Einen Beschaffungsprozess zu optimieren heißt, den gesamten Ablauf von der Bedarfsanforderung über Bestellung und Wareneingang bis zur Bezahlung schneller, fehlerärmer und transparenter zu machen. Die wichtigsten Hebel sind klare Beschaffungsrichtlinien, standardisierte Abläufe, ein zentrales Beschaffungstool, die Automatisierung von Routineaufgaben und eine gute Schulung aller Nutzer – auch derjenigen, die das System nur gelegentlich verwenden.
Das Wichtigste in Kürze
- Der Beschaffungsprozess reicht von der Bedarfsermittlung über Lieferantenauswahl, Bestellung und Wareneingang bis zur Rechnungsprüfung und Zahlung.
- Klare Beschaffungsrichtlinien und standardisierte Abläufe verringern Fehler, verkürzen Durchlaufzeiten und schaffen ein faires Auswahlverfahren für Lieferanten.
- Ein zentrales Beschaffungstool und die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben wie Freigaben und Rechnungsabgleich sparen spürbar Zeit.
- Da viele Mitarbeitende Beschaffungssoftware nur gelegentlich nutzen, ist Unterstützung direkt im Tool oft wirksamer als klassische Schulungen.
- Die neue Beschaffungs-Welle
- Was ist der Beschaffungsprozess? Die Phasen im Überblick
- Welche Herausforderungen werden bei der Beschaffung gestellt?
- 1. Investieren Sie in eine Digital Adoption Platform
- 2. Definieren Sie strategische Beschaffungsrichtlinien
- 3. Kommunikation mit Ihren Teams
- 4. Bestandsverwaltung
- 5. Wählen Sie das richtige digitale Beschaffungs-Tool
- 6. Standardisierung von Arbeitsvorgängen
- 7. Zeitraubende Prozesse automatisieren
- 8. Verbessern Sie die Personalschulung
- Woran erkennen Sie, dass sich Ihr Beschaffungsprozess verbessert?
- Häufig gestellte Fragen
Ist Ihre Einkaufsabteilung für die kommenden Aufgabenstellungen ausgerüstet? Da nur der Wandel beständig ist, müssen Beschaffungsteams angesichts von Störungen mit Flexibilität und Agilität reagieren können.
Einst als kostensenkende und transaktionale Geschäftseinheit betrachtet, gilt die Beschaffung nun als einer der strategischen Prozesse innerhalb eines Unternehmens. Die Beschaffung identifiziert wichtige Ausgabenbereiche, qualifiziert Lieferanten im Hinblick auf die Unternehmensziele, baut wichtige Beziehungen auf und führt strategische Verhandlungen durch. Doch damit nicht genug.
Die neue Beschaffungs-Welle
Bereits 2016 sprach KPMG von einer „neuen Beschaffungswelle“. Seitdem gelten Einkaufsabteilungen zunehmend als Wachstumstreiber und verfolgen vor allem folgende Ziele:
- Verstärkte Zusammenarbeit mit Geschäftseinheiten und Lieferanten
- Stärkerer Fokus auf nachhaltige Wertschöpfung
- Mehr Gestaltungsspielraum für die Beschaffungsfunktion
Deshalb sind die von Ihnen eingesetzten Tools, die umgesetzten Geschäftsabläufe und die Art und Weise der Zusammenarbeit mit anderen Geschäftsbereichen wichtiger denn je. Aus zahlreichen E-Procurement-Projekten, die wir begleitet haben, kennen wir die typischen Herausforderungen der Beschaffung genau. Knowmore unterstützt zahlreiche E-Procurement-Lösungen, ob in der Cloud, als SaaS oder On-Premise betrieben, darunter Coupa, SAP Ariba, Ivalua, Oracle, Sage, Infor, Synertrade und ServiceNow.
Im Folgenden teilen wir unsere Erfahrungen und Tipps, mit denen Sie wettbewerbsfähig bleiben und Ihre Einkaufsprozesse verbessern.
Was ist der Beschaffungsprozess? Die Phasen im Überblick
Der Beschaffungsprozess umfasst alle Schritte, mit denen ein Unternehmen die benötigten Waren und Dienstleistungen bezieht – vom ersten Bedarf bis zur Bezahlung des Lieferanten. Häufig spricht man auch vom Procure-to-Pay-Prozess (P2P). Der genaue Ablauf hängt vom Unternehmen und von der Beschaffungsart ab; typisch sind folgende Phasen:
- Bedarfsermittlung: Eine Fachabteilung meldet einen Bedarf, meist als Bedarfsanforderung (Banf).
- Bezugsquellenermittlung: Der Einkauf sucht geeignete Lieferanten und holt Angebote ein.
- Angebotsvergleich und Lieferantenauswahl: Preis, Qualität, Lieferzeit und Konditionen werden verglichen und verhandelt.
- Bestellung: Die Bestellung wird ausgelöst und vom Lieferanten bestätigt.
- Wareneingang und Prüfung: Die Lieferung wird auf Menge und Qualität kontrolliert.
- Rechnungsprüfung und Zahlung: Bestellung, Wareneingang und Rechnung werden abgeglichen, bevor die Zahlung freigegeben wird.
- Lieferantenbewertung: Die Leistung des Lieferanten fließt in künftige Entscheidungen ein.
Wie Workday in seinem Überblick zum Thema Beschaffung erläutert, unterscheidet man außerdem zwischen direkter Beschaffung (Material, das in die eigenen Produkte eingeht) und indirekter Beschaffung (Waren und Dienstleistungen für den laufenden Betrieb). Jede dieser Phasen bietet Ansatzpunkte, um den Beschaffungsprozess zu optimieren – genau dort setzen die folgenden acht Tipps an.
Welche Herausforderungen werden bei der Beschaffung gestellt?
Als Beschaffungsleiter stehen Sie ständig vor der Herausforderung, komplexe Beschaffungs- und Einkaufsabläufe zu rationalisieren und dabei gleichzeitig Ergebnisse zu erzielen, Kosten zu senken und Zeit zu sparen. Die Coronapandemie hat den digitalen Wandel beschleunigt und gezeigt, wie wichtig es ist, Beschaffungstechnologien besser zu nutzen und einzusetzen, um diese Herausforderungen zu bewältigen.
Die wichtigsten Knackpunkte für Beschaffungsleiter:
● Unwirksame, arbeitsintensive Prozesse (trotz Investitionen in geeignete Einkaufstools)
● Mangel an standardisierten Prozessen
● Unzureichende interne und externe Schulungen
● Aufwendige Einarbeitung und Unterstützung von Gelegenheitsnutzern
● Uneinheitliche Beschaffungsprozesse
● Schwieriges Lieferantenmanagement (Identifizierung des richtigen Lieferanten, Verfolgung der Leistung, Sicherstellung einer soliden Versorgung mit Qualitätsprodukten, Überwachung der Lieferantenbasis)
Bleiben diese Probleme ungelöst, drohen Verluste, höhere Kosten und ein geringerer ROI.
Ineffiziente Beschaffungsinstrumente kosten Unternehmen zudem viel Arbeitszeit, die für strategische Aufgaben fehlt.
Die gute Nachricht: Mit den folgenden acht Tipps und den passenden digitalen Werkzeugen lassen sich diese Herausforderungen bewältigen.
1. Investieren Sie in eine Digital Adoption Platform
Eine Plattform kann viele dieser Probleme zugleich lösen. Eine Digital Adoption Platform (DAP) ist speziell auf Ihre Benutzer und Tools zugeschnitten. Dank interaktiver Schritt-für-Schritt-Anleitungen lernen interne und externe Beschaffungsteams direkt bei der Arbeit. Haben Sie unwirksame Prozesse identifiziert? Erstellen Sie für jeden Beschaffungsprozess passende Anleitungen und stellen Sie sie direkt in der Anwendung bereit. Sind Ihre Benutzer unmotiviert? Mit kontextbezogenen Anleitungen und einem „Learning by Doing“-Ansatz können Sie den Umgang mit den Tools schnell verbessern.
Weitere Einsatzmöglichkeiten einer DAP finden Sie in den folgenden Tipps.
2. Definieren Sie strategische Beschaffungsrichtlinien
Jede neue Lieferantenqualifizierung erfordert aufwendige Prüfverfahren. Bei Hunderten oder gar Tausenden Lieferanten ist der Aufbau jeder einzelnen Lieferantenbeziehung eine mühsame Aufgabe, die zahlreiche Risiken birgt, und die Minderung dieser Risiken erfordert viele Mittel. Stattdessen sollten Sie die Risiken von Anfang an mit klar definierten Verfahren für das Lieferanten-Onboarding verringern.
Legen Sie dafür einen Workflow mit folgenden Schritten fest:
- Formalisierung der Planung des gesamten Prozesses (Standardisierung von Vorgängen, Datenkontrolle und Lieferantenleistung)
- Due Diligence durchführen (Lieferantenkriterien festlegen, Lieferantenhistorie prüfen, Vertragsmanagement)
- Schulung und Einbindung der Lieferanten (Schulung der Lieferanten auf Ihrer Plattform, standardisiertes Onboarding, konsistente Kommunikation)
Führen Sie eine neue SWOT-Analyse Ihres Umfelds durch und nutzen Sie die erkannten Risiken, um Ihre bestehenden Beschaffungsrichtlinien an die Ziele Ihres Unternehmens anzupassen.
3. Kommunikation mit Ihren Teams
Kommunikation ist entscheidend. Ein konsequenter Austausch mit Ihren Teams kann zu einem nachhaltigen Erfolg beitragen, indem er gewährleistet, dass alle Beteiligten am selben Strang ziehen. Hören Sie Ihren Teams und Lieferanten gut zu, um Probleme und ineffiziente Abläufe zu erkennen, sobald sie auftreten, etwa Fehlbestellungen, Eingabefehler oder mangelndes Vertrauen in bestimmte Lieferanten. So können Sie Probleme angehen, bevor sie sich ausbreiten. Diese Beziehungen sind für beide Seiten vorteilhaft und müssen auf professioneller Ebene gepflegt werden. Bei unvorhergesehenen Störungen oder Konflikten helfen gute Beziehungen, die Auswirkungen auf Ihre Lieferkette oder Ihren Geschäftsbereich zu vermindern.
Knowmore-Tipp: Mit einer Digital Adoption Platform können Sie gezielte Push-Benachrichtigungen in Echtzeit senden, direkt im Beschaffungstool.
4. Bestandsverwaltung
Betrachten Sie Ihren Lagerbestand als Faktor Ihrer Rentabilität. Effiziente Bestandsverwaltung bedeutet, dass Sie weder zu viel noch zu wenig Bestand haben, um die Nachfrage zu einem bestimmten Zeitpunkt decken zu können. Der beste Weg, den Bestand zu verwalten, ist die Investition in Tools zur Bestandsverwaltung. Wählen Sie Lösungen, die zu Ihrem Unternehmen passen und menschliche Fehler bei Aufträgen, Beständen, Rohstoffen und Materialien minimieren. Auch wenn es klug erscheint, mehr Bestand anzulegen, als die Nachfrage erfordert, bedeutet dies höhere Lagerkosten und gebundenes Kapital.
Gut zu wissen: Nach dem Pareto-Prinzip (80/20-Regel) entfällt in vielen Unternehmen ein Großteil des Umsatzes auf einen kleinen Teil der Artikel. Eine ABC-Analyse zeigt, welche Artikel Sie besonders eng steuern sollten.
5. Wählen Sie das richtige digitale Beschaffungs-Tool
Informationen zu zentralisieren und zu standardisieren ist eine der einfachsten Möglichkeiten, Ihren Nutzern Zeit zu sparen. In jeder Position kann das Suchen und Versenden von Informationen wertvolle Minuten am Tag kosten, die sich auf Dauer zu Stunden summieren.
Laut einer Studie des McKinsey Global Institute aus dem Jahr 2012 verbringen Wissensarbeitende knapp 20 % ihrer Arbeitszeit damit, interne Informationen zu suchen oder die richtigen Ansprechpartner ausfindig zu machen.
(Quelle: McKinsey Global Institute, 2012)
Das Gleiche gilt für Beschaffungssoftware. Eine zentralisierte Beschaffungslösung bedeutet, dass Ihre Teams nicht mehr mit mehreren Tools gleichzeitig jonglieren müssen, was ihre allgemeine Produktivität und Aufmerksamkeit verbessert.
6. Standardisierung von Arbeitsvorgängen
Standardisierte Arbeitsabläufe sparen ebenfalls Zeit und erleichtern die Einhaltung von Vorschriften. Dies ist eine Optimierungsmethode, die auf alle Geschäftsbereiche angewendet werden kann. Standardisierte Abläufe können Richtlinien und Benchmarking-Standards festlegen, um die Überwachung der Ergebnisse zu vereinfachen. Im Beschaffungswesen können diese gemeinsamen internen Prozesse menschliche Fehler (Dateneingabe, Transaktionen usw.) erheblich vermindern. Zudem bilden sie die Grundlage für ein transparentes und faires Auswahlverfahren für Ihre Lieferanten.
Knowmore-Tipp: Bevor Sie Ihren Beschaffungsprozess standardisieren, sollten Sie ermitteln, bei welchen Schritten und Funktionen Ihre Nutzer am meisten Zeit verlieren.
7. Zeitraubende Prozesse automatisieren
Beschaffungs- und Automatisierungssoftware wirkt auf den ersten Blick teuer und komplex, ist im Alltag aber oft einfacher zu nutzen als gedacht. Als Beschaffungsexperten können Sie mit automatisierter Unterstützung bei Ihren komplexen Aufgaben ganze Tage im Laufe eines Jahres einsparen.
Automatisieren Sie vor allem wiederkehrende Routineaufgaben wie Bedarfsanforderungen, Freigaben, den Abgleich von Bestellung, Wareneingang und Rechnung sowie Erinnerungen an Lieferanten.
8. Verbessern Sie die Personalschulung
Je nach Unternehmensgröße kann es Wochen oder sogar Monate dauern, bis ein neuer Lieferant vollständig in Ihr Beschaffungssystem integriert ist.
Auch die eigenen Mitarbeitenden brauchen Zeit, bis sie die Beschaffungsprozesse sicher beherrschen.
Anders als viele andere Anwendungen wird Beschaffungssoftware von den meisten Mitarbeitenden nur gelegentlich genutzt. Sie erfordert deshalb eine Schulung, die genau im Moment des Bedarfs hilft.
Knowmore-Tipp: Sie können Schulungen direkt in Ihr Einkaufstool integrieren. So lernen Ihre Nutzer bei jeder Eingabe nach dem Prinzip „Learning by Doing“.
Eine Digital Adoption Platform schult und unterstützt Nutzer in Echtzeit, wo immer sie arbeiten – dank interaktiver Anleitungen und Hilfe rund um die Uhr.
Woran erkennen Sie, dass sich Ihr Beschaffungsprozess verbessert?
Eine Optimierung lässt sich nur steuern, wenn Sie sie messen. Legen Sie vor den ersten Maßnahmen Ausgangswerte fest und verfolgen Sie danach regelmäßig einige wenige Kennzahlen:
| Kennzahl | Was sie zeigt |
|---|---|
| Durchlaufzeit von der Bedarfsanforderung bis zur Bestellung | Wie schnell Freigaben und Bestellungen abgewickelt werden |
| Prozesskosten pro Bestellung | Wie viel interner Aufwand hinter jedem Beschaffungsvorgang steckt |
| Anteil der Bestellungen über Kataloge und Rahmenverträge | Wie gut Bestellungen an der Einkaufsabteilung vorbei (Maverick Buying) eingedämmt werden |
| Quote fehlerfreier Rechnungsabgleiche | Wie sauber Bestellung, Wareneingang und Rechnung zusammenpassen |
| Liefertreue der Lieferanten | Wie zuverlässig Lieferanten Termine und Mengen einhalten |
| Nutzungsquote der Beschaffungssoftware | Ob die Mitarbeitenden das Tool tatsächlich und korrekt verwenden |
Die letzte Kennzahl wird oft vergessen, ist aber entscheidend: Ein neues Beschaffungstool verbessert den Prozess nur, wenn die Mitarbeitenden es richtig nutzen. Werden Bedarfsanforderungen unvollständig erfasst oder weiterhin per E-Mail verschickt, verpuffen die Vorteile der Digitalisierung. Werten Sie deshalb aus, an welchen Stellen Nutzer abbrechen oder Fehler machen, und unterstützen Sie sie gezielt mit Anleitungen direkt in der Anwendung.
Häufig gestellte Fragen
Wie kann ein Beschaffungsprozess optimiert werden?
Einen Beschaffungsprozess optimieren Sie, indem Sie zuerst die Engpässe analysieren und dann gezielt ansetzen: mit klaren Beschaffungsrichtlinien, standardisierten Freigabe-Workflows, einem zentralen Beschaffungstool, Katalogen und Rahmenverträgen sowie der Automatisierung von Routineaufgaben wie dem Rechnungsabgleich. Ebenso wichtig ist, dass alle Beteiligten das Tool sicher bedienen können. Kennzahlen wie Durchlaufzeit und Prozesskosten pro Bestellung zeigen, ob die Maßnahmen wirken.
Welche Arten der Beschaffung gibt es?
Nach dem Zeitpunkt der Bereitstellung unterscheidet man drei klassische Beschaffungsarten: die Einzelbeschaffung im Bedarfsfall, die Vorratsbeschaffung, bei der Material auf Lager gehalten wird, und die fertigungssynchrone Beschaffung (Just-in-time), bei der Material genau dann geliefert wird, wenn es gebraucht wird. Daneben wird zwischen direkter Beschaffung für die eigenen Produkte und indirekter Beschaffung für den laufenden Betrieb unterschieden.
Was sind die Aufgaben der Beschaffung?
Die Beschaffung stellt sicher, dass ein Unternehmen die benötigten Waren und Dienstleistungen in der richtigen Menge und Qualität, zum richtigen Zeitpunkt und zu wirtschaftlichen Konditionen erhält. Dazu gehören Bedarfsplanung, Lieferantensuche und -bewertung, Verhandlungen, Vertragsmanagement, Bestellabwicklung und Risikomanagement. Die strategische Beschaffung kümmert sich zusätzlich um Warengruppenstrategien, Lieferantenentwicklung und die Reduzierung der Gesamtkosten.
Was versteht man unter Maverick Buying?
Maverick Buying bezeichnet Einkäufe, die an den festgelegten Beschaffungsprozessen vorbei getätigt werden, etwa wenn Mitarbeitende ohne Freigabe oder außerhalb bestehender Rahmenverträge bestellen. Die Folgen sind höhere Preise, fehlende Transparenz über die Ausgaben und Compliance-Risiken. Maverick Buying lässt sich vor allem durch einfache, gut verständliche Bestellwege, Kataloge in der Beschaffungssoftware und klare Richtlinien eindämmen.
Wie vermeiden Sie Störungen bei der Umstellung auf eine neue Einkaufssoftware?
Bei der Umstellung auf eine neue Einkaufssoftware vermeiden Sie Störungen, indem Sie Prozesse vorab vereinheitlichen, die Fachbereiche früh einbinden und die Einführung in Etappen planen. Schulen Sie Hauptnutzer intensiv und unterstützen Sie Gelegenheitsnutzer mit Anleitungen direkt in der Anwendung. Planen Sie nach dem Go-live eine Phase mit verstärktem Support ein und werten Sie aus, wo Nutzer Schwierigkeiten haben.
