Der Einkauf der Zukunft ist digital, datenbasiert und strategisch: E-Procurement-Lösungen automatisieren Bestellungen und Ausschreibungen, machen Ausgaben transparent und helfen, die Versorgung zu sichern. Die Krisenjahre 2020 bis 2022 haben gezeigt, wie wichtig Liquidität, Versorgungssicherheit und stabile Lieferantenbeziehungen sind. Entscheidend für den Erfolg bleibt jedoch, dass Einkäufer, Fachabteilungen und Lieferanten die Tools tatsächlich nutzen.
Das Wichtigste in Kürze
- E-Procurement-Lösungen standardisieren und automatisieren den Beschaffungsprozess und ersetzen Excel-Listen durch zentrale, gesicherte Daten.
- Die Pandemie hat die Prioritäten des Einkaufs verschoben: Liquidität, Einsparungen und Versorgungssicherheit rückten in den Vordergrund, Lokalisierung und Nachhaltigkeit auf die Agenda der Konzernleitungen.
- Laut PwC Digital Procurement Survey 2024 streben Einkaufsabteilungen bis 2027 einen Digitalisierungsgrad von rund 70 % an.
- Ohne Nutzerakzeptanz bleibt E-Procurement wirkungslos: Gelegentliche Nutzer und Lieferanten brauchen Hilfe direkt in der Anwendung.
Der Einkauf ist für Unternehmen strategischer denn je. Die Covid-19-Krise hat mehrere Dinge deutlich gemacht: Die Digitalisierung des Einkaufs ist nicht mehr nur eine Option und der Einsatz von E-Procurement-Lösungen liegt auf der Hand. Was aber ist der Mehrwert von E-Procurement-Lösungen für Unternehmen? Welche Spuren hat die Covid-19-Krise im Einkauf hinterlassen? Und welche Rolle spielt Digital Adoption, also die tatsächliche Nutzung der Tools, in einer digitalisierten Beschaffung?
Ansichten von Experten zu den Herausforderungen des Einkaufs im digitalen Zeitalter.
- Pierre Leroux, CEO und Gründer von Knowmore;
- Anne Tessier-Chênebeau, stellvertretende Geschäftsführerin von Synertrade;
- Thomas Decamp, Vertriebsleiter bei Proactis;
- Arnaud Malardé, Senior Product Marketing Manager bei Ivalua;
1. Die Digitalisierung des Einkaufs: Warum sollte man E-Procurement-Lösungen nutzen?
Neue Herausforderungen, neue Tools, neue Einsatzmöglichkeiten … Die digitale Transformation hat den Einkauf komplett verändert. Die Einkaufsabteilungen, die seit langem an die Verwendung von Tools wie Excel gewöhnt sind, wenden sich nun E-Procurement-Lösungen zu, um ihre Aktivitäten zu verwalten. Ob im operativen Einkauf oder bei Ausschreibungen (E-Sourcing): Digitale Einkaufslösungen helfen Unternehmen bei modernen Herausforderungen wie:
- Steigerung der Qualität der Beschaffungsprozesse durch Standardisierung und Automatisierung.
- Vereinfachung der Einkaufsverwaltung und Verbesserung der Überwachung durch Zentralisierung und Sicherung der Daten und durch die Erleichterung der Verwaltung von Ausschreibungen.
Kurz gesagt: E-Procurement-Lösungen ermöglichen einen flexibleren und effizienteren Einkauf, indem sie ein besseres Ausgabenmanagement fördern. Thomas Decamp (Proactis) erklärt: „Das Ziel des Einkaufs ist die Aufrechterhaltung der Lieferkette. Das heißt, es ist wichtig, keinen Bruch zwischen dem Unternehmen und seinen Lieferanten zu schaffen. Dies betrifft sowohl die strategischen als auch die nicht strategischen Einkäufe des Unternehmens. Die Verbindung nicht abreißen zu lassen, bedeutet auch, das Ökosystem der Zulieferer zu erhalten und die kleineren Anbieter zu berücksichtigen.“ Eine Tätigkeit, die strategischer denn je ist, wie Anne Tessier-Chênebeau (Synertrade) betont:
„Der Einkauf ist heute als Geschäftspartner der Geschäftsführung positioniert, der einen echten Wertbeitrag zur Unterstützung der strategischen Pläne der Unternehmen leistet.“
Hatte der Einkauf schon zuvor eine strategische Position im Unternehmen, so wurde diese während der Gesundheitskrise 2020–2022 noch gestärkt.
2. Was die Covid-19-Krise für den Einkauf verändert hat
Die Gesundheitskrise wirkte für den Einkauf wie ein Stresstest. Arnaud Malardé betont:
„Die Krise hat die Situation der Unternehmen, die nicht entsprechend ausgerüstet waren, noch verschärft. Während einige Abteilungen bereits Nachholbedarf bei der Digitalisierung hatten, musste sich der gesamte Bereich neuen Herausforderungen stellen. In kurzer Zeit haben sich die Prioritäten des Einkaufs geändert.“ Der Ivalua-Experte fährt fort: „Früher bestand die Priorität der Einkaufsabteilungen darin, die Leistung des Einkaufs mittel- bis langfristig zu verbessern: digitale Transformation, Optimierung von Prozessen und Verfahren und Agilität des Einkaufs. Die Krise hat sie dazu gezwungen, in kürzeren Zeiträumen zu denken. Andere Prioritäten sind in den Vordergrund gerückt: Erhaltung der Liquidität, Erzielung von Einsparungen und Sicherung der Versorgung.“
Die Rolle des Einkaufs war schon während der Krise strategisch wichtig und ist es auch heute noch.
„Der Einkauf trägt mehr denn je zum Erfolg des Unternehmens bei. Jeder eingesparte Euro wirkt sich direkt auf das Ergebnis in der Gewinn- und Verlustrechnung aus. Die Zusammenarbeit zwischen der Einkaufsabteilung und den Finanzabteilungen des Unternehmens muss reibungsloser werden. Einkaufslösungen müssen auch neue Möglichkeiten bieten, um Kostenstellen zu Treibern für Produktivität und Kostensenkung (etwa durch Skonti) zu machen, indem sie den Prozess von der Bestellung bis zur Bezahlung des Lieferanten automatisieren und die Bearbeitungszeit verkürzen“, erklärt Thomas Decamp.
Die Covid-19-Krise hat die Einkaufsabteilungen zwar gezwungen, kurzfristig zu denken, sie hat aber auch zu neuen Denkweisen geführt. Anne Tessier-Chênebeau weist auf einen neuen Trend hin:
„Dieser Trend zwingt Einkaufsorganisationen, ihr Modell neu zu erfinden, denn wir haben erkannt, dass diese Pandemie Auswirkungen auf alle Unternehmen in der ganzen Welt hat. Beschaffungsstrategien in Niedrigkostenländern können ihre Grenzen haben. Wir denken also über Themen nach, die ein viel breiteres Spektrum haben. Lokalisierung, Rückverlagerung und nachhaltiges Wirtschaften sind Themen, die in den Vorständen großer Konzerne neben bereits wichtigen Themen wie der Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen diskutiert werden.“
Darüber hinaus hat diese Krise auch andere, ebenso wichtige Fragen aufgeworfen, zum Beispiel die Frage, wie digitale Tools im Arbeitsalltag tatsächlich ankommen.
3. Die Einführung von E-Procurement-Lösungen: die Zukunft des Beschaffungswesens
Da die Einkaufsabteilungen keine andere Wahl haben, als sich für E-Procurement-Lösungen zu entscheiden, um die Wettbewerbsfähigkeit ihres Unternehmens zu sichern, wird die Akzeptanz der digitalen Tools zum Muss: Ohne sie ist keine erfolgreiche digitale Transformation möglich.
Von den Einkaufsabteilungen bis zu den Lieferanten wirkt sich die Einführung von E-Procurement-Lösungen durch die Nutzer direkt auf die Unternehmensleistung aus. Obwohl die Zeit für vollständig digitale Lösungen gekommen ist, ist dies noch lange nicht die Norm. Für Pierre Leroux, CEO von Knowmore, ist der Befund klar:
„Einkaufsstrukturen stehen vor großen Herausforderungen in Bezug auf die digitale Adoption und das Change Management.“
Das birgt erhebliche Risiken. Denn wenn Einkaufsinformationssysteme wenig, nicht oder schlecht genutzt werden, kann dies zu Fehlern, verzögerten Prozessen oder sogar zu einer Unterbrechung der Lieferkette führen, die für das Überleben der Unternehmen so wichtig ist.
Um die Herausforderung der Digital Adoption zu meistern, sind bestimmte Grundlagen wie Software-Schulungen erforderlich. Um effektiv zu sein, muss die Schulung jedoch an die Lernbedürfnisse der Nutzer angepasst werden. Anne Tessier-Chênebeau betont: „Die Zeiten der Benutzerhandbücher und Videotutorials, in denen man seinen Bildschirm nicht wiedererkennt, weil er nicht mit dem übereinstimmt, was man vor sich hat, sind vorbei.“ Arnaud Malardé nennt als Beispiel die Schulung von Lieferanten: „Es ist wichtig, dass das Tool für den Lieferanten einfach zu bedienen ist. Ein Lieferant meldet sich seltener in der Lösung an als ein regelmäßiger Nutzer, manchmal weniger als einmal im Monat. Lieferanten haben keine Zeit, die Bedienung zu lernen.“ Und das aus gutem Grund: „Das Einkaufsinformationssystem ist nicht mehr nur den Einkäufern vorbehalten“, erklärt Anne Tessier-Chênebeau:
„Wir haben eine ganze Reihe von Endnutzerprofilen, und es kommen laufend neue hinzu. Die Finanz-, Risiko-, Qualitäts- und Lieferkettenabteilungen sowie die Lieferanten unserer Kunden sind Nutzer unserer Lösungen. Benutzerfreundlichkeit, UI/UX werden also zum Schlüssel, um eine breite Akzeptanz zu gewährleisten. In dieser Hinsicht wird die Welt der Technologie heute von den Nutzern bestimmt und wir müssen uns an sie anpassen!“
Wie lassen sich also Lösungen für die elektronische Beschaffung und Digital Adoption kombinieren, um ein besseres Nutzererlebnis zu schaffen? Für die stellvertretende Geschäftsführerin von Synertrade gehen E-Procurement-Lösungen und Plattformen zur digitalen Adoption Hand in Hand und sind genau die Antwort auf die modernen Herausforderungen des Einkaufs.
„Es ist kein Zufall, dass wir bei unseren Kunden täglich mit Knowmore arbeiten: Diese Akzeptanz muss durch eine Technologie wie die von Knowmore unterstützt werden, die es dem gelegentlichen oder regelmäßigen Nutzer ermöglicht, durch eine digitale Lösung geführt zu werden. Heute ist die von Knowmore angebotene On-Board-Navigationshilfe eine der Antworten auf die Adoptionsprobleme unserer Kunden.“
Es geht um den Abbau von Widerständen und Frustrationen im Zusammenhang mit der Digitalisierung, mit dem Ziel, die Abwicklung und Optimierung des Einkaufs zu erleichtern.
Digitalisierung, Gesundheitskrise, neue Lieferkettenrisiken: Die Einkaufsabteilungen haben anspruchsvolle Jahre hinter sich. Eines ist sicher: Die Wahl der Tools, die zur Bewältigung dieser Herausforderungen eingesetzt werden, ist von großer strategischer Bedeutung.
Welche Ziele verfolgt der Einkauf heute?
Der Einkauf ist längst mehr als eine Bestellabteilung. Er verfolgt heute vier Kernziele, die sich gegenseitig beeinflussen:
- Kosten senken: bessere Konditionen, gebündelte Bedarfe und geringere Prozesskosten pro Bestellung
- Versorgung sichern: Material und Dienstleistungen in der richtigen Menge und Qualität zur richtigen Zeit bereitstellen
- Qualität gewährleisten: Lieferanten auswählen, bewerten und weiterentwickeln
- Risiken minimieren: Abhängigkeiten, Lieferausfälle und Compliance-Verstöße frühzeitig erkennen
Hinzu kommen Nachhaltigkeit und Innovation, denn der Einkauf bringt das Wissen der Lieferanten ins Unternehmen. Diese Ziele stehen oft in Spannung zueinander: Der günstigste Lieferant ist nicht immer der verlässlichste, und eine zweite Bezugsquelle kostet zunächst Geld. Gute Einkaufsentscheidungen brauchen deshalb vollständige, aktuelle Daten. Für die Einkaufsleitung heißt das: Erfolg misst sich nicht mehr nur an Einsparungen, sondern auch an Versorgungssicherheit und Risikovorsorge. E-Procurement-Lösungen unterstützen all diese Ziele, weil sie Prozesse standardisieren, Ausgaben transparent machen und Daten für Entscheidungen liefern. Damit sie wirken, müssen Einkäufer und Bedarfsträger sie allerdings auch nutzen – mehr dazu im Beitrag zur digitalen Beschaffungsplattform.
Wie sieht der Einkauf der Zukunft aus? 5 Entwicklungen
Seit den Krisenjahren hat sich der Einkauf weiter gewandelt. Fünf Entwicklungen prägen den Einkauf der Zukunft:
- Daten statt Bauchgefühl: Ausgabenanalysen (Spend Analytics) und Lieferantendaten werden zur Grundlage jeder Verhandlung. Laut der PwC Digital Procurement Survey 2024 zählen Datenanalyse und Source-to-Contract zu den wichtigsten Anwendungsfällen der Digitalisierung im Einkauf.
- Künstliche Intelligenz: KI unterstützt bei der Klassifizierung von Ausgaben, beim Vergleich von Angeboten und bei der Erkennung von Risiken. In einer Impulsumfrage von BME und Apsolut Group setzte knapp ein Fünftel der Beschaffungsverantwortlichen bereits KI-Lösungen ein; Personaleinsparungen nannte weniger als 1 % als Ziel. Die Entscheidung bleibt beim Einkäufer.
- Resilienz und Risikomanagement: Mehrere Bezugsquellen, Lokalisierung und die laufende Überwachung von Lieferantenrisiken gewinnen an Gewicht.
- Nachhaltigkeit: Laut PwC erfasst bereits jedes zweite Unternehmen die CO₂-Emissionen seiner Lieferanten oder testet eine Lösung dafür.
- Nutzerzentrierung: Je mehr Fachabteilungen und Lieferanten im Einkaufssystem arbeiten, desto wichtiger werden Benutzerfreundlichkeit und Hilfe direkt in der Anwendung.
Der Weg dorthin ist noch weit: Einkaufsabteilungen streben laut PwC bis 2027 einen Digitalisierungsgrad von rund 70 % an; zwischen 2022 und 2024 stagnierte er jedoch, weil Investitionsentscheidungen aufgeschoben wurden. Umso wichtiger ist es, dass eingeführte Lösungen tatsächlich genutzt werden. Wie Sie dabei vorgehen, zeigt unser Beitrag zum Change Management im Einkauf.
Häufig gestellte Fragen
Was bedeutet „Einkauf der Zukunft“?
Mit „Einkauf der Zukunft“ ist ein digital vernetzter, datenbasierter und strategisch ausgerichteter Einkauf gemeint. Routinevorgänge wie Bestellungen, Freigaben und Rechnungsprüfung laufen automatisiert über E-Procurement-Lösungen, während sich die Einkäufer auf Lieferantenstrategie, Risikomanagement, Nachhaltigkeit und Innovation konzentrieren. Voraussetzung ist, dass alle Beteiligten die digitalen Tools tatsächlich nutzen.
Welche Vorteile bieten E-Procurement-Lösungen?
E-Procurement-Lösungen standardisieren und automatisieren den Beschaffungsprozess von der Bedarfsmeldung bis zur Bezahlung. Sie senken Prozesskosten, verkürzen Durchlaufzeiten, schaffen Transparenz über alle Ausgaben, erleichtern Ausschreibungen und machen den Einkauf weniger fehleranfällig. Einen Überblick bietet unser Beitrag E-Procurement: Definition, Funktionen und Vorteile.
Wie hat die Corona-Krise den Einkauf verändert?
Die Covid-19-Pandemie hat Lieferketten unterbrochen und die Prioritäten des Einkaufs verschoben: Statt langfristiger Prozessoptimierung standen Liquidität, Einsparungen und Versorgungssicherheit im Vordergrund. Zugleich wurden Beschaffungsstrategien mit Fokus auf Niedrigkostenländer hinterfragt; Lokalisierung, mehrere Bezugsquellen und nachhaltiges Wirtschaften rückten auf die Agenda der Unternehmensleitungen.
Was ist Einkauf 4.0?
Einkauf 4.0 bezeichnet in Anlehnung an Industrie 4.0 die Digitalisierung und Vernetzung des Einkaufs. Gemeint sind durchgängig digitale Prozesse, automatisierte Bestellungen, der Datenaustausch mit Lieferanten über Portale und Schnittstellen sowie datenbasierte Entscheidungen bis hin zum Einsatz künstlicher Intelligenz. Der Begriff wird oft gleichbedeutend mit „digitale Beschaffung“ verwendet.
Warum scheitern E-Procurement-Projekte an der Nutzerakzeptanz?
Viele Nutzer einer E-Procurement-Lösung, etwa Bedarfsträger in Fachabteilungen und Lieferanten, arbeiten nur gelegentlich damit. Klassische Schulungen und Handbücher reichen dann nicht aus: Abläufe werden vergessen, Bestellungen laufen wieder am System vorbei. Hilfe direkt in der Anwendung und ein gezieltes Onboarding von Einkäufern und Lieferanten beugen dem vor.
