BPM (Business Process Management, Geschäftsprozessmanagement) ist ein Managementansatz, um Geschäftsprozesse zu modellieren, zu steuern und laufend zu verbessern; BPM-Software automatisiert dabei abteilungsübergreifende Workflows. Ein ERP-System ist dagegen die zentrale Software für Daten und Transaktionen aus Finanzen, Einkauf, Logistik oder Personal. Kurz gesagt: ERP verwaltet die Ressourcen, BPM optimiert die Abläufe.
Das Wichtigste in Kürze
- BPM ist ein Managementansatz zur Verbesserung von Geschäftsprozessen; BPM-Software (BPMS) modelliert, automatisiert und überwacht Workflows.
- Ein ERP-System bündelt Stammdaten und Transaktionen aus Finanzen, Einkauf, Logistik, Produktion und Personal in einer zentralen Datenbank.
- ERP ist das führende System für Daten, BPM steuert die Abläufe, die über Abteilungen und Systeme hinweg laufen.
- Viele Unternehmen kombinieren beides: Das ERP liefert die Daten, BPM bildet Freigaben und Sonderprozesse ab, die das ERP im Standard nicht abdeckt.
Was ist Geschäftsprozessmanagement (BPM)?
Business Process Management ist ein Managementansatz, mit dem Unternehmen ihre Geschäftsprozesse systematisch erfassen, steuern und verbessern. Die zugehörige BPM-Software zielt darauf ab, die Unternehmensleistung zu verbessern, indem sie Menschen, Maschinen und Systeme besser koordiniert.
Dazu werden Übergaben, Aufgaben sowie Bearbeitungs- und Freigabezeiten analysiert. Der Einsatz von BPM bietet Unternehmen viele Vorteile. So lassen sich die Abstimmung zwischen den Prozessbeteiligten verbessern und menschliche Fehler bei der Ausführung von Aufgaben reduzieren. BPM wird auch eingesetzt, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und ihre Ausführungsgeschwindigkeit zu erhöhen. Schließlich verbessert BPM die Prozess-Compliance, also die Einhaltung von Vorgaben.
Was ist BPM-Software (BPMS)?
Eine BPM-Software, auch BPMS (Business Process Management System) genannt, setzt den BPM-Ansatz technisch um. Sie deckt in der Regel den gesamten Prozesslebenszyklus ab:
- Modellieren: Prozesse werden grafisch dargestellt, meist in der standardisierten Notation BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation).
- Automatisieren: Eine Workflow-Engine führt die modellierten Abläufe aus, verteilt Aufgaben, holt Freigaben ein und ruft andere Systeme wie ERP oder CRM über Schnittstellen auf.
- Überwachen: Kennzahlen wie Durchlaufzeiten oder Liegezeiten zeigen, wo ein Prozess stockt.
- Verbessern: Auf Basis dieser Daten wird der Prozess angepasst und erneut ausgerollt, ähnlich wie im PDCA-Zyklus.
Zu den wichtigsten Vorteilen von Geschäftsprozessmanagement gehören mehr Effizienz und Transparenz, flexiblere Abläufe, eine höhere Qualität durch weniger manuelle Fehler und geringere Prozesskosten. Hinzu kommt eine bessere Nachvollziehbarkeit für Audits und Compliance, weil jeder Prozessschritt dokumentiert ist. Wichtig ist: BPM ist zunächst eine Managementdisziplin. Eine Software allein verbessert keinen Prozess, wenn Verantwortlichkeiten und Ziele nicht geklärt sind.
Was ist Enterprise Resource Planning (ERP)?
ERP-Software (Enterprise Resource Planning) wird verwendet, um die täglichen Aktivitäten eines Unternehmens zu verwalten, einschließlich HR, CRM, Buchhaltung, Finanzen, Beschaffung, Lieferkette und Projektmanagement. Ein vollständiges ERP-System umfasst auch Funktionen für Planung, Prognose und Berichtswesen, die bei der Steuerung der Finanzergebnisse einer Organisation helfen. Ein ERP bietet einen Gesamtüberblick über die Unternehmensaktivitäten und ermöglicht eine Prozessoptimierung und Datenzentralisierung. Da es Informationen aus mehreren Tools zusammenführt, ist das ERP auch in der Lage, doppelte Informationen zu eliminieren, um die Datenzuverlässigkeit zu verbessern. Zudem werden die Prozesse vereinheitlicht, da Workflows eingerichtet werden können. Schließlich lassen sich mit einer ERP-Lösung Berichte und Dashboards erstellen, die die wichtigsten Kennzahlen hervorheben.
BPM vs. ERP: Was sind die Unterschiede?
Auch wenn BPM- und ERP-Lösungen auf den ersten Blick denselben Zweck zu haben scheinen, unterscheiden sie sich deutlich: im Umgang mit Daten, im Wirkungsbereich und in den Funktionen.
BPM vs. ERP-Funktionen
| BPM-Funktionen | ERP-Funktionen |
|---|---|
| Automatisierung | Integrationen |
| Herstellung | Bestandsverwaltung |
| Buchhaltung | Humanressourcen |
| Skalierbarkeit | Business Intelligence |
In Bezug auf das Informationssystem sollten Sie wissen, dass ein ERP-Tool die Daten eines Unternehmens zentralisiert, um eine einheitliche Datenbank zu bilden. Es erleichtert den Zugriff auf Unternehmensdaten. BPM befasst sich dagegen mit den Datenflüssen, die in den einzelnen Geschäftsbereichen des Unternehmens entstehen. Die Rolle von BPM besteht also nicht darin, Daten wie ein ERP zu standardisieren, sondern eher deren Übertragung innerhalb eines Unternehmens zu erleichtern.
Beim Wirkungsbereich ist zu beachten, dass ein ERP alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens berücksichtigt. Ein ERP stellt sicher, dass relevante Daten dort verfügbar sind, wo sie benötigt werden, sodass alle Abteilungen des Unternehmens darauf zugreifen können. Das Ziel eines ERP ist es, den Informationsfluss zwischen allen integrierten Modulen zu optimieren. BPM konzentriert sich dagegen auf das Zusammenspiel von Menschen und Systemen entlang eines Prozesses und überwacht, wie jeder Prozess Schritt für Schritt abläuft.
Schließlich unterscheiden sich die Funktionen von ERP- und BPM-Systemen. Ein ERP bildet die Kernaktivitäten eines Unternehmens ab, während BPM darauf abzielt, Geschäftsprozesse zu harmonisieren, indem es sie vereinfacht und sich wiederholende Aufgaben automatisiert.
BPM und ERP im direkten Vergleich
| Kriterium | BPM | ERP |
|---|---|---|
| Art | Managementansatz mit unterstützender Software (BPMS) | integrierte betriebswirtschaftliche Standardsoftware |
| Schwerpunkt | Abläufe, Übergaben und Freigaben | Stammdaten und Transaktionen |
| Daten | steuert den Datenfluss zwischen Personen und Systemen | speichert die Daten zentral in einer Datenbank |
| Typische Funktionen | Prozessmodellierung (BPMN), Workflow-Engine, Prozessmonitoring | Finanzbuchhaltung, Einkauf, Lager, Produktion, Personal |
| Reichweite | abteilungs- und systemübergreifende Prozesse | Kernprozesse innerhalb des ERP-Systems |
| Flexibilität | Prozesse lassen sich vergleichsweise schnell ändern | Standardprozesse, Anpassungen sind aufwendig |
Wann lohnt sich die Kombination von BPM und ERP?
BPM und ERP schließen sich nicht aus. Das ERP-System bleibt das führende System für Buchungen und Stammdaten. Eine BPM-Lösung ergänzt es dort, wo Prozesse mehrere Systeme oder Abteilungen berühren oder häufig angepasst werden müssen, etwa bei Freigabeworkflows im Einkauf, beim Onboarding neuer Lieferanten oder bei Sonderprozessen, die das ERP im Standard nicht abbildet. So bleibt der ERP-Kern schlank und updatefähig, während sich individuelle Abläufe flexibel gestalten lassen. Ähnlich ergänzen sich ERP und CRM oder PLM und ERP.
Nehmen Sie Ihre Software schnell an
Gut zu wissen: Ob BPM oder ERP – eine neue Software bringt nur dann Nutzen, wenn die Mitarbeitenden sie auch tatsächlich verwenden.
Entscheiden Sie sich für eine digitale Adoptionsplattform wie Knowmore, um Ihr digitales Transformationsprojekt zum Erfolg zu führen. Ganz gleich, ob Sie ein BPM- oder ein ERP-System einführen: Knowmore lässt sich in alle Ihre webbasierten Anwendungen integrieren. Stellen Sie Ihren Benutzern interaktive Leitfäden und Workflows direkt in ihren Tools zur Verfügung, um die Einführung Schritt für Schritt zu erleichtern.
Häufig gestellte Fragen
Ist BPM ein ERP-System?
Nein. BPM (Business Process Management) ist ein Managementansatz zur Gestaltung und Verbesserung von Geschäftsprozessen, der durch BPM-Software unterstützt wird. Ein ERP-System ist eine integrierte Standardsoftware, die Daten und Transaktionen aus Finanzen, Einkauf, Logistik oder Personal verwaltet. Einige ERP-Systeme enthalten Workflow-Funktionen, ersetzen aber keine vollwertige BPM-Lösung für systemübergreifende Prozesse.
Welche Vorteile hat BPM?
Die wichtigsten Vorteile von BPM sind transparente Abläufe, kürzere Durchlaufzeiten und weniger manuelle Fehler, weil wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden. Unternehmen erkennen Engpässe anhand von Prozesskennzahlen und können Abläufe gezielt verbessern. Zudem erleichtert BPM die Einhaltung interner und externer Vorgaben, da jeder Prozessschritt dokumentiert und nachvollziehbar ist.
Wofür steht BPMN?
BPMN steht für Business Process Model and Notation. Es ist ein international verbreiteter Standard, um Geschäftsprozesse grafisch mit einheitlichen Symbolen für Aufgaben, Ereignisse, Entscheidungen und Verantwortlichkeiten darzustellen. BPMN-Modelle sind für Fachbereiche und IT gleichermaßen verständlich und können von vielen BPM-Systemen direkt als ausführbare Workflows genutzt werden.
Sind ERP und SAP das Gleiche?
Nein. ERP (Enterprise Resource Planning) ist eine Softwarekategorie für die integrierte Steuerung von Unternehmensressourcen. SAP ist ein Softwarehersteller, dessen ERP-System SAP S/4HANA zu den bekanntesten Lösungen gehört. Daneben bieten unter anderem Microsoft, Oracle und Infor ERP-Systeme an. Einen Überblick gibt unser Beitrag zu den führenden ERP-Anbietern.
Was ist der Unterschied zwischen ERP und CRM?
Ein ERP-System steuert die internen Kernprozesse eines Unternehmens wie Finanzen, Einkauf, Lager und Produktion. Ein CRM-System konzentriert sich dagegen auf Kundenbeziehungen, also Vertrieb, Marketing und Service. Beide Systeme werden häufig über Schnittstellen verbunden, damit Kunden- und Auftragsdaten nicht doppelt gepflegt werden müssen. Ausführlich erklärt das unser Vergleich ERP vs. CRM.
