Onboarding im E-Procurement bedeutet, Einkäufer, Bedarfsträger und Lieferanten so in die Einkaufssoftware einzuarbeiten, dass sie Anfragen, Bestellungen und Rechnungen vom ersten Tag an korrekt abwickeln. Beim Lieferanten-Onboarding kommen Registrierung, Prüfung und Freigabe im Lieferantenportal hinzu. Entscheidend sind ein guter erster Eindruck, Schulung direkt in der Anwendung und ein Onboarding, das mit jedem Software-Update mitwächst.
Das Wichtigste in Kürze
- Lieferanten-Onboarding umfasst die Registrierung, Prüfung und Freigabe neuer Lieferanten sowie ihre Einarbeitung in die E-Procurement-Plattform.
- Lieferanten und Bedarfsträger nutzen Einkaufssoftware oft nur gelegentlich – sie brauchen Hilfe genau in dem Moment, in dem sie eine Aufgabe erledigen.
- Interaktive Anleitungen direkt in der Anwendung ersetzen lange Präsenzschulungen und lassen sich bei jedem Update schnell anpassen.
- Kennzahlen wie die Zeit bis zur ersten Bestellung oder der Anteil aktiver Lieferanten im Portal machen den Erfolg des Onboardings messbar.
Wussten Sie schon? Eine E-Procurement-Lösung verkürzt Durchlaufzeiten, macht Ausgaben transparent und reduziert Fehler – allerdings nur, wenn Einkäufer und Lieferanten sie tatsächlich nutzen.
Wie schnell Sie diese Effekte erzielen, hängt deshalb davon ab, wie gut Ihre Benutzer das Tool beherrschen.
Für Einkäufer und Lieferanten ist es oft eine große Herausforderung, sich schnell in den Einkaufstools zurechtzufinden. Und dies aus gutem Grund: Im Gegensatz zu anderer Software werden E-Procurement-Lösungen nicht täglich genutzt. Die Herausforderung für Unternehmen besteht darin, die Benutzer in Rekordzeit zu schulen, damit sie das Beste aus diesen E-Procurement -Lösungen herausholen.
Um dies zu erreichen, ist das Onboarding der Benutzer unumgänglich. Von der Verbesserung der Benutzererfahrung bis zur Einführung von E-Procurement-Lösungen: Erfahren Sie, wie das schrittweise Benutzer-Onboarding die Leistung Ihrer Beschaffung optimieren kann.
1. E-Einkaufs-Lösungen: Der erste Eindruck ist entscheidend
E-Sourcing-, E-Beschaffung- und E-Einkaufs-Lösungen ermöglichen es allesamt, durch die Standardisierung und Automatisierung von Einkaufsprozessen die Beschaffung flexibler zu machen sowie Unternehmensdaten zu konsolidieren und abzusichern. Allerdings stellt die Einführung dieser Tools die Abteilungen vor große Herausforderungen.
Um diese Herausforderungen zu meistern, ist das Onboarding der Benutzer unerlässlich. Aber warum? Eine Onboarding-Schulung wirkt sich direkt auf das Nutzungserlebnis und die Art und Weise aus, wie Einkäufer und Lieferanten ihre Tools nutzen. Wie gestalten Sie das Onboarding nachhaltig?
Begrüßen Sie Ihre neuen Benutzer bei Oracle Procurement Cloud
Möchten Sie sich um das Onboarding Ihrer Benutzer in der E-Procurement-Lösung von Oracle kümmern? Beginnen Sie mit einer Willkommensnachricht! In unbekanntem Terrain ist eine herzliche Begrüßung von großer Bedeutung; dies gilt auch für Ihre digitalen Benutzer. Mit Knowmore erreichen Sie Ihre Einkäufer und Lieferanten über Push-Benachrichtigungen, sobald sie die Lösung öffnen. Ob zur Begrüßung oder als Führung durch Oracle: Eine personalisierte Push-Nachricht ist mit wenigen Klicks erstellt. Das Ergebnis? Weniger abspringende Lieferanten und höhere Akzeptanz der Oracle-Lösung!
2. Ihre Mitarbeiter und Ihre Lieferanten möchten gern in Echtzeit geschult werden
Was wäre ein gutes Benutzer-Onboarding ohne Schulung in E-Einkaufs-Lösungen? Die Komplexität von E-Einkaufslösungen in Verbindung mit unterschiedlichen Niveaus der digitalen Kompetenz macht es unerlässlich, Ihre Mitarbeiter und Lieferanten von der ersten Nutzung an zu schulen. Eine Anleitung von Anfang an verbessert die Prozessbeherrschung und baut so den allgemeinen Widerstand gegen digitale Technologie ab; zugleich werden Fehlbedienungen vermieden. Schulung direkt in der Anwendung ist damit nicht nur operativ nützlich, sondern strategisch wichtig für das Unternehmen. Doch wo fangen Sie am besten an?
Schulen Sie Ihre Teams in Echtzeit mit der Synertrade-Software
Möchten Sie Ihre Benutzer gern in einer E-Einkaufs-Lösung wie Synertrade schulen? Dann schulen Sie sie direkt in der Lösung selbst! Dank der interaktiven Anleitungen von Knowmore lernen Ihre Benutzer Synertrade direkt bei der Arbeit kennen. Sei es die Eingabe eines neuen Lieferantenkontaktes, sei es die Erstellung eines Aktionsplans oder die Durchführung einer Ausschreibung: Es ist nicht nötig, einen Schulungstermin für Ihre Einkäufer zu buchen. Sie lernen, während sie arbeiten. Aber das ist noch nicht alles. Dank der flexiblen Knowmore-Lösung genügen wenige Klicks, um Ihre interaktiven Anleitungen zu erstellen und zu aktualisieren. Das Ergebnis? Ein einfaches und zugängliches Onboarding in Synertrade, das sich jederzeit aktualisieren lässt.
3. Ihre E-Einkaufs-Lösung entwickelt sich weiter – Ihr Benutzer-Onboarding sollte es auch!
Ob Updates oder neue Funktionen: E-Procurement-Lösungen entwickeln sich ständig weiter. Da es sich beim Benutzer-Onboarding um einen nie endenden Prozess handelt, sollten Sie es laufend an die Entwicklung Ihrer digitalen Tools anpassen. Reichern Sie Ihre Schulungsinhalte dazu mit Daten an, die direkt aus Ihren Einkaufstools stammen. Das Ziel ist die Verbesserung der Qualität Ihres Onboardings für einen flexibleren und wirksameren Einkauf!
Optimieren Sie Ihr Benutzer-Onboarding für das E-Purchasing-Tool von Ivalua
Möchten Sie die Benutzerakzeptanz Ihrer Ivalua E-Purchasing-Lösung beschleunigen? Dabei helfen Ihnen die Adoptionsanalysen von Knowmore. Direkt in Ivalua erhalten Sie Daten wie Nutzerpfade, Aufrufquoten interaktiver Leitfäden oder die Formate (Video, PDF, Bilder usw.), die von Ihren Nutzern am meisten geschätzt werden. Sie erhalten alle Angaben, die Sie benötigen, um Ihr Benutzer-Onboarding zu optimieren.
Wenn Sie es bis hierher geschafft haben, wird Ihnen bewusst, dass ein besseres Benutzer-Onboarding bei der Digitalisierung des Einkaufs eine strategische Rolle spielt. Von der Verbesserung der Benutzererfahrung bis hin zur Optimierung Ihres Procurement-Managements ermöglicht Ihnen das Benutzer-Onboarding, die Vorteile der eingeführten E-Procurement-Lösungen voll auszuschöpfen. Sei es bei der E-Sourcing- oder E-Beschaffungs-Lösung oder bei jedem anderen internen Tool: Keine Software sollte ohne Onboarding eingeführt werden. Fragen Sie sich also, was Ihr erster Schritt sein sollte, um das Onboarding der digitalen Beschaffung zu verbessern.
Möchten Sie mehr erfahren? Entdecken Sie, wie unsere Kunden die in Knowmore integrierte Anwendungsbetreuung für das Benutzer-Onboarding nutzen. Oder nehmen Sie doch einfach Kontakt auf!
Häufig gestellte Fragen
Was versteht man unter Lieferanten-Onboarding?
Lieferanten-Onboarding ist der Prozess, mit dem ein Unternehmen neue Lieferanten registriert, prüft, freigibt und in seine Einkaufsprozesse und -systeme einbindet. Dazu gehören die Erfassung von Stammdaten und Nachweisen, Compliance- und Risikoprüfungen, die Anbindung an die E-Procurement-Plattform sowie die Einarbeitung des Lieferanten, damit er Anfragen, Bestellungen und Rechnungen korrekt abwickelt.
Warum ist Benutzer-Onboarding bei E-Procurement-Software so wichtig?
E-Procurement-Software entfaltet ihren Nutzen nur, wenn Einkäufer, Bedarfsträger und Lieferanten sie korrekt verwenden. Viele dieser Nutzer arbeiten nur gelegentlich mit der Lösung und vergessen Abläufe schnell. Ein gutes Benutzer-Onboarding verkürzt die Einarbeitung, senkt Fehler und Supportanfragen und verhindert, dass Bestellungen wieder per E-Mail oder Excel am System vorbeilaufen.
Wie schult man Lieferanten in einer E-Procurement-Plattform?
Lieferanten sollten nur die Funktionen lernen, die sie brauchen: Registrierung, Angebotsabgabe, Auftragsbestätigung und Rechnungsstellung. Bewährt haben sich kurze Anleitungen direkt im Lieferantenportal, eine Willkommensnachricht beim ersten Login und eine Testtransaktion. Lange Präsenzschulungen sind für Lieferanten kaum realistisch, da sie mit den Portalen vieler Kunden arbeiten. Mehr dazu im Beitrag zur Unterstützung der Anwender von Einkaufssoftware.
Was ist der Unterschied zwischen Lieferanten-Onboarding und Mitarbeiter-Onboarding?
Mitarbeiter-Onboarding bezeichnet die Einarbeitung neuer Beschäftigter in Unternehmen, Rolle und Werkzeuge. Lieferanten-Onboarding betrifft dagegen externe Geschäftspartner: Im Mittelpunkt stehen Prüfung, Freigabe und Systemanbindung. Beiden gemeinsam ist das Benutzer-Onboarding in der Software, also die Einarbeitung in die Anwendungen, mit denen interne und externe Nutzer arbeiten.
Welche Tools unterstützen das Onboarding im Einkauf?
E-Procurement-Suiten bringen meist ein Lieferantenportal mit Self-Service-Registrierung, Freigabe-Workflows und Dokumentenverwaltung mit. Für die Einarbeitung der Nutzer kommt häufig eine Digital Adoption Platform hinzu: Sie blendet Schritt-für-Schritt-Anleitungen direkt in der Einkaufssoftware ein und zeigt anhand von Nutzungsdaten, wo Einkäufer und Lieferanten Unterstützung brauchen.
Quellen
Wie läuft das Lieferanten-Onboarding im E-Procurement ab?
Beim Lieferanten-Onboarding wird ein neuer Lieferant in die Beschaffungs-, Compliance- und Finanzprozesse des einkaufenden Unternehmens aufgenommen – und in die E-Procurement-Plattform, über die künftig Anfragen, Bestellungen und Rechnungen laufen. Workday beschreibt den Prozess als Erfassung aller Informationen, Dokumente und Genehmigungen, die für eine formale Lieferantenbeziehung nötig sind. In der Praxis umfasst er meist sechs Etappen:
- Einladung und Registrierung: Der Lieferant erhält Zugang zum Lieferantenportal und legt sein Profil an.
- Stammdaten und Nachweise: Bankverbindung, Steuernummern, Zertifikate und Versicherungsnachweise werden erfasst.
- Prüfung und Freigabe: Einkauf, Finanzabteilung und gegebenenfalls Rechtsabteilung prüfen Risiken und Compliance und geben den Lieferanten frei.
- Systemanbindung: Kataloge, Bestellabwicklung und E-Rechnung werden eingerichtet, die Daten fließen ins ERP-System.
- Einarbeitung: Der Lieferant lernt die Funktionen kennen, die er wirklich braucht – am besten mit Hilfen direkt im Portal statt mit einem langen Handbuch.
- Erste Transaktion und Begleitung: Eine erste Bestellung oder Ausschreibung zeigt, ob alles funktioniert; danach folgen regelmäßige Leistungsbewertungen.
Gerade die Einarbeitung wird oft unterschätzt. Lieferanten nutzen das Portal eines Kunden nur sporadisch und arbeiten parallel mit den Portalen vieler anderer Kunden. Je weniger Erklärung eine Aufgabe braucht, desto schneller kommt die erste fehlerfreie Transaktion zustande.
Woran erkennen Sie ein erfolgreiches Onboarding? Kennzahlen für Einkauf und Lieferanten
Ob das Onboarding in der Einkaufssoftware wirkt, zeigt sich nicht an der Zahl der Schulungsteilnehmer, sondern an der tatsächlichen Nutzung. Diese Kennzahlen haben sich bewährt:
- Zeit bis zur ersten Bestellung (Time-to-First-Order) bei neuen Lieferanten und Bedarfsträgern
- Anteil der Bestellungen über das System statt per E-Mail, Telefon oder Excel
- Aktive Lieferanten im Portal im Verhältnis zu allen eingeladenen Lieferanten
- Supportanfragen pro Nutzer nach dem Go-live und ihre häufigsten Themen
- Fehlerquote bei Bestellungen, Wareneingängen und Rechnungen
- Nutzung der Hilfen: welche Anleitungen aufgerufen und bis zum Ende durchlaufen werden
Werten Sie diese Zahlen regelmäßig aus und verbessern Sie Schulungsinhalte und Hilfen genau dort, wo Nutzer hängen bleiben. Dass sich dieser Aufwand lohnt, bestätigt die PwC Digital Procurement Survey 2024: In Deutschland nennen 75 % der befragten Unternehmen Change Management als wichtigsten Erfolgsfaktor der digitalen Transformation im Einkauf. Wie Sie Nutzungsdaten in eine Wirtschaftlichkeitsrechnung übersetzen, lesen Sie im Beitrag zum Software-ROI.
