Ein Informationssystem (IS) ist ein soziotechnisches System aus Menschen, Aufgaben und Technik, das Informationen erfasst, verarbeitet, speichert und bereitstellt. Im engeren Sinn sind damit die betrieblichen Anwendungssysteme eines Unternehmens gemeint, etwa ERP-, CRM- oder Personalinformationssysteme. Ihr Zweck: Mitarbeitende und Führungskräfte rechtzeitig mit den Informationen zu versorgen, die sie für ihre Aufgaben und Entscheidungen brauchen.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Informationssystem ist ein soziotechnisches System aus Menschen, Aufgaben und Technik, das Informationen erfasst, verarbeitet, speichert und bereitstellt.
- Im engeren Sinn bezeichnet der Begriff ein betriebliches Anwendungssystem, zum Beispiel ein ERP-, CRM- oder Personalinformationssystem.
- Man unterscheidet vor allem operative Systeme für das Tagesgeschäft und analytische Systeme wie Management-Informationssysteme oder Business-Intelligence-Lösungen für Planung und Entscheidungen.
- Zu den größten Herausforderungen gehören Informationssicherheit, die Integration neuer Technologien wie KI und die Akzeptanz bei den Anwendern.
Informationen sind heute eine zentrale Ressource für den Erfolg eines Unternehmens. Insofern ist es für das Wachstum wichtig, mit Daten richtig und verantwortungsvoll umzugehen. Dieser Artikel erklärt, was ein Informationssystem ist, aus welchen Komponenten es besteht und welche Arten es gibt.
Was ist ein Informationssystem? Wie setzt es sich zusammen?
Ein Informationssystem (IS) ist eine Kombination aus miteinander verbundenen Elementen, die Daten erfassen, verarbeiten, speichern und bereitstellen. Bei den Daten kann es sich unter anderem um Finanz-, Buchhaltungs- und Steuerdaten handeln, Daten also, die eine Grundlage für jedes funktionsfähige Unternehmen sind. In diesem Kontext hat das Informationssystem die Aufgabe, Führungskräften die Leitung ihrer Organisation zu erleichtern und ihnen zu helfen, zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Damit das funktioniert, beruht ein Informationssystem auf einer komplexen Infrastruktur, die aus mehreren Einzelelementen besteht. Dazu gehört zum einen Hardware wie Computer, Server und Datenspeicher. Diese bilden die operative Basis für ein funktionsfähiges Informationssystem. Software ist neben der Hardware eine weitere Komponente eines IS, wobei es sich dabei sowohl um Betriebssysteme als auch um Unternehmensanwendungen handelt. Zu jedem Informationssystem gehören Spezialisten, die dafür verantwortlich sind und sicherstellen, dass alles richtig funktioniert.
Damit die zu verarbeitenden Daten übermittelt werden können, ist eine Netzwerkinfrastruktur notwendig, die aus Kabeln, Routern und Verbindungselementen (Switches) besteht. Diese Infrastruktur sorgt dafür, dass die Informationen zwischen den verschiedenen Teilen des Informationssystems schnell und sicher ausgetauscht werden können.
Das Zusammenspiel von Hardware, Software, Daten, Netzwerk und Menschen bildet damit das Rückgrat der operativen Tätigkeit eines Unternehmens.
Informationssystem und Anwendungssystem: Wo liegt der Unterschied?
Im Alltag werden beide Begriffe oft synonym verwendet, die Wirtschaftsinformatik unterscheidet aber zwei Sichtweisen. Laut der Enzyklopädie der Wirtschaftsinformatik versteht man unter einem Informationssystem im engeren Sinne ein computergestütztes Anwendungssystem, also Software zur Ausführung betrieblicher Aufgaben – etwa ein ERP- oder CRM-System.
Im weiteren Sinne umfasst ein Informationssystem neben Hard- und Software auch die Menschen, die Informationen erzeugen und nutzen, sowie die Kommunikationsbeziehungen zwischen ihnen. Man spricht dann auch von einem Informations- und Kommunikationssystem (IuK-System). In dieser Sicht ist ein Informationssystem ein soziotechnisches System, in dem menschliche und maschinelle Aufgabenträger ineinandergreifen.
Daraus folgt eine wichtige Konsequenz für die Praxis: Ein Informationssystem erfüllt seinen Zweck nur, wenn die Mitarbeitenden es auch kompetent nutzen. Die technische Einführung einer neuen Software ist deshalb nur die halbe Arbeit. Ebenso wichtig ist die digitale Adoption, also die Fähigkeit und Bereitschaft der Anwender, das System im Arbeitsalltag vollständig einzusetzen.
Welches Informationssystem für welchen Zweck?
Je nach Zweck unterscheidet man unter anderem Informationssysteme für die Entscheidungsfindung, für das Management und für die strategische Planung.
Informationssystem für die Entscheidungsfindung
Ein solches Informationssystem stellt Entscheidungsträgern einer Organisation alle Daten zur Verfügung, die sie benötigen, um die richtigen Entscheidungen für die weitere Entwicklung zu treffen.
Systeme, die Entscheidungsprozesse unterstützen, erstellen Modelle und Lösungsvorschläge für verschiedene Probleme. Jedes dieser Modelle besteht aus einer Vielzahl von Daten des jeweiligen Bereichs sowie aus verschiedenen Faktoren für die Entscheidung. Auf der Basis der jeweiligen Faktoren werden Lösungsansätze generiert, sodass Führungskräfte fundierte Entscheidungen treffen können.
Management-Informationssystem
Ein Management-Informationssystem unterstützt Führungskräfte bei der Planung, Steuerung und Kontrolle.
Integriertes System
Ein integriertes Informationssystem wie ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) unterstützt die Verarbeitung und Speicherung von Daten, um die Kernprozesse eines Unternehmens zu steuern. Dazu gehören beispielsweise Personalwesen, Rechnungswesen oder auch Lagerwirtschaft. Ein solches System automatisiert wiederkehrende Routinetätigkeiten, ohne die ein Unternehmen nicht funktionieren kann.
Auf diese Weise sind die Mitarbeiter von solchen Arbeiten entlastet, können sich auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren und das Fehlerrisiko sinkt. Auf den Daten eines ERP-Systems bauen zudem Management-Informationssysteme auf, die Kennzahlen für die verschiedenen Leitungsebenen aufbereiten und so die internen Abläufe transparenter machen.
Kundenmanagement
Ein Informationssystem für das Kundenmanagement hilft dabei, Kundendaten zu zentralisieren und allen Beteiligten bereitzustellen. Dazu gehören zum Beispiel:
● Kundenpräferenzen,
● Bestellhistorie,
● Austausch mit dem Kundenservice,
● Kundenstatus (Stammkunde, inaktiver Kunde, Neukunde),
● demografische Angaben.
Es gibt zahlreiche Informationssysteme für das Kundenmanagement. Eine der verbreitetsten Lösungen ist die sogenannte CRM-Software (Customer-Relationship-Management-Software).
Die Software hilft dabei, die Kundenbedürfnisse besser zu erfassen und zu antizipieren und auf diese Weise die Kundenbeziehungen zu optimieren. Der Einsatz eines CRM-Informationssystems kann die Kundenbindung verbessern und sich damit indirekt positiv auf die Rentabilität auswirken.
Strategisches Informationssystem
Ein strategisches Informationssystem wird eingesetzt, um dem Unternehmen die Entwicklung von leistungsfähigen Strategien und die Zielerreichung zu erleichtern. Basierend auf Daten über Marktveränderungen und der Analyse des Konsumverhaltens liefert es Grundlagen für neue strategische Ansätze. Das strategische Informationssystem ist ebenfalls eine Entscheidungshilfe, da es konkrete und verlässliche Informationen für die langfristige Planung liefert.
Welche Arten von Informationssystemen gibt es? Beispiele aus Unternehmen
Informationssysteme lassen sich nach ihrem Zweck einordnen. Eine gängige Unterscheidung trennt operative Systeme für das Tagesgeschäft von analytischen Systemen für Planung, Kontrolle und Entscheidungen:
| Art | Zweck | Beispiele |
|---|---|---|
| Operative Systeme (Transaktionssysteme) | Abwicklung des Tagesgeschäfts | ERP-System, Warenwirtschaftssystem, Lohnabrechnung |
| Kundenbezogene Systeme | Verwaltung von Kundendaten und Kundenkontakten | CRM-System |
| Personalinformationssysteme | Verwaltung von Mitarbeiterdaten und HR-Prozessen | HRIS |
| Management-Unterstützungssysteme | Informationen für Fach- und Führungskräfte | Management-Informationssystem (MIS), Entscheidungsunterstützungssystem (DSS), Führungsinformationssystem (FIS) |
| Analytische Systeme | Auswertung großer Datenmengen | Business-Intelligence-Lösungen, Data Warehouse |
| Branchenspezifische Systeme | Abbildung branchentypischer Prozesse | Banken- oder Versicherungsinformationssystem, Geoinformationssystem (GIS) |
In der Praxis sind diese Systeme eng miteinander verbunden: Ein Management-Informationssystem bezieht seine Kennzahlen zum Beispiel aus dem ERP- und dem CRM-System. Für die IT-Leitung ergibt sich daraus die Aufgabe, die Systemlandschaft als Ganzes zu planen und zu steuern – etwa im Rahmen einer klaren IT-Strategie. Welche Systeme ein Unternehmen benötigt, hängt von Branche, Größe und Geschäftsmodell ab; mittlere und große Unternehmen kombinieren in der Regel mehrere dieser Systemarten.
Entwicklung von Informationssystemen und Auswirkungen für Unternehmen
Die ersten Informationssysteme im vergangenen Jahrhundert waren noch sehr rudimentär, die Informationen wurden manuell zusammengetragen und auf einfachste Art verarbeitet. Durch das Aufkommen und die Ausbreitung von Computern haben sich die Informationssysteme weiterentwickelt, wobei zunächst die Unternehmensdaten ganz allgemein digital verarbeitet wurden. Mit der Zeit entstanden jedoch immer innovativere und praktischere Lösungen.
Im Laufe der Zeit bekamen Informationssysteme einen zentralen Stellenwert und decken heute alle Aspekte der unternehmerischen Tätigkeit ab. Sie vereinfachen viele Tätigkeiten, egal ob diese die Buchhaltung, die Logistik, das Marketing oder die Instandhaltung betreffen. Auf diese Weise ist es für Unternehmen einfacher, eine erfolgversprechende Marktposition zu erreichen und gute Ergebnisse zu erwirtschaften.
Trends und Herausforderungen für das Informationssystem
Aktuell stehen Informationssysteme zwar vor einigen Herausforderungen, doch sie entwickeln sich schnell weiter und passen sich an neue Trends an. Eine der größten Herausforderungen ist dabei die Informationssicherheit.
Cyberkriminelle versuchen mit immer ausgefeilteren Methoden, vertrauliche Daten zu stehlen oder Systeme lahmzulegen. Insofern muss jedes Unternehmen seine Sicherheitsvorkehrungen konstant überprüfen und verbessern, um die gespeicherten Informationen zu schützen und Datenschutzverletzungen zu verhindern.
Auch die Integration neuer Technologien stellt eine Herausforderung dar, denn künstliche Intelligenz, das Internet der Dinge oder Blockchains finden immer mehr Einzug in Organisationen. Diese Technologien bringen allerdings auch neue Sicherheitsrisiken mit sich, etwa für Kundendaten. Die Abstimmung dieser Technologien mit dem bestehenden Informationssystem setzt eine strategische Planung und erhebliche Investitionen voraus.
Die immer stärkere Nutzung der Cloud bietet zwar einen flexiblen Zugriff auf IT-Ressourcen, doch auch dieser Trend verändert die Art und Weise, wie das Informationssystem im Unternehmen mit den Daten umgehen muss.
Die Zukunft des Informationssystems und seine Rolle für die unternehmerische Entwicklung
Informationssysteme versprechen auch in Zukunft technologische Fortschritte und Innovationen, um Unternehmen weitere Entwicklungschancen zu eröffnen. Künstliche Intelligenz und das Internet der Dinge haben daran einen nicht unbedeutenden Anteil. Die Integration solcher neuen Möglichkeiten in das Informationssystem eines Unternehmens verbessert dessen Wettbewerbsfähigkeit. Unternehmen, die das Potenzial eines IS erkennen, können von den vielen Vorteilen profitieren und ihr Wachstum schneller vorantreiben.
Häufig gestellte Fragen
Was sind digitale Informationssysteme?
Als digitale Informationssysteme bezeichnet man computergestützte Systeme, die Daten elektronisch erfassen, verarbeiten, speichern und bereitstellen – im Unterschied zu papierbasierten Karteien oder Formularen. In Unternehmen sind das vor allem betriebliche Anwendungssysteme wie ERP-, CRM- oder Personalinformationssysteme, die heute häufig als Cloud-Lösungen (SaaS) betrieben werden.
Was ist ein Management-Informationssystem (MIS)?
Ein Management-Informationssystem (MIS) bereitet Daten aus den operativen Systemen eines Unternehmens zu Berichten und Kennzahlen auf, damit Fach- und Führungskräfte Abläufe planen, steuern und kontrollieren können. Das MIS gehört zu den Management-Unterstützungssystemen, zu denen auch Entscheidungsunterstützungssysteme (DSS) und Führungsinformationssysteme (FIS) zählen. Viele MIS-Funktionen sind heute Teil von Business-Intelligence-Lösungen.
Was ist ein betriebliches Informationssystem?
Ein betriebliches Informationssystem unterstützt die Leistungsprozesse innerhalb eines Unternehmens sowie den Austausch mit seiner Umwelt, etwa mit Lieferanten, Kunden und Banken. Dazu zählen zum Beispiel ERP-, CRM-, Lagerverwaltungs- oder Personalinformationssysteme. Sie bilden Geschäftsprozesse digital ab, automatisieren Routineaufgaben und liefern die Datenbasis für Entscheidungen.
Was ist ein geographisches Informationssystem (GIS)?
Ein geographisches Informationssystem (GIS) erfasst, verwaltet, analysiert und visualisiert raumbezogene Daten, also Informationen mit Ortsbezug. Typische Anwendungen sind die Erstellung von Karten, Standort- und Routenplanung, die Netzplanung bei Energieversorgern sowie Stadt- und Umweltplanung. Ein GIS ist damit ein fachspezifisches Informationssystem.
Was ist der Unterschied zwischen einem Informationssystem und einem IT-System?
Der Begriff IT-System bezeichnet meist die technische Seite, also Hardware, Software und Netzwerke. Ein Informationssystem umfasst darüber hinaus die Menschen, die Daten und die organisatorischen Abläufe, in denen Informationen entstehen und genutzt werden. Jedes betriebliche Informationssystem stützt sich auf IT-Systeme, ist aber mehr als die Technik allein.
