User Adoption bezeichnet, in welchem Maß Mitarbeitende eine neue Software tatsächlich annehmen und im Arbeitsalltag wie vorgesehen nutzen. Vier Methoden haben sich in Unternehmen bewährt, um sie zu steigern: interaktive Softwareschulung direkt in der Anwendung, Nutzer-Onboarding bei Bedarf, Kommunikation über die Software selbst und ein eingebetteter User-Support.
Das Wichtigste in Kürze
- User Adoption beschreibt, wie gut Mitarbeitende eine eingeführte Software annehmen und tatsächlich nutzen.
- Interaktive Anleitungen direkt in der Anwendung verbinden Lernen und Arbeiten und ergänzen klassische Schulungen.
- Onboarding bei Bedarf, Kommunikation in der Software und eingebetteter Support begleiten Nutzer auch nach dem Go-live.
- Kennzahlen wie aktive Nutzer, Prozessabschlussrate und Supportanfragen zeigen, ob die Maßnahmen wirken.
Interaktive Softwareschulung, User-Onboarding in Echtzeit, Kommunikation direkt über die Software und eingebetteter User-Support: Knowmore erläutert Ihnen 4 Methoden für Digital Adoption, die sich in Unternehmen bewährt haben.
Sie möchten, dass Software schneller akzeptiert wird, wissen aber nicht, wie Sie das erreichen? Seien Sie beruhigt, das geht nicht nur Ihnen so. Laut dem Softwareentwickler 1E bleibt in Unternehmen mehr als ein Drittel der gekauften Software ungenutzt. Wie kann man das ändern?
1. Interaktive Softwareschulung
Was in einer Schulung vermittelt, aber nicht zeitnah angewendet wird, gerät schnell wieder in Vergessenheit.
Wenn Ihre Softwaretools nicht genutzt werden, dann liegt das vielleicht an der Schulung. Noch heute führen viele Unternehmen ihre Mitarbeiter mit Benutzerhandbüchern oder E-Learning-Modulen in neue Software ein. Und worin liegt das Problem? Diese Methoden werden den Herausforderungen des digitalen Zeitalters nicht mehr gerecht. Zum einen, weil die Beschäftigten heute kaum noch Zeit für Schulungen haben. Zum anderen, weil diese Lernmethoden nicht effizient sind, da das Gelernte nicht sofort in die Praxis umgesetzt werden kann. Dabei gibt es inzwischen bessere Methoden, um eine Softwareschulung zeitgemäß zu gestalten.
Die erste Digital-Adoption-Methode, die sich bewährt hat, ist die interaktive Softwareschulung. Wenn Mitarbeiter die Möglichkeit haben, mit interaktiven Schulungsmethoden zu lernen, dann sind sie motivierter und können das Gelernte direkt umsetzen. Was bedeutet das nun in der Praxis?
Softwareschulung: Setzen Sie auf interaktive Anleitungen
Mit der Digital Adoption Platform von Knowmore schulen Unternehmen ihre Mitarbeiter interaktiv. Wie funktioniert das? Die Mitarbeiter können direkt in ihrem System (CRM, ERP, Einkaufssoftware, HRIS-Software) bei Bedarf auf interaktive Anleitungen zugreifen. Sie folgen der interaktiven Anleitung dann Schritt für Schritt und lernen dabei mit wenigen Klicks, wie die Software funktioniert. Mit anderen Worten: Sie werden in Echtzeit unterstützt! Durch diesen unkomplizierten, praktischen und schnellen Lernprozess merken sich die Anwender Informationen schneller und vor allem langfristig. Auf diese Weise nutzen sie ihr Tool im Tagesgeschäft besser. Das Ergebnis? Sie sind weniger frustriert im Umgang mit digitalen Tools, begehen weniger Fehler und erledigen ihre tägliche Arbeit effizienter!
2. Nutzer-Onboarding bei Bedarf
Die zweite Methode für Digital Adoption, die sich in der Praxis bewährt hat, ist das Nutzer-Onboarding bei Bedarf. Wie funktioniert das? Gemeint ist ein unmittelbares Onboarding, also Unterstützung in Echtzeit, und zwar von Anfang an. Sie fragen sich, warum man gleich von Anfang an Unterstützung bieten sollte? Die Antwort ist einfach. Die ersten Interaktionen zwischen Mitarbeiter und Anwendung sind entscheidend dafür, ob „der Funke überspringt“.
Wenn Sie die User bereits bei den ersten Interaktionen mit der Software unterstützen, senken Sie das Risiko, dass sie das Tool frustriert wieder beiseitelegen.
Denn die ersten Schritte eines Mitarbeiters mit einer Software haben einen direkten Einfluss auf die Digital Adoption des Tools. Daher ist es entscheidend, wie Sie das User-Onboarding vorbereiten. Und da sich Software heute kontinuierlich weiterentwickelt, ist es wichtig, dass das Onboarding dauerhaft erfolgt, um die Mitarbeiter mit Neuerungen vertraut zu machen. Mit einer Digital Adoption Platform profitieren die Mitarbeiter bereits bei der ersten Interaktion von einem personalisierten Nutzer-Onboarding. Und so funktioniert das in der Praxis:
Nutzer-Onboarding: selbstständige Anwender ab der ersten Sekunde
Mit den eingebetteten interaktiven Anleitungen von Knowmore arbeiten Ihre Mitarbeiter von Anfang an selbstständig. Sie werden maßgeschneidert unterstützt, je nachdem, welche Funktion sie innehaben, welche Tätigkeit sie ausüben oder welche Sprache sie sprechen. Es gibt nichts Besseres als individuell zugeschnittene Unterstützung, um sich ganz entspannt in ein neues Arbeitsumfeld einzuarbeiten. Ein neues Tool? Ein neues Feature? Ein neuer Prozess? Das Onboarding der Mitarbeiter passt sich den Herausforderungen des Tagesgeschäfts an, damit die Mitarbeiter eine bessere User Experience haben und sich wohler fühlen.
3. Integrierte Kommunikation in der Software
Kommunikation ist ein Grundpfeiler des Change-Managements, mit dem sich viele Unternehmen schwertun. Dabei ist sie ein Schlüssel für Digital Adoption.
Sie trägt entscheidend dazu bei, dass Ihre Software-Projekte nicht scheitern. Während des Einführungsprozesses für eine neue Software ist Kommunikation mit den Mitarbeitern unentbehrlich. In diesem Zusammenhang gibt es eine Vorgehensweise, die besonders gut geeignet ist. Bei dieser dritten Methode für Digital Adoption handelt es sich um die Kommunikation direkt über die Software.
Interaktive Kommunikation: Motivieren Sie die Nutzer direkt in der Software
Mit Knowmore können Sie direkt in der Software mit den Anwendern kommunizieren. Wie? Mithilfe von Push-Benachrichtigungen und Tooltipps. Das Prinzip ist einfach: Loggt sich ein Mitarbeiter in das Tool ein, gelangt er mit einem Klick zu neuen Informationen. Eine Begrüßungsnachricht beim ersten Einstieg, ein Tooltipp, um ein neues Feature vorzustellen: Die Mitarbeiter sind in Echtzeit über Neuerungen auf dem Laufenden. Das Ergebnis? Sie zeigen weniger Widerstand und sind motivierter, die Software bei der täglichen Arbeit zu nutzen.
Welche Rolle spielt Change Management für die User Adoption?
Die vier Methoden wirken am besten, wenn sie in ein strukturiertes Change Management eingebettet sind. Software-Adoption ist nicht nur eine Frage der Bedienung, sondern auch der Einstellung: Mitarbeitende müssen verstehen, warum sich etwas ändert, was ihnen die neue Lösung persönlich bringt und wo sie Hilfe finden.
Wie groß der Unterschied ist, zeigen die Benchmarking-Studien von Prosci: Von den Befragten mit exzellentem Change Management erreichten oder übertrafen 88 % ihre Projektziele, bei schlechtem Change Management nur 13 %. Für die Einführung von Unternehmenssoftware bedeutet das konkret:
- Führungskräfte erklären früh und wiederholt den Nutzen der neuen Anwendung.
- Key User aus den Fachbereichen testen vorab und unterstützen ihre Kolleginnen und Kollegen.
- Schulung, Hilfe in der Anwendung und Support werden gemeinsam geplant, nicht nacheinander.
- Rückmeldungen der Nutzer fließen sichtbar in Verbesserungen ein.
Die vier Methoden aus diesem Beitrag sind damit keine Alternative zum Change Management, sondern seine praktische Umsetzung im Arbeitsalltag: Sie sorgen dafür, dass die Unterstützung genau dort ankommt, wo Mitarbeitende mit der neuen Software arbeiten.
4. Eingebetteter Support in der Anwendung
Eines ist sicher: Wenn es um Softwareakzeptanz geht, dann ist Support eine unverzichtbare Hilfe. Denn die Supportqualität wirkt sich direkt auf die User Experience und folglich auf die Softwareakzeptanz aus. Dabei bereitet gerade der Support Unternehmen einiges an Kopfzerbrechen.
- Oft ist er gerade dann nicht erreichbar oder verfügbar, wenn die Mitarbeiter ihn benötigen.
- Es gibt viel zu viele Supportanfragen.
- Die Bearbeitungszeit von Supportanfragen ist viel zu lang.
- Und vor allem: Support ist teuer!
Die vierte bewährte Methode für Digital Adoption sorgt bei diesen Problemen für Abhilfe, denn es handelt sich dabei um ein Supportmodell, das an die Herausforderungen moderner Software angepasst ist. Der Support ist nämlich jederzeit verfügbar und liefert schnelle Antworten. Die Rede ist vom eingebetteten User-Support, also einem Support, der direkt in die Software integriert ist und den Mitarbeitern täglich rund um die Uhr zur Verfügung steht. Das kleine Plus? Er lässt sich auch in bestehende Supporttools wie Zendesk oder ServiceNow integrieren!
Softwaresupport: Nutzer in Echtzeit begleiten
Mit dem eingebetteten User-Support von Knowmore haben Ihre Mitarbeiter alle Möglichkeiten zur Verfügung, um sich selbstständig mit ihrer Software vertraut zu machen. Egal, ob es sich um das CRM von Salesforce, die HRIS-Software von Cornerstone, das ERP-System von Oracle oder eine Einkaufssoftware handelt, die Anwender haben Zugang zu interaktiven Anleitungen, mit deren Hilfe sie gesuchte Informationen genau dann finden, wenn sie sie benötigen. Das Ergebnis? Weniger Supportanfragen, eine bessere Einarbeitung in die Tools und eine bessere Nutzererfahrung.
Sie kennen nun vier Methoden für Digital Adoption, die sich in der Praxis bewährt haben. Im Zeitalter der digitalen Transformation ist es wichtiger denn je, dass Mitarbeiter ihre Softwaretools akzeptieren, egal ob es sich um eine Einkaufssoftware, ein HRIS-, ein ERP- oder ein CRM-System handelt. Denn digitale Transformation gewinnt eine immer größere Bedeutung, und die Anzahl der Tools steigt unaufhörlich. Daher ist Digital Adoption mehr denn je eine strategische Herausforderung für Unternehmen. Entdecken Sie, wie Knowmore Unternehmen begleitet, um die Digital Adoption von Software durch die Mitarbeiter zu beschleunigen.
Wie misst man den Erfolg der User Adoption?
Ob die Methoden wirken, zeigt sich nicht an der Zahl der vergebenen Lizenzen, sondern an der tatsächlichen Nutzung. Entscheidend ist, die Messung schon bei der Projektplanung festzulegen und nicht erst, wenn Probleme auftreten. Folgende Kennzahlen haben sich bewährt:
- Aktive Nutzer: Anteil der lizenzierten Mitarbeitenden, die die Anwendung regelmäßig verwenden.
- Nutzung zentraler Funktionen: Werden die Funktionen eingesetzt, für die die Software eingeführt wurde?
- Prozessabschlussrate: Wie viele begonnene Vorgänge, etwa Bestellungen oder Genehmigungen, werden fehlerfrei abgeschlossen?
- Bearbeitungszeit: Wie lange dauert ein Standardprozess vor und nach der Einführung?
- Supportanfragen: Wie viele Tickets entstehen pro Nutzer, und zu welchen Themen?
- Nutzerzufriedenheit: regelmäßige Kurzbefragungen direkt in der Anwendung.
Erheben Sie diese Werte bereits vor dem Go-live als Ausgangsbasis und verfolgen Sie sie anschließend kontinuierlich. So erkennen Sie, an welchen Stellen Nutzer hängen bleiben, und können Anleitungen, Schulungsinhalte oder Kommunikation gezielt nachschärfen. Dieselben Daten bilden die Grundlage, um den Software-ROI gegenüber der Geschäftsleitung zu belegen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist User Adoption?
User Adoption (Nutzerakzeptanz) beschreibt, in welchem Maß Anwender eine neue Software oder Technologie annehmen und im Arbeitsalltag wie vorgesehen nutzen. Sie ist entscheidend für den Erfolg jeder Software-Einführung: Eine Anwendung, die kaum oder falsch genutzt wird, verursacht Kosten, ohne den erwarteten Nutzen zu bringen. Gefördert wird User Adoption durch Schulung, Kommunikation und Unterstützung im Arbeitsablauf.
Was ist der Unterschied zwischen User Adoption und Digital Adoption?
User Adoption bezeichnet die Annahme einer bestimmten Anwendung durch ihre Nutzer, etwa eines neuen CRM-Systems. Digital Adoption ist weiter gefasst: Gemeint ist, dass Mitarbeitende und Organisation digitale Werkzeuge insgesamt so beherrschen, dass sie deren vollen Nutzen ausschöpfen. User Adoption ist damit ein Teilziel der digitalen Adoption.
Wie erhöht man die Akzeptanz neuer Software bei Mitarbeitern?
Die Akzeptanz neuer Software steigt, wenn Mitarbeitende den Nutzen früh verstehen, beim Lernen nicht allein gelassen werden und schnell Erfolgserlebnisse haben. Bewährt haben sich frühzeitige Kommunikation, Key User als Ansprechpartner, kurze praxisnahe Schulungen, interaktive Anleitungen direkt in der Anwendung und ein leicht erreichbarer Support. Wichtig ist außerdem, die Nutzung nach dem Go-live weiter zu beobachten und nachzusteuern.
Welche Digital-Adoption-Tools eignen sich für kleine und mittlere Unternehmen?
Für kleine und mittlere Unternehmen eignen sich Digital-Adoption-Tools, die ohne Programmierung eingerichtet werden können, mehrere Anwendungen abdecken und sich mit wenig Aufwand pflegen lassen. Wichtige Kriterien sind interaktive Anleitungen und Tooltipps direkt in der Software, Mehrsprachigkeit, Auswertungen zur Nutzung und ein DSGVO-konformer Betrieb. Einen Überblick über die Funktionen bietet unser Beitrag zur Digital Adoption Platform.
Was ist eingebetteter User-Support?
Eingebetteter User-Support ist Hilfe, die direkt in eine Anwendung integriert ist. Statt ein Ticket zu eröffnen oder ein Handbuch zu suchen, rufen Nutzer Anleitungen, Erklärungen und Antworten auf häufige Fragen genau an der Stelle auf, an der sie gerade arbeiten. Das entlastet den IT-Support und verkürzt die Zeit, bis ein Problem gelöst ist.
