Digital Adoption im Einkauf bedeutet, dass Einkäufer, Bedarfsträger, Genehmiger und Lieferanten eine digitale Beschaffungsplattform wie SAP Ariba, Coupa oder Ivalua vollständig und korrekt nutzen. Erst dann zahlt sich die Investition aus: Bestellungen laufen über die vorgesehenen Prozesse, die Daten sind verlässlich und der ROI lässt sich belegen. Eine Digital Adoption Platform unterstützt dabei mit Anleitungen direkt in der Anwendung.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine digitale Beschaffungsplattform entfaltet ihren Nutzen erst, wenn alle Anwender sie korrekt und regelmäßig nutzen.
- Viele Bedarfsträger bestellen nur gelegentlich und vergessen Abläufe schnell; Hilfe im Moment der Nutzung wirkt deshalb stärker als eine einmalige Schulung.
- Eine Digital Adoption Platform führt Anwender Schritt für Schritt durch Prozesse in Lösungen wie SAP Ariba, Coupa oder Ivalua.
- Kennzahlen wie Plattformquote, Maverick-Buying-Quote und Supportanfragen zeigen, ob die Beschaffungssoftware angenommen wird und sich rechnet.
Spätestens seit der Covid-19-Pandemie und den folgenden Lieferkettenkrisen stehen Beschaffungsteams im Rampenlicht – nicht mehr nur als Kostensenker, sondern als strategische Funktion im Unternehmen. Die Krise hat den Wandel in vielen Branchen enorm beschleunigt.
Fast über Nacht ermöglichten Einkaufsleiter das Arbeiten im Homeoffice, investierten in neue Tools und schulten Anwender und Lieferanten aus der Ferne. Doch viele Einkaufsorganisationen waren auf diese Transformation nicht vorbereitet.
Reicht heute die digitale Transformation für eine erfolgreiche Beschaffung? Sind Ihre Prozesse narrensicher? Und lässt sich der Mehrwert der Softwareinvestition belegen?
Die neue Welt der digitalen Beschaffung
Moderne digitale Beschaffungssoftware stellt bisher nicht verfügbare Daten bereit und bringt Ordnung in riesige (aber unübersichtliche) Datensätze, was zu fundierteren Analysen, besseren Lieferantenstrategien und insgesamt effektiveren Abläufen führt. Aber neue Lösungen und neue Daten sind wertlos, wenn die Benutzer nicht die richtige Schulung erhalten.
Der technologische Fortschritt hat die Lieferketten grundlegend modernisiert. Die strategische Beschaffung ist vorausschauender, die transaktionale Beschaffung stärker automatisiert und das Lieferantenmanagement ist proaktiver.
(Quelle: Deloitte)
Die Argumente für moderne Beschaffungssoftware sind unbestreitbar. Die Lösungen haben erhebliche Fortschritte gebracht – durch die Rationalisierung von Aktivitäten, die Automatisierung arbeitsintensiver Aufgaben, die Steigerung der Effizienz, die Kostensenkung, die Verbesserung der Lieferkette und vieles mehr –, aber die Investition in neue Tools bringt nur die Hälfte des Nutzens.
Können Sie den Mehrwert Ihrer Lösungen nachweisen? Können Sie einen quantitativen und qualitativen ROI nachweisen? Wenn nicht, sind Sie damit nicht allein.
Der ROI in der digitalen Beschaffung ist schwer zu messen, da ein großer Teil seines Wertes auf schwer greifbaren Faktoren beruht, darunter Benutzerzufriedenheit, Prozesseffizienz, Risikomanagement und die Qualität der von Ihnen ausgewählten Lieferanten. Es gibt viele Möglichkeiten, eine „erfolgreiche“ Beschaffung zu messen, aber unterm Strich zählen der ROI und der nachweisbare Mehrwert.
Welche Kennzahlen zeigen, ob die Beschaffungsplattform angenommen wird?
Den Nutzen einer digitalen Beschaffungsplattform belegen Sie am besten mit Kennzahlen, die Nutzung und Prozessqualität verbinden:
- Plattformquote: Anteil der Bestellungen bzw. des Beschaffungsvolumens, der über die Plattform läuft.
- Maverick-Buying-Quote: Anteil der Käufe, die am vorgesehenen Prozess vorbei getätigt werden.
- Durchlaufzeit: Zeit von der Bestellanforderung bis zur Bestellung beim Lieferanten.
- Fehler- und Rückfragequote: Wie oft müssen Bestellanforderungen korrigiert oder zurückgewiesen werden?
- Supportanfragen: Anzahl der Bedienfragen pro Nutzer und Monat.
- Aktive Nutzer: Wie viele der freigeschalteten Anwender arbeiten regelmäßig im System?
Erheben Sie diese Werte vor dem Go-live und vergleichen Sie sie in den Monaten danach. Steigen Plattformquote und Zahl der aktiven Nutzer, während Rückfragen und Supportanfragen sinken, zahlt sich die Investition aus. Nutzungsanalysen einer Digital Adoption Platform zeigen zusätzlich, an welchen Prozessschritten Anwender abbrechen und wo Anleitungen fehlen. Wie Sie den Beschaffungsprozess selbst verbessern, lesen Sie in unseren Tipps zur Optimierung des Beschaffungsprozesses.
Die Folgen einer schlecht genutzten Beschaffungssoftware
Ein Kunde im Energiesektor war aufgrund von Problemen im Zusammenhang mit Onboarding und Schulung mit einer dauerhaften, weit verbreiteten Fehlnutzung seiner Beschaffungssoftware konfrontiert.
Bei diesem Kunden wurde der Verlust durch falsch genutzte oder ungenutzte Einkaufssoftware auf 15 Mio. € pro Jahr beziffert.
(Quelle: Knowmore, Kundenumfrage)
Mit der digitalen Adoptionsplattform von Knowmore konnte unser Kunde durch die direkt in seiner Beschaffungssoftware durchgeführten Schulungen das Engagement einer Vielzahl von Anwendern steigern. Ja, Sie haben richtig gelesen: eine vollständige, interaktive Schulung im Selbststudium, ohne die Anwendung zu verlassen.
Dies ist nur ein Beispiel dafür, welche gravierenden Folgen es für ein Unternehmen hat, wenn wichtige Beschaffungsprozesse scheitern. Traditionelle, zeitaufwändige Prozesse, Implementierungs- und Schulungsmethoden reichen nicht mehr aus, um den heutigen Beschaffungsanforderungen gerecht zu werden. Es ist also an der Zeit, Excel-Tabellen hinter sich zu lassen und digitale Adoptionsplattformen zu entdecken.
Warum Anwenderunterstützung die Datenqualität im Einkauf verbessert
Die Unterstützung der Anwender zahlt sich nicht nur in Akzeptanz aus, sondern auch in besseren Daten. Werden Bedarfsträger und Einkäufer direkt in der Einkaufssoftware Schritt für Schritt durch eine Bestellanforderung geführt, fehlen seltener Pflichtangaben, und Warengruppen, Kostenstellen oder Lieferanten werden korrekt zugeordnet. Hinweise im Moment der Eingabe – etwa wenn ein Pflichtfeld leer bleibt oder ein Wert nicht plausibel ist – lassen sich sofort korrigieren, statt später Rückfragen und manuelle Nacharbeit auszulösen. Zuverlässigere Bestell- und Stammdaten verbessern wiederum Ausgabenanalysen, Lieferantenbewertung und Risikomanagement. Und weil die erworbenen Lizenzen tatsächlich und richtig genutzt werden, steigt der Return on Investment der Einkaufssoftware.
Digitale Beschaffung mit Digital Adoption erfolgreich umsetzen
Cloudbasiert, SaaS oder selbst gehostet? Ob Coupa, SAP Ariba, Ivalua, Oracle, Sage, Infor, Synertrade, ServiceNow, Workday oder ein anderes Beschaffungssystem – eine Digital Adoption Platform bietet jederzeit Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Darauf können Sie zählen:
● Verbesserte Leistung bei jeder Beschaffungslösung
● Standardisierte und anpassbare Beschaffungsschulung
● Qualitative und quantitative Analyse zum Nachweis des ROI
Ihre Beschaffungsabteilung und Ihre Lieferanten sollten alle Beschaffungslösungen sicher und selbstständig nutzen können. Die Einführung von Software wirkt sich direkt auf die Qualität jedes Beschaffungsprozesses und Ihre gesamte Geschäftsleistung aus. Doch wie sieht das in der Praxis aus?
Praxisbeispiel: zielgruppengerechte Unterstützung im Einzelhandel
Ein großer französischer Einzelhändler wollte den IT-Support für seine interne E-Purchasing-Lösung digitalisieren und rund 4.000 Anwender zielgruppengerecht unterstützen. Gemeinsam mit Knowmore gestaltete das Unternehmen die Hilfeinhalte, stimmte sie auf Tätigkeit und Arbeitsrhythmus der einzelnen Nutzergruppen ab und integrierte sie in Zusammenarbeit mit dem Anbieter der Lösung direkt in die Anwendung. Heute besteht die Unterstützung zu rund drei Vierteln aus interaktiven Schritt-für-Schritt-Anleitungen und zu einem Viertel aus Push-Benachrichtigungen, über die neue Funktionen und Prozessänderungen angekündigt werden.
Verbessern Sie Training und Onboarding mit einer Digital Adoption Platform
Traditionelle Schulungsmethoden passen immer weniger zur heutigen Arbeitsorganisation. Die digitale Transformation und insbesondere die digitale Beschaffung erfordern – aus den im Folgenden beschriebenen Gründen – innovativere Lösungen.
Von der Produktauswahl über die Verfügbarkeitsprüfung bis hin zum Versand von Bestellungen an Lieferanten werden all diese zeitaufwändigen Aufgaben durch fokussierte digitale Prozesse ersetzt, die eine ebenso digitale Schulung erfordern. Warum also auf PDFs, Beschaffungshandbücher und Schulungen mit Papierunterlagen zurückgreifen?
Steigern Sie das Mitarbeiterengagement mit der „Learning by Doing“-Methode
Mit einer Digital Adoption Platform und unserer „Learning by Doing“-Methodik können sich Ihre Benutzer einarbeiten, lernen und gleichzeitig arbeiten. Diese auch „aktives Lernen“ genannte Methode ermöglicht es den Nutzern, sich auf den Lernprozess zu konzentrieren und sich Schritt für Schritt Wissen anzueignen.
In Verbindung mit der „Learning by Doing“-Methode nutzt eine Digital Adoption Platform auch einen Microlearning-Ansatz:
● Aufteilung der Schulung in kleine Lernziele
● Schulungsmodule von 30 Sekunden bis 3 Minuten
● Kurze, häufige Informationsimpulse, vom Benutzer aktiviert
● Einfache und gezielte Informationen
Integrierte Kommunikation im Einkaufssystem
Eine Digital Adoption Platform dient nicht nur der Schulung. Über Tooltips und zielgruppengenaue Push-Benachrichtigungen informieren Sie Bedarfsträger, Einkäufer und Lieferanten direkt in der Einkaufssoftware über neue Katalogartikel, geänderte Freigabeprozesse oder neue Funktionen nach einem Update – genau dort, wo die Information gebraucht wird. Die Anleitungen lassen sich nach Rolle, Sprache und Standort ausspielen und bei jedem Release mit wenig Aufwand aktualisieren, sodass die Dokumentation mit dem System Schritt hält. Wie Sie die Kommunikation rund um die Einführung insgesamt planen, lesen Sie in unserem Beitrag zur Change-Kommunikation.
Herausforderungen beim Beschaffungs-Training
- Beschaffungs- und Einkaufslösungen werden nicht jeden Tag benötigt. Dies kann sich auf interne Abläufe auswirken und die unsachgemäße Verwendung von Werkzeugen verstärken. Mit einer Digital Adoption Platform können Sie Schulungsworkflows (mit interaktiven Leitfäden) für jeden Beschaffungsprozess erstellen und verteilen. So erhalten Benutzer bei jeder Ausführung einer Aufgabe eine verlässliche Anleitung. Und das Beste daran? Volle Selbstständigkeit dank Zugriff auf die Anleitungen rund um die Uhr.
- Verlieren Ihre Benutzer Zeit und Produktivität, wenn sie von einer zur anderen Plattform wechseln? Eine Studie von Pegasystems Inc. ergab, dass Mitarbeiter mehr als 1.100-mal pro Tag zwischen bis zu 35 Anwendungen wechseln, was sich negativ auf das Produktivitätsniveau auswirkt. Da sich eine Digital Adoption Platform nahtlos in Ihre bestehende Software integriert, finden Ihre Benutzer dort alles, was sie brauchen, um zu arbeiten und dabei zu lernen. Das bedeutet weniger Ablenkungen und weniger digitalen Frust.
- Widerstand der Mitarbeiter gegen Veränderungen kommt in Unternehmen aller Branchen vor. Die digitale Transformation ist eine Zeit der Unsicherheit, neuer Schulungen und ungewohnter Prozesse. Es ist wichtig, den menschlichen Aspekt der Kommunikation während des gesamten Prozesses nicht zu vergessen. Mit einer Digital Adoption Platform können Sie auf Knopfdruck mit Ihren Benutzern in Kontakt bleiben, mit Funktionen wie In-App-Kommunikation und Push-Benachrichtigungen (gezielte Pop-ups).
- Unterstützen Sie Ihre Nutzer bei der digitalen Transformation? Die Einführung neuer Software sollte vor, während und nach der Implementierung durch ein Change Management begleitet werden. Das bedeutet Benutzerunterstützung, die Lücken und Störungen erkennt, neue Schulungen, konsistente Kommunikation und die Förderung einer Unternehmenskultur, die Veränderungen gegenüber offen ist. Ziel ist die Vorbereitung der Benutzer.
Knowmore-Analysen: Belegen Sie den Mehrwert Ihrer Beschaffungssoftware
Das Geheimnis einer erfolgreichen Beschaffung kennen Sie nun: eine Digital Adoption Platform. Mit K-VALUE, der Analyselösung von Knowmore, können Sie den Wert Ihrer Beschaffungssoftware durch quantitative und qualitative Benutzerleistungsanalysen in Echtzeit belegen. Nutzen Sie Analysen, um den ROI nachzuweisen und Ihre nächsten Investitionen in die digitale Beschaffung zu begründen:
- Überwachen Sie mehrere Projekte gleichzeitig
- Anschauliche Dashboard-Übersicht
- Bibliothek mit interaktiven Anleitungen
- Push-Benachrichtigungen (mit Vorlagen)
- Beratung zum Tool
- Umfragen
Möchten Sie mehr über den Nutzen einer Digital Adoption Platform erfahren? Werfen Sie einen Blick auf unsere Seite mit Fallstudien. Oder kontaktieren Sie uns, wenn Sie Unterstützung bei der Verbesserung der Nutzererfahrung wünschen.
Wer nutzt die digitale Beschaffungsplattform – und wo entstehen Fehler?
Eine digitale Beschaffungsplattform hat sehr unterschiedliche Nutzergruppen. Jede braucht eine eigene Form der Unterstützung:
| Nutzergruppe | Typische Aufgaben | Häufige Fehler |
|---|---|---|
| Bedarfsträger in den Fachbereichen | Bestellanforderungen anlegen, Katalogartikel bestellen | falsche Warengruppe oder Kostenstelle, Bestellungen am System vorbei |
| Genehmiger und Führungskräfte | Bestellanforderungen prüfen und freigeben | verzögerte Freigaben, weil Aufgaben übersehen werden |
| Operativer Einkauf | Bestellungen bearbeiten, Rechnungen abgleichen | manuelle Nacharbeit wegen unvollständiger Angaben |
| Strategischer Einkauf | Ausschreibungen, Verträge, Lieferantenbewertung | Funktionen werden nur teilweise genutzt |
| Lieferanten | Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen im Lieferantenportal | unvollständige Stammdaten, Rückfragen per E-Mail |
Gerade gelegentliche Nutzer vergessen Abläufe schnell. Kontextbezogene Hilfe im System wirkt hier stärker als eine einmalige Schulung. Ebenso wichtig ist ein strukturiertes Change Management: Laut Prosci erreichen oder übertreffen 88 % der Projekte mit exzellentem Change Management ihre Ziele, bei schlechtem Change Management sind es nur 13 %. Einen Überblick über passende Lösungen bietet unser Vergleich von Procurement-Software.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine digitale Beschaffungsplattform?
Eine digitale Beschaffungsplattform ist eine Software, über die Unternehmen ihren Einkauf elektronisch abwickeln: von der Bestellanforderung über Freigabe und Bestellung bis zu Rechnungsprüfung, Ausschreibungen und Lieferantenmanagement. Bekannte Lösungen sind SAP Ariba, Coupa oder Ivalua. Den Begriff und die Funktionen erklärt unser Glossar zum E-Procurement.
Was bedeutet Digital Adoption im Einkauf?
Digital Adoption im Einkauf bedeutet, dass alle Beteiligten – Einkäufer, Bedarfsträger, Genehmiger und Lieferanten – die eingeführte Beschaffungssoftware vollständig, korrekt und regelmäßig nutzen. Erreicht wird das durch passende Schulungen, Hilfe direkt in der Anwendung, klare Kommunikation und die Auswertung von Nutzungsdaten. Erst dann entfaltet die digitale Beschaffung ihren vollen Nutzen.
Warum nutzen Mitarbeitende die Beschaffungssoftware nicht?
Häufige Gründe sind komplizierte Abläufe, seltene Nutzung und fehlende Unterstützung. Viele Bedarfsträger bestellen nur wenige Male im Jahr und vergessen zwischendurch, wie die Beschaffungssoftware funktioniert. Wenn Hilfe schwer zu finden ist, weichen sie auf E-Mail, Telefon oder direkte Bestellungen beim Lieferanten aus. Kontextbezogene Anleitungen im System und eine klare Kommunikation der Vorteile senken diese Hürden.
Wie lässt sich der ROI einer Beschaffungssoftware ermitteln?
Der ROI einer Beschaffungssoftware ergibt sich aus Einsparungen und Effizienzgewinnen im Verhältnis zu Lizenz-, Einführungs- und Betriebskosten. Messbar sind etwa kürzere Durchlaufzeiten, weniger Maverick Buying, bessere Konditionen durch gebündelte Bestellungen und weniger manuelle Nacharbeit. Nutzungsdaten zeigen zusätzlich, ob die Software wie geplant eingesetzt wird – die Voraussetzung dafür, dass sich der ROI überhaupt einstellt.
Mit welchen Einkaufssystemen funktioniert eine Digital Adoption Platform?
Eine Digital Adoption Platform funktioniert mit webbasierten Einkaufssystemen wie SAP Ariba, Coupa, Ivalua oder Oracle, aber auch mit anderen Geschäftsanwendungen. Sie legt sich als zusätzliche Ebene über die Benutzeroberfläche und blendet dort Anleitungen, Hinweise und Tooltips ein, ohne die Software selbst zu verändern. So lassen sich mehrere Systeme im Einkauf mit einer einheitlichen Hilfe begleiten.
