Eine HRIS-Schulung bereitet alle Nutzergruppen eines Personalinformationssystems auf ihre Aufgaben in der neuen Software vor: das HR-Team auf Abrechnung, Zeitwirtschaft und Personalakte, Führungskräfte auf Genehmigungen und alle Mitarbeitenden auf den Self-Service. Damit die HR-Software schnell akzeptiert wird, sollte die Schulung rollenbezogen, kurz und praxisnah sein und nach dem Go-live direkt in der Anwendung weitergehen.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine HRIS-Schulung muss mehrere Zielgruppen erreichen: HR-Team, Führungskräfte und alle Mitarbeitenden, die den Self-Service nutzen.
- Klassische Präsenzschulungen binden viel Arbeitszeit und erreichen nicht alle Beschäftigten rechtzeitig.
- Interaktive Anleitungen direkt in der HR-Software helfen genau in dem Moment, in dem ein Vorgang ansteht.
- Rollenbezogene Inhalte, die nach jedem Update angepasst werden, halten die Schulung dauerhaft aktuell.
Die Schulung der User ist ein wichtiger Bestandteil des Veränderungsmanagements bei der Umsetzung von HRIS-Projekten (Human Resource Information System) in Unternehmen. Es geht darum, den Mitarbeitern das notwendige Wissen und die erforderliche Qualifikation zu vermitteln, damit sie die implementierte HRIS-Software richtig nutzen. Herkömmliche Lernmethoden, die den Umgang mit einer HRIS-Software vermitteln, nehmen im Allgemeinen viel Zeit in Anspruch, sodass nicht so schnell erkennbar ist, ob die Digitalisierung der HR-Prozesse tatsächlich den erhofften Erfolg zeigt. Bei Knowmore erfahren Sie, wie man ein Human-Resource-Managementsystem schnell einführt.
Die Herausforderung von HRIS-Schulungen
Ziel einer HRIS-Software ist es, wichtige Abläufe im Personalwesen zu vereinfachen und zu automatisieren, um die Arbeitsbelastung der Personalabteilung zu reduzieren. Ist die HRIS-Software eingeführt, müssen die Mitarbeiter geschult werden, damit sie so schnell wie möglich mit dem Tool vertraut werden und es effizient nutzen können.
HRIS-Software ist komplex
Eine HRIS-Software besteht im Allgemeinen aus mehreren Software-Modulen mit einer Vielzahl von Features: Entgeltabrechnung, Personaldokumente, Personalbeschaffung, individuelle Leistungsbeurteilungen, Verträge, Abwesenheiten, Zeiterfassung … Es gibt zahlreiche Bereiche, die durch eine HRIS-Software abgedeckt werden, wobei jedes Modul Schnittstellen und Tools besitzt, die wiederum verschiedene Funktionen haben:
- Dokumente erstellen, bearbeiten und teilen,
- Workflows automatisieren,
- Arbeitsdateien speichern,
- Kalender teilen,
- Zugriffsrechte verwalten.
Jede Personalmanagementsoftware bietet spezifische benutzerdefinierte Funktionen, die allgemein verständlich erklärt werden müssen, damit sich die User so schnell wie möglich zurechtfinden. Wird die HRIS-Software in der Cloud betrieben, kommen regelmäßig Updates hinzu, über die Sie die Beschäftigten informieren müssen. Eine HRIS-Schulung muss mit detaillierten und gut verständlichen Inhalten sowie einfachen und klaren Beispielen aufgebaut sein, damit die User schnell ein Verständnis für die Funktionsweise der Software entwickeln.
Herkömmliche Schulungen kosten Zeit und Geld
Herkömmliche Schulungen, die den Umgang mit einer HRIS-Software vermitteln, können sich je nach Umfang über mehrere Tage erstrecken. Alles hängt von der Komplexität ab und davon, wie viele HRIS-Features letztendlich integriert sind. Binden Sie für die HRIS-Schulung externe Trainer ein, kommen deren Tagessätze sowie die Ausfallzeiten der Teilnehmenden hinzu.
Wer muss bei einer HRIS-Einführung geschult werden?
Ein HRIS hat besonders viele unterschiedliche Nutzergruppen. Eine wirksame HRIS-Schulung plant deshalb für jede Gruppe eigene Inhalte und Formate:
| Nutzergruppe | Typische Aufgaben im HRIS | Passendes Schulungsformat |
|---|---|---|
| HR-Team (Personalsachbearbeitung, Entgeltabrechnung) | Stammdaten, Abrechnung, Zeitwirtschaft, Auswertungen | ausführliche Schulung, Key-User als Ansprechpartner |
| Führungskräfte | Urlaubs- und Spesengenehmigungen, Zielvereinbarungen, Teamübersichten | kurze, fokussierte Einheiten zu den wichtigsten Vorgängen |
| Alle Mitarbeitenden | Employee Self-Service: Urlaubsantrag, Adressänderung, Entgeltnachweis | Anleitungen direkt in der Anwendung statt Schulungstermin |
| HR-IT und Administratoren | Berechtigungen, Schnittstellen, Updates | Schulung durch Hersteller oder Integrator |
Beim Self-Service lohnt ein genauer Blick: Hier nutzen alle Beschäftigten die Software, aber jeweils nur wenige Male im Jahr. Mit einem Employee Self-Service bieten Unternehmen ihren Mitarbeitenden jederzeit und von überall HR-Support (Haufe). Das funktioniert nur, wenn jeder Vorgang auch ohne Vorkenntnisse verständlich ist. Denken Sie außerdem an neue Beschäftigte: Wer nach dem Go-live ins Unternehmen kommt, lernt die HR-Software im Rahmen des Mitarbeiter-Onboardings kennen und braucht dieselben Anleitungen.
Eine ablehnende Haltung der User kann Probleme verursachen
Sollen Mitarbeiter eine HRIS-Schulung absolvieren, so bedeutet das für sie meist Mehrarbeit zusätzlich zum Tagesgeschäft. Denn das Unternehmen muss weiterhin funktionieren, die Geschäftstätigkeit darf schließlich nicht zum Stillstand kommen. Egal, ob es sich um eine Online- oder eine Präsenzschulung handelt, die User werden Mühe haben, sich auf das vermittelte Wissen zu konzentrieren.
Oft wird ihre Aufmerksamkeit mehr durch laufende Projekte in ihrem Arbeitsalltag in Anspruch genommen. Darüber hinaus kommt es immer wieder vor, dass bestimmte Mitarbeiter bei der HRIS-Schulung fehlen, da sie sich um wichtige und nutzbringende Vorgänge kümmern müssen. All das trägt nicht dazu bei, dass die Personalmanagementsoftware schnell, umfassend und rationell genutzt werden kann.
HRIS-Schulung planen: Ablauf in fünf Schritten
- Rollen und Vorgänge erfassen: Legen Sie für jede Nutzergruppe die drei bis fünf Vorgänge fest, die zum Go-live sicher sitzen müssen.
- Key-User früh einbinden: Fachanwender aus der Personalabteilung testen die Prozesse im Anwendertest und werden später erste Ansprechpartner.
- Kurz vor dem Go-live schulen: Je kleiner der Abstand zwischen Schulung und erstem Einsatz, desto weniger geht verloren.
- Seltene Vorgänge in der Anwendung erklären: Jahresgespräch, Elternzeitantrag oder Reisekostenabrechnung brauchen Hilfe im Moment der Nutzung, keinen Schulungstermin.
- Nach Updates anpassen und messen: Aktualisieren Sie Inhalte bei jedem Release und werten Sie Supportanfragen und abgebrochene Vorgänge aus.
Kurze Formate sind dabei kein Zugeständnis, sondern Notwendigkeit: In einer Bitkom-Umfrage vom März 2026 nennen 40 % der Unternehmen fehlende Zeit als Hindernis für Weiterbildungen zu Digitalthemen. Auch Hilfe per KI gewinnt an Bedeutung: Laut Bitkom (Januar 2025) nutzen 9 % der Unternehmen bereits KI-Chatbots für interne HR-Anfragen, 49 % können sich das künftig vorstellen.
Die Vorteile von Digital Adoption Solutions (DAS) wie Knowmore
Knowmore hat eine in das HRIS-Tool integrierte Lernmethode entwickelt, mit der Sie Anwender einfach und wirksam im Umgang mit einer HR-Software schulen können. Es handelt sich dabei um eine digitale Adoptionsplattform für Personalmanagement-Tools in Unternehmen. Seit 2001 entwickeln wir innovative, intuitive und verlässliche Lösungen, mit denen Sie Softwareschulungen im Unternehmen dynamischer gestalten und effizienter durchführen. Der HRIS-Verantwortliche sammelt dafür praxisnahe und leicht verständliche Inhalte, aus denen Schulungsmodule für die verschiedenen Komponenten des IT-Systems erstellt werden.
Die Anleitungen erklären die Ausführung aller Tätigkeiten mit der Personalmanagementsoftware – ob einfach oder komplex – Schritt für Schritt. Die HRIS-Schulungsmodule können dank Knowmore mit nur wenigen Klicks direkt in der Software erstellt und jederzeit aktualisiert werden. Die User greifen autonom über die Benutzeroberfläche der HR-Software in Echtzeit auf die interaktiven Schulungsinhalte zu.
Autonom und personalisiert lernen
Auf diese Weise entdecken die Mitarbeiter jeden Tag selbstständig neue Features, da alle Ressourcen direkt in der HRIS-Software verfügbar sind. Sie müssen nicht auf die Hilfe eines Ausbilders oder des Verantwortlichen für das HRIS-Tool warten, wenn sie komplexere Vorgänge ausführen wollen.
Sie müssen sich auch nicht erst durch umfangreiche Benutzerhandbücher arbeiten oder den richtigen Hinweis in den Notizen suchen, die sie während einer Präsenzschulung gemacht haben. Mit Knowmore personalisieren Sie Schulungsinhalte in Abhängigkeit von der Sprache, der Funktion und den Aufgaben eines Mitarbeiters.
Durch integrierte Anleitungen schnell mit der Software vertraut werden
Knowmore hilft dabei, mit den integrierten HRIS-Schulungsmodulen die Aufmerksamkeit der Benutzer zu wecken. Egal, wo diese sich befinden, und egal, zu welcher Zeit sie sie benötigen, ihnen stehen dynamische interaktive Anleitungen zur Verfügung, mit denen sie auf fast spielerische Weise den Umgang mit der Software lernen. Der HRIS-Manager kann die Schulungsinhalte mit Videos, Bildern oder GIFs anreichern.
Durch das motivierende und leicht verständliche Format ist es möglich, dass die User sehr schnell die verschiedenen Features der HRIS-Software beherrschen. Die einfache Vorgehensweise und der schnelle Erfolg ermuntern die Anwender, weitere Funktionen der Software zu entdecken. So wächst die Sicherheit im Umgang mit dem Tool Schritt für Schritt.
Geringerer Schulungsaufwand – geringere Kosten
Unternehmen, die Schulungsinhalte direkt im HRIS-Tool zur Verfügung stellen, sparen Zeit und Geld, da Präsenzschulungen wegfallen, zumal diese oft durch einen externen Dienstleister durchgeführt werden. Die gesparte Zeit und das gesparte Geld können in andere Aktivitäten mit einem höheren Mehrwert investiert werden, ohne dass der richtige Umgang mit der HRIS-Software durch die Mitarbeiter infrage gestellt ist.
Eine HRIS-Schulung zu organisieren mag komplex erscheinen, dennoch führt kein Weg daran vorbei, die Mitarbeiter – vor allem in der Personalabteilung – mit der Software vertraut zu machen. Nur so beherrschen die Beschäftigten das für Ihr Unternehmen ausgesprochen nutzbringende Tool. Lassen Sie sich von Knowmore bei dieser wichtigen Aufgabe unterstützen, damit die Einführung Ihrer HRIS-Software reibungsloser verläuft.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine HRIS-Schulung?
Eine HRIS-Schulung bereitet die Nutzer eines Personalinformationssystems (Human Resource Information System) auf die Arbeit mit der Software vor. Sie umfasst je nach Rolle Stammdatenpflege, Abrechnung und Zeitwirtschaft für das HR-Team, Genehmigungen für Führungskräfte und den Employee Self-Service für alle Mitarbeitenden. Ziel ist eine schnelle, fehlerfreie Nutzung der HR-Software.
Wie lange dauert eine HRIS-Schulung?
Das hängt von der Rolle ab. HR-Fachkräfte, die täglich mit Abrechnung und Personalakte arbeiten, brauchen meist mehrere Schulungstage und eine Begleitung nach dem Go-live. Führungskräfte kommen mit kurzen Einheiten zu Genehmigungen aus. Für den Self-Service reichen oft Anleitungen direkt in der Anwendung, die einen Vorgang in wenigen Minuten erklären.
Wie schult man Mitarbeitende im Employee Self-Service?
Für den Employee Self-Service lohnen sich klassische Schulungstermine selten, weil alle Beschäftigten betroffen sind, die Funktionen aber nur gelegentlich nutzen. Besser sind kurze Erklärvideos, eine Startseite mit den häufigsten Vorgängen und interaktive Anleitungen, die Schritt für Schritt durch Urlaubsantrag oder Adressänderung führen – genau dann, wenn sie gebraucht werden.
Welche Rolle spielen Key-User bei der HRIS-Schulung?
Key-User sind Fachanwender aus der Personalabteilung, die das HRIS früh und vertieft kennenlernen. Sie testen Prozesse vor dem Go-live, helfen beim Erstellen der Schulungsinhalte und sind danach die ersten Ansprechpartner für Kollegen. So entlasten sie Projektteam und IT-Support und tragen das Wissen in ihre Abteilungen.
Können Pflichtschulungen über eine HR-Software organisiert werden?
Ja. Viele HR-Suites enthalten ein Lernmodul oder lassen sich mit einem Learning Management System verbinden. Damit können Sie Pflichtschulungen wie Arbeitsschutz- oder Datenschutzunterweisungen zuweisen, Fristen überwachen und Teilnahmen dokumentieren. Davon zu unterscheiden ist die HRIS-Schulung selbst, die den Umgang mit der HR-Software vermittelt.
