Digitale Kompetenzen von Mitarbeitenden: Was der Digital Skills Gap kostet

Digitale Kompetenzen sind die Fähigkeiten, digitale Technologien, Anwendungen und Daten im Arbeitsalltag sicher, kritisch und produktiv zu nutzen. Fehlen sie, entsteht ein Digital Skills Gap: Mitarbeitende verlieren Zeit, Software bleibt ungenutzt und der IT-Support wird überlastet. In Deutschland verfügen laut EU nur rund 53 % der Menschen über grundlegende digitale Kompetenzen (Bitkom).

Digitale Kompetenzen entscheiden heute darüber, wie produktiv Mitarbeitende mit ihren Anwendungen arbeiten.

Im Zeitalter der digitalen Transformation stellt die digitale Inkompetenz der Mitarbeiter ein erhebliches Hindernis für das Überleben von Unternehmen dar. Ob finanziell, betrieblich oder menschlich – die Kosten veralteter digitaler Fähigkeiten sind real. In diesem Artikel erfahren Sie, wie sich fehlende digitale Kompetenzen bemerkbar machen, was sie kostet und wie Sie Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen auf dem Weg zur digitalen Reife unterstützen können.

Fehlende digitale Kompetenzen kosten Produktivität

Der größte Kostenfaktor fehlender digitaler Kompetenzen ist verlorene Arbeitszeit. Ihre Mitarbeitenden verlieren Zeit, weil sie Informationen suchen, Funktionen erst verstehen und Arbeitsschritte ausprobieren müssen. Laut Dynamic Signal geben 36 % der Mitarbeiter an, dass sie nicht wissen, wo sie die Informationen finden können, die sie für ihre Arbeit benötigen. Das Ergebnis?

85 % der Arbeitnehmer verlieren mindestens 1 bis 2 Stunden pro Woche an Produktivität bei der Suche nach Informationen (Dynamic Signal)

Dies ist ein erheblicher Kostenfaktor, denn die Zeit, die Ihre Mitarbeiter mit der Suche nach Informationen oder dem Schließen digitaler Wissenslücken verschwenden, ist Zeit, die sie nicht für ihre wichtigen Projekte oder Aufgaben verwenden können. Aber die Auswirkungen digitaler Inkompetenz beschränken sich nicht nur auf die Mitarbeiter mit Wissenslücken.

Stark betroffen ist auch die IT-Abteilung, allen voran die Support-Teams, die die Mitarbeitenden bei der Nutzung ihrer Anwendungen unterstützen. Das Problem hierbei?

Jede vermeidbare Anfrage verlängert die Wartezeiten und bindet Kapazität im Support.

Da die Support-Teams so viel Zeit mit der Beantwortung interner Anfragen verbringen, fehlt ihnen die Zeit, das Unternehmen bei strategischeren Themen wie Sicherheit oder Innovation zu unterstützen. Aber wenn wir schon von digitaler Inkompetenz sprechen, warum werfen wir nicht einen Blick auf die digitalen Arbeitsmittel?

Ein erheblicher Teil der Softwarebudgets fließt in Lizenzen, die kaum genutzt werden. Die Gründe dafür können vielfältig sein, wie z. B. Investitionen in die falschen Tools, eine fehlende Einführung der Software oder ungenutzte Anwendungen. Unter anderem sind 28 % der auf Arbeitsplätzen installierten Software ungenutzt (1E). Und selbst genutzte Tools werden oft nur teilweise beherrscht. So nutzen beispielsweise 43 % der CRM-Benutzer weniger als die Hälfte der in ihrem CRM verfügbaren Funktionen (CSO Insights). Wie können Sie also die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu geringeren Kosten optimieren?

Was wäre, wenn Sie Ihre Mitarbeiter anders weiterbilden würden?

Fehlende digitale Kompetenzen sind kein Dauerzustand. Um dem Veralten digitaler Kompetenzen entgegenzuwirken, gibt es eine Lösung: Die Weiterbildung muss wieder in den Mittelpunkt des Unternehmens rücken. Gefragt ist eine kontinuierliche Weiterbildung, die an die Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasst ist und direkt über deren Tools erfolgt. Sie fragen sich vielleicht, warum Sie sich für diese Art von Weiterbildung entscheiden sollten? Der Grund dafür ist einfach.

49 % der Arbeitnehmer bevorzugen es, dann zu lernen, wenn sie es brauchen, und 58 % ziehen es vor, in ihrem eigenen Tempo zu lernen (LinkedIn)

Anders weiterbilden, ja, aber wie? Mit neuen digitalen Tools wie den Digital Adoption Platforms (DAPs) können Unternehmen nun auf neue Schulungsansätze wie Learning by Doing setzen. Das Prinzip? Statt theoretischer Schulungstage lernen die Mitarbeitenden direkt in der Praxis. Sie müssen lernen, wie man eine neue Verkaufschance in einem CRM erstellt, eine Abwesenheit im HRIS erfasst oder Lieferantendaten in einem ERP vervollständigt? Dank integrierter interaktiver Anleitungen können Ihre Mitarbeiter dies nun direkt von ihrer Software aus tun. Das kleine Extra? Mit Lernformaten wie Microlearning können Ihre Teilnehmer in Modulen geschult werden, die nicht länger als 3 Minuten dauern. Das Ergebnis? Ihre Mitarbeiter machen eine neue Lernerfahrung: kontinuierlich, kontextbezogen und agil, was es ihnen ermöglicht, ihre (digitalen) Fähigkeiten aktuell zu halten, Zeit zu sparen und produktiver zu arbeiten.

Fehlende digitale Kompetenzen bremsen das Engagement

Einer der größten Kostenfaktoren fehlender digitaler Kompetenzen ist sinkendes Engagement. Denn unzufriedene Mitarbeitende sind weniger engagiert, weniger effizient und verlassen das Unternehmen eher. Das Problem ist verbreitet: Laut Gallup Engagement Index 2025 haben nur 10 % der Beschäftigten in Deutschland eine hohe emotionale Bindung an ihren Arbeitgeber. Und was kostet das?

119 bis 142 Mrd. Euro: So hoch beziffert Gallup die Produktivitätseinbußen durch innere Kündigung in Deutschland im Jahr 2025.

Ohne Unterstützung bei der digitalen Transformation fühlen sich die Mitarbeiter oft hilflos und unvorbereitet auf die vielen Veränderungen. Und da digitale Inkompetenz Zeitverlust, Produktivitätsverlust und mangelnde Autonomie bedeutet, können digitale Frustrationen entstehen und die Softwareakzeptanz beeinträchtigen. Doch die Auswirkungen digitaler Inkompetenz betreffen nicht nur die Software an sich.

82 % der Unternehmen erkennen die Rolle, die das digitale Mitarbeitererlebnis für die Unternehmensleistung spielt, und stufen es als „sehr wichtig“ bis „entscheidend“ ein (Nexthink – Vanson Bourne)

Die digitale Arbeitserfahrung spielt eine grundlegende Rolle für die Mitarbeiterwahrnehmung. Mit der digitalen Transformation sind digitale Werkzeuge für Unternehmen unverzichtbar geworden. Digitale Unzulänglichkeiten wirken sich erheblich auf die Erfahrung der Mitarbeiter in einem Unternehmen und damit auf ihr Engagement aus, was zu innerer Distanz zum Unternehmen führen kann. Auch das verursacht Kosten und schwächt die Wettbewerbsfähigkeit.

Digitale Kultur etablieren

Um die Mitarbeiter wieder einzubinden, ist es wichtig, ihnen Sinn und Orientierung zu vermitteln, insbesondere in Bezug auf ihre Position und ihre Präsenz im Unternehmen. Doch es bedarf noch mehr.

Die digitale Erfahrung ist jetzt ein integraler Bestandteil der Mitarbeitererfahrung. Es ist daher wichtig, der Präsenz der digitalen Technologie im Arbeitsalltag eine neue Bedeutung zu geben. Dazu müssen sich die Unternehmenskulturen weiterentwickeln und die digitale Kultur integrieren. Warum? Durch die Etablierung einer digitalen Kultur ermöglichen Sie es den Mitarbeitern, den digitalen Wandel besser mitzutragen und einen Sinn in den Veränderungen zu finden.

Fehlende digitale Kompetenzen gefährden die Wettbewerbsfähigkeit

Die digitale Inkompetenz wirkt sich unmittelbar auf die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen und damit auf ihre Zukunftsfähigkeit aus. Angesichts des digitalen Wandels gewinnt die Veralterung von Fähigkeiten zunehmend an Bedeutung. Laut Cegos besteht für 39 % der Arbeitsplätze die Gefahr, dass ihre Qualifikationen in den nächsten drei Jahren veralten. Diese Zahl deckt sich mit der Einschätzung der Arbeitnehmer, von denen 43 % der Meinung sind, dass sie (bald) nicht mehr über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen werden, um ihre Arbeit ordnungsgemäß zu erledigen. Das betrifft insbesondere die digitalen Kompetenzen.

31 % der Unternehmen nennen Akzeptanz und Weiterbildungsbedarf der Belegschaft als Herausforderung der Digitalisierung (DIHK-Digitalisierungsumfrage 2026)

Was hat das mit Wettbewerbsfähigkeit zu tun? Wenn es keine Zukunftsfähigkeit ohne digitale Transformation gibt, dann gibt es auch keine Wettbewerbsfähigkeit ohne digitale Kompetenz. Der Preis dafür: Unternehmen fallen hinter Wettbewerber zurück, die ihre Belegschaft digital weiterqualifizieren.

Wie die Produktivität und das Engagement der Mitarbeiter wirkt sich auch die Wettbewerbsfähigkeit direkt auf die Zukunftsfähigkeit der Unternehmen aus. Wie bei der digitalen Transformation ist es daher notwendig, die Herausforderungen von morgen schon heute zu antizipieren. Doch wie gehen Sie dabei vor?

Bringen Sie Innovation wieder in den Mittelpunkt Ihres Unternehmens

Wie wäre es mit der Optimierung Ihrer digitalen Transformation? Wettbewerbsvorteile entstehen zunehmend dort, wo Mitarbeitende neue Technologien kreativ nutzen. Was Sie heute versäumen, fehlt Ihnen morgen. Damit Ihre Mitarbeiter zu den Besten in Sachen Innovation werden, ist es wichtig, sie auf dem Weg zur digitalen Reife zu unterstützen. Indem Sie sie dabei anleiten, digital auf dem neuesten Stand zu bleiben, ermöglichen Sie ihnen, sich auf strategische Aufgaben und Themen zu konzentrieren, und machen jeden zu einem Motor des Unternehmens. Innovation ist damit schon heute Teil des Tagesgeschäfts.

Produktivitätseinbußen, Verlust der Wettbewerbsfähigkeit, Desinteresse, digitale Inkompetenz der Mitarbeiter sind alles andere als anekdotisch. Die gute Nachricht: Diese Entwicklung lässt sich umkehren. Indem man den Menschen wieder in den Mittelpunkt der digitalen Transformation stellt, ist es bereits möglich, die digitale Inkompetenz zu überwinden, insbesondere durch Weiterbildung, Unternehmenskultur und Innovation. Und da jedes Projekt die richtigen Werkzeuge erfordert, können Unternehmen bereits auf digitale Tools zurückgreifen, wie z. B. Digital Adoption Platforms, die den Wandel unterstützen, indem sie die Beziehung zwischen Mitarbeitern und der digitalen Welt erleichtern.

Digital Skills Gap in Deutschland: die wichtigsten Zahlen

Die Kompetenzlücke ist messbar. Nach dem Digital Decade Country Report der EU, den der Bitkom zitiert, verfügten in der jüngsten Erhebung (2023) nur rund 53 % der Menschen in Deutschland über grundlegende digitale Kompetenzen. Das EU-Ziel für 2030 liegt bei 80 %.

Auch Unternehmen spüren die Lücke. In der DIHK-Digitalisierungsumfrage 2026 mit 4.686 befragten Unternehmen nennen 31 % Akzeptanz und Weiterbildungsbedarf im eigenen Unternehmen als Herausforderung der Digitalisierung, 29 % fehlende IT-Fachkräfte. Zeitressourcen und Komplexität bleiben die größten Hürden.

Was die Lücke kostet, zeigt sich weniger in einer einzelnen Zahl als in vielen kleinen Verlusten: Suchzeiten, Rückfragen beim Support, Fehleingaben und Lizenzen, die kaum genutzt werden. Hinzu kommen die Folgen geringer Bindung, deren Kosten der Gallup Engagement Index jedes Jahr für Deutschland beziffert. Wer digitale Kompetenzen gezielt fördert, verringert beide Kostenblöcke: Mitarbeitende arbeiten sicherer mit ihren Anwendungen und erleben die Digitalisierung eher als Entlastung denn als Belastung.

Welche digitalen Kompetenzen brauchen Mitarbeitende?

Als Referenz dient der europäische Kompetenzrahmen DigComp 2.2. Er gliedert digitale Kompetenzen in fünf Bereiche (Universität Marburg):

• Informations- und Datenverarbeitung: Informationen suchen, bewerten, ablegen und wiederfinden.
• Kommunikation und kollaboratives Arbeiten: E-Mail, Chat, Videokonferenzen und gemeinsame Dokumente sicher nutzen.
• Digitale Inhalte erstellen: Texte, Tabellen und Präsentationen anlegen und bearbeiten, Urheberrechte beachten.
• Sicherheit: Geräte, Konten und Daten schützen, Phishing erkennen.
• Problemlösung: Fehler einordnen, Hilfe finden und digitale Werkzeuge zielgerichtet einsetzen.

Im Unternehmen kommen rollenspezifische Kompetenzen hinzu: der sichere Umgang mit Fachanwendungen wie ERP, CRM oder HR-Systemen und zunehmend mit KI-Assistenten. Gerade hier entsteht der Digital Skills Gap, denn Anwendungen ändern sich mit jedem Release. Wirksam ist deshalb eine Kombination aus Grundlagenschulung, kurzen Lerneinheiten und Hilfen, die direkt in der Anwendung erscheinen, wenn eine Aufgabe ansteht. Ein kurzer Selbsttest entlang der fünf DigComp-Bereiche zeigt zudem, wo einzelne Teams oder Rollen den größten Nachholbedarf haben, und hilft, Schulungsbudgets gezielt einzusetzen.