Change-Kommunikation ist die geplante Kommunikation, mit der Sie eine Veränderung im Unternehmen begleiten: Sie erklärt, was sich warum ändert, holt Rückmeldungen ein und baut Unsicherheit ab. Bei der Einführung von E-Procurement- oder E-Purchasing-Software entscheidet sie mit darüber, ob Bedarfsträger, Einkäufer und Lieferanten das neue System tatsächlich nutzen. Dieser Leitfaden zeigt, was Sie vor, während und nach dem Go-live kommunizieren.
Das Wichtigste in Kürze
- Change-Kommunikation begleitet die Einführung von Einkaufssoftware vor, während und nach dem Go-live und entscheidet mit darüber, ob die Anwender das System annehmen.
- Botschaften wirken am besten, wenn die Einkaufsleitung das Warum erklärt und die direkten Führungskräfte die Auswirkungen auf die tägliche Arbeit erläutern.
- Ein Kommunikationsplan legt Zielgruppen, Kernbotschaften, Absender, Kanäle und Zeitpunkte fest und sieht Rückkanäle für Feedback vor.
- Nach dem Go-live erreichen Hinweise direkt in der Software die Anwender genau dann, wenn sie die Information brauchen.
A) Wie wirkt sich die Kommunikation auf die digitale Transformation der Beschaffung aus?
Die Kommunikation ist ein Schlüsselfaktor für den Erfolg oder Misserfolg der Umstellung auf Ihre E-Purchasing-Software.
Warum ist Kommunikation so wichtig?
Kommunikation ist die Grundlage des Veränderungsmanagements. Sie macht den Sinn des Wandels verständlich und trägt dazu bei, dass die Veränderung dauerhaft wirkt.
Was sind die Vorteile guter Kommunikation?
Ohne gute Kommunikation kann es keine erfolgreiche Digitalisierung der Beschaffung geben. Sowohl kurz- als auch langfristig spielt die Kommunikation eine entscheidende Rolle bei der Förderung des Wandels. Halten Sie Ihre Stakeholder und Schlüsselakteure in jeder Phase des E-Purchasing-Projekts (vor, während und nach der Einführung) auf dem Laufenden, um die Akzeptanz zu fördern und den Widerstand gegen Veränderungen zu minimieren.
Effektive Kommunikation geht weit über die Weitergabe von Informationen an die Stakeholder hinaus – der Schlüssel ist eine konsistente Kommunikation. Im Folgenden haben wir eine Checkliste zusammengestellt, die Ihnen hilft, die Projektbeteiligten wirksam zu informieren und einzubinden.
Checkliste für eine wirksame Change-Kommunikation
● Vermitteln Sie Sinn und Zweck: Erklären Sie die Gründe für die Umstellung und die Vorteile der Digitalisierung der Beschaffung.
Beispiel: Veröffentlichen Sie in der Mitarbeiterzeitung ein Statement der Einkaufsleitung zur digitalen Transformation.
● Transparenz aufrechterhalten: Halten Sie die Stakeholder über den Fortschritt des Projekts auf dem Laufenden.
Beispiel: Versenden Sie während des gesamten Projektverlaufs Kommunikationsmaterialien (E-Mails, Benachrichtigungen usw.). Ein Countdown bis zum Go-live der E-Purchasing-Lösung schafft zusätzliche Aufmerksamkeit.
● Zuhören: Schaffen Sie eine Feedback-Schleife mit den wichtigsten Akteuren, um ihre Meinungen in den Entscheidungsprozess einzubeziehen.
Beispiel: Moderieren Sie Workshops mit verschiedenen Nutzergruppen.
● Klarheit schaffen: Klären Sie Unklarheiten oder Missverständnisse auf und konzentrieren Sie sich auf den Mehrwert des Projekts.
Beispiel: Erstellen Sie eine visuelle Präsentation oder ein Video, um den Nutzern zu helfen, die Software nach der Einführung zu verstehen.
● Engagement: Bleiben Sie auch nach der Einführung der E-Purchasing-Software mit den Beteiligten in Kontakt.
Beispiel: Messen Sie die Nutzerzufriedenheit mit Umfragen und Push-Benachrichtigungen direkt in der E-Purchasing-Software.
Wer sollte kommunizieren? Die richtigen Absender im E-Procurement-Projekt
Change-Kommunikation wirkt nur, wenn die Botschaft von der richtigen Person kommt. Untersuchungen von Prosci zeigen: Das Warum und die Unternehmensziele möchten Beschäftigte von der Unternehmens- oder Bereichsleitung hören, die Auswirkungen auf ihre eigene tägliche Arbeit dagegen von der direkten Führungskraft. Das Projektteam allein ist selten der bevorzugte Absender. Außerdem empfiehlt Prosci, Kernbotschaften fünf- bis siebenmal zu wiederholen.
Für die Einführung einer E-Procurement-Lösung bedeutet das:
- Einkaufsleitung: erklärt, warum der Einkauf digitalisiert wird und welche Ziele das Unternehmen damit verfolgt.
- Führungskräfte in den Fachbereichen: erläutern ihren Teams, was sich bei Bestellanforderungen und Freigaben konkret ändert.
- Key-User: beantworten praktische Fragen, sammeln Rückmeldungen und geben sie an das Projektteam weiter.
- Projektteam und IT: liefern Termine, Schulungsangebote und Anleitungen.
- Lieferantenmanagement: informiert die Lieferanten rechtzeitig über Registrierung, Lieferantenportal und neue Abläufe.
Legen Sie diese Rollen im Kommunikationsplan fest und geben Sie allen Absendern abgestimmte Kernbotschaften an die Hand. So vermeiden Sie widersprüchliche Aussagen, die gerade in der Einführungsphase schnell Misstrauen erzeugen.
B) In der Praxis: Was Sie wann kommunizieren
| Fragen, die Sie sich stellen sollten ➢ Was kommunizieren Sie vor der Einführung der E-Procurement-Lösung?1. Die Gründe für den Wandel2. Die Art der Veränderungen3. Die erwarteten Auswirkungen der Veränderungen auf die Stakeholder➢ Was kommunizieren Sie während des Projekts?1. Fortschrittsberichte des Projektteams2. Informationen des Managementteams3. Feedback der Nutzer➢ Wie werden Sie kommunizieren, sobald die E-Purchasing-Software eingeführt ist?1. Die Nutzer für die digitale Kultur sensibilisieren und ihnen helfen, den Wandel zu bewältigen 2. Jede Projektänderung und jedes Software-Update erklären 3. Feedback der verschiedenen Stakeholder einholen |
Kommunikationsplan: die vier Phasen der Change-Kommunikation
Ein Kommunikationsplan legt fest, wer wann welche Zielgruppe über welchen Kanal informiert. Die Haufe Akademie unterscheidet vier Phasen. Übertragen auf die Einführung von Einkaufssoftware sieht das so aus:
| Phase | Ziel | Beispiele im E-Procurement-Projekt |
|---|---|---|
| Vorbereitung | Führungskräfte und Meinungsführer zuerst einbinden | Briefing der Einkaufsleitung und der Fachbereichsleitungen, Auswahl der Key-User |
| Ankündigung | Gründe, Ziele und Zeitplan vermitteln | Statement der Einkaufsleitung, Intranet-Artikel, Infoveranstaltung |
| Umsetzung | Fortschritt zeigen, Fragen klären, Feedback einholen | Projekt-Newsletter, Workshops mit Nutzergruppen, FAQ-Seite, Schulungstermine |
| Verankerung | Neue Abläufe festigen und laufend verbessern | Hinweise und Anleitungen direkt in der Software, Ankündigung von Updates, Pulsbefragungen |
Als Leitlinie nennt die Haufe Akademie: „so früh wie möglich, so konkret wie nötig“. Nutzen Sie mehrere Kanäle, planen Sie Rückkanäle für Fragen ein und prüfen Sie mit kurzen Befragungen, ob die Botschaften ankommen. Am häufigsten unterschätzt wird die Verankerung: Nach dem Go-live verändern Updates, neue Katalogartikel oder geänderte Freigaberegeln die Arbeit der Anwender laufend. Die Kommunikation endet deshalb nicht mit der Einführung.
C) Praxisbeispiel: personalisierte Kommunikation in der E-Purchasing-Software eines Baukonzerns
Ein großes, in Frankreich und Europa tätiges Bauunternehmen hat festgestellt, dass der Sektor eine Modernisierung durch die Digitalisierung von Prozessen und Werkzeugen durchläuft. Vor diesem Hintergrund beschloss das Unternehmen, seine digitale Transformation konzernweit umzusetzen (eine multiregionale Struktur in Frankreich sowie Niederlassungen und Tochtergesellschaften im Ausland). Das Projekt umfasste die Implementierung einer E-Purchasing-Lösung.
Um die Einführung der E-Purchasing-Software und den Erfolg des Projekts zu fördern, beauftragte der Leiter Einkaufsperformance des Unternehmens Knowmore mit der Einrichtung eines personalisierten Benutzersupports. Eines der Ziele war es, die Kommunikation mit den Endnutzern zu verbessern, die bis dahin ausschließlich per E-Mail lief.
Die Knowmore-Methode: nahtlose Interaktion mit den Endnutzern innerhalb der E-Purchasing-Software unter Verwendung eines integrierten Kommunikationswerkzeugs.
Knowmore unterstützte die Organisation mit einem schrittweisen Ansatz bei der Implementierung eines Kommunikationswerkzeugs direkt in der E-Purchasing-Software. So konnte das Support-Team die Endnutzer gezielt und persönlich ansprechen.
1. Identifizierung der Zielgruppen
● Benutzerprofile: Standorte, Berufe und Niederlassungen erfassen.
● Anwendungsfälle: ob im Büro oder auf der Baustelle.
2. Integration der personalisierten Kommunikation in die E-Purchasing-Software
● Knowmore hat seine Push-Benachrichtigungsfunktion für nahtlose Interaktionen mit Nutzern direkt in der E-Purchasing-Software eingesetzt.
● Außerdem wurden die Nutzer in Zielgruppen eingeteilt, damit die richtige Botschaft zur richtigen Zeit die richtigen Personen erreicht.
Heute erreicht das Unternehmen auf diesem Weg mehr als 15.000 Nutzer in 90 Ländern und 35 Sprachen. Dank einer Schulung erstellen und aktualisieren die Teams des Unternehmens die Inhalte inzwischen selbstständig. Seit der ersten Zusammenarbeit sind im Unternehmen sechs weitere Projekte mit Knowmore entstanden.
D) Vertiefung: Kommunikation direkt in der E-Purchasing-Software
Bei guter Kommunikation geht es darum, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit und am richtigen Ort an die richtige Zielgruppe weiterzugeben.
Im Zeitalter der digitalen Transformation muss jede Einführung neuer Software von Change Management begleitet werden. Kurz gesagt, die Kommunikation muss in die E-Purchasing-Lösung integriert werden, um die Endnutzer direkt zu erreichen. Digital Adoption Platforms wie Knowmore ermöglichen es Unternehmen, ihre Endnutzer zu informieren und direkt in ihrer E-Purchasing-Software mit ihnen zu interagieren.
Kommunizieren Sie mit Knowmore direkt in Ihrer E-Purchasing-Software:
● Verwenden Sie Tooltips, um zusätzliche Informationen über Ihre E-Purchasing-Software anzuzeigen.
● Kommunizieren Sie mit den Nutzern über Benachrichtigungen zu einer Vielzahl von Themen: neue Funktionen, neue Artikel im Katalog, die Einführung eines neuen Tools oder eine Änderung der Prozesse.
● Sammeln Sie Feedback, indem Sie über Push-Benachrichtigungen Fragebögen zur Benutzerzufriedenheit in Ihre E-Purchasing-Software integrieren.
Was sind die Vorteile der direkten Kommunikation innerhalb der E-Purchasing-Software?
➢ Qualitativ bessere und effektivere Kommunikation (personalisierte Ansprache und Informationen genau im richtigen Moment)
➢ Höheres Engagement der Nutzer
➢ Höherer ROI für die Digitalisierung der Beschaffung
| Experten-Ratschlag „Die Kommunikation muss vor der Einführung geplant und auch nach der Einführung fortgesetzt werden, um das Projekt und die Nutzergemeinschaft mit Leben zu erfüllen. Wir wählen die Kommunikationsmethoden entsprechend dem Kontext und den Zielgruppen aus. Der Einsatz von Medien, die die Nutzer bereits kennen, ist von Vorteil. Die Fähigkeit, effektiv aus der Ferne zu kommunizieren, wird auch unsere digitale Transformation vorantreiben, unabhängig vom Kanal. Kurz gesagt: Der Schlüssel zum Erfolg ist, dass die Nutzer die gewünschten Informationen erhalten, und zwar auf überzeugende und aufrichtige Weise!“ Sandrine Deblais, Leiterin der Abteilung Change Support bei der Klee Group |
| Wichtigste Erkenntnis Die Begleitung der Digitalisierung im Einkauf ist kein einmaliges Projekt: Solange die E-Purchasing-Software aktiv ist, werden Ihre Nutzer Unterstützung benötigen. Change Management ist deshalb mehr als eine Methode. Es ist eine Geisteshaltung, die in der gesamten Unternehmenskultur verbreitet werden sollte, vor allem über die beiden folgenden Hebel: – Kultur des Wandels: Machen Sie Ihre Mitarbeiter mit der Dynamik des Wandels vertraut, die in unserer sich ständig verändernden Welt unverzichtbar ist. – Digitale Kultur: Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für die digitale Transformation und technologische Tools, damit sie diese besser annehmen. |
Kurzum: Die Kommunikation muss direkt in die E-Purchasing-Software integriert werden.
Häufig gestellte Fragen
Was versteht man unter Change-Kommunikation?
Change-Kommunikation ist die geplante Kommunikation, die einen Veränderungsprozess im Unternehmen begleitet. Sie informiert darüber, was sich ändert und warum, erklärt den Nutzen für die Beschäftigten, schafft Raum für Fragen und Feedback und baut so Unsicherheit und Widerstand ab. Bei der Einführung neuer Software wie einer E-Procurement-Lösung sorgt sie dafür, dass die Anwender den Wandel verstehen und das System tatsächlich nutzen.
Welche Phasen hat die Change-Kommunikation?
Üblich ist eine Einteilung in vier Phasen: Vorbereitung (Führungskräfte und Meinungsführer einbinden), Ankündigung (Gründe, Ziele und Zeitplan vermitteln), Umsetzung (Fortschritt zeigen, Fragen beantworten, Feedback einholen) und Verankerung (neue Abläufe festigen). Bei Softwareprojekten fällt die Verankerung in die Zeit nach dem Go-live – dann stehen Updates, Prozessänderungen und die Unterstützung im Arbeitsalltag im Vordergrund.
Was gehört in einen Kommunikationsplan für ein Change-Projekt?
Ein Kommunikationsplan für ein Change-Projekt legt für jede Zielgruppe fest, welche Botschaft sie wann, über welchen Kanal und von welchem Absender erhält. Dazu gehören eine Stakeholderanalyse, abgestimmte Kernbotschaften, ein Zeitplan entlang der Projektphasen, Rückkanäle für Fragen und Feedback sowie Kennzahlen, mit denen Sie prüfen, ob die Kommunikation wirkt – etwa Teilnahmequoten oder die Ergebnisse kurzer Befragungen.
Welche Fehler sollte man bei der Change-Kommunikation vermeiden?
Typische Fehler in der Change-Kommunikation sind: zu spät informieren, sodass Gerüchte entstehen; nur über das Projektteam statt über die Führungskräfte kommunizieren; Kernbotschaften nur einmal senden; ausschließlich E-Mails nutzen; Feedback einholen, ohne darauf zu reagieren; und die Kommunikation nach dem Go-live einstellen. Gerade bei Einkaufssoftware brauchen die Anwender auch nach der Einführung Informationen zu Updates und geänderten Prozessen.
Wie informiert man Lieferanten über eine neue E-Procurement-Lösung?
Lieferanten sollten früh erfahren, ab wann Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen über die neue E-Procurement-Lösung laufen und was sie dafür tun müssen. Bewährt haben sich ein Anschreiben der Einkaufsleitung, eine kompakte Anleitung zur Registrierung im Lieferantenportal, Webinare für wichtige Lieferanten und eine feste Ansprechperson. Wie das abläuft, lesen Sie in unserem Beitrag zum Lieferanten-Onboarding.
