Ein HRIS-Consultant (auch HRIS-Berater oder HR-IT-Consultant) unterstützt Unternehmen bei Auswahl, Einführung und Weiterentwicklung eines Personalinformationssystems. Er verbindet HR-Fachwissen mit IT-Kompetenz: Er analysiert Prozesse, formuliert Anforderungen, konfiguriert Module, plant Schnittstellen und Datenmigration, begleitet Tests und Schulungen und optimiert das System nach dem Go-live.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein HRIS-Consultant verbindet HR-Prozesswissen mit IT-Know-how und begleitet Auswahl, Einführung und Optimierung eines HR-Systems.
- Typische Aufgaben sind Ist-Analyse, Anforderungskatalog, Anbieterauswahl, Konfiguration, Datenmigration, Tests, Schulung und Support nach dem Go-live.
- Externe HRIS-Beratung lohnt sich vor allem bei Systemwechseln, komplexen Schnittstellen oder fehlender interner Projekterfahrung.
- Den Erfolg eines HRIS-Projekts zeigt nicht der Go-live, sondern die tatsächliche Nutzung des Systems durch Mitarbeitende und Führungskräfte.
- Welche Rolle spielt der HRIS-Consultant im Rahmen der Strategie für die digitale Transformation?
- HRIS-Consultant: Aufgaben in den einzelnen Projektphasen
- HRIS-Consultant und Umsetzung der digitalen Transformation
- Interner HRIS-Manager oder externe HRIS-Beratung?
- Der langfristige Einfluss des HRIS-Consultants auf die digitale Transformation
- Häufig gestellte Fragen
Der HRIS-Consultant ist ein Experte, der den Umgang mit Informations- und Kommunikationstechnologien beherrscht, um die Produktivität des Personalwesens zu verbessern. Seine Hauptkompetenz liegt in der Implementierung von HRIS-Lösungen. Er hat entscheidenden Anteil daran, dass die Strategie für die digitale Transformation im Unternehmen effizient umgesetzt wird. Der HRIS-Consultant hilft dabei, die IT so zu nutzen, dass sie zu einer Verbesserung der Geschäftsprozesse und damit auch der Wettbewerbsfähigkeit beiträgt.
Welche Rolle spielt der HRIS-Consultant im Rahmen der Strategie für die digitale Transformation?
Der HRIS-Consultant ist, wie der HRIS-Projektleiter, in den Bereichen Unternehmensführung, Personalmanagement und IT qualifiziert und kennt die gängigen HR-Systeme und Einführungsmethoden. Bevor er eine digitale Strategie für das Unternehmen entwickelt, analysiert er, wie die digitale Transformation derzeit umgesetzt wird und welche Stärken und Schwächen diese Vorgehensweise hat. Er befragt dafür alle Beteiligten des Unternehmens, also nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die Führungskräfte.
Der HRIS-Berater muss die Anforderungen des Unternehmens sowie die vorhandenen IT-Lösungen erfassen und die bestehenden HR-Managementprozesse analysieren. Ausgehend von dieser Bestandsaufnahme und den Erwartungen des Unternehmens an die digitale Transformation entwickelt der HRIS-Consultant dann einen Rahmenplan für das Personalinformationssystem. Dieser Plan sollte den kurz-, mittel- und langfristigen Anforderungen des Unternehmens gerecht werden.
Er erstellt einen Anforderungskatalog (Lastenheft), der Budget, betriebliche Rahmenbedingungen und notwendige Investitionen umfasst. Ein Maßnahmenplan legt fest, wie geeignete technologische Lösungen (z. B. ein ERP-System oder eine andere spezialisierte Software) für die verschiedenen Zielgruppen im Unternehmen bereitgestellt werden. Der HRIS-Consultant kann beispielsweise die Anbindung des HR-Systems an das ERP-System empfehlen, damit Personal- und Finanzdaten konsistent bleiben.
Die IT-Lösungen aller Geschäftsprozesse werden vereinheitlicht und automatisiert, um die Performance der Organisation zu steigern. Der HRIS-Fachmann gewährleistet zudem, dass das neue Personalinformationssystem einfach, schnell und effizient in die vorhandenen Softwarelösungen des Unternehmens integriert werden kann.
HRIS-Consultant: Aufgaben in den einzelnen Projektphasen
Die Aufgaben eines HRIS-Consultants verändern sich im Laufe eines Projekts. Typisch ist folgende Verteilung:
| Projektphase | Aufgaben des HRIS-Consultants |
|---|---|
| Analyse | Ist-Prozesse, Datenqualität, Systemlandschaft und Schnittstellen aufnehmen; Ziele mit HR, IT und Geschäftsleitung abstimmen |
| Auswahl | Lastenheft bzw. Anforderungskatalog erstellen, Anbieter vergleichen, Demos und Referenzgespräche steuern |
| Einführung | Module konfigurieren, Rollen und Berechtigungen festlegen, Datenmigration und Schnittstellen planen, Testfälle definieren |
| Go-live | Schulungen organisieren, Kommunikation begleiten, die Hypercare-Phase koordinieren |
| Betrieb | Updates bewerten, Kennzahlen zur Nutzung auswerten, Prozesse weiterentwickeln |
Je nach Auftrag übernimmt der Consultant nur einzelne Phasen, etwa die neutrale Moderation der Softwareauswahl, oder er begleitet das gesamte Projekt bis in den laufenden Betrieb.
Entscheidend ist die Zusammenarbeit von Personalabteilung und IT. Wie Workday betont, müssen HR- und IT-Teams schon bei der Auswahl eines HRIS gemeinsam entscheiden. Genau an dieser Schnittstelle arbeitet der HRIS-Consultant: Er übersetzt die fachlichen Anforderungen der Personalabteilung in technische Vorgaben – und erklärt umgekehrt den Fachbereichen, was das System leisten kann und wo seine Grenzen liegen.
HRIS-Consultant und Umsetzung der digitalen Transformation
Damit die Ziele der digitalen Unternehmensstrategie erreicht werden, ist es notwendig, dass alle Akteure tatsächlich einbezogen werden. Die digitale Transformation muss nach und nach ein fester Bestandteil der Unternehmenskultur werden. Sensibilisierung und Kommunikation sind dabei wichtige Aspekte der Arbeit eines HRIS-Consultants. Denn nur so kann er althergebrachte Vorstellungen und Vorbehalte abbauen, die dem Widerstand gegen die Veränderung Nahrung geben würden. Dafür fördert er bei jedem einzelnen Mitarbeiter das Bewusstsein, dass digitale Werkzeuge erhebliche Vorteile bieten, um die Produktivität zu verbessern, und letzten Endes auch ihm selbst die Arbeit erleichtern.
Der Verantwortliche für das Human-Resource-Managementsystem schult die Mitarbeiter, damit sie die digitalen Tools schnell beherrschen und effizient nutzen können. Darüber hinaus erfüllt ein HRIS-Consultant im Rahmen der digitalen Transformation unter anderem folgende Aufgaben:
- Beschaffung und Konfiguration der Module, die installiert werden sollen;
- Durchführung von Compliance-Tests für jede Software;
- Erstellung von Berichten für jede abgeschlossene Phase im Rahmen der Projektumsetzung.
Der HRIS-Spezialist leistet zudem fortlaufend technischen Support, um technische Probleme so schnell wie möglich zu beheben. Die Mitarbeiter müssen sich ihrerseits mit den Best Practices für den Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten vertraut machen, damit diese vor Cyberattacken geschützt sind.
Interner HRIS-Manager oder externe HRIS-Beratung?
Ob Sie einen externen Berater beauftragen oder die Rolle intern besetzen, hängt vom Projekt ab. Interne HRIS-Manager oder HRIS-Spezialisten kennen Organisation und Prozesse und betreuen das System dauerhaft. Externe HRIS-Beratung bringt Erfahrung aus vielen Einführungsprojekten, Marktkenntnis und zusätzliche Kapazität mit.
Externe Unterstützung lohnt sich besonders, wenn
- ein bestehendes HR-System abgelöst wird und Daten migriert werden müssen,
- mehrere Länder, Tarifverträge oder Abrechnungssysteme angebunden werden,
- die Softwareauswahl neutral moderiert werden soll,
- das HR-System mit zahlreichen Drittsystemen wie ERP, Zeiterfassung oder Lernplattform verbunden werden muss,
- intern niemand Erfahrung mit vergleichbaren Projekten hat.
Bewährt hat sich oft eine Kombination: Ein externer Consultant steuert die Einführung, ein interner HRIS-Manager arbeitet von Beginn an mit und übernimmt das System anschließend.
Achten Sie bei der Auswahl auf Referenzen mit dem gewünschten System, auf Kenntnisse im deutschen Arbeits- und Datenschutzrecht – etwa zur Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG – und auf einen Plan für den Wissenstransfer. Spätestens nach dem Go-live sollte Ihr internes Team das System selbstständig betreuen können.
Der langfristige Einfluss des HRIS-Consultants auf die digitale Transformation
Der Verantwortliche für das HRIS-Projektmanagement überwacht und bewertet die Umsetzung der im Pflichtenheft definierten Maßnahmen. Er steuert die Wartung der eingesetzten Anwendungen. Der HRIS-Consultant kontrolliert die regelmäßig durchgeführten Updates, mit denen Fehler behoben sowie die Sicherheit und Effizienz der vorhandenen Lösungen verbessert werden. Generell sollte jedes Unternehmen regelmäßig analysieren, welchen Beitrag die Informations- und Kommunikationstechnologie tatsächlich zum Unternehmenserfolg leistet.
Idealerweise werden die Resultate eines HRIS-Projektes vierteljährlich bewertet, um zu erkennen, ob die vorhandenen Tools wirksam sind und dabei helfen, kurz- und mittelfristig die gesetzten Ziele zur Steigerung von Produktivität und Konkurrenzfähigkeit zu erreichen. Auf dieser Basis kann der HRIS-Berater dann im Laufe der Zeit die notwendigen technischen Anpassungen vornehmen, damit die festgelegte digitale Strategie erfolgreich umgesetzt wird. Verändern sich die Bedürfnisse des Unternehmens in Bezug auf das Personalmanagement, drängt sich eine Optimierung der Gehaltssoftware oder anderer HR-Softwarelösungen auf. Manchmal muss dann eine neue Software eingeführt werden, damit das Personalwesen effizienter arbeiten kann.
Ein Personalinformationssystem liefert laufend Informationen über die Leistungsfähigkeit der verschiedenen Abteilungen und über Probleme, mit denen diese unter Umständen bei der täglichen Arbeit konfrontiert sind. Die Auswertung der Informationen hilft dabei, Prozesse wie Personalschulungen, die Einstellung von Talenten oder die Entgeltabrechnung kontinuierlich zu verbessern. Der HRIS-Consultant kann auch den HR-Manager dabei unterstützen, die interne Personalpolitik oder das Karrieremanagement weiterzuentwickeln. Ein HRIS-Consultant verfügt über das notwendige Know-how und die Erfahrung, die für die Entwicklung, Umsetzung, Überwachung und Evaluation der digitalen Unternehmensstrategie unabdingbar sind. All das bietet die Möglichkeit, Entscheidungsprozesse zu optimieren und die Arbeitserfahrung der Mitarbeiter zu verbessern.
Digitale Technologien entwickeln sich stetig weiter – es spricht daher viel dafür, dass der Beruf des HRIS-Consultants Zukunft hat. Eine Spezialisierung auf HRIS-Management eröffnet daher gute Karrierechancen.
Häufig gestellte Fragen
Was macht ein HRIS-Consultant?
Ein HRIS-Consultant begleitet Unternehmen bei Auswahl, Einführung und Optimierung eines HR-Informationssystems. Er analysiert die bestehenden Personalprozesse, formuliert Anforderungen, unterstützt bei der Anbieterauswahl, konfiguriert Module, plant Schnittstellen und Datenmigration und organisiert Tests und Schulungen. Nach dem Go-live hilft er, das System an neue Anforderungen anzupassen und die Nutzung zu verbessern.
Wofür steht HRIS?
HRIS steht für Human Resource Information System, auf Deutsch Personalinformationssystem. Gemeint ist eine Software, die Mitarbeiterdaten zentral speichert und Personalprozesse wie Abwesenheiten, Onboarding, Weiterbildung oder die Vorbereitung der Entgeltabrechnung digital abbildet. Bekannte Anbieter sind etwa SAP SuccessFactors, Workday, Personio und Cornerstone.
Was ist der Unterschied zwischen HRIS-Consultant und HR-Berater?
Ein HR-Berater unterstützt Unternehmen vor allem bei personalwirtschaftlichen Fragen, etwa zu Organisation, Recruiting, Vergütung oder Führungskräfteentwicklung. Ein HRIS-Consultant ist auf die technische Seite spezialisiert: Er kennt HR-Software, Datenmodelle und Schnittstellen und setzt fachliche Anforderungen in einem HR-System um. In vielen HRIS-Projekten arbeiten beide Profile eng zusammen.
Welche Qualifikationen braucht ein HRIS-Consultant?
Ein HRIS-Consultant hat meist ein Studium der Wirtschaftsinformatik, Informatik oder Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Personal absolviert. Wichtig sind praktische Erfahrung mit gängigen HR-Systemen, oft belegt durch Herstellerzertifizierungen, sowie Kenntnisse in Projektmanagement, Datenschutz und Arbeitsrecht. Ebenso gefragt sind Kommunikationsstärke und Moderationsgeschick, denn der Consultant vermittelt zwischen Personalabteilung, IT und Betriebsrat.
