten nannten gut 16 % der Unternehmen die Unterstützung ihres Wachstums als Hauptgrund für die Einführung eines HR-Systems (Software Path, 2022).

4. Interaktive Schulung für seltene Nutzer

Eine der größten Hürden bei der Einführung eines HR-Systems sind Nutzer, die es nur selten verwenden. Grundsätzlich greifen zwar alle Mitglieder einer Organisation auf das HR-System zu, allerdings nicht zwangsläufig täglich. Es gibt Anwender, die nur von Zeit zu Zeit Bedarf haben, beispielsweise um eine Abwesenheit zu melden, einen Urlaubsantrag zu stellen, die Gehaltsabrechnung einzusehen usw. Eine seltene Nutzung kann jedoch Probleme nach sich ziehen, so zum Beispiel:

• Eingabefehler
• Mehr Supportanfragen
• Zeitverlust durch Fehlerkorrekturen

Die Folgen können noch weiter reichen: Fehlende Akzeptanz mindert den Nutzen des gesamten Systems. Eine Möglichkeit, diese Probleme zu vermeiden, besteht in einer interaktiven Schulung, die in das HR-System integriert ist. Dies gilt umso mehr, wenn die Software nur selten genutzt wird.

Ob HR-System, ERP-Software, CRM-Tool, Fachanwendung oder interne Anwendung: Die interaktive Schulung mithilfe einer integrierten digitalen Adoptionslösung ist ein unverzichtbares Hilfsmittel, um solche Projekte erfolgreich umzusetzen.

Ein Tipp von Knowmore: Schulen Sie die Anwender mit integrierten interaktiven Anleitungen

Mit Knowmore können Sie:

• durch interaktive Schulungen direkt in der Software eine nachhaltige Akzeptanz herbeiführen;
• bei Bedarf Instrumente zur Selbstschulung anbieten und so den Supportbedarf reduzieren;
• die Nutzer beim Lernprozess unterstützen und gleichzeitig Fehler und Zeitverlust reduzieren.

Ein HR-System einzuführen ist ein wichtiger Schritt für Unternehmen, die mit dem digitalen Zeitalter Schritt halten wollen. Allerdings beschränkt sich diese Aufgabe nicht auf die Installation der Software als solche, sondern setzt darüber hinaus ein gut durchdachtes Veränderungsmanagement, effiziente Schulungen und eine geeignete Strategie voraus, um die Akzeptanz durch die Anwender zu fördern.

Betriebsrat und Datenschutz: Was bei der Einführung eines HR-Systems gilt

In Betrieben mit Betriebsrat ist die Einführung eines HR-Systems in Deutschland in aller Regel mitbestimmungspflichtig. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt der Betriebsrat bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen mit, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Auf die Absicht des Arbeitgebers kommt es dabei nicht an: Es genügt, dass die Software objektiv zur Überwachung geeignet ist – was bei HR-Systemen mit Protokoll- und Auswertungsfunktionen regelmäßig der Fall ist. In Österreich sehen die §§ 96 und 96a ArbVG vergleichbare Zustimmungsrechte vor.

In der Praxis regeln Arbeitgeber und Betriebsrat den Einsatz in einer Betriebsvereinbarung. Sie legt unter anderem fest,

• welche Module und Daten genutzt werden,
• wer welche Auswertungen sehen darf (Rollen- und Berechtigungskonzept),
• welche Leistungs- und Verhaltenskontrollen ausgeschlossen sind,
• wie der Betriebsrat über Änderungen und Updates informiert wird.

Wie viel eine gute Regelung bewirken kann, zeigt die Einführung von Workday bei Sartorius, die der Betriebsrat mit einer umfassenden Betriebsvereinbarung begleitet hat. Parallel prüft der Datenschutzbeauftragte die Verarbeitung der Beschäftigtendaten nach DSGVO, etwa Rechtsgrundlagen, Löschfristen und den Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Cloud-Anbieter. Binden Sie beide Seiten früh ein: Das verkürzt die Verhandlungen und stärkt das Vertrauen der Mitarbeitenden in das neue System.

Wie implementiere ich ein HR-System? Die Projektphasen im Überblick

Die Einführung eines HR-Systems folgt in der Praxis meist denselben Phasen – unabhängig davon, ob Sie ein Altsystem ablösen oder erstmals eine HR-Software einführen:

1. Anforderungen erheben: Prozesse, Datenflüsse und Schnittstellen (etwa zu Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft und Finanzbuchhaltung) aufnehmen und in einem Lasten- bzw. Pflichtenheft festhalten.
2. Software auswählen: Anbieter anhand von Demos, Referenzen und Testzugängen vergleichen. Allein diese Phase dauert laut dem HRIS-Report 2022 von Software Path im Schnitt 15 Wochen.
3. Betriebsrat und Datenschutz einbinden: frühzeitig und möglichst vor Vertragsabschluss (siehe Abschnitt „Betriebsrat und Datenschutz“ oben).
4. Konfigurieren und Daten migrieren: Stammdaten bereinigen, Rollen und Berechtigungen festlegen, Schnittstellen einrichten.
5. Testen: Die Fachbereiche prüfen die wichtigsten Abläufe in Anwendertests (UAT), bevor das System live geht.
6. Schulen und kommunizieren: Führungskräfte, HR-Team und Mitarbeitende rollenbezogen vorbereiten und Key User benennen.
7. Go-live und Hypercare: In den ersten Wochen nach dem Start Fragen schnell beantworten, Nutzungsdaten auswerten und nachsteuern (Hypercare).

Wie lange die gesamte Implementierung dauert, hängt vor allem von Modulumfang, Datenqualität und Zahl der Schnittstellen ab – und davon, wie früh Betriebsrat, IT und Fachbereiche eingebunden werden. Einen ausführlichen Fahrplan bietet unser Leitfaden für die Einführung einer HRIS-Software.