Ein HRIS-System (Human Resource Information System, auf Deutsch Personalinformationssystem) ist eine Software, die Mitarbeiterdaten zentral speichert und HR-Prozesse wie Zeiterfassung, Abwesenheiten, Gehaltsabrechnung, Weiterbildung und Reporting automatisiert. Die Einführung gelingt in fünf Schritten: Anforderungen ermitteln, Software auswählen, Projekt planen, System einführen und Nutzung kontinuierlich optimieren.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine strukturierte HRIS-Anforderungsliste ist die Grundlage für Auswahl, Demo und Vertrag.
- Bei der HRIS-Demo sollten Anbieter Ihre eigenen Szenarien durchspielen, nicht ihre Standardpräsentation.
- In Deutschland gehören Datenschutz (DSGVO) und die frühzeitige Einbindung des Betriebsrats in jeden Projektplan.
- Der Erfolg hängt von der Akzeptanz ab: Schulung und Unterstützung der Mitarbeitenden direkt in der Software zahlen sich aus.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine HRIS-Einführung verläuft in fünf Schritten: Anforderungen ermitteln, System auswählen, planen, einführen, optimieren.
- Die HRIS-Anforderungsliste trennt Muss- und Kann-Kriterien und dient als Grundlage für Anbieteranfragen, Demos und Vertrag.
- Bei der HRIS-Demo sollten Anbieter Ihre eigenen Szenarien live im System zeigen, nicht ihre Standardpräsentation.
- Ein interdisziplinäres Projektteam aus HR, IT, Datenschutz und Key-Usern sowie die frühe Einbindung des Betriebsrats sichern die Akzeptanz.
Was ist ein HRIS-System?
Eine HRIS-Software ist ein zentrales Werkzeug für zukunftsorientierte Unternehmen. Sie bündelt Personalstammdaten, Verträge und Organisationsstrukturen in einer zentralen Datenbank und bietet Analyse- und Auswertungsfunktionen, die das Personalmanagement vereinfachen. Typische Funktionen sind:
- digitale Personalakte und Organigramm,
- Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement,
- Gehaltsabrechnung oder Schnittstelle zum Abrechnungssystem,
- Employee Self-Service für Anträge und Bescheinigungen,
- Weiterbildung, Leistungs- und Talentmanagement,
- HR-Reporting und Kennzahlen.
Die Begriffe HRIS, HRMS (Human Resource Management System) und HCM (Human Capital Management) werden oft synonym verwendet. Häufig bezeichnet HRIS den Kern der Personalverwaltung, während HRMS und HCM zusätzlich Talent- und Strategiefunktionen umfassen. Mehr zur Definition lesen Sie in unserem Artikel HRIS-System: Was ist ein HRIS?
Vorteile eines HRIS-Systems sind vor allem weniger manuelle Verwaltungsarbeit, eine einheitliche Datenbasis, schnellere Prozesse für Mitarbeitende und Führungskräfte sowie aussagekräftige Personalkennzahlen. Unser Leitfaden zeigt Personalverantwortlichen, wie sie eine leistungsfähige HRIS-Software Schritt für Schritt einführen.
Schritt 1: Anforderungen und Ziele ermitteln
Wenn Sie den Personalbereich mit einer HRIS-Software zeitgemäß steuern möchten, müssen Sie zunächst die Anforderungen ermitteln und Ziele festlegen.
Analysieren Sie die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens
Bewerten Sie zunächst detailliert die bestehenden HR-Prozesse und ihre Schwachstellen. Identifizieren Sie die Probleme, mit denen Ihr Unternehmen konfrontiert ist, zum Beispiel:
- langsame manuelle Prozesse und Papieranträge,
- Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung von Leistung und Entwicklung der Mitarbeitenden,
- Probleme im Vergütungs-, Talent-, Urlaubs- oder Abwesenheitsmanagement,
- verstreute Daten in Excel-Listen und Einzelsystemen.
Konzentrieren Sie sich dann auf die Prozesse, bei denen eine Automatisierung durch ein HRIS-System den größten Nutzen bringt, etwa Arbeitszeiterfassung, Gehaltsabrechnung, On- und Offboarding oder Nachfolgeplanung.
Legen Sie fest, was Sie mit der Einführung eines HRIS erreichen möchten
Formulieren Sie konkrete Ziele nach dem SMART-Prinzip: spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert. Achten Sie darauf, dass die Ziele mit der Strategie und den Werten des Unternehmens übereinstimmen. Eine HRIS-Software muss die Unternehmenskultur unterstützen und zur Umsetzung der strategischen Ziele beitragen. Beziehen Sie Personalleitung, Führungskräfte, IT und Mitarbeitende früh ein, um die spätere Akzeptanz zu fördern.
HRIS-Anforderungsliste: Checkliste für Ihre Auswahl
Aus der Analyse entsteht Ihre HRIS-Anforderungsliste. Sie dient als Lastenheft für Anbieteranfragen, als Leitfaden für Demos und später als Grundlage für den Vertrag. Unterscheiden Sie dabei zwischen Muss- und Kann-Anforderungen. Die folgende Checkliste deckt die wichtigsten Bereiche ab:
| Bereich | Typische Anforderungen | Prüffrage an den Anbieter |
|---|---|---|
| Personalverwaltung | Digitale Personalakte, Organigramm, Vertrags- und Dokumentenverwaltung | Lassen sich Ihre Gesellschaften, Standorte und Kostenstellen abbilden? |
| Zeit und Abwesenheiten | Zeiterfassung, Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Schichtmodelle | Werden Ihre Arbeitszeitmodelle und Tarifregeln unterstützt? |
| Gehaltsabrechnung | Integrierte Entgeltabrechnung oder Schnittstelle (z. B. zu DATEV) | Welche Abrechnungssysteme sind standardmäßig angebunden? |
| Self-Service | Employee- und Manager-Self-Service, mobile App | Können Mitarbeitende ohne Schulung Anträge stellen? |
| Recruiting und Onboarding | Bewerbermanagement, Onboarding-Workflows | Ist die Funktion enthalten oder ein Zusatzmodul? |
| Weiterbildung und Talente | Schulungsverwaltung, Mitarbeitergespräche, Ziele, Nachfolgeplanung | Gibt es eine Anbindung an Ihr Lernmanagementsystem? |
| Reporting | Standardberichte, eigene Auswertungen, Dashboards | Können HR-Mitarbeitende Berichte selbst erstellen? |
| Integration | Schnittstellen zu ERP, Buchhaltung, Zutrittssystemen, Single Sign-on | Gibt es offene APIs und Standardkonnektoren? |
| Datenschutz und Sicherheit | DSGVO-Konformität, Hosting in der EU, Rollen- und Berechtigungskonzept, Löschfristen | Wo werden die Daten gespeichert, gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag und Zertifizierungen wie ISO/IEC 27001? |
| Betrieb und Support | Cloud oder On-Premise, Updates, Supportzeiten, Sprache | Wie erreichbar ist der Support, und wie werden Updates kommuniziert? |
| Kosten | Lizenz- oder Abonnementmodell, Einführung, Zusatzmodule | Wie entwickeln sich die Kosten bei wachsender Mitarbeiterzahl? |
Schritt 2: das passende HRIS Tool auswählen
Ermitteln Sie die unternehmensspezifischen Auswahlkriterien
Leiten Sie aus der Anforderungsliste Auswahlkriterien ab, die die spezifischen Merkmale Ihres Unternehmens widerspiegeln. Beziehen Sie HR, IT und Führungskräfte ein. Wichtige Punkte sind:
- Benutzeroberfläche: Eine intuitive Bedienung erleichtert die Akzeptanz bei allen Nutzern.
- Funktionen und Module: Enthält die Software die Werkzeuge, die Sie benötigen, etwa Arbeitszeit- und Vergütungsmanagement oder Weiterbildung?
- Skalierbarkeit: Hält das System mit dem Unternehmenswachstum Schritt und passt es sich an künftige Bedürfnisse an?
- Integration: Lässt sich die HRIS-Software problemlos mit Gehaltsabrechnung, Buchhaltung und weiteren Systemen verbinden?
- Datensicherheit: Personaldaten sind besonders sensibel. Eine gute HRIS-Software muss strenge Sicherheits- und Datenschutzanforderungen erfüllen.
Vergleichen Sie verschiedene Lösungen
Vergleichen Sie anschließend verschiedene HRIS-Systeme anhand Ihrer Kriterien. Lesen Sie Analysen und Erfahrungsberichte und sprechen Sie mit Referenzkunden ähnlicher Größe und Branche. Wägen Sie Vor- und Nachteile jedes Systems ab und erkundigen Sie sich, welchen Kundensupport die Anbieter leisten und wie erreichbar er bei Fragen oder technischen Problemen ist. Laden Sie die zwei bis drei passendsten Anbieter zu einer Demo ein.
Worauf sollte ich bei einer HRIS-Demo achten?
Die Demo ist der wichtigste Moment der Auswahl, denn hier zeigt sich, ob die Software im Alltag funktioniert. Damit Sie Anbieter fair vergleichen können, sollten Sie die Demo selbst steuern:
- Eigene Szenarien vorgeben: Schicken Sie den Anbietern vorab drei bis fünf typische Abläufe, zum Beispiel einen Urlaubsantrag mit Vertretung, das Onboarding einer neuen Mitarbeiterin oder einen Monatsbericht zu Fehlzeiten.
- Echte Nutzer einladen: Neben HR sollten eine Führungskraft, ein Mitarbeitender ohne HR-Kenntnisse und die IT teilnehmen.
- Self-Service live testen: Lassen Sie sich die Mitarbeitersicht und die mobile App zeigen, nicht nur die Administratoroberfläche.
- Konfiguration statt Folien: Bitten Sie darum, eine kleine Änderung live vorzunehmen, etwa ein neues Feld oder einen Genehmigungsschritt.
- Integration und Datenschutz klären: Fragen Sie konkret nach Schnittstellen, Hosting-Standort, Berechtigungen und Löschkonzepten.
- Einführung und Schulung ansprechen: Wie lange dauert eine typische Einführung, welche Schulungsangebote gibt es, und wie werden Nutzer bei Updates unterstützt?
Bewerten Sie jede Demo direkt im Anschluss mit einem einheitlichen Bogen:
| Bewertungskriterium | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|
| Szenarien abgedeckt | Wurden alle vorgegebenen Abläufe vollständig im System gezeigt? |
| Bedienbarkeit | Wie viele Klicks braucht ein Standardvorgang, und ist die Oberfläche verständlich? |
| Flexibilität | Ließen sich Anpassungen ohne Programmierung vornehmen? |
| Reporting | Konnten Berichte spontan erstellt und gefiltert werden? |
| Datenschutz | Wurden Fragen zu Hosting, Berechtigungen und Löschfristen klar beantwortet? |
| Partnerschaft | Hat der Anbieter Ihre Prozesse verstanden und konkrete Antworten gegeben? |
Schritt 3: planen und vorbereiten
Nachdem Sie sich für eine HRIS-Software entschieden haben, erstellen Sie einen detaillierten Projektplan mit Aktivitäten, Verantwortlichkeiten und Terminen. Bestimmen Sie die notwendigen finanziellen und personellen Ressourcen und erstellen Sie ein realistisches Budget für Software, Anpassungen, Datenmigration und Schulung.
Für die Projektleitung der HRIS-Einführung hat sich ein multidisziplinäres Team bewährt: Mitarbeitende aus dem Personalwesen, der IT, dem Datenschutz und Fachleute für die Schulung in HRIS-Systemen. Jedes Mitglied bringt spezifische Kompetenzen ein. Binden Sie in Deutschland außerdem früh den Betriebsrat ein: Technische Einrichtungen, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen, unterliegen nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG der Mitbestimmung. Eine Betriebsvereinbarung schafft hier Klarheit.
Schritt 4: HRIS-Software einführen
Bei der Einführung eines Personalinformationssystems sollten Sie methodisch und in Phasen vorgehen, damit der Übergang reibungslos gelingt.
Installation und Konfiguration der HRIS-Software
Die Installation erfordert technisches Know-how, damit das System optimal in die bestehende IT-Infrastruktur integriert wird. Halten Sie sich an die Vorgaben des Herstellers und ziehen Sie bei Bedarf erfahrene Implementierungspartner hinzu. Anschließend wird die Software an die Besonderheiten Ihres Unternehmens angepasst: Felder, Formulare, Workflows und Berechtigungen, die Ihren HR-Prozessen entsprechen.
Datenmigration und Tests
Bereinigen Sie die Personaldaten vor der Übernahme, legen Sie fest, welche historischen Daten migriert werden, und prüfen Sie die Ergebnisse stichprobenartig. Testen Sie alle wichtigen Abläufe mit Key-Usern, bevor das System für alle freigegeben wird.
Schulung der Mitarbeitenden und interne Kommunikation
Bereiten Sie die Mitarbeitenden gezielt auf den Wechsel vor. HR-Teams benötigen eine intensive Schulung zu den neuen Funktionen der HRIS-Software, Führungskräfte und Mitarbeitende vor allem zum Self-Service. Passen Sie die Schulungsinhalte an Rolle und Wissensstand an. Kommunizieren Sie regelmäßig, welche Vorteile die HRIS-Software im Arbeitsalltag bietet, zum Beispiel schnellere Urlaubsanträge, jederzeit abrufbare Dokumente und weniger Rückfragen.
Schritt 5: überwachen und optimieren
Nach dem Go-live beginnt die Optimierung. Definieren Sie aussagekräftige Leistungsindikatoren, um die Wirksamkeit des HRIS zu bewerten, zum Beispiel:
- durchschnittliche Bearbeitungszeit von Anträgen,
- Anteil der Anträge, die über den Self-Service gestellt werden,
- Fehlerhäufigkeit und Anzahl der Supportanfragen,
- Zeitersparnis bei administrativen Tätigkeiten,
- Nutzungsrate der Software nach Abteilung.
Werten Sie diese Daten regelmäßig aus, identifizieren Sie Schwachstellen und passen Sie Funktionen oder Prozesse an. Arbeiten Sie eng mit der Personalabteilung und den Key-Usern zusammen, um Erfahrungswerte und Verbesserungsvorschläge zu sammeln.
HRIS-Akzeptanz sichern: Schulung direkt in der Software
Ein HRIS-System wird von fast allen Beschäftigten genutzt, die meisten davon aber nur gelegentlich: für einen Urlaubsantrag, eine Adressänderung oder die Freigabe einer Spesenabrechnung. Zwischen zwei Vorgängen vergessen viele die Abläufe. Präsenzschulungen und Handbücher erreichen diese Gelegenheitsnutzer kaum, und die Fragen landen bei der Personalabteilung.
Wirksamer ist Hilfe genau dort, wo die Frage entsteht. Mit der Digital Adoption Platform K-NOW führen interaktive Schritt-für-Schritt-Anleitungen Mitarbeitende direkt in der HRIS-Software durch jeden Vorgang. Hinweise in der Anwendung informieren über neue Funktionen oder Prozessänderungen, und Nutzungsanalysen zeigen, wo Unterstützung fehlt. So entlasten Sie HR, steigern die Self-Service-Quote und machen neue Mitarbeitende vom ersten Tag an sicher, wie unser Ansatz zum digitalen Onboarding zeigt. Knowmore unterstützt unter anderem die Einführung von Workday; weitere Informationen für HR-Teams finden Sie auf unserer Seite für die Personalleitung.
Fazit
Eine gut eingeführte HRIS-Software bietet zahlreiche Vorteile für das Personalmanagement: Sie automatisiert HR-Prozesse, reduziert administrative Arbeit und liefert verlässliche Daten für Entscheidungen. Der Weg dorthin führt über eine klare Anforderungsliste, eine gut vorbereitete Demo, ein interdisziplinäres Projektteam unter Einbindung von Datenschutz und Betriebsrat sowie eine konsequente Begleitung der Nutzer. So leistet das HRIS-System einen echten Beitrag zum Wachstum Ihres Unternehmens.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein HRIS-System?
Ein HRIS-System (Human Resource Information System) ist eine Software, die Personaldaten zentral speichert und HR-Prozesse automatisiert. Dazu gehören digitale Personalakte, Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement, Gehaltsabrechnung oder deren Schnittstelle, Employee Self-Service und HR-Reporting. Auf Deutsch spricht man auch von einem Personalinformationssystem. Es ersetzt verstreute Excel-Listen und Papierprozesse durch eine einheitliche Datenbasis.
Was sollte ein gutes HRIS können?
Ein gutes HRIS bildet die Organisation mit Gesellschaften, Standorten und Kostenstellen ab, verwaltet Personalakten, Zeiten und Abwesenheiten, bietet Self-Service für Mitarbeitende und Führungskräfte und ermöglicht flexible Berichte. Wichtig sind außerdem Schnittstellen zur Gehaltsabrechnung und zu weiteren Systemen, ein feines Berechtigungskonzept, DSGVO-konformes Hosting und eine intuitive Bedienung, damit alle Beschäftigten es nutzen.
Worauf sollte ich bei einer HRIS-Demo achten?
Geben Sie den Anbietern vorab eigene Szenarien vor, etwa einen Urlaubsantrag mit Vertretung oder ein Onboarding, und lassen Sie diese live im System zeigen. Laden Sie HR, eine Führungskraft, einen Mitarbeitenden und die IT ein. Testen Sie die Mitarbeitersicht und die mobile App, bitten Sie um eine Live-Konfiguration und klären Sie Integration, Datenschutz und Schulungsangebote. Bewerten Sie alle Demos mit demselben Bogen.
Was gehört in eine HRIS-Anforderungsliste?
Eine HRIS-Anforderungsliste beschreibt, was das System leisten muss, getrennt nach Muss- und Kann-Anforderungen. Typische Bereiche sind Personalverwaltung, Zeit und Abwesenheiten, Gehaltsabrechnung, Self-Service, Recruiting und Onboarding, Weiterbildung, Reporting, Integration, Datenschutz und Sicherheit, Betrieb und Support sowie Kosten. Zu jedem Bereich sollten konkrete Prüffragen an die Anbieter formuliert werden.
Wer sollte die HRIS-Einführung leiten?
Die Projektleitung liegt meist bei der Personalabteilung, unterstützt von einem interdisziplinären Team aus IT, Datenschutz, Key-Usern aus den Fachbereichen und Schulungsverantwortlichen. Wichtig ist ein Sponsor aus der Geschäftsführung, der Entscheidungen trifft und Ressourcen sichert. In Deutschland sollte zudem der Betriebsrat frühzeitig einbezogen werden, da HR-Software häufig mitbestimmungspflichtig ist.
Muss der Betriebsrat bei der Einführung eines HRIS beteiligt werden?
In Unternehmen mit Betriebsrat in der Regel ja. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung technischer Einrichtungen, die dazu geeignet sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Das trifft auf die meisten HRIS-Systeme zu. Üblich ist eine Betriebsvereinbarung, die Zweck, Datenumfang, Zugriffsrechte und Auswertungen regelt.
