Change-Management-Tools sind Methoden, Vorlagen und Software, mit denen Unternehmen Veränderungen planen, kommunizieren, begleiten und messen. Dazu gehören klassische Instrumente wie Stakeholder-Analyse und Kommunikationsplan ebenso wie Software für Projekt- und Aufgabenmanagement, Mitarbeiterbefragungen, IT-Change-Management und die Einführung neuer Anwendungen. Dieser Beitrag stellt fünf Software-Lösungen vor und zeigt, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.
Das Wichtigste in Kürze
- Change-Management-Tools umfassen sowohl Methoden und Vorlagen (z. B. Stakeholder-Analyse, Kraftfeldanalyse, Kommunikationsplan) als auch Software.
- Software unterstützt den Wandel auf mehreren Ebenen: Adoption neuer Anwendungen, Projekt- und Aufgabensteuerung, Messung des Mitarbeiterengagements und IT-Change- bzw. Incident-Management.
- Kein Tool deckt alles ab: Entscheidend ist, welche Art von Veränderung Sie begleiten und welche Zielgruppe Sie erreichen wollen.
- Wichtige Auswahlkriterien sind Integration in bestehende Anwendungen, einfache Bedienung, Datenschutz und die Möglichkeit, Akzeptanz und Nutzung zu messen.
Das Change Management kann mehreren Geschäftsszenarien zugutekommen, darunter:
- Digitalisierung interner Prozesse
- Einführung neuer Software
- Entstehung neuer Berufsbilder
- Wechsel in der Geschäftsführung
- Verlegung
Es stehen zahlreiche Ressourcen zur Verfügung, um Organisationen dabei zu helfen, Veränderungen voranzutreiben. Umso schwieriger ist es, die Lösung auszuwählen, die am besten auf die Bedürfnisse eines Unternehmens und seiner Mitarbeiter zugeschnitten ist. In diesem Artikel listet Knowmore fünf Change-Management-Tools auf, die Sie auf dem Weg zur digitalen Transformation unterstützen können.
1. Knowmore: digitale Transformation für alle erreichbar
Unternehmen in die Lage zu versetzen, die Transformation nachhaltig voranzutreiben: Das ist das vorrangige Ziel einer Change-Management-Software. Von der Planung über die Umsetzung bis hin zum Monitoring unterstützt diese Software den Veränderungsprozess in jeder Phase und ermöglicht es, auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden einzugehen.
Knowmore ist eine Digital Adoption Platform, die Veränderungen bei der Einführung neuer Software begleitet. Unabhängig davon, ob Sie interne Anwendungen oder führende Marktlösungen verwenden, lässt sich diese Lösung direkt in Ihre Software integrieren, um Benutzer Schritt für Schritt zu führen. Dank kurzer (maximal 3 Minuten) und praxisnaher Lernmodule lernen Ihre Mitarbeiter im Handumdrehen, mit ihren Werkzeugen umzugehen. Knowmore setzt dabei auf einfache Bedienung und konsequente Benutzerorientierung.
Mit der Lösung können Sie mit wenigen Klicks maßgeschneiderte Schulungen erstellen und Ihre Inhalte an die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter (nach Rolle, Abteilung, Sprache) anpassen. Darüber hinaus können Sie mit der Statistikfunktion direkt in Ihren Anwendungen Daten zum Nutzungsverhalten sammeln. Mit Echtzeitdaten können Sie den Veränderungsprozess verfolgen, steuern und anpassen. Dank ihres benutzerzentrierten Ansatzes stellt die Lösung den Menschen in den Mittelpunkt der Software-Einführung und ermöglicht es Ihnen, langfristige, nachhaltige Veränderungen und digitale Transformation zu verankern.
2. monday.com: Projektmanagement für alle Teams
Da Change-Management eng mit dem Projektmanagement verbunden ist, liegt es nahe, diesen Prozess mit Projektmanagement-Software voranzutreiben. Unter anderem ermöglicht monday.com die Steuerung des Change-Managements, indem die verschiedenen Phasen des Projekts mit verschiedenen Teams koordiniert werden.
Die Plattform monday.com gilt als intuitiv bedienbares Projektmanagement-Tool für die funktionsübergreifende Zusammenarbeit. Das Tool begleitet jeden Schritt von der Planung über die Organisation bis zur Nachbereitung. Dank des intuitiven Dashboards können Mitarbeiter den Projektfortschritt einsehen. Ob Budgetplanung, Aufgabenverfolgung oder Reporting: monday.com ermöglicht es, Projekte, aber auch Teams über einen gemeinsamen Arbeitsbereich zu koordinieren. Damit ist es mehr als ein Projektmanagement-Tool: Es unterstützt auch die Zusammenarbeit im Team.
3. Asana: kollaboratives Aufgabenmanagement
Ähnlich wie Projektmanagement-Tools können auch Aufgabenmanagement-Tools im Change-Management nützlich sein. Denn sie fördern ein Schlüsselelement des Change-Managements: die Kommunikation. Mit dem passenden Tool können Ihre Teams besser über das Projekt kommunizieren und es effizienter steuern.
Asana ist eine verbreitete Lösung für das Aufgabenmanagement im Team. In Form eines Zeitplans, einer Tabelle oder eines Kalenders ermöglicht Ihnen die Plattform, Ihre Arbeit nach Ihren Zielen und Ihren Projekten zu organisieren, indem Sie sie in tägliche Aufgaben unterteilen. Neben einem Gesamtüberblick über Projekte bietet Asana Funktionen wie Fristen, Erinnerungen und Kommentare. Ob Teammanagement, Ressourcenplanung oder Aufgabenverfolgung: Asana eignet sich gut, um die Kommunikation im Team zu fördern. Das kleine Extra? Mit der Workload-Ansicht sehen Sie die Auslastung jedes Teammitglieds und können Aufgaben entsprechend verteilen.
4. Workday Peakon Employee Voice: Mitarbeiterengagement messen
Tools zur Messung des Mitarbeiterengagements ermöglichen es Unternehmen, das Change-Management aus einem anderen Blickwinkel anzugehen: dem der Mitarbeitenden. Durch Umfragen, Pulsbefragungen oder Feedback sammeln Unternehmen wertvolle Daten, um sich während des gesamten Prozesses an die Bedürfnisse der Mitarbeiter anzupassen. Warum hilft ein Tool zur Engagement-Messung im Change-Management? Ganz einfach: Der Schlüssel zum Vorantreiben von Veränderungen sind Ihre Mitarbeitenden. Und um mögliche Widerstände zu überwinden, ist Kommunikation unerlässlich.
Diese Mitarbeiterengagement-Software ermöglicht es Ihnen, Informationen durch Mitarbeiterbefragungen zu sammeln. Dank des Echtzeit-Dashboards und der Analyse können Sie Ihren Change-Management-Prozess ganz einfach an die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter anpassen. Eine Stärke der Lösung, die seit 2021 zu Workday gehört, ist die individuelle Anpassung. Von Branding und Berichterstellung bis hin zu Umfragen und Karriereentwicklungsplanung ermöglicht Ihnen die Software, Ihre Inhalte so anzupassen, dass sie den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter am besten entsprechen.
5. Freshservice: automatisiertes Störungsmanagement
Ein Incident-Management-Tool für das Change-Management? Durchaus: Jedes Veränderungsprojekt bringt Unvorhergesehenes mit sich. Dank ihrer unterschiedlichen Funktionalitäten ermöglichen Incident-Management-Tools Ihnen, IT-Vorfälle in Ihren verschiedenen Anwendungen zu verwalten.
Freshservice hilft Ihnen, die Zeit zur Lösung von Vorfällen durch Automatisierung zu verkürzen. Auf der Plattform können Sie Tickets aus Ihren verschiedenen Kanälen anzeigen, priorisieren und Ihren Teams zuweisen. Das Dashboard ermöglicht es Ihnen, den Fortschritt der Tickets zu verfolgen. Zufriedenheitsumfragen, Wissensdatenbank oder SLA-Management gehören zu den Funktionen, mit denen Freshservice Veränderungen unterstützt.
Es gibt zahlreiche Change-Management-Tools auf dem Markt. Wählen Sie die Tools, die für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter am besten geeignet sind. Benötigen Sie Hilfe bei der Auswahl Ihres Tools?
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und besprechen Sie die Change-Management-Lösung von Knowmore mit unserem Expertenteam.
Wie wählen Sie das passende Change-Management-Tool aus?
Klären Sie zuerst, welche Art von Veränderung Sie unterstützen wollen. Der Begriff „Change-Management“ wird in zwei Bedeutungen verwendet: als Begleitung organisatorischer Veränderungen und als IT-Change-Management nach ITIL, also die kontrollierte Freigabe technischer Änderungen. Für Letzteres sind ITSM-Lösungen gedacht, für Ersteres Werkzeuge für Kommunikation, Schulung und Feedback. Prüfen Sie anschließend diese Kriterien:
- Zielgruppe: Wer soll das Tool nutzen – das Projektteam, Führungskräfte oder alle Mitarbeitenden?
- Integration: Lässt sich das Tool in die vorhandenen Anwendungen einbinden, etwa ERP-, CRM- oder HR-Systeme?
- Bedienbarkeit: Ein Tool, das seinerseits umfangreiche Schulungen erfordert, erhöht die Belastung in einer ohnehin anspruchsvollen Phase.
- Messbarkeit: Können Sie Fortschritt, Akzeptanz und tatsächliche Nutzung auswerten?
- Datenschutz und Betrieb: Werden die Anforderungen der DSGVO erfüllt, wo werden die Daten gespeichert, und ist der Betriebsrat einzubinden?
Bei der Einführung neuer Software lohnt sich zusätzlich eine Digital Adoption Platform, die Anwenderinnen und Anwender direkt in der Anwendung anleitet.
Welche Change-Management-Instrumente gibt es neben Software?
Das Change-Management-Beratungsunternehmen Prosci definiert Change-Management-Tools als Ressourcen, Modelle, Methoden oder Software, die Change-Verantwortliche für bestimmte Aufgaben im Veränderungsprozess einsetzen. Software ist also nur ein Teil des Werkzeugkastens. Bewährte Instrumente ohne spezielle Software sind:
- Stakeholder-Analyse: Sie zeigt, wer von der Veränderung betroffen ist, wie viel Einfluss die einzelnen Gruppen haben und wie sie dazu stehen.
- Kraftfeldanalyse: Sie stellt treibende und hemmende Kräfte gegenüber und macht sichtbar, wo Sie ansetzen sollten.
- RACI-Matrix: Sie legt fest, wer verantwortlich ist, wer entscheidet, wer mitwirkt und wer informiert wird.
- Change-Impact-Analyse: Sie beschreibt, wie stark sich Aufgaben, Abläufe und Systeme für jede Gruppe ändern, und bildet die Grundlage für Schulung und Kommunikation.
- Kommunikationsplan: Er regelt, welche Zielgruppe wann über welchen Kanal welche Botschaft erhält.
- Change-Modelle: Ansätze wie das ADKAR-Modell oder das 3-Phasen-Modell von Lewin geben dem Vorgehen eine Struktur.
Software entfaltet ihre Wirkung erst, wenn diese Grundlagen stehen: Ein Projekt-Tool ersetzt keine Stakeholder-Analyse, und eine Befragungsplattform ersetzt kein Gespräch mit den Betroffenen.
Häufig gestellte Fragen
Was sind Change-Management-Tools?
Change-Management-Tools sind Methoden, Modelle, Vorlagen und Software, mit denen Unternehmen Veränderungen planen, steuern und begleiten. Dazu zählen Instrumente wie Stakeholder-Analyse, Kraftfeldanalyse und Kommunikationsplan ebenso wie Software für Projektmanagement, Mitarbeiterbefragungen, IT-Change-Management oder die Anleitung von Nutzern in neuen Anwendungen. Welches Tool passt, hängt von Art und Umfang der Veränderung ab.
Welche Tools helfen bei der Planung und Umsetzung von Reorganisationen?
Für die Planung einer Reorganisation eignen sich Stakeholder-Analyse, RACI-Matrix und Kommunikationsplan, für die Steuerung Projekt- und Aufgabenmanagement-Tools mit Zeitplänen und Dashboards. Mitarbeiterbefragungen zeigen, wie die Veränderung ankommt. Ändern sich dabei auch Software und Abläufe, helfen Schulungs- und Digital-Adoption-Lösungen, damit die Mitarbeitenden die neuen Prozesse schnell beherrschen.
Was ist der Unterschied zwischen Change-Management und IT-Change-Management?
Change-Management im organisatorischen Sinn begleitet Menschen durch Veränderungen – mit Kommunikation, Schulung und Führung. IT-Change-Management ist ein ITSM-Prozess nach ITIL, mit dem Änderungen an IT-Systemen beantragt, bewertet, genehmigt und dokumentiert werden. Beide ergänzen sich: Wird eine neue Software eingeführt, sichert IT-Change-Management den technischen Ablauf und organisatorisches Change-Management die Akzeptanz.
Was ist eine Change-Management-Software?
Eine Change-Management-Software unterstützt Unternehmen digital dabei, Veränderungen umzusetzen. Je nach Schwerpunkt plant sie Aufgaben und Meilensteine, sammelt Feedback der Mitarbeitenden, steuert technische Änderungen oder führt Anwenderinnen und Anwender Schritt für Schritt durch neue Anwendungen. Viele Unternehmen kombinieren mehrere Lösungen, statt alles mit einer einzigen Software abzudecken.
