Ein Personalinformationssystem (PIS, auch HRIS) ist eine Software, mit der Unternehmen Personaldaten zentral erfassen, verwalten und auswerten – von Stammdaten über Abwesenheiten bis zur Lohnabrechnung. Damit die Einführung gelingt, sollten Sie in sechs Schritten vorgehen: Bedarf klären, Projektteam und Betriebsrat einbinden, Software auswählen, konfigurieren und testen, Mitarbeitende schulen und den Erfolg messen.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Personalinformationssystem bündelt Personaldaten und HR-Prozesse wie Abwesenheiten, Abrechnung und Weiterbildung in einer zentralen Software.
- Die Einführung beginnt mit einer klaren Bedarfsanalyse und einem Pflichtenheft, nicht mit der Wahl eines Anbieters.
- In Deutschland hat der Betriebsrat bei einem Personalinformationssystem in aller Regel ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG; planen Sie Betriebsvereinbarung und Datenschutz frühzeitig ein.
- Kurze, bedarfsgerechte Schulungen und Hilfe direkt im System entscheiden darüber, ob die Mitarbeitenden das neue Tool dauerhaft nutzen.
- Warum ist ein Personalinformationssystem so wichtig?
- Strategien für die erfolgreiche Einführung eines Personalinformationssystems
- Die wesentlichen Schritte für die Einführung eines Personalinformationssystems
- Anforderungen des Unternehmens bestimmen
- Die Wahl der passenden Software für das Personalwesen
- Veränderungsmanagement
- Maximalen Nutzen aus dem Personalinformationssystem ziehen
Wenn es darum geht, das Personalmanagement zu optimieren, führt für ein modernes Unternehmen kein Weg mehr an einem Personalinformationssystem vorbei. Dieses umfasst alle digitalen Prozesse und Softwarelösungen, um das Personalwesen besser zu verwalten, zu überwachen und leistungsfähiger zu machen. Damit ein Personalinformationssystem optimale Ergebnisse erzielt, sollte es methodisch geplant werden. Vor allem muss es den tatsächlichen Anforderungen des Personalmanagements gerecht werden. Wie führt man nun ein Personalinformationssystem erfolgreich ein?
Warum ist ein Personalinformationssystem so wichtig?
Die digitale Transformation und eine Verbesserung der Mitarbeitererfahrung sind heutzutage wesentliche Voraussetzungen, um die Performance eines Unternehmens zu steigern. Dazu gehört auch ein Personalinformationssystem, mit dem HR-Prozesse automatisiert, vereinfacht, vereinheitlicht und effizienter gestaltet werden. Aufgabe des Projektleiters für das Personalinformationssystem ist es, eine Software zu suchen und einzuführen, die die konkreten Bedürfnisse des Unternehmens im Hinblick auf Lohn- und Gehaltsabrechnung, Recruiting, Personalplanung u. v. m. erfüllt. Auch interne Stellenwechsel und die Weiterbildung lassen sich über das System steuern.
Ein Personalinformationssystem hat für die Mitarbeiter den Vorteil, dass sie digital auf einen sicheren Mitarbeiterbereich zugreifen können, in dem vertrauliche Daten im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit zentral gespeichert und aktuell abrufbar sind. Ein Personalinformationssystem deckt verschiedene Bereiche ab:
- berufliche Weiterbildung,
- Dienstleistungsverträge,
- Payroll,
- Abwesenheitsmanagement usw.
Hinter dem Personalinformationssystem steht das Ziel, dass die Mitarbeiter die Personalabteilung weniger in Anspruch nehmen. Gleichzeitig soll es die Zahl der Verwaltungsvorgänge im Personalmanagement verringern. Ein Personalinformationssystem hilft darüber hinaus, die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften sicherzustellen.
Strategien für die erfolgreiche Einführung eines Personalinformationssystems
Damit ein Personalinformationssystem erfolgreich eingeführt werden kann, muss das Projekt von der Führungsebene des Unternehmens unterstützt werden. Dadurch ist es leichter, die notwendigen Mittel für ein optimales System zu erhalten. Auch die HR-Leitung, die IT-Leitung und der Betriebsrat sollten das Vorhaben befürworten und unterstützen. Alle Betroffenen müssen genau wissen, welche Vorteile die Einführung eines leistungsfähigen Personalinformationssystems für jeden einzelnen Arbeitsplatz und das Unternehmen als Ganzes bietet.
Ein wichtiger Faktor in diesem Zusammenhang ist ein kompetenter Projektleiter, der die Einführung des Personalinformationssystems plant, managt, überwacht und bewertet. Für die Besetzung dieser Rolle gibt es in der Regel zwei Möglichkeiten. Der Projektleiter für das Personalinformationssystem kann entweder der Leitung des Personalwesens angehören oder der IT-Leitung. Wird die Stelle des Projektleiters intern besetzt, kann dieser zunächst eine Weiterbildung bei einem qualifizierten Anbieter absolvieren, um sein Know-how in Bezug auf den Umgang mit Personalinformationssystemen zu verbessern.
Wenn Sie die Dienstleistungen eines externen Beraters für Personalinformationssysteme in Anspruch nehmen, sollten Sie seine Erfahrung, seinen Ruf und sein Ausbildungsniveau sorgfältig prüfen. Im Idealfall kennt der Berater Ihre Systemlandschaft und ist mit den Entwicklungsperspektiven eines Unternehmens Ihrer Branche und Größe vertraut.
Betriebsrat und Datenschutz: Was ist bei der Einführung zu beachten?
Ein Personalinformationssystem verarbeitet sensible Beschäftigtendaten. In Deutschland hat der Betriebsrat deshalb nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung technischer Einrichtungen, die objektiv geeignet sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Ob der Arbeitgeber eine solche Überwachung beabsichtigt, spielt dabei keine Rolle (ifb). Bei einem HR-System mit Zeiterfassung, Auswertungen oder Protokollierung ist das in aller Regel der Fall.
In der Praxis hat sich bewährt:
- den Betriebsrat bereits bei der Anbieterauswahl zu informieren,
- eine Betriebsvereinbarung zu Zweck, Datenumfang, Zugriffsrechten, Auswertungen und Löschfristen abzuschließen,
- mit dem Datenschutzbeauftragten zu klären, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach DSGVO erforderlich ist,
- ein Rollen- und Berechtigungskonzept festzulegen, bevor echte Personaldaten migriert werden.
In Österreich ist die Einführung von Systemen zur automationsunterstützten Verarbeitung von Personaldaten nach § 96a ArbVG zustimmungspflichtig; die Zustimmung des Betriebsrats kann durch eine Entscheidung der Schlichtungsstelle ersetzt werden. Planen Sie für diese Abstimmungen ausreichend Zeit im Projektplan ein.
Die wesentlichen Schritte für die Einführung eines Personalinformationssystems
Wenn Sie die Personalabteilung von zeitraubenden Routinearbeiten entlasten und den Mitarbeitern den Zugriff auf bestimmte Informationen selbstständig ermöglichen möchten, dann sollten Sie bei der Einführung eines Personalinformationssystems schrittweise vorgehen und alle Phasen ernst nehmen. Der Projektleiter muss einen reibungslosen Ablauf und den verantwortungsvollen Umgang mit personellen, finanziellen und technischen Ressourcen sicherstellen, damit am Ende der Erfolg steht.
Personalinformationssystem einführen: die 6 Schritte im Überblick
- Bedarf und Ziele klären: Warum führen Sie das System ein – um Kosten zu senken, HR-Prozesse zu automatisieren oder Daten zu zentralisieren? Welche Bereiche und wie viele Mitarbeitende sind betroffen, und wo liegt die größte Hürde: beim Budget, beim Zeitplan oder bei der Akzeptanz?
- Projektteam bilden und Beteiligte einbinden: Ein kleines Kernteam aus HR und IT steuert das Projekt. Geschäftsleitung, Betriebsrat, Datenschutzbeauftragte und künftige Anwender werden früh einbezogen.
- Software auswählen: Auf Basis des Pflichtenhefts vergleichen Sie Anbieter nach Funktionen, Integrationsfähigkeit, Datenschutz, Kosten und Referenzen.
- Konfigurieren, Daten migrieren und testen: Das System wird an Ihre Prozesse angepasst, Stammdaten werden bereinigt und übernommen, Testgruppen prüfen die wichtigsten Abläufe.
- Einführen und schulen: Zum Go-live brauchen die Anwender kurze, bedarfsgerechte Schulungen und Hilfe direkt im System.
- Erfolg messen: Kennzahlen wie Nutzungsquote, Bearbeitungszeiten, Zahl der Supportanfragen oder Fehler in der Abrechnung zeigen, ob das Projekt seine Ziele erreicht.
Die folgenden Abschnitte vertiefen die wichtigsten Schritte. Typische Stolpersteine und wie Sie sie umgehen, beschreibt unser Beitrag HR-System implementieren: 4 Hürden.
Anforderungen des Unternehmens bestimmen
Soll ein Personalinformationssystem implementiert werden, bestimmt man zunächst den Projektumfang im Detail und erstellt auf dieser Basis ein Pflichtenheft. Aufgabe des Projektleiters für die Einführung des Personalinformationssystems ist es dann, in Abstimmung mit wichtigen Stakeholdern den erwarteten Nutzen des Vorhabens sowie mögliche Risiken und Probleme zu identifizieren. Analysieren Sie die bestehende IT-Landschaft und die Abläufe im Personalwesen, um Ansatzpunkte für Verbesserungen in Bezug auf Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Einstellungen, Bewerbungsgespräche, Spesenabrechnungen, Planung usw. zu erkennen.
Das Pflichtenheft für das Personalinformationssystem enthält u. a. folgende Punkte: Ziele, die durch die Einführung des Systems erreicht werden sollen, Budget, gewünschte Verbesserungen, Zeithorizont für die Einführung, geplante Weiterentwicklungen usw.
Die Wahl der passenden Software für das Personalwesen
Basierend auf den Anforderungen und Erwartungen der zukünftigen Nutzer sucht der Projektleiter für das Personalinformationssystem eine Lösung, die diese Anforderungen am besten erfüllt. Die Software muss flexibel genug sein, um sich an Änderungen im Arbeitsrecht oder neue Unternehmensanforderungen anpassen zu können. Sie müssen ein Personalinformationssystem wählen, auf das man von allen digitalen Geräten aus zugreifen kann. Es muss einfach zu implementieren und in die bestehende IT-Infrastruktur zu integrieren sein.
Der Softwarehersteller sollte einen effizienten Support anbieten, um einen möglichst einfachen Umgang mit der Software und einen störungsfreien Betrieb zu gewährleisten. Der HR-Consultant kümmert sich um die Konfiguration des Personalinformationssystems, führt Funktions- und Anwendertests durch und begleitet die Inbetriebnahme des Systems.
Zentral, dezentral oder hybrid: Welches Systemmodell passt?
Gerade in Unternehmensgruppen mit mehreren Gesellschaften oder Ländern stellt sich vor der Auswahl eine Architekturfrage: Wo werden die Personaldaten erfasst, und wer pflegt sie?
| Modell | Funktionsweise | Geeignet für |
|---|---|---|
| Zentral (Top-down) | Ein zentrales System gibt Stammdaten, Strukturen und Prozesse vor; die lokalen Einheiten arbeiten damit. | Unternehmen mit einheitlichen Prozessen, die Transparenz und Standardisierung anstreben |
| Dezentral (Bottom-up) | Lokale HR-Systeme erfassen die Daten und liefern sie an zentrale Auswertungen. | Gruppen mit sehr unterschiedlichen nationalen Vorschriften oder weitgehend eigenständigen Gesellschaften |
| Hybrid | Kernprozesse wie Stammdaten und Organisation laufen zentral, Lohnabrechnung oder Zeiterfassung lokal. | viele international tätige Unternehmen |
Wählen Sie das Modell anhand Ihrer Ziele: Wollen Sie vor allem zentral steuern und auswerten, spricht viel für ein zentrales System; stehen lokale Besonderheiten im Vordergrund, eher für ein hybrides Modell. Prüfen Sie anschließend Budget, Funktionsumfang, Erweiterbarkeit, Datenschutz und Integrationsaufwand, und holen Sie Referenzen von Unternehmen vergleichbarer Größe und Branche ein.
Veränderungsmanagement
Vor, während und nach der Einführung des Personalinformationssystems müssen Sie Mitarbeitern, die gegebenenfalls Vorbehalte gegenüber einer Digitalisierung der Abläufe im Personalwesen haben, Sicherheit geben. Diese Mitarbeiter sollten individuell begleitet werden, damit sie die technischen Hürden überwinden, die mit dem Umgang mit der Software verbunden sind. Es ist notwendig, diese Unterstützung täglich anzubieten, um Fragen zu beantworten, Feedback zur Software einzuholen und gegebenenfalls Updates durchzuführen.
Unter Umständen sind intensive individuelle Schulungen notwendig, um einen zielführenden Einstieg in das neue Personalinformationssystem zu erleichtern. Mit einer Digital Adoption Platform wie der von Knowmore können Sie interaktive Anleitungen und kontextbezogene Tutorials direkt in das System integrieren. Das vereinfacht die Einarbeitung.
Maximalen Nutzen aus dem Personalinformationssystem ziehen
Um maximalen Nutzen aus dem Personalinformationssystem zu ziehen, müssen Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter dauerhaft hinter dem System stehen. Fragen Sie die Nutzer regelmäßig nach ihrer Meinung, und greifen Sie konstruktive Anregungen für eine Weiterentwicklung auf. Im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses sollten Sie Kennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) definieren und mit ihnen die Ergebnisse und Auswirkungen des Projektes analysieren.
Beziehen Sie für die erfolgreiche Einführung eines Personalinformationssystems alle Beteiligten im Unternehmen ein – und zwar während des gesamten Prozesses. Der Projektleiter für das Personalinformationssystem sollte in jedem Schritt die Anforderungen und Ziele genau erfassen. Auf dieser Basis kann er dann wirtschaftliche und effiziente Lösungen vorschlagen, die dazu beitragen, das angestrebte Ziel, nämlich eine Optimierung des Personalwesens, zu erreichen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Personalinformationssystem?
Ein Personalinformationssystem (PIS) ist eine Software zur zentralen Erfassung, Verwaltung und Auswertung von Personaldaten. Es umfasst typischerweise Stammdaten und digitale Personalakte, Zeit- und Abwesenheitsmanagement, Lohnabrechnung oder deren Vorbereitung, Weiterbildung sowie Self-Service-Funktionen für Mitarbeitende. Im englischsprachigen Raum spricht man von einem HRIS (Human Resources Information System).
Wie lange dauert die Einführung eines Personalinformationssystems?
Die Dauer hängt von Unternehmensgröße, Funktionsumfang, Zahl der Schnittstellen und Datenqualität ab. Eine Cloud-Lösung mit Standardprozessen lässt sich in kleineren Unternehmen in wenigen Wochen einführen. In Konzernen mit mehreren Ländern, Lohnabrechnung und vielen Schnittstellen dauert die Einführung eines Personalinformationssystems dagegen oft viele Monate. Planen Sie auch Zeit für Betriebsvereinbarung, Tests und Schulungen ein.
Muss der Betriebsrat der Einführung eines Personalinformationssystems zustimmen?
In Deutschland in aller Regel ja: Ein Personalinformationssystem ist meist objektiv geeignet, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen, und unterliegt daher der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Üblich ist eine Betriebsvereinbarung, die Zweck, Datenumfang, Zugriffsrechte und Auswertungen regelt. In Österreich ist nach § 96a ArbVG die Zustimmung des Betriebsrats erforderlich, die durch die Schlichtungsstelle ersetzt werden kann.
Welche Personalinformationssysteme gibt es?
Der Markt reicht von Cloud-Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen über spezialisierte Systeme für Abrechnung oder Talentmanagement bis zu umfassenden HCM-Suiten für Konzerne wie SAP SuccessFactors, Workday oder Oracle HCM. Welche Lösung passt, hängt von Unternehmensgröße, Internationalität und den benötigten Modulen ab. Einen Überblick bietet unser Vergleich von 7 HRIS-Lösungen.
Wie fördert man die Akzeptanz eines neuen HR-Tools?
Die Akzeptanz eines HR-Tools steigt, wenn Sie künftige Anwender früh einbeziehen, klar kommunizieren, warum das System eingeführt wird, und den Umstieg begleiten. Kurze, rollenspezifische Schulungen, Ansprechpartner in den Fachbereichen und Hilfe direkt im System, etwa durch interaktive Anleitungen, senken die Hemmschwelle. Regelmäßiges Feedback zeigt, wo nachgebessert werden muss.
