Bei der ERP-CRM-Integration werden ERP-System und CRM-System über eine Schnittstelle verbunden, sodass Kunden-, Auftrags-, Artikel- und Finanzdaten automatisch zwischen beiden Systemen ausgetauscht werden. Vertrieb, Kundenservice, Lager und Buchhaltung arbeiten dann mit denselben aktuellen Daten. Das erspart doppelte Eingaben, reduziert Fehler und beschleunigt den Weg vom Angebot bis zur Rechnung.
Das Wichtigste in Kürze
- Bei der ERP-CRM-Integration tauschen ERP- und CRM-System über eine Schnittstelle automatisch Kunden-, Auftrags-, Artikel- und Finanzdaten aus.
- Vertrieb, Kundenservice, Lager und Buchhaltung arbeiten mit denselben aktuellen Daten; doppelte Eingaben und Übertragungsfehler entfallen.
- Für jedes Datenobjekt muss ein führendes System festgelegt werden, damit keine Dubletten oder widersprüchlichen Daten entstehen.
- Cloudbasierte Integrationsplattformen lösen zunehmend starre Punkt-zu-Punkt-Verbindungen ab.
- 1. Besserer Gesamtüberblick durch verknüpfte Datenbestände
- 2. Mehr Effizienz und weniger Fehler durch automatisierte Prozesse
- 3. Individueller Support durch verbesserten Kundenservice
- 4. Maximale Chancen durch optimiertes Verkaufsmanagement
- 5. Effiziente Prozesse durch rationalisierte Abläufe
- 6. Fundierte Entscheidungen durch genauere Datenanalyse
- 7. Flüssige Kommunikation durch bessere interne Zusammenarbeit
- 8. Besserer Überblick durch optimiertes Lagermanagement
- 9. Erfolgsmessung durch präzise Auswertung der Marketingkampagnen
- 10. Mit dem Wachstum Schritt halten durch ein ausbaufähiges und anpassbares System
ERP (Enterprise-Resource-Planning) und CRM (Customer-Relationship-Management) sind wesentliche Hilfsmittel für das Unternehmensmanagement. Für jedes dieser Tools gibt es Systeme, die spezifische Vorteile bieten. Kombiniert man sie jedoch, entsteht eine schlagkräftige Synergie, die das Wachstum ankurbelt und die Unternehmensentwicklung beschleunigt.
In diesem Artikel erhalten Sie 10 überzeugende Argumente, warum es sich lohnt, in Ihrem Unternehmen sowohl auf ERP als auch auf CRM zu setzen.
10 Vorteile der ERP-CRM-Integration
1. Besserer Gesamtüberblick durch verknüpfte Datenbestände
Einer der Hauptvorteile beim gemeinsamen Einsatz eines ERP- und eines CRM-Systems ist die Möglichkeit, die Datenbestände beider Systeme zu verknüpfen. So stehen alle kunden-, auftrags- und produktbezogenen Daten sowie weitere relevante Informationen an zentraler Stelle zur Verfügung. Sie erhalten einen umfassenden Überblick über Ihr Unternehmen und können fundierte Entscheidungen auf der Basis präziser und aktueller Informationen treffen.
2. Mehr Effizienz und weniger Fehler durch automatisierte Prozesse
Die Automatisierung der Prozesse ist ein weiterer wichtiger Vorteil bei der Kombination von ERP und CRM. Diese Systeme können Geschäftsprozesse wie Lagermanagement, Bestellmanagement, Fakturierung, Leadmanagement usw. automatisieren. Durch die Reduzierung manueller Tätigkeiten verbessert sich die Effizienz des Unternehmens, während gleichzeitig die Anzahl der potenziellen Fehlerquellen sinkt.
3. Individueller Support durch verbesserten Kundenservice
Die Zentralisierung der Kundeninformationen – zum Beispiel Kaufhistorie, Präferenzen, Interaktionen in der Vergangenheit und vieles mehr – ermöglicht es Ihrem Kundenservice, schnell und individuell auf Anfragen zu reagieren, sodass sich die Customer Experience insgesamt verbessert.
4. Maximale Chancen durch optimiertes Verkaufsmanagement
Durch die Vernetzung der beiden Systeme können Sie den Verkaufszyklus gezielt überwachen und dadurch Trends schneller erkennen, Vorhersagen treffen, Erinnerungen automatisieren und vieles mehr. Auf diese Weise ist es einfacher, Chancen zu nutzen und den Verkaufsprozess zu optimieren, um bessere Ergebnisse zu erzielen.
5. Effiziente Prozesse durch rationalisierte Abläufe
Ein ERP-System hilft dabei, die operativen Prozesse Ihres Unternehmens – zum Beispiel Personalmanagement, Beschaffungsmanagement, Rechnungswesen – effizient zu organisieren. Ein angebundenes CRM-System macht die Abläufe noch effizienter, weil es den verschiedenen Abteilungen verlässliche Kundeninformationen liefert.
6. Fundierte Entscheidungen durch genauere Datenanalyse
Die Kombination von ERP und CRM bietet eine Vielzahl wertvoller Daten für die Analyse. Sie erhalten detaillierte Informationen über Vertriebsleistung, Kundentrends, Produktionskosten, Rentabilität usw. Die eingehende Analyse dieser Daten hilft dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen und damit den Unternehmenserfolg zu steigern.
7. Flüssige Kommunikation durch bessere interne Zusammenarbeit
Die Integration der beiden Tools fördert eine bessere Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens. Kundeninformationen und operative Daten stehen allen zur Verfügung, was die interne Kommunikation vereinfacht.
8. Besserer Überblick durch optimiertes Lagermanagement
Die Verbindung von ERP und CRM verschafft einen besseren Überblick über die Lagerbestände. Mit ihrer Hilfe verfolgen Sie die Käufe Ihrer Kunden, schätzen den künftigen Bedarf ab und passen die Lagerbestände entsprechend an. Das vermeidet Lieferengpässe oder unnötig hohe Bestände. Auf diese Weise finden Sie die optimale Balance zwischen zu hohen und zu niedrigen Lagerbeständen.
9. Erfolgsmessung durch präzise Auswertung der Marketingkampagnen
Was das Marketing angeht, hilft die Integration von CRM und ERP dabei, Marketingkampagnen und Konversionsraten besser auszuwerten. Da Sie den Return on Investment Ihrer Kampagnen genauer berechnen können, lässt sich die Marketingstrategie gezielt anpassen.
10. Mit dem Wachstum Schritt halten durch ein ausbaufähiges und anpassbares System
ERP- und CRM-Systeme sind ausbaufähig und anpassbar. Sie können diese an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen und parallel zu dessen Wachstum ausbauen. Ergänzen Sie neue Funktionen, binden Sie Anwendungen von Drittanbietern an und konfigurieren Sie das System, damit Ihr Unternehmen den ständig wechselnden Anforderungen standhalten kann.
Wie funktioniert die ERP-CRM-Integration?
Bei der ERP-CRM-Integration tauschen beide Systeme über eine Schnittstelle automatisch Daten aus. IBM beschreibt sie als Verknüpfung von Kunden-, Vertriebs- und Betriebsdaten in Echtzeit, die Datensilos beseitigt und manuelle Arbeit reduziert. Typische Datenflüsse sind:
| Richtung | Typische Daten |
|---|---|
| CRM → ERP | neue Kunden und Ansprechpartner, gewonnene Angebote als Aufträge |
| ERP → CRM | Artikel, Preise, Lagerverfügbarkeit, Auftrags- und Lieferstatus, Rechnungen und offene Posten |
Für die Anbindung gibt es mehrere Wege: Standardkonnektoren des Herstellers, individuell entwickelte Programmierschnittstellen (APIs) oder eine Integrationsplattform. Laut SAP gelten Punkt-zu-Punkt-Verbindungen und der Enterprise Service Bus (ESB) inzwischen als ältere Methoden, während sich cloudbasierte Integrationsplattformen (iPaaS) zunehmend durchsetzen. In jedem Fall sollten Sie für jedes Datenobjekt ein führendes System festlegen: Interessenten und neue Kunden werden zum Beispiel im CRM angelegt, Preise, Konditionen und Rechnungen dagegen im ERP gepflegt. Legen Sie außerdem fest, wie oft synchronisiert wird – in Echtzeit, etwa für Lagerbestände, oder in festen Intervallen, etwa für Umsatzstatistiken.
ERP und CRM verbinden: So gehen Sie vor
Eine ERP-CRM-Integration ist ein IT-Projekt mit großer Wirkung auf die tägliche Arbeit von Vertrieb und Backoffice. Bewährt hat sich folgendes Vorgehen:
- Bestandsaufnahme: Klären Sie, welche Systeme, Versionen und Datenquellen im Einsatz sind und welche Prozesse heute über beide Systeme laufen.
- Datenhoheit festlegen: Bestimmen Sie für Kunden, Artikel, Preise und Aufträge jeweils das führende System und die Richtung der Synchronisation.
- Daten bereinigen: Entfernen Sie Dubletten und gleichen Sie Feldstrukturen, Nummernkreise und Schlüssel ab, bevor die erste Synchronisation startet.
- Integrationsweg wählen und testen: Prüfen Sie Standardkonnektoren, APIs oder eine Integrationsplattform und testen Sie die Prozesse durchgängig, etwa vom Angebot bis zur Rechnung.
- Anwender einbinden: Vertrieb, Innendienst und Buchhaltung müssen wissen, wo sie welche Daten pflegen. Schulungen und Hilfen direkt in der Anwendung, etwa über eine Digital Adoption Platform, beugen Fehleingaben vor.
Setzen Sie dagegen auf eine Suite, die ERP und CRM bereits vereint, entfällt ein Teil dieser Arbeit. Eine Übersicht solcher Lösungen bietet unser Beitrag ERP-CRM-Komplettlösungen im Vergleich.
Fazit: Durch die Verknüpfung der Datenbestände und die damit verbundene Automatisierung von Prozessen, die Verbesserung des Kundenservice und die Optimierung des Vertriebsmanagements beschleunigen Sie das Wachstum Ihres Unternehmens und erreichen ehrgeizigere Ziele.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine ERP-CRM-Integration?
Eine ERP-CRM-Integration ist die technische Verbindung zwischen ERP-System und CRM-System, über die beide Systeme Daten automatisch austauschen. So sieht der Vertrieb im CRM etwa Preise, Lagerbestände und offene Rechnungen aus dem ERP, während neue Kunden und gewonnene Aufträge ohne erneute Eingabe ins ERP übernommen werden. Ziel sind konsistente Daten und durchgängige Prozesse.
Was ist der Unterschied zwischen ERP und CRM?
Ein ERP-System steuert interne Ressourcen und Prozesse wie Finanzen, Einkauf, Lager, Produktion und Personal. Ein CRM-System bündelt alle Informationen zu Interessenten und Kunden und unterstützt Vertrieb, Marketing und Kundenservice. Beide Systeme ergänzen sich, deshalb werden sie häufig über eine Schnittstelle verbunden. Einen ausführlichen Vergleich finden Sie im Beitrag ERP vs. CRM.
Brauche ich eine Schnittstelle, wenn mein ERP ein CRM-Modul hat?
Nicht unbedingt. Viele ERP-Suiten enthalten ein CRM-Modul, das auf dieselbe Datenbasis zugreift, sodass keine separate Schnittstelle nötig ist. Reichen dessen Funktionen für Vertrieb und Marketing nicht aus, setzen Unternehmen ein spezialisiertes CRM-System ein und binden es per Integration an. Entscheidend ist, welche Lösung die Anforderungen der Vertriebsteams besser abdeckt und wie hoch der Integrationsaufwand ist.
Welches System ist bei Kundendaten führend, ERP oder CRM?
Das legt jedes Unternehmen selbst fest. Häufig werden Interessenten und neue Kunden im CRM angelegt und nach dem ersten Auftrag ins ERP übertragen, während Konditionen, Kreditlimits und Rechnungsdaten im ERP geführt werden. Wichtig ist, für jedes Datenfeld genau ein führendes System zu bestimmen. Sonst überschreiben sich die Systeme gegenseitig, und es entstehen Dubletten und widersprüchliche Daten.
Wovon hängen die Kosten einer ERP-CRM-Integration ab?
Die Kosten einer ERP-CRM-Integration hängen vor allem vom gewählten Integrationsweg, von der Zahl der zu synchronisierenden Datenobjekte und von der Datenqualität ab. Standardkonnektoren sind meist schneller umgesetzt als individuell programmierte Schnittstellen, verursachen aber laufende Lizenzkosten. Hinzu kommt der Aufwand für Datenbereinigung, Tests, Anpassungen bei Software-Updates sowie die Schulung der Anwender.
