ERP-Projekt: Ablauf, Herausforderungen und Erfolgsfaktoren

Ein ERP-Projekt umfasst die Auswahl, Einführung oder Ablösung eines ERP-Systems – von der Analyse der Geschäftsprozesse über Konfiguration und Datenmigration bis zu Schulung und Go-live. Erfolgreich ist es nur, wenn klare Ziele, ein gut besetztes Projektteam, konsequentes Change Management und die Unterstützung der Anwender im Arbeitsalltag zusammenkommen.

In Zeiten der digitalen Transformation helfen zahlreiche digitale Tools Unternehmen, ihre Prozesse und ihre Leistung zu optimieren. Eine zentrale Rolle spielt dabei ERP-Software (Enterprise Resource Planning), die die wichtigsten Unternehmensprozesse in einem System bündelt. An der Schnittstelle von digitaler Transformation, Change Management und Agilität steht die Umsetzung eines ERP-Projekts vor zahlreichen Herausforderungen. Welche Best Practices gibt es? Und welche Lehren lassen sich aus der Pandemie und der Remote-Arbeit ziehen?

Expertenaussagen zu den Herausforderungen von ERP-Projekten:

• Lesly Belkhir, Projektmanager bei Axelor
• Thomas Gereec, Projektdirektor bei Knowmore

ERP-Projekt: Was bringt es Unternehmen?

Gemeinsame Datennutzung, standardisierte Prozesse und automatisierte Aufgaben: ERP steckt voller Versprechen für Unternehmen, die eine bessere Leistung anstreben. Dank seiner vielfältigen Funktionalitäten ermöglicht es Unternehmen, agiler zu arbeiten, insbesondere weil es eine bessere Kommunikation zwischen den verschiedenen internen und externen Beteiligten fördert. Für Lesly Belkhir, Projektmanagerin bei Axelor, ist klar: „Ein ERP sollte heute nicht mehr als überflüssig gelten, sondern als Lösung, die einen echten ROI bietet.“

Kurz gesagt ermöglicht die Umsetzung eines ERP-Projekts die Verbesserung des Managements aller Unternehmensaktivitäten (Finanzen, Personalwesen, Vertriebsmanagement, Einkauf, Produktion usw.). Dieses Informationssystem ermöglicht es den Teams unter anderem, Zeit für wertschöpfendere Aufgaben zu gewinnen, weniger Datenfehler zu machen und insgesamt die Datenqualität zu verbessern. Doch um dieses Effizienzniveau zu erreichen, gibt es einige Voraussetzungen. Thomas Gereec, Projektdirektor bei Knowmore, erklärt:

„Ein effizientes ERP ist vor allem ein ERP, das den Herausforderungen des Unternehmens gerecht wird. Daher ist es unerlässlich, diese Herausforderungen von Anfang an zu identifizieren.“

Darüber hinaus ist ERP trotz der wachsenden Anzahl von Unternehmen, die dieses digitale Werkzeug für ihre digitale Transformation wählen, noch nicht die Norm. Es gibt immer noch viel zu viele Unternehmen, die eine Vielzahl von verschiedenen Tools oder Tabellenkalkulationen zur Verwaltung ihrer Daten verwenden. Das macht sie anfällig für Datenverluste, eine schlechte interne Organisation und deutlich mehr menschliche Fehler; zudem leidet häufig die Kommunikation innerhalb der Teams, betont Lesly Belkhir. Hinzu kommen Sicherheitsprobleme (Cybersicherheit, Daten usw.), insbesondere wenn man die Menge an Daten berücksichtigt, die zwischen den verschiedenen Anwendungen ausgetauscht werden.

Wie läuft ein ERP-Projekt ab?

Ein ERP-Projekt durchläuft typischerweise sechs Phasen. Je gründlicher die frühen Phasen bearbeitet werden, desto geringer ist das Risiko teurer Korrekturen nach dem Produktivstart. Planen Sie zudem von Beginn an Puffer für Datenbereinigung und Tests ein – diese Aufgaben werden in fast jedem Projekt unterschätzt. Das Portal ERP.de empfiehlt, alle Anforderungen in einem möglichst detaillierten Lastenheft festzuhalten, das später als Entscheidungsgrundlage dient.

1. Analyse und Zieldefinition: Ist-Prozesse aufnehmen, Ziele und Projektumfang festlegen.
2. Lastenheft und Anbieterauswahl: Anforderungen dokumentieren, Anbieter vergleichen, Software und Implementierungspartner auswählen.
3. Konzeption: Soll-Prozesse, Datenmodell, Berechtigungen und Schnittstellen im Detail beschreiben.
4. Realisierung und Datenmigration: System konfigurieren, Altdaten bereinigen und übernehmen.
5. Tests und Schulung: Anwendertests durchführen, Key-User und Endanwender schulen.
6. Go-live und Hypercare: Produktivstart, intensive Betreuung in den ersten Wochen, danach kontinuierliche Optimierung.

Viele Unternehmen führen das neue System nicht in einem Schritt ein, sondern stufenweise nach Standorten oder Modulen. Das senkt das Risiko, verlängert aber die Projektlaufzeit. Wie Sie die einzelnen Schritte konkret planen, lesen Sie in unserem Leitfaden zur ERP-Einführung in sechs Schritten.

Herausforderungen bei der Umsetzung von ERP-Projekten

Obwohl die Umsetzung eines ERP-Projekts auf vielfältige Weise vorteilhaft ist, birgt sie auch viele Herausforderungen. Es beginnt mit der Auswahl der richtigen Lösung. „Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl von Lösungen. Deshalb ist es unerlässlich, sich bei der Auswahl eines neuen digitalen Werkzeugs Zeit zu lassen, insbesondere wenn es das ‚Rückgrat‘ des Unternehmens bildet“, erklärt die Projektmanagerin von Axelor. Und sie fährt fort: „Natürlich müssen Sie, um das am besten geeignete ERP auszuwählen, Ihre Anforderungen zuerst präzise definieren, idealerweise von Anfang an gemeinsam mit den Fachbereichen.“ Die frühe Einbindung der Fachbereiche ist ein wesentliches Element des Change Managements – gerade in ERP-Projekten. Der Grund?

Viele ERP-Projekte überschreiten Zeitplan oder Budget oder bleiben hinter den erwarteten Ergebnissen zurück – häufig, weil die Anwender zu spät einbezogen werden.

Um ein Digitalisierungsprojekt erfolgreich abzuschließen, ist Change Management von grundlegender Bedeutung. Durch die Unterstützung der Stakeholder, Schulungen zum ERP und regelmäßige Kommunikation können Unternehmen die nachhaltige Akzeptanz des ERP-Systems bei den Anwendern fördern. Thomas Gereec erklärt: „Das ist entscheidend, denn so erkennen die Anwender den Mehrwert des ERP-Systems. Das verbessert langfristig die digitale Erfahrung.“ Darüber hinaus ist das Verständnis der Anliegen der Endbenutzer auch ein Schlüssel zur Beschleunigung der ERP-Adoption im Unternehmen. Der Projektdirektor von Knowmore betont: „Es ist entscheidend zu verstehen, wie die Endbenutzer arbeiten, um ihnen ein ERP anzubieten, das an ihre täglichen Herausforderungen angepasst ist.“ Er empfiehlt, „die tatsächliche Nutzung durch die Endanwender zu analysieren“ oder sicherzustellen, dass „Einblick in die Organisation des Unternehmens besteht (Hauptbenutzer, allgemeine Planung des internen Projekts usw.)“, um dies zu erreichen.

Die Coronapandemie hat diese Herausforderungen ab 2020 zusätzlich verschärft – und Lehren hinterlassen, die bis heute gelten.

Wer gehört ins ERP-Projektteam?

Ein ERP-Projekt betrifft nahezu alle Abteilungen. Entsprechend breit muss das Projektteam aufgestellt sein:

• Geschäftsleitung und Lenkungsausschuss: geben Ziele und Budget vor, treffen Grundsatzentscheidungen und lösen Konflikte zwischen den Bereichen.
• Projektleitung: steuert Zeitplan, Ressourcen und Risiken und ist zentrale Ansprechperson für den Implementierungspartner.
• Key-User aus den Fachbereichen: bringen das Prozesswissen ein, testen das System und schulen später ihre Kolleginnen und Kollegen.
• IT: verantwortet Infrastruktur, Schnittstellen, Berechtigungen und Datenmigration.
• Implementierungspartner: konfiguriert die Software und bringt Methodenwissen ein – mehr dazu in unserem Beitrag zur Rolle des ERP-Integrators.
• Change- und Adoptionsverantwortliche: planen Kommunikation, Schulung und die Unterstützung der Anwender nach dem Go-live.

Entscheidend ist, dass die Teammitglieder tatsächlich Zeit für das Projekt haben. SAP rät, niemanden ins Kernteam aufzunehmen, der nicht mindestens 25 % seiner Wochenarbeitszeit – etwa zehn Stunden – für das Projekt aufbringen kann. Ebenso wichtig ist die sichtbare Unterstützung durch die Geschäftsleitung: Sie muss Prioritäten setzen, wenn das Tagesgeschäft mit dem Projekt um dieselben Personen konkurriert, und Entscheidungen treffen, wenn sich Fachbereiche nicht einigen können.

Lehren aus der Pandemie: Was bedeutet Remote-Arbeit für die ERP-Einführung?

Die Auswirkungen der Covid-19-Pandemie bekamen die meisten Unternehmen deutlich zu spüren. Um in den verschiedenen Märkten zu überleben, mussten sie ihre digitale Transformation in Rekordzeit beschleunigen und entsprechend umstrukturieren. „Die Covid-19-Krise zwang uns, unsere Arbeitsmethoden etwas anzupassen“, erklärt Lesly Belkhir. Für viele Beschäftigte wurde das Arbeiten im Homeoffice zur Normalität – und ist es in hybriden Arbeitsmodellen bis heute geblieben.

Unter anderem mussten Unternehmen neue Methoden einführen, um ihre Mitarbeiter im Umgang mit ERP zu schulen. Die Schulung aus der Ferne zeigte die Schwächen einiger Software-Trainingsmethoden, wie Thomas Gereec erklärt:

„Das Training der Benutzer über ein Handbuch, eine PDF-Datei oder ein E-Learning-Modul funktioniert nicht. Diese Formate sind nicht immersiv genug. Sie vermitteln Schulungsinhalte, unterstützen aber nicht bei der täglichen Arbeit.“

Da die digitalen Kompetenzen der Anwender sehr unterschiedlich sind, kann das Support-Level für ERP-Benutzer nicht für alle gleich sein. Und das aus gutem Grund: Die Benutzer sind keine homogene Gruppe, ihre Profile und Geschäftsanforderungen unterscheiden sich. Es ist daher unerlässlich, das Training an die verschiedenen Profile anzupassen.

„Es ist undenkbar, Benutzer für ein ERP-System mit generischen Trainingsprogrammen zu schulen, die von den Tools abgekoppelt sind“, erklärt Thomas Gereec.

ERP-Projekt und Digital Adoption: das Erfolgsduo

Die Benutzerschulung ist aus einem einfachen Grund so wichtig: Sie beeinflusst direkt den Erfolg der ERP-Implementierung. Wenn Benutzer keine angemessene Schulung erhalten, haben sie Schwierigkeiten, ihr ERP-System richtig zu nutzen. Doch welche Risiken entstehen, wenn ein ERP-System nicht richtig genutzt wird? Lesly Belkhir weist darauf hin:

„Wer ein ERP nicht oder nicht richtig nutzt, verzichtet auf seine unbestreitbaren Vorteile bei Produktivität und Datenmanagement. Das Ergebnis ist ein enormer Zeitverlust und eine geringere Rentabilität.“

Kurz gesagt ist ein ERP-Projekt von geringem Nutzen, wenn die Akteure, intern oder extern, es nur wenig oder schlecht nutzen.

Um die Umsetzung von ERP-Projekten zu unterstützen, helfen Lösungen für Digital Adoption Unternehmen dabei, die Lernkurve zu beschleunigen. „Unsere interaktiven, direkt ins ERP integrierten Anleitungen begleiten die Anwender in Echtzeit bei der Arbeit“, erklärt Thomas Gereec. Dies ist eine Alternative zu traditionellen Schulungsmethoden, die dazu beiträgt, ERP-Projekte langfristig zu optimieren.

Zeitersparnis, Kostenoptimierung, bessere Agilität: Die Wirksamkeit von ERP steht außer Frage. Da Unternehmen weiterhin unter hohem Innovationsdruck stehen, wird der Erfolg ihrer Softwareprojekte zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor.