Eine Anwenderschulung – auch Endanwender- oder Endbenutzerschulung genannt – vermittelt den Menschen, die eine Software täglich nutzen, genau die Abläufe, die sie für ihre Aufgaben brauchen. Sie ist fester Bestandteil jeder Software-Einführung. Wirksam ist sie, wenn sie rollenbezogen, kurz und praxisnah ist und die Nutzer auch nach dem Go-live direkt in der Anwendung unterstützt. Wie das gelingt, zeigt dieser Beitrag am Beispiel einer E-Purchasing-Lösung.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Anwenderschulung richtet sich an die Endnutzer einer Software und vermittelt die Vorgänge, die sie im Tagesgeschäft brauchen.
- Im E-Purchasing gehören dazu Besteller, Einkäufer und Freigeber sowie häufig externe Lieferanten – jeweils mit eigenen Aufgaben.
- Typische Hindernisse sind Zeitmangel, fehlende Motivation, zu viel Stoff und Inhalte ohne Bezug zur eigenen Rolle.
- Kurze, rollenbezogene Einheiten und interaktive Anleitungen direkt in der Software helfen, Gelerntes im richtigen Moment anzuwenden.
A) Benutzerschulung für die E-Purchasing-Lösung
Die effektivste Art, Endnutzer zu schulen, ist eine personalisierte Schulung, die den Herausforderungen sowohl interner als auch externer Nutzer gerecht wird.
Die Bedeutung der Benutzerschulung
Ein wichtiger Teil des Veränderungsmanagements besteht darin, sicherzustellen, dass die Software effektiv genutzt wird. Geeignete Schulungen helfen den Endnutzern, die Lösung zu beherrschen.
Die Vorteile der Benutzerschulung
Durch Schulungen werden die Benutzer in die Lage versetzt, eine E-Purchasing-Lösung richtig zu nutzen. Benutzerschulungen fördern die erfolgreiche Implementierung von Software und tragen dazu bei, den Widerstand gegen Veränderungen sowie die Frustration zu verringern, die durch mangelnde Benutzerunterstützung entstehen kann.
Warum sollten Sie Endnutzern E-Purchasing-Schulungen anbieten?
- Gewährleistung der ordnungsgemäßen Nutzung der E-Purchasing-Software.
- Förderung der Akzeptanz des digitalen Werkzeugs.
- Bessere Benutzererfahrung und weniger Frustration im Zusammenhang mit digitalen Tools.
- Einsparungen in den Bereichen Beschaffung, Support und Schulung.
- Beschleunigung der digitalen Transformation des Beschaffungswesens.
- Verbesserung der Beschaffungspraktiken.
| Experten-Ratschlag „Neben der Erläuterung der Nutzung des Tools bietet die Schulung auch Zeit und Raum, um die Digitalisierung der Beschaffung zu vermitteln: Herausforderungen des Projekts, Gründe für die geplante Vorgehensweise usw. Es ist wichtig, zuerst die Geschäfts- und Projektbotschaften zu vermitteln. Erst danach können wir uns auf das Tool selbst konzentrieren.“ Benoit Portevin, Senior Consultant – Finanzen, Einkauf und Betrieb bei Althea |
Zwar ist die Schulung der Benutzer unerlässlich, um den richtigen Umgang mit der Beschaffungssoftware und eine höhere Leistung zu gewährleisten, doch können viele Hindernisse den Lernerfolg beeinträchtigen. Um diese Hürden zu überwinden, können Schulungsprogramme speziell auf die digitale Transformation ausgerichtet sein. Knowmore bietet genau diese Art der Unterstützung bei der digitalen Transformation.
| Hindernisse bei der Schulung von E-Purchasing-Software | Der Knowmore-Ansatz |
| Zeitmangel für die Schulung der Benutzer. Fehlende Motivation, die Schulung zu absolvieren. Zu viele Informationen, die sich die Benutzer merken müssen. Inhalte, die für die E-Purchasing-Lösung irrelevant sind. | 1. Das Just-in-time-Prinzip bietet den Benutzern eine Schulung, sobald sie mit dem Tool interagieren.2. Eine Segmentierung der Lerninhalte personalisiert die Schulung entsprechend den verschiedenen Nutzergruppen, ihren Herausforderungen und der Art und Weise, wie sie das Tool nutzen.3. Kurze Module schulen die Benutzer durch Mikro-Lernen, um das Behalten der Informationen zu fördern.4. Interaktive Anleitungen, die direkt in die E-Purchasing-Lösung eingebettet sind, schulen die Benutzer auf praktische Weise (Learning by Doing). |
Anwenderschulung, Key-User-Schulung und Train-the-Trainer: die Unterschiede
In Software-Projekten werden mehrere Schulungsarten kombiniert. Die Anwenderschulung ist die breiteste davon, denn sie erreicht alle Nutzer. Die anderen Formate bereiten einen kleineren Kreis vertieft vor. Sie unterscheiden sich vor allem in Zielgruppe und Tiefe:
| Schulungsart | Zielgruppe | Ziel |
|---|---|---|
| Anwenderschulung (Endanwender- oder Endbenutzerschulung) | alle, die die Software im Tagesgeschäft nutzen | die eigenen Vorgänge sicher und regelkonform ausführen |
| Key-User-Schulung | ausgewählte Fachanwender je Abteilung | Prozesse und Funktionen vertieft verstehen, Kollegen unterstützen, Tests begleiten |
| Train-the-Trainer | interne Trainer, häufig Key-User | Inhalte didaktisch aufbereiten und selbst schulen |
| Administratorenschulung | IT- und Systemverantwortliche | Konfiguration, Berechtigungen und Betrieb |
Mehr zur Rolle der Key-User lesen Sie in unserem Beitrag zur ERP-Schulung. Für Endanwender gilt: Je seltener sie einen Vorgang ausführen, desto wichtiger ist Hilfe direkt in der Anwendung. Im E-Purchasing betrifft das etwa Freigeber, die nur gelegentlich Bestellungen genehmigen, oder Lieferanten, die Angebote über ein Portal einreichen. Für sie lohnt sich kaum ein eigener Schulungstermin.
B) In der Praxis: Wie man eine Benutzerschulung effektiv durchführt
| Fragen, die Sie sich stellen sollten ➢ Wer sind die verschiedenen Nutzer der E-Purchasing-Software? 1. Besteller und Einkäufer 2. Freigeber 3. Lieferanten ➢ Welche Anforderungen muss Ihre Software-Schulung erfüllen? 1. Zugänglichkeit in Echtzeit 2. Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit 3. Personalisierter Inhalt ➢ Was sind die Ziele eines Schulungsprogramms für den elektronischen Einkauf? 1. Beherrschung der Werkzeuge 2. Einhaltung des Beschaffungsprozesses 3. Engagement der Benutzer |
| Experten-Ratschlag „In vielen Fällen wird die Software für den elektronischen Einkauf nur selten verwendet, sodass die Benutzer sich jedes Mal neu zurechtfinden müssen. Finden die Nutzer die Informationen direkt in ihrem Tool, rufen sie die Dokumentation deutlich häufiger ab.“ Pierre Leroux, CEO von Knowmore |
Anwenderschulung planen: in fünf Schritten zum Konzept
Ob E-Purchasing, ERP oder CRM: Eine wirksame Anwenderschulung folgt immer demselben Grundmuster und ist ein fester Bestandteil des Veränderungsmanagements. Wissen allein reicht dabei nicht. Wie das Beratungsunternehmen Prosci betont, geraten Veränderungen häufig an der Lücke zwischen Wissen und Können ins Stocken – geschlossen wird sie nur durch Übung, Zeit, Coaching und Feedback.
- Nutzergruppen bestimmen: Wer arbeitet wie oft mit der Software – täglich, gelegentlich oder nur bei Freigaben? Betrachten Sie interne und externe Nutzer getrennt.
- Lernziele je Rolle festlegen: Welche drei bis fünf Vorgänge muss jede Gruppe sicher beherrschen?
- Formate kombinieren: Präsenz- oder Online-Schulungen für Key-User, kurze Lerneinheiten für Gelegenheitsnutzer, interaktive Anleitungen für seltene Vorgänge.
- Zeitpunkt wählen: Schulen Sie möglichst kurz vor dem Go-live, damit das Gelernte nicht verloren geht.
- Nach dem Go-live begleiten und messen: Supportanfragen, Fehlerquoten und abgebrochene Vorgänge zeigen, wo nachgeschult werden muss.
Halten Sie das Konzept schlank: lieber wenige, gut geübte Kernvorgänge als ein vollständiger Funktionsüberblick, den niemand behält.
C) Ein tieferer Einblick: Integration der Benutzerschulung in die E-Purchasing-Lösung
Eine moderne E-Purchasing-Software bietet personalisierte Schulungen, die direkt in das Tool integriert sind. Und warum? Damit die Benutzer in Echtzeit auf personalisierte Schulungsinhalte zugreifen können. Ob vor Ort oder aus der Ferne – die Benutzer lernen durch praktische Erfahrungen (Erstellen von Lieferantenverträgen, Verwalten von Ausschreibungen, Erteilen von Aufträgen usw.): Wir nennen das gerne Learning by Doing. Was ist der Mehrwert? Diese Schulungsmodule sind schnell und einfach zu erstellen und noch einfacher zu überwachen.
Welche Vorteile bietet die Schulung der Benutzer direkt in der E-Purchasing-Software?
➢ Praktisches Lernen in Echtzeit
➢ Kurze und leicht zu merkende Module
➢ Geringere Frustration im Zusammenhang mit der Beschaffungssoftware
➢ Bessere Akzeptanz der Lösung
➢ Bessere Handhabung des Tools
➢ Einsparungen bei Schulungs- und Supportkosten
➢ Höhere Übereinstimmung mit den Geschäftsprozessen
Kurzum: Innovative Schulungen erfolgen in Echtzeit, direkt in der E-Purchasing-Software und mit einem hohen Maß an Personalisierung.
D) Praxisbeispiel aus der Energiebranche: Benutzerschulung für Beschaffungssoftware
Ein auf die Energiewende spezialisiertes Unternehmen, eine Tochtergesellschaft eines großen europäischen Stromanbieters, wollte 10.000 Nutzer seiner neuen E-Purchasing-Lösung unterstützen.
Ein auf die Energiewende spezialisiertes Unternehmen, eine Tochtergesellschaft eines großen europäischen Stromanbieters, wollte 10.000 Nutzer seiner neuen E-Purchasing-Lösung unterstützen.
Die Tochtergesellschaft hatte bereits PDF-Anleitungen und Videos erstellt, so dass Knowmore in der Lage war, alle Inhalte zu digitalisieren.
Die Knowmore-Methode: personalisiertes Training direkt in die E-Purchasing-Software integriert. Knowmore integrierte Schulungsprogramme direkt in das digitale Tool, um sowohl das Wissen als auch die Best Practices zu verbessern.
1. Differenziertes Instruktionsdesign
Die Knowmore-Teams entwarfen personalisierte Lerninhalte für die beiden Zielgruppen: PC-Nutzer und mobile Nutzer.
2. Digitales Training integriert in das E-Purchasing-Tool
Das Tool von Knowmore integrierte das Schulungsprogramm direkt in die Benutzeroberfläche der Software. Dies ermöglichte den Nutzern den Zugang zu interaktiven Anleitungen auf Abruf und in Echtzeit.
Heute unterstützt das Unternehmen 10.000 Benutzer in 15 Ländern. Um den Herausforderungen der Benutzerunterstützung besser gerecht zu werden, stellte das Unternehmen auf Blended Learning um, also auf eine Kombination aus Präsenzformaten, gedruckten Unterlagen und digitalen Lernangeboten.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Anwenderschulung?
Eine Anwenderschulung ist eine Schulung für die Endnutzer einer Software, also für alle, die das System im Tagesgeschäft bedienen. Sie vermittelt die konkreten Vorgänge, die für die jeweilige Rolle wichtig sind, etwa eine Bestellung anlegen oder eine Freigabe erteilen. Synonym spricht man von Endanwender-, Endbenutzer- oder Benutzerschulung.
Wer sind die Endanwender einer E-Purchasing-Software?
Zu den Endanwendern einer E-Purchasing-Software gehören Besteller in den Fachabteilungen, Einkäufer, Freigeber, die Bestellungen genehmigen, und häufig externe Lieferanten, die Kataloge pflegen oder Angebote einreichen. Jede Gruppe nutzt andere Funktionen und braucht deshalb eigene, auf ihre Aufgaben zugeschnittene Schulungsinhalte. Lieferanten erreichen Sie am besten mit kurzen Anleitungen im Portal statt mit Schulungsterminen.
Wann sollte eine Anwenderschulung stattfinden?
Eine Anwenderschulung sollte möglichst kurz vor dem Go-live stattfinden, damit die Nutzer das Gelernte direkt anwenden können. Liegen Wochen zwischen Schulung und erstem Einsatz, geht viel Wissen verloren. Nach dem Go-live helfen kurze Auffrischungen und Anleitungen direkt in der Software, vor allem bei selten genutzten Vorgängen.
Wie sollte eine Schulung für Endanwender aufgebaut sein?
Eine gute Schulung für Endanwender beginnt mit dem Warum: Ziele des Projekts und Nutzen für die eigene Arbeit. Danach folgen die wichtigsten Vorgänge der jeweiligen Rolle als praktische Übungen in realistischen Szenarien. Kurze Einheiten, Raum für Fragen und ein klarer Hinweis, wo es nach der Schulung Hilfe gibt, runden die Anwenderschulung ab.
Wie misst man den Erfolg einer Anwenderschulung?
Den Erfolg einer Anwenderschulung messen Sie am besten an der tatsächlichen Nutzung der Software: Wie viele Vorgänge werden vollständig und korrekt abgeschlossen, wie entwickeln sich Supportanfragen und Fehlerquoten, und wie schnell erreichen neue Nutzer einen sicheren Umgang? Teilnahmequoten und Zufriedenheitsumfragen allein sagen wenig über den Lernerfolg aus.
