HR-Transformation: 6 Schritte für eine erfolgreiche Umsetzung

HR-Transformation bezeichnet die grundlegende Neuausrichtung der Personalarbeit: weg von der reinen Verwaltung, hin zu einem strategischen Partner der Unternehmensleitung. Wichtigster Hebel ist die Digitalisierung der HR-Prozesse, von der Gehaltsabrechnung bis zum Onboarding. Dieser Leitfaden zeigt, was zu einer HR-Transformation gehört, und führt in sechs Schritten von der Bestandsaufnahme bis zum Kulturwandel.

Seit einigen Jahren führen immer mehr Unternehmen neue digitale Lösungen ein. Die Digitalisierung der Prozesse macht auch vor dem Bereich Human Resources nicht Halt, denn die Bedürfnisse der Angestellten ändern sich im Laufe der Zeit ebenfalls. Um sich den neuen Erfordernissen anzupassen, müssen HR-Verantwortliche ihr Aufgabengebiet modernisieren, neue Hilfsmittel einführen und bestimmte Abläufe automatisieren. Auf diese Weise werden sie ihrer Rolle am besten gerecht, und das Unternehmen bleibt wettbewerbsfähig. Ein Projekt für die HR-Transformation besteht aus mehreren Phasen. Lesen Sie, welchen Stellenwert die Digitalisierung von HR-Prozessen im Unternehmen hat und welches die Schritte für eine gelungene Umsetzung sind.

Was ist HR-Transformation genau?

Kern der HR-Transformation ist die digitale Transformation des Personalwesens, also die Einführung neuer Technologien in die Prozesse des Personalmanagements. Sie betrifft alle Abläufe im Personalwesen, zum Beispiel:

• Personalbeschaffung,
• betriebliche Weiterbildung,
• Lohn- und Gehaltsabrechnung,
• Kompetenzmanagement.

Ziel dieser Transformation ist es, das Entwicklungspotenzial zu nutzen, das digitale Lösungen heute und in Zukunft bieten.

Bei der Einführung einer HRIS-Software im Personalwesen sind jedoch zahlreiche Hürden zu überwinden. Seit einigen Jahren werden HR-Leiter mit veränderten Bedürfnissen der Angestellten konfrontiert, die durch das Aufkommen neuer Technologien sowie durch Veränderungen bei den gesetzlichen Rahmenbedingungen und administrativen Abläufen ausgelöst werden. Diese Entwicklungen machen die Arbeit komplexer und aufwendiger. Eine unausweichliche Folge des Wandels ist die Automatisierung von häufig genutzten und standardisierten Prozessen. Auf diese Weise haben Personalchefs mehr Zeit für strategische Tätigkeiten, die dem Unternehmen einen größeren Mehrwert bringen.

Mehr als Digitalisierung: Was gehört zur HR-Transformation?

Die Digitalisierung von HR-Prozessen ist der sichtbarste Teil der HR-Transformation, aber nicht der einzige. Im Kern geht es um eine neue Rolle der Personalabteilung: weg von der reinen Verwaltung, hin zu einem Partner, der die Unternehmensstrategie aktiv mitgestaltet.

Prägend für dieses Verständnis ist das Modell des US-amerikanischen Professors Dave Ulrich. Er beschrieb 1997 vier Rollen für das Personalmanagement: Strategic Partner, Change Agent, Administrative Expert und Employee Champion. Daraus entwickelte sich das bekannte Drei-Säulen-Modell, das die HR-Organisation aufteilt in:

• HR-Business-Partner, die Führungskräfte strategisch beraten,
• Centers of Expertise für Fachthemen wie Vergütung, Talentmanagement oder Arbeitsrecht,
• Shared-Service-Center für standardisierte Aufgaben wie Gehaltsabrechnung und Mitarbeiteranfragen.

Gerade die dritte Säule profitiert von digitalen Werkzeugen: Ein Self-Service-Portal, automatisierte Workflows und ein zentrales HR-Informationssystem entlasten das Personalteam von Routinearbeit. Die gewonnene Zeit fließt in die strategischen Rollen. Eine HR-Transformation verändert deshalb immer drei Dinge zugleich: die Technologie, die Organisation und das Selbstverständnis der Personalarbeit.

Schritt 1: die Ausgangslage analysieren

Der erste Schritt im Rahmen eines Projektes für die Digitalisierung des Personalwesens besteht darin, die Stärken und Schwächen des Unternehmens im Bereich Digitalisierung zu analysieren. Anhand dieser Erkenntnisse können Sie bewerten, wo das Personalwesen in Bezug auf die Digitalisierung auf einer Skala von 1 bis 10 liegt.

Dabei ist es wichtig, alle Prozesse und Hilfsmittel des Personalbereichs zu erfassen und zu bewerten. Am Ende der Untersuchung muss ersichtlich sein, welche Aspekte des Personalmanagements vorrangig digitalisiert werden sollen. In diesem Zusammenhang ist es sinnvoll, die Meinungen der Beteiligten (HR-Leiter, Mitarbeiter) einzuholen, um ein Verständnis dafür zu entwickeln, wo deren Sorgen liegen, mit welchen Problemen sie zu kämpfen haben und wo aus ihrer Sicht Verbesserungsmöglichkeiten liegen.

Für die Analyse der Ausgangslage können Sie interne Auditoren beauftragen oder externe Fachleute hinzuziehen. Ergebnis der Analyse ist eine erste Liste der HR-Prozesse, die bereits ganz oder teilweise digitalisiert sind. Eine zweite Liste enthält alle Prozesse, die durch neue Technologien verbessert werden können.

Schritt 2: eine klare Vision und konkrete Ziele definieren

Auf der Basis dieser umfassenden Analyse werden dann eine klare Vision und konkrete Ziele festgelegt. Dies sind wichtige Erfolgsfaktoren für das Projekt der HR-Transformation, denn sie geben die Leitlinie vor.

Es ist essenziell, eine langfristige Vision zu haben, die als Grundlage für die gesamte HR-Transformation des Unternehmens dient. Dadurch richten Sie Ihre Anstrengungen an einer klaren Vorstellung aus. Mit der langfristigen Vision Ihres Projektes können Sie:

• eine entsprechende Strategie entwickeln,
• die Mitarbeiter mobilisieren,
• zielgerichtet agieren.

So vermeiden Sie, dass Sie sich verzetteln oder ungewollt unstimmige Maßnahmen ergreifen.

Anhand der langfristigen Vision legen Sie konkrete Ziele fest. Diese Ziele dienen als Anhaltspunkte, um den Projektfortschritt zu evaluieren und die Effizienz der eingeführten HRIS-Tools zu bewerten.

Sie müssen klar formuliert sein und von allen Beteiligten verstanden werden. Abgesehen davon muss für jedes Ziel ein Zeithorizont bestimmt werden, um die betroffenen Mitarbeiter zu motivieren. Ein solches Ziel kann beispielsweise sein, dass Sie mit effizienten digitalen Tools innerhalb der nächsten 12 Monate den Zeitbedarf für die Einstellung von Mitarbeitern um 30 % reduzieren.

Schritt 3: die richtigen technologischen Tools auswählen

Die HR-Transformation erfordert den Einsatz digitaler Hilfsmittel und Software. Die Entscheidung für die passende HRIS Software ist einer der wichtigsten Faktoren, um die festgelegten Zielsetzungen so schnell wie möglich zu erreichen.

Der Markt für Software und technologische Lösungen hat sich in den letzten Jahren stark verändert und diversifiziert. Wenn Sie beispielsweise eine All-in-One HRIS Software suchen, um das Personalwesen komplett zu digitalisieren, haben Sie eine relativ große Auswahl. Am besten ist es, die verschiedenen Optionen genau zu analysieren und mit den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens abzugleichen. Dabei können folgende Kriterien von Bedeutung sein:

• Funktionsumfang der Software,
• Benutzerfreundlichkeit,
• Integration in die vorhandenen Systeme,
• technischer Support,
• Anpassbarkeit an eigene Prozesse,
• Skalierbarkeit und Weiterentwicklung,
• Datensicherheit,
• Kosten.

Die Beurteilung all dieser Kriterien bedeutet für Unternehmensleitung und HR-Experten viel Arbeit. Wenn Sie jedoch ein leistungsfähiges Tool finden, vereinfacht dies die Arbeit der Personalabteilung und hilft dabei, viel Zeit zu sparen.

Schritt 4: die Mitarbeiter schulen und unterstützen

Der Mensch steht im Zentrum jedes HR-Transformationsprojektes. Die Einführung neuer digitaler Werkzeuge im Personalbereich erfordert deshalb einen hohen Begleitaufwand. Dieser ist jedoch notwendig, damit die Veränderung akzeptiert wird und die Tools effizient genutzt und langfristig weiterentwickelt werden.

In den betroffenen Arbeitsbereichen müssen sich die Mitarbeiter allerdings auf neue Arbeitsweisen einstellen. Eine angemessene Qualifikation des Personals ist daher eines der zentralen Elemente der Digitalisierung. Ohne entsprechende Schulungsmaßnahmen entwickeln die Mitarbeiter möglicherweise ernsthaften Widerstand gegen die Veränderung. Die Mitglieder des HR-Teams müssen gut in die neuen Anwendungen eingeführt werden und benötigen wie alle anderen Beschäftigten maßgeschneiderte Einführungen. Unter Umständen müssen Sie daher mehrere Schulungsprogramme anbieten (in Form von Präsenzveranstaltungen oder E-Learning), die an die verschiedenen Beteiligten des Change-Projekts und deren Bedürfnisse angepasst sind.

Wie gelingt die Akzeptanz neuer HR-Software?

Die neue HR-Software ist eingeführt, doch Führungskräfte genehmigen Urlaubsanträge weiterhin per E-Mail, und Mitarbeitende rufen bei Fragen lieber in der Personalabteilung an: Dieses Bild kennen viele Unternehmen. Folgende Maßnahmen helfen, die Nutzung zu steigern:

• Nutzen erklären: Zeigen Sie jeder Zielgruppe konkret, was sie gewinnt, etwa schnellere Freigaben oder jederzeit abrufbare Gehaltsnachweise.
• Key-User benennen: Ansprechpartner in den Fachbereichen beantworten Fragen schneller als eine zentrale Hotline.
• Hilfe im Arbeitsablauf anbieten: Kurze Anleitungen direkt in der Anwendung helfen vor allem bei selten genutzten Prozessen wie der Reisekostenabrechnung, deren Ablauf nach einer Schulung schnell wieder vergessen ist.
• Alte Wege schließen: Solange Papierformulare parallel akzeptiert werden, bleibt die neue Lösung optional.
• Nutzung messen: Werten Sie aus, welche Funktionen genutzt werden und wo Anwender abbrechen, und passen Sie Schulungen und Hilfen entsprechend an.

Einen strukturierten Rahmen dafür bietet das ADKAR-Modell, das die Akzeptanz auf der Ebene jedes einzelnen Mitarbeitenden betrachtet. Mehr zur digitalen Adoption neuer Anwendungen lesen Sie in unserem Glossar.

Schritt 5: bewerten, anpassen und wiederholen

Es ist unabdingbar, die digitale Transformation des Personalmanagements laufend zu überprüfen. Auf diese Weise stellt man sicher, dass die Transformation wie geplant und entsprechend den festgelegten Zielen abläuft und zu positiven Ergebnissen führt.

Misst man den Fortschritt der digitalen Transformation, so liefert das gleichzeitig die notwendigen Informationen, um die Effizienz der eingeführten Tools zu beurteilen. Mithilfe von Kennzahlen (Key Performance Indicators, KPI) kann die Unternehmensleitung die erzielten Fortschritte überwachen. Spezifische Daten geben Auskunft darüber, ob tatsächlich Verbesserungen eingetreten sind. Solche Daten können sein:

• Besetzungsdauer offener Stellen (Time-to-Hire),
• Fluktuationsrate,
• Mitarbeiterzufriedenheit,
• Bearbeitungszeit von Anfragen durch die Personalabteilung.

Die Analyse dieser Daten ermöglicht es, bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Wenn bestimmte Ziele nicht in der vorgesehenen Zeit erreicht werden, können Sie Maßnahmen ergreifen, um aufgetretene Probleme zu lösen. Es ist wichtig, den Analyse- und Anpassungsprozess regelmäßig zu wiederholen, um die Veränderung im Unternehmen zu verankern.

Schritt 6: den Kulturwandel fördern

Die HR-Transformation ist Teil des gesamten Digitalisierungsprozesses eines Unternehmens. Sie bedeutet einen wesentlichen Einschnitt im Alltag einer Organisation und bringt zwangsläufig erhebliche Veränderungen mit sich. Damit die digitale Transformation dauerhaft umgesetzt werden kann, muss jeder Mitarbeiter hinter dem Prozess stehen. Die Abteilungen müssen kooperieren, die Veränderung akzeptieren und aktiv mitarbeiten, damit das Projekt der digitalen HR-Transformation ein Erfolg wird.

Ein wichtiges Hilfsmittel für das Change-Management ist die Kommunikation. Wenn Sie die Vorteile der digitalen Prozesse klar aufzeigen, ist es einfacher, die Mitarbeiter zu motivieren und sich deren Unterstützung zu sichern. Gute Kommunikation und fundierte Schulungen helfen dabei, die festgelegten Ziele zu erreichen. Bitten Sie regelmäßig um Feedback und ermutigen Sie die Beschäftigten, Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten. Das trägt dazu bei, eine Veränderungskultur in Ihrer Organisation zu verankern.

Abschließend lässt sich festhalten, dass die HR-Transformation heute ein Muss in allen Unternehmen ist, die in einer sich ständig verändernden Umwelt weiterhin erfolgreich sein möchten. Die digitale Transformation bietet die Möglichkeit, wichtige Aufgaben zu automatisieren, Zeit bei der Bearbeitung bestimmter Anfragen zu sparen und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Um die HR-Transformation zum Erfolg zu führen, sollten Sie, wie in diesem Artikel beschrieben, schrittweise vorgehen und sich von Spezialisten begleiten lassen. Auf diese Weise verankern Sie die Veränderung in Ihrem Unternehmen und stellen sicher, dass die HR-Prozesse langfristig effizient ablaufen.