E-Procurement (elektronische Beschaffung) bezeichnet die digitale Abwicklung von Beschaffungsvorgängen in Unternehmen – von der Bedarfsanforderung über Katalogbestellung und Freigabe bis zu Wareneingang und Rechnungsprüfung. E-Procurement-Lösungen wie SAP Ariba, Coupa oder Ivalua bündeln diese Schritte in einem System. Sie senken Prozesskosten, schaffen Transparenz über die Ausgaben und dämmen Maverick Buying ein, also Bestellungen an der Einkaufsabteilung vorbei.
Das Wichtigste in Kürze
- E-Procurement ist die elektronische Abwicklung des operativen Einkaufs, von der Bedarfsanforderung bis zur Rechnungsprüfung und Zahlung.
- Typische Funktionen sind elektronische Kataloge, Freigabe-Workflows, die Anbindung von Lieferanten und die Integration ins ERP-System.
- Zu den Vorteilen zählen kürzere Durchlaufzeiten, geringere Prozesskosten, mehr Transparenz und weniger Maverick Buying.
- Der Erfolg hängt weniger von der Software ab als von sauberen Prozessen, guten Stammdaten und der Akzeptanz der Nutzer.
Ivalua, Synertrade, SAP Ariba, Jaggaer, Oracle Procurement, Coupa: Es gibt zahlreiche E-Procurement-Lösungen, um die digitale Transformation des Einkaufs umzusetzen. Sie werden oft im SaaS-Modus (Software as a Service) angeboten und helfen dabei, alle Informationen und Tools, die der Einkauf für seine Arbeit benötigt, zu zentralisieren. Die Mitarbeitenden können in Echtzeit darauf zugreifen. Unternehmen, die ein solches Tool eingeführt haben, schätzen die Vorteile, die es bietet, vor allem im Hinblick auf die Einsparungen, die sich damit erzielen lassen. Doch was genau ist E-Procurement, und welche Vorteile bieten E-Procurement-Lösungen?
Einfacheres Beschaffungsmanagement
Die Vereinfachung des Beschaffungsmanagements ist sicherlich der wichtigste Vorteil, den E-Procurement-Lösungen bieten. Doch E-Procurement-Lösungen können noch viel mehr:
- Sie zentralisieren alle Daten und Tools des Einkaufs.
- Sie automatisieren monotone Tätigkeiten.
- Sie bieten einen besseren Überblick, Vorgänge lassen sich besser überwachen.
- Sie verbessern die Einkaufssteuerung.
- Sie vereinfachen das Ausschreibungsmanagement.
Eine wichtige Kennzahl
Einsparungen entstehen vor allem durch verhandelte Katalogpreise, weniger Bestellungen an der Einkaufsabteilung vorbei (Maverick Buying) und geringere Prozesskosten pro Bestellung.
Was ist E-Procurement? Definition und Funktionen
E-Procurement, auf Deutsch elektronische Beschaffung, bezeichnet die digitale Durchführung von Beschaffungsvorgängen in Unternehmen. Statt Papierformularen, E-Mails und Excel-Listen deckt ein zentrales System den operativen Einkauf ab, vom Bedarf bis zur Zahlung (Procure-to-Pay). E-Procurement bezieht sich auf Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen (B2B). Laut Haufe Akademie gehören zu den typischen Funktionen:
- Elektronische Bedarfsanforderung und Bestellung: Mitarbeitende bestellen direkt im System, freigegebene Bestellungen gehen automatisch an den Lieferanten.
- Katalogmanagement: Elektronische Kataloge, oft auch per Punch-out angebunden, enthalten vorab verhandelte Produkte und Preise.
- Freigabe-Workflows: Bestellungen werden je nach Wert und Budget automatisch an die zuständigen Personen weitergeleitet.
- Lieferantenanbindung: Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Lieferavis werden über Portale oder Schnittstellen ausgetauscht.
- ERP-Integration: Bestell-, Wareneingangs- und Rechnungsdaten werden mit ERP, Buchhaltung und Lager synchronisiert.
Abzugrenzen ist E-Procurement vom E-Sourcing: Dieses unterstützt den strategischen Einkauf, also Ausschreibungen, Angebotsvergleiche, Online-Auktionen und die Auswahl von Lieferanten. Viele Suiten wie SAP Ariba, Coupa oder Ivalua decken heute beide Bereiche ab, vom Sourcing bis zur Bezahlung (Source-to-Pay).
Bessere Beschaffungsprozesse
E-Procurement-Lösungen bieten zahlreiche Funktionen, die dabei helfen, die Qualität der Beschaffungsprozesse zu steigern. Dadurch, dass alle für das Beschaffungsmanagement wichtigen Elemente in einem einzigen Tool gebündelt sind, können Unternehmen:
- den optimalen Ablauf der Beschaffungsprozesse von Anfang bis Ende überwachen,
- alle Abläufe vereinheitlichen, egal, ob interne oder externe Akteure beteiligt sind,
- die Sicherheit und Verlässlichkeit der Daten gewährleisten,
- die Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge sicherstellen.
Eine wichtige Kennzahl
Weil Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen im selben System erfasst und automatisch abgeglichen werden, sinkt die Zahl manueller Eingabefehler deutlich.
Durch die digitale Transformation des Einkaufs werden alle Prozesse und die Organisation neu strukturiert. Digitalisiert man einen analogen Prozess, dann muss man diesen Prozess zwangsläufig kennen und sich bestimmte Fragen stellen: Wie ist man organisiert? Welche Abläufe gibt es? Wer wird zu welchem Zeitpunkt und unter welchen Voraussetzungen tätig? Je nach Reifegrad des Unternehmens fragt man sich zu diesem Zeitpunkt auch, auf welche Weise man sich verbessern kann. Das Tool ist nur dazu da, eine Organisation und einen Prozess zu unterstützen. Leider wird es oft als Mittel betrachtet, um die Organisation zu ändern, dabei sind es die Organisation und der Prozess, die das Tool steuern müssen.
(Benoit Portevin, Senior Consultant für Finanzen, Beschaffung und Operations bei Althea)
Bei der Beschaffung neue Wege gehen
Die digitale Transformation des Einkaufs und die damit verbundene Einführung digitaler Tools sollen die Menschen nicht ersetzen. Vielmehr verschaffen solche Einkaufstools den Mitarbeitenden mehr Zeit für strategische Aufgaben. Die Mitarbeitenden in Einkauf und Beschaffung erhalten so die Möglichkeit,
- nach dem Prinzip der Co-Innovation gemeinsam mit Forschung und Entwicklung (F&E) an der Verbesserung von Produkten und Dienstleistungen zu arbeiten;
- das Beschaffungsmanagement nachhaltiger und sozial verantwortlicher zu gestalten (CSR);
- in Predictive Procurement zu investieren und mithilfe von Analysetools Trends zu antizipieren.
Eine wichtige Kennzahl
Entscheidend ist dabei, dass die Mitarbeitenden neue Technologien sicher beherrschen und kreativ nutzen können.
Dazu kommen die technologischen Innovationen, die bereits direkt in E-Procurement-Lösungen integriert sind, sodass die Tools ständig leistungsfähiger werden. Robotic Process Automation (RPA) und Machine Learning sind heute Bestandteil von E-Procurement-Lösungen, damit Unternehmen das Beschaffungsmanagement optimieren können.
Auch wenn sie für die digitale Transformation des Einkaufs unerlässlich sind, reichen E-Procurement-Lösungen allein nicht aus, um die Digitalisierung nachhaltig umzusetzen. Entscheidend ist, dass die Einkaufssoftware im Alltag tatsächlich von allen Beteiligten genutzt wird.
Welche Risiken und Herausforderungen bringt E-Procurement mit sich?
E-Procurement-Lösungen entfalten ihren Nutzen nur, wenn sie richtig eingeführt und tatsächlich genutzt werden. Die Haufe Akademie nennt fünf typische Stolpersteine:
- Mangelnde Integration: Fehlen Schnittstellen zu ERP und Buchhaltung, entstehen Datenlücken und manuelle Doppelerfassungen.
- Geringe Akzeptanz bei den Nutzern: Wer das System umständlich findet, bestellt weiter per E-Mail oder Telefon – Maverick Buying ist die Folge.
- Schlechte Stammdaten: Veraltete Artikel-, Preis- oder Lieferantendaten bremsen die Prozesse und treiben Nutzer zurück zur manuellen Bestellung.
- Unzureichende Lieferantenanbindung: Nicht alle Lieferanten sind technisch bereit oder willens, neue Prozesse mitzutragen.
- Hoher Einführungsaufwand: Zeit, Budget und interne Ressourcen werden häufig unterschätzt.
Besonders die Akzeptanz wird oft unterschätzt. Viele Mitarbeitende bestellen nur gelegentlich und vergessen zwischen zwei Bestellungen, wie das Tool funktioniert. Kurze Schulungen für Hauptnutzer, klare Anleitungen direkt in der Anwendung und eine Auswertung der Nutzung sorgen dafür, dass das E-Procurement-System zum Standardweg für alle Bestellungen wird. Planen Sie dafür von Anfang an Zeit und Budget ein.
Häufig gestellte Fragen
Was bedeutet E-Procurement auf Deutsch?
E-Procurement bedeutet auf Deutsch „elektronische Beschaffung“. Der Begriff setzt sich aus „E“ für „electronic“ und dem englischen „procurement“ für Beschaffung zusammen. Gemeint ist die digitale Abwicklung von Beschaffungsvorgängen zwischen Unternehmen über internetbasierte Systeme: Bedarfsanforderung, Bestellung aus elektronischen Katalogen, Freigabe, Wareneingang und Rechnungsprüfung laufen in einem System statt auf Papier oder per E-Mail.
Welche Vorteile bietet E-Procurement?
E-Procurement verkürzt die Durchlaufzeit von der Bedarfsanforderung bis zur Bestellung, senkt die Prozesskosten pro Bestellung und reduziert Eingabefehler durch automatische Abgleiche. Zudem schafft es Transparenz über alle Ausgaben, erleichtert die Einhaltung von Richtlinien und Rahmenverträgen und dämmt Maverick Buying ein. Der Einkauf gewinnt dadurch Zeit für strategische Aufgaben wie Lieferantenentwicklung und Verhandlungen.
Was ist der Unterschied zwischen E-Procurement und E-Sourcing?
E-Sourcing unterstützt den strategischen Einkauf: Ausschreibungen, Angebotsvergleiche, Online-Auktionen und die Auswahl von Lieferanten. E-Procurement deckt dagegen den operativen Einkauf ab, also Bestellung, Freigabe, Wareneingang und Rechnungsprüfung auf Basis der zuvor ausgehandelten Verträge. Viele Source-to-Pay-Suiten kombinieren heute beide Bereiche in einer Plattform.
Welche E-Procurement-Lösungen gibt es?
Zu den bekannten E-Procurement-Lösungen für große Unternehmen gehören SAP Ariba, Coupa, Ivalua, Jaggaer, Oracle Procurement und Synertrade. Sie unterscheiden sich unter anderem im Funktionsumfang (reines E-Procurement oder komplette Source-to-Pay-Suite), in der Integration mit dem ERP-System und in der Bedienbarkeit. Einen Vergleich finden Sie in unserem Artikel zur Procurement-Software.
Für welche Unternehmen lohnt sich E-Procurement?
E-Procurement lohnt sich vor allem für Unternehmen mit vielen Bestellungen, vielen Bestellern in verschiedenen Abteilungen oder Standorten und einem hohen Anteil indirekter Beschaffung wie Büromaterial, IT oder Dienstleistungen. Je höher die Zahl der Vorgänge, desto stärker wirken sich geringere Prozesskosten und mehr Transparenz aus. Kleinere Unternehmen starten oft mit einer schlanken SaaS-Lösung oder einem Katalogsystem.
