Was ist E-Procurement?
Eine normative Definition gibt es nicht. Die europäischen Richtlinien zur Vergabe öffentlicher Aufträge und zur elektronischen Rechnungsstellung definieren einzelne Gegenstände sehr genau – die elektronische Rechnung, den elektronischen Katalog, die elektronische Auktion – aber nie den Oberbegriff.
Die einzige institutionelle Beschreibung stammt von der Europäischen Kommission: eProcurement bezeichnet die Nutzung elektronischer Kommunikation durch Stellen des öffentlichen Sektors beim Einkauf von Lieferungen und Dienstleistungen sowie bei der Vergabe öffentlicher Bauaufträge (eProcurement refers to the use of electronic communications by public sector organisations when buying supplies and services or tendering public works). Sie ist ausdrücklich auf den öffentlichen Sektor beschränkt und deckt den Einkauf eines Unternehmens nicht ab.
Bemerkenswert ist, was die Anbieter daraus gemacht haben: Das Wort ist bei ihnen zum Untermodul geworden. JAGGAER führt „eProcurement“ als einen Produktbereich innerhalb einer intelligenten Source-to-Pay-Plattform, Onventis spricht von 360° Source-to-Pay Solutions, SAP von einer integrated source-to-pay suite. Wer heute ein Lastenheft schreibt, findet den Markt unter Source-to-Pay, nicht unter E-Procurement.
Zwei Welten unter einem Wort
Am nützlichsten ist hier eine Unterscheidung, die in Projekten regelmäßig untergeht. Öffentliche Vergabe und privater Einkauf haben fast keinen Verfahrensschritt gemeinsam.
Im öffentlichen Sektor regelt die Richtlinie 2014/24/EU vom 26. Februar 2014 die Vergabe öffentlicher Aufträge. Elektronisch abgewickelt werden die Übermittlung von Bekanntmachungen in elektronischer Form, die Abgabe der Angebote, dynamische Beschaffungssysteme, elektronische Auktionen und elektronische Kataloge – Letztere beschreibt die Richtlinie als ein Format zur Darstellung und Gestaltung von Informationen, das für alle Bieter einheitlich ist. In Deutschland läuft das über Plattformen wie e-Vergabe.
Im Unternehmen sieht die Kette anders aus. Microsoft beschreibt sie vollständig: Die Beschaffung umfasst alle Schritte von der Identifikation einer Anforderung bis zur Zahlung.
- Bestellanforderung – nach Microsoft ein internes Dokument, durch das die Einkaufsabteilung zum Einkauf von Artikeln oder Dienstleistungen autorisiert wird;
- Genehmigung – der Vorgang wandert vom Anfangsstatus Entwurf zum endgültigen Status Genehmigt;
- Angebotsanforderung an mehrere mögliche Lieferanten, sofern kein Rahmenvertrag greift;
- Bestellung – das externe Dokument, das die Einkaufsabteilung an Kreditoren übermittelt;
- Produktzugang und Prüfung der Lieferung;
- Rechnung und Zahlung.
Der Katalog ist dabei das Werkzeug, das die Kette abkürzt: Beschaffungskataloge definieren Artikel und Dienstleistungen, die Unternehmensmitarbeiter für den internen Gebrauch bestellen können – und, nach derselben Quelle, sie lassen sich verwenden, um Einkaufsrichtlinien zu erzwingen. Darin liegt der eigentliche Hebel eines E-Procurement-Systems: Wo der Katalog die zugelassenen Artikel und Konditionen abbildet, führt der bequemste Bestellweg von selbst zum regelkonformen Ergebnis.
Berührungspunkt der beiden Welten ist die Rechnung. Ein Unternehmen, das an die öffentliche Hand liefert, fällt unter die Regeln des öffentlichen Sektors.
Die elektronische Rechnung: EN 16931 und Peppol
Die Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen definiert die elektronische Rechnung als eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein PDF per E-Mail erfüllt diese Definition nicht.
Die Richtlinie verlangte eine europäische Norm, die technologieneutral sein muss. Sie wurde vom CEN am 28. Juni 2017 vorgelegt und von der Kommission als EN 16931-1:2017, Electronic invoicing – Part 1: Semantic data model of the core elements of an electronic invoice veröffentlicht. Der Titel sagt das Entscheidende: EN 16931 ist kein Format, sondern ein semantisches Datenmodell – welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und was sie bedeuten. Zwei Syntaxen sind zugelassen, UN/CEFACT CII und UBL.
Die Formate, die in Deutschland verwendet werden, sind Umsetzungen dieses Modells. Nach Darstellung der Europäischen Kommission ist XRechnung die nationale Ausprägung, gepflegt von der KoSIT in Bremen, die zugleich deutsche Peppol-Behörde ist; ZUGFeRD 2.1 ist ein hybrides Format, das ein PDF mit eingebetteter XML-Datei verbindet.
Peppol ist weder Format noch Portal. OpenPeppol, eine gemeinnützige internationale Vereinigung belgischen Rechts, beschreibt es als Interoperabilitätsrahmen und stellt klar, dass Peppol kein Portal und kein Anbieter von Austauschdiensten ist (Peppol is not a portal, or a provider of exchange services). Entstanden ist es 2008 als von der Europäischen Kommission finanziertes Pilotvorhaben; 2012 übernahm OpenPeppol Dienste und Verantwortung.
Die deutsche Rechnungspflicht – mit der wichtigen Nuance
Der Rat der Europäischen Union hat Deutschland mit dem Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1551 vom 25. Juli 2023 ermächtigt, von den Artikeln 218 und 232 der Mehrwertsteuersystemrichtlinie abzuweichen: Rechnungen dürfen nur noch in elektronischer Form akzeptiert werden, und sie bedürfen dafür keiner Zustimmung des Empfängers. Die Ermächtigung läuft vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2027. Als Grund nennt der Beschluss die frühzeitigere Erkennung von Umsatzsteuerbetrugsketten.
Der Zeitplan, den die Europäische Kommission (Stand 14. August 2025) für Deutschland ausweist, ist gestuft – und die erste Stufe wird fast überall verkürzt wiedergegeben:
- 1. Januar 2025 – Unternehmen müssen elektronische Rechnungen nach EN 16931 empfangen können. Verpflichtend ist damit allein der Empfang; das Ausstellen bleibt zunächst freigestellt.
- 1. Januar 2027 – Unternehmen mit mehr als 800 000 Euro Umsatz dürfen keine Papierrechnungen und keine unstrukturierten elektronischen Formate mehr ausstellen.
- 1. Januar 2028 – dieselbe Pflicht für alle Unternehmen.
Wer den 1. Januar 2025 als allgemeine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung darstellt, zieht den eigentlichen Termin um zwei bis drei Jahre vor. Für die Projektplanung ist das der Unterschied zwischen einem Empfangskanal und einem umgebauten Rechnungsausgang.
Größenordnungen und Anbieter
Zur Größenordnung der öffentlichen Beschaffung nennt die Europäische Kommission auf ihrer Seite zur Vergabe: mehr als 250 000 öffentliche Auftraggeber in der EU geben rund 2,6 Billionen Euro aus, etwa 15 % des Bruttoinlandsprodukts der Union.
Die Zahl ist ohne Jahresangabe veröffentlicht und betrifft ausschließlich die öffentliche Beschaffung in der EU – sie sagt nichts über Deutschland und nichts über den Softwaremarkt. Auf der Anbieterseite sind im deutschsprachigen Raum zwei Häuser zu nennen. Onventis gibt für sich mehr als 1 000 Kunden an und betont seine europäische Souveränität. Unite, vormals Mercateo, beschreibt sich als Plattform für die einfache indirekte Beschaffung.
Was die Einführung entscheidet
Ein E-Procurement-System betrifft nicht nur den Einkauf, sondern alle. Die Einkaufsabteilung arbeitet täglich damit; der überwiegende Teil der Anwender legt zwei- bis dreimal im Jahr eine Bestellanforderung an – und fängt jedes Mal von vorn an.
- Der Katalog entscheidet über die Regeltreue. Was im Katalog nicht auffindbar ist, wird am System vorbei beschafft. Die Suchbegriffe der Anwender sind dabei nicht die Artikelbezeichnungen des Einkaufs.
- Die Genehmigung ist der Engpass. Führungskräfte öffnen das System sonst nie; liegt der Schritt hinter einer Anmeldung und einer unbekannten Maske, bleibt der Vorgang liegen.
- Die Rechnungsseite hat einen festen Termin. Anders als bei den meisten Projekten gibt hier der Gesetzgeber das Datum vor – 2027 und 2028.
Die Begleitung gehört deshalb dorthin, wo der Vorgang stattfindet: Hilfe in der Anwendung für die Gelegenheitsnutzer, und eine Messung dessen, was tatsächlich abgebrochen wird. Das ist das Feld der digitalen Adoption.