Das Onboarding neuer Mitarbeiter umfasst alle Maßnahmen von der Vertragsunterzeichnung bis zum Ende der Probezeit, mit denen neue Beschäftigte fachlich, sozial und technisch in das Unternehmen eingebunden werden. Ein strukturiertes Onboarding senkt das Risiko von Frühfluktuation und stärkt die Mitarbeiterbindung. Oft unterschätzt wird dabei die Einarbeitung in die Software, mit der neue Mitarbeitende täglich arbeiten.
Das Wichtigste in Kürze
- Das Onboarding neuer Mitarbeiter beginnt mit der Vertragsunterzeichnung (Preboarding) und reicht in der Regel bis zum Ende der Probezeit.
- Ein strukturiertes Onboarding gilt als wichtiger Hebel gegen Frühfluktuation und für eine langfristige Mitarbeiterbindung.
- Neue Mitarbeitende sollten Informationen gut dosiert und an ihre Rolle angepasst erhalten, statt in den ersten Tagen mit Inhalten überhäuft zu werden.
- Die Einarbeitung in ERP, CRM, HR-Software und Intranet gehört fest in den Onboarding-Plan, ebenso wie regelmäßiges Feedback.
- 1. Das Onboarding umfassend vorbereiten
- 2. Den neuen Mitarbeitern sinnvoll dosierte Informationen anbieten
- 3. Maßgeschneidertes statt standardisiertes User-Onboarding
- 54 % der Beschäftigten wünschen sich Inhalte, die ihren Präferenzen entsprechen. (Quelle: Adobe)
- 4. Softwareschulung nicht vernachlässigen
- 5. Die Effizienz des User-Onboardings messen
- Optimieren Sie Ihr User-Onboarding ab sofort!
Ein positives Image, leistungsfähige Teams, treue Mitarbeiter: Das sind heutzutage Herausforderungen, denen sich kein Unternehmen entziehen kann. In diesem Kontext spielen die Mitarbeiter eine entscheidende Rolle, genauer gesagt das Onboarding der Mitarbeiter. Auch wenn die Kosten dieser Maßnahme erheblich zu Buche schlagen, ist sie oft ausschlaggebend dafür, ob ein Talent im Unternehmen bleibt oder dieses frühzeitig verlässt. Ein Aspekt, der gerne übersehen wird. Dabei gilt:
Laut einer Onboarding-Umfrage von Haufe gehen 81 % der befragten Unternehmen davon aus, dass ein besseres Onboarding die Frühfluktuation senken könnte. (Quelle: Haufe HR Magazin)
Glücklicherweise lässt sich das Onboarding gezielt verbessern. Hier sind fünf Tipps, wie Sie neue Mitarbeiter erfolgreich „an Bord holen“.
1. Das Onboarding umfassend vorbereiten
Ein verbreiteter Fehler ist die ungenügende Vorbereitung des Onboardings. Nach dem Zeitraum des Preboardings (also der Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsbeginn) startet mit dem ersten Arbeitstag die wichtige Phase, in der neue Mitarbeiter an das Unternehmen gebunden werden. Wird in dieser Phase „improvisiert“, kann das zu einer mangelhaften Einarbeitung führen und die Eingliederung des neuen Talents erschweren.
Das oberste Ziel von User-Onboarding muss daher sein, dass neue Mitarbeitende möglichst schnell selbstständig arbeiten. Hat der neue Mitarbeiter die Vision und Mission des Unternehmens verstanden? Stehen ihm die richtigen Tools zur Verfügung und kann er mit diesen umgehen? Weiß er, an wen er sich bei Problemen wenden kann? Eine strukturierte und schrittweise Einarbeitung hilft dabei, den Lernprozess zu optimieren und die notwendigen Fähigkeiten für die neue Position schnell zu erwerben.
Ein strukturiertes Onboarding verbindet Bindung und Produktivität: Neue Mitarbeitende wissen, was von ihnen erwartet wird, und arbeiten schneller selbstständig.
Bieten Sie ein sinnvolles Onboarding an!
Erstellen Sie einen strukturierten Einarbeitungsplan für die neuen Talente, der die Tätigkeiten und wöchentliche Meilensteine enthält. Präsentieren Sie zuerst die Mission und die Unternehmenswerte, bevor Sie auf operative Aspekte eingehen. Denken Sie daran, den Prozess zu dokumentieren, um Unklarheiten zu vermeiden. Dies gilt umso mehr, wenn das Onboarding im Homeoffice erfolgt.
2. Den neuen Mitarbeitern sinnvoll dosierte Informationen anbieten
Zu viele Informationen auf einmal können das Onboarding gefährden. Eine stufenweise Vorgehensweise ist wichtig, um die kognitive Last zu verringern und nur relevante Informationen zu vermitteln.
Schulen Sie Mitarbeiter in Echtzeit mit einer digitalen Adoptionsplattform (DAP)
Mit einer digitalen Adoptionsplattform lernen die Mitarbeiter den Umgang mit einer neuen Software direkt in der Software. Im Rahmen eines schrittweisen Lernprozesses – also Learning by Doing – absolvieren die User kurze Lerneinheiten und machen auf diese Weise schnelle Fortschritte.
3. Maßgeschneidertes statt standardisiertes User-Onboarding
54 % der Beschäftigten wünschen sich Inhalte, die ihren Präferenzen entsprechen. (Quelle: Adobe)
Standardlösungen beim User-Onboarding erfüllen in den meisten Fällen nicht die Erwartungen. Jeder Angestellte hat spezifische Anforderungen, die von seiner Tätigkeit, seiner Erfahrung und seinem Lernstil abhängen.
Gerade in der ersten Arbeitswoche ist eine gezielte Schulung in den wichtigsten Abläufen und Anwendungen entscheidend.
Maßgeschneiderte Einarbeitung mit einer digitalen Adoptionsplattform
Mit Knowmore personalisieren Sie Einarbeitungs- und Fortbildungsprogramme je nach Arbeitsplatz, Funktion und Sprache des Mitarbeiters. Dadurch gelingt eine schnelle und effiziente Integration.
4. Softwareschulung nicht vernachlässigen
Neue Talente müssen oft den Umgang mit mehreren Softwarelösungen lernen (ERP, CRM, HRIS, Intranet …). Wird die Einführung in diese Tools vernachlässigt, kann das zu einer schlechten Softwareakzeptanz führen und den effizienten Einsatz der Tools beeinträchtigen.
Schulen Sie die Mitarbeiter direkt in der Software
Mit Knowmore lernen die User den Umgang mit neuer Software in Echtzeit durch interaktive Anleitungen, die in die Software integriert sind. Das Ergebnis: weniger Supportanfragen und eine bessere Akzeptanz der Tools.
5. Die Effizienz des User-Onboardings messen
Ein häufiger Fehler besteht darin, kein Feedback über die Onboarding-Erfahrung einzuholen. Starre Prozesse, die nie angepasst werden, verlieren mit der Zeit an Wirkung.
Viele Unternehmen erheben zwar Daten zum Onboarding, werten sie aber nicht systematisch aus.
Optimieren Sie das User-Onboarding mit Learning Analytics
Mit Learning Analytics analysieren Sie die erfassten Daten und optimieren so die Schulungen. Durch präzise Statistiken über Schulungsmaßnahmen hilft Knowmore Unternehmen dabei, diese effizienter zu gestalten.
Welche Phasen hat das Onboarding neuer Mitarbeiter?
Das Onboarding neuer Mitarbeiter lässt sich in drei Phasen gliedern, die von der Vertragsunterzeichnung bis zum Ende der Probezeit reichen:
- Preboarding (vor dem ersten Arbeitstag): Kontakt halten, den ersten Tag ankündigen, Arbeitsplatz, Geräte, Zugänge und Softwarelizenzen vorbereiten, eine Patin oder einen Paten benennen.
- Orientierung (erster Tag bis erste Wochen): Begrüßung durch Führungskraft und Team, Vorstellung von Mission und Werten, Einarbeitungsplan besprechen, Einführung in die wichtigsten Anwendungen.
- Integration (bis zum Ende der Probezeit): regelmäßige Feedbackgespräche, schrittweise wachsende Verantwortung, gezielte Schulungen für weitere Prozesse und Systeme.
Gerade die technische Seite wird oft unterschätzt: Fehlen am ersten Tag Zugänge oder kennt niemand die zentralen Abläufe in der Software, wirkt das auf neue Mitarbeitende wenig professionell und verzögert die Einarbeitung. Legen Sie deshalb für jede Phase fest, wer verantwortlich ist: Personalabteilung, Führungskraft, IT oder Patin bzw. Pate. Eine einfache Checkliste mit Zuständigkeiten und Terminen verhindert, dass Aufgaben zwischen den Beteiligten verloren gehen.
Wie gelingt die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in Unternehmenssoftware?
Viele Unternehmen investieren bereits in digitale Kompetenzen, aber selten flächendeckend: Laut Bitkom bilden 73 % der Unternehmen ihre Beschäftigten zu digitalen Themen weiter, doch nur 11 % bieten das allen oder fast allen Mitarbeitenden an. Für neue Mitarbeitende sollte die Einarbeitung in die Software deshalb fester Bestandteil des Onboarding-Plans sein:
- Rollenbasierter Lernpfad: Legen Sie für jede Rolle fest, welche Anwendungen und Prozesse neue Mitarbeitende nach den ersten Wochen wirklich beherrschen müssen.
- Üben ohne Risiko: Simulationen oder Übungsumgebungen erlauben es, Abläufe zu trainieren, ohne echte Daten zu verändern.
- Hilfe im Arbeitsalltag: Interaktive Anleitungen und Hinweise direkt in der Anwendung ergänzen die Schulung, wenn Fragen erst bei der echten Arbeit auftauchen.
- Ansprechpartner: Erfahrene Kolleginnen und Kollegen oder Key-User beantworten Fragen, die über die Bedienung hinausgehen.
- Erfolgskontrolle: Prüfen Sie nach einigen Wochen, ob neue Mitarbeitende die Kernprozesse selbstständig und fehlerfrei erledigen.
So wird die Softwareschulung vom einmaligen Termin zu einem festen Bestandteil der Einarbeitung.
Optimieren Sie Ihr User-Onboarding ab sofort!
Das Onboarding ist eine wesentliche Etappe bei der Einarbeitung neuer Talente, die deren Erfahrung mit dem Unternehmen direkt beeinflusst. Durch die richtigen Tools und Vorgehensweisen optimieren Sie die digitale Akzeptanz und verbessern die Mitarbeiterbindung.
Möchten Sie mehr über digitale Akzeptanz wissen? Kontaktieren Sie uns und erfahren Sie mehr über unsere Fallstudien!
Häufig gestellte Fragen
Was bedeutet Onboarding neuer Mitarbeiter?
Onboarding neuer Mitarbeiter bezeichnet die systematische Einarbeitung und Integration neuer Beschäftigter. Es umfasst die fachliche Einarbeitung in Aufgaben, Abläufe und Software, die soziale Integration ins Team und die Vermittlung der Unternehmenskultur. Ziel ist, dass neue Mitarbeitende schnell produktiv werden, sich willkommen fühlen und dem Unternehmen langfristig treu bleiben.
Wie lange dauert das Onboarding neuer Mitarbeiter?
Das Onboarding neuer Mitarbeiter beginnt mit der Vertragsunterzeichnung und endet in der Regel mit der Probezeit, die in Deutschland höchstens sechs Monate dauert. Bei komplexen Rollen, etwa mit umfangreicher Software- oder Fachschulung, kann die Einarbeitung länger dauern. Wichtig ist, dass das Onboarding nicht nach der ersten Woche endet, sondern bis zur vollen Selbstständigkeit begleitet wird.
Was gehört in ein Onboarding?
Zu einem vollständigen Onboarding gehören ein Einarbeitungsplan mit Zielen und Meilensteinen, ein vorbereiteter Arbeitsplatz mit Geräten und Zugängen, eine persönliche Begrüßung, eine Patin oder ein Pate als Ansprechperson, Schulungen in den wichtigsten Anwendungen sowie regelmäßige Feedbackgespräche. Hinzu kommt die Vermittlung von Mission, Werten und Unternehmenskultur.
Ist Onboarding dasselbe wie Einarbeitung?
Die Begriffe werden oft gleichbedeutend verwendet, Onboarding ist jedoch weiter gefasst. Die Einarbeitung zielt vor allem auf Aufgaben und fachliches Wissen. Onboarding umfasst zusätzlich das Preboarding vor dem ersten Arbeitstag, die soziale und kulturelle Integration sowie die Bindung an das Unternehmen über die gesamte Probezeit.
Was ist Frühfluktuation?
Frühfluktuation bezeichnet Kündigungen neuer Mitarbeitender kurz nach dem Eintritt, häufig schon während der Probezeit oder sogar vor dem ersten Arbeitstag. Ursachen sind etwa falsche Erwartungen, eine schlechte Passung zum Team oder ein unstrukturiertes Onboarding. Für Unternehmen ist sie teuer, weil Rekrutierung und Einarbeitung erneut beginnen müssen.
