Change Management im Einkauf sorgt dafür, dass ein Digitalisierungsprojekt nicht an den Menschen scheitert: Es bezieht Einkäufer, Bedarfsträger und Lieferanten frühzeitig ein, sichert den Rückhalt der Geschäftsleitung und begleitet die Einführung der E-Procurement-Software mit Kommunikation, Schulung und Unterstützung im Arbeitsalltag. Ohne diese Begleitung drohen Ablehnung, Projektabbruch oder eine Software, die kaum genutzt wird.
Das Wichtigste in Kürze
- Ohne klare Methodik drohen drei Szenarien: Ablehnung durch die Geschäftsleitung, Abbruch vor dem Go-live oder eine Software, die kaum genutzt wird.
- Ein Digitalisierungsprojekt im Einkauf folgt sieben Etappen: Bestandsaufnahme, Softwareauswahl, Kommunikation, gemeinsame Einführung, Schulung, zielgruppengerechte Unterstützung und Erfolgsmessung.
- In der PwC Digital Procurement Survey 2024 nennen 75 % der deutschen Unternehmen Change Management als wichtigsten Erfolgsfaktor der digitalen Transformation im Einkauf.
- Gelegentliche Nutzer und Lieferanten brauchen eine eigene Change-Strategie, denn sie sind keine Experten der Software.
1. Entwicklung eines fundierten Konzepts
Ohne eine klare Methodik für ein digitales Transformationsprojekt erhöht sich im besten Fall das Risiko des Scheiterns, im schlimmsten Fall droht der Abbruch.
Methodik: Was bedeutet sie wirklich?
Die Methodik ist Entwurf und Leitfaden zugleich, um den Erfolg des digitalen Transformationsprojekts sicherzustellen. Planung, Budgetierung und die Identifizierung der Stakeholder sind wichtige Bausteine einer guten Methodik.
Was sind die Vorteile einer klaren Methodik?
Die Einführung einer E-Purchasing-Software ohne eine klare Methodik, die den Herausforderungen des Unternehmens gerecht wird, kann mehr Kosten als Einsparungen verursachen (Investitionen in ungeeignete Tools, Fehler bei der Datenverarbeitung usw.). Welchen spezifischen Risiken sind Unternehmen ausgesetzt, die kein auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Unterstützungssystem einrichten?
| Diese typischen Fehler bei der Projektbegleitung sollten Sie bei der Einführung einer E-Purchasing-Software vermeiden: – Einführung des Projekts, ohne die Benutzer von Anfang an bei der Festlegung der Spezifikationen einzubeziehen – Fehlen der nötigen Unterstützung durch das Top-Management, um die Legitimität des Projekts sicherzustellen – Es zu einem Beschaffungsprojekt zu machen, das sich auf Software konzentriert, statt zu einem ganzheitlichen Transformationsprojekt Cédric Guillouet, Consulting Director bei Oxalys |
A) Die Risiken eines Transformationsprojekts für den digitalen Einkauf ohne Konzept
Das Projekt der digitalen Transformation wird abgelehnt
Ergebnis: Die Unternehmensleitung legt ein Veto gegen das Projekt ein.
Ursache(n): Die Geschäftsleitung sieht die Relevanz oder den Nutzen des digitalen Transformationsprojekts nicht.
Einstellung des Projekts
Ergebnis: Das Projekt wird vor der Einführung abgebrochen.
Ursache(n): Die Lösung passt nicht zu den Anforderungen der Endnutzer. Es könnte auch ein starker Widerstand gegen Veränderungen bestehen.
Mangelnde Wirksamkeit des Projekts
Ergebnis: Die E-Purchasing-Software wird eingeführt und dann wegen unzureichender Ergebnisse wieder abgeschaltet.
Ursache(n): Geringes oder gar kein Engagement der Nutzer für das Projekt und schlechte Softwareakzeptanz, die zu einer unzureichenden Beherrschung des Tools führt.
B) Das Konzept: Die wichtigsten Etappen eines Digitalisierungsprojekts für den Einkauf
Eine allgemeingültige Methode für jede Einführung von E-Purchasing-Software gibt es nicht. Die folgenden Grundlagen haben sich jedoch für Unternehmen bewährt, die ihre Beschaffung sicher digitalisieren wollen.
Erstellung einer Bestandsaufnahme
Erstellen Sie eine Übersicht über alle Probleme und Schlüsselakteure, die von Ihrem Projekt zur Digitalisierung der Beschaffung betroffen sind. Auf diese Weise können Sie geeignete Lösungen für alle Beteiligten finden, bevor Sie sie umsetzen.
Die Wahl der richtigen E-Purchasing-Software
Identifizieren Sie die Lösung, die am besten zu den aktuellen und künftigen Anforderungen des Unternehmens und der Endnutzer passt.
Passgenauigkeit ist der Schlüssel bei der Auswahl einer E-Purchasing-Software.
Gewährleistung kontinuierlicher Kommunikation
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre verschiedenen Stakeholder regelmäßig über den Projektfortschritt informieren, um deren Unterstützung zu gewinnen und zu erhalten.
Gemeinsame Einführung der E-Purchasing-Software
Beziehen Sie die Endnutzer so weit wie möglich mit ein und holen Sie ihr Feedback ein. So steigt der Nutzen der Lösung.
Schulung der Benutzer
Eine angemessene Schulung aller Endnutzer und die Anwendung bewährter Praktiken sichern von Anfang an und dauerhaft einen korrekten Umgang mit der Software.
Unterstützung für unterschiedliche Nutzergruppen
Die Anpassung der Benutzerunterstützung an die verschiedenen Nutzergruppen und Anwendungsfälle fördert eine bessere Akzeptanz der E-Purchasing-Lösung.
Messen und Anpassen auf dem Weg zum Ziel
Nach der Einführung hilft eine regelmäßige Bewertung der E-Purchasing-Implementierung, sie auf Kurs zu halten. Indem Sie die Wirksamkeit in verschiedenen Phasen messen, können Sie die erforderlichen Anpassungen an der Lösung vornehmen. Aus diesem Grund ist eine gezielte Unterstützung von entscheidender Bedeutung für die Bewältigung der Herausforderungen, mit denen die Endnutzer konfrontiert sind, und letztlich für das Erreichen der Unternehmensziele.
C) Ein genauerer Blick: Change Management für Ihr E-Purchasing-Softwareprojekt
Die Digitalisierung der Beschaffung geht weit über die Implementierung einer E-Purchasing-Software hinaus.
Bis heute halten viele Unternehmen Change Management für überflüssig.
Verbreitete Vorurteile über Change Management
● Es ist nicht notwendig.
● Es ist Zeitverschwendung.
● Es ist Geldverschwendung.
● Es wird die Ausgangssituation in keiner Weise ändern.
Und doch ist das Gegenteil der Fall. Wie können Sie einen tiefgreifenden Wandel herbeiführen, ohne einen Plan zur Unterstützung des Projekts und der Beteiligten zu haben? Ohne einen Rahmen läuft Ihr digitales Transformationsprojekt Gefahr, als unbegründete und unkoordinierte Veränderung wahrgenommen zu werden. Das schürt Widerstand – während der gesamten Umsetzung und sogar bei künftigen Transformationen. Wenn die späteren Nutzer, ob intern oder extern, den Zweck oder den Mehrwert der Einführung einer E-Purchasing-Software nicht verstehen, droht Ihr Projekt zu scheitern.
| Wichtigste Erkenntnis Um eine E-Purchasing-Software dauerhaft einzurichten, bedarf es weit mehr als nur der Bereitstellung einer Software. Warum? Weil sich digitale Lösungen ständig weiterentwickeln und zahlreiche Änderungen erforderlich sind, die überwacht werden müssen: neue Funktionen, Schnittstellen und mehr. Jede noch so kleine Änderung kann die Endnutzer verunsichern. Bieten Sie daher angemessene Unterstützung an. Zu diesem Zweck können Unternehmen jetzt auf digitales Change Management zurückgreifen, um den Wandel durch digitale Tools zu fördern. Es lässt sich parallel zu einem unternehmensweiten Change-Management-Plan oder über Tools einsetzen, die direkt in die E-Purchasing-Lösung integriert sind. So unterstützen Sie Ihre Benutzer im selben Tempo, in dem sich Ihre Beschaffungstools weiterentwickeln. |
| Expertenrat „Wir dürfen die Bedeutung des Change Managements in Bezug auf die Endnutzer und die gelegentlichen Nutzer von E-Purchasing-Lösungen nicht unterschätzen. Wir neigen dazu, sie wie Experten zu behandeln, aber das sind sie offensichtlich nicht. Wir müssen daher eine gezielte Change-Management-Strategie für diese Nutzergruppe entwickeln.“ Mickaël Malot, Direktor bei Axys Consultants |
Gut zu wissen:
Investitionen in das Change Management und die Anpassung bestehender Prozesse an die gewählte technologische Lösung zählen zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren der digitalen Transformation der Beschaffung (PwC, Digital Procurement Survey 2024).
Vor der Einführung einer E-Purchasing-Lösung sollten Sie sich überlegen, wie Sie die Transformation begleiten. Wenn Sie den Wandel anführen, können Sie nicht nur Widerstände vorhersehen, sondern auch die Leistung von E-Purchasing-Lösungen und Beschaffungsaktivitäten im Laufe der Zeit optimieren.
Kurzum: Change Management ist keine Zeitverschwendung, sondern eine Investition. Ohne Change Management und die notwendige Benutzerunterstützung gefährden Sie den Erfolg Ihrer Lösung.
Wer gehört ins Projektteam? Rollen im E-Procurement-Projekt
Viele der beschriebenen Risiken lassen sich vermeiden, wenn die Rollen von Anfang an klar verteilt sind. Ein typisches Projektteam für die Digitalisierung des Einkaufs sieht so aus:
| Rolle | Aufgabe im Projekt |
|---|---|
| Sponsor (Geschäftsleitung, CPO oder CFO) | Gibt Ziele und Budget vor, sichert die Legitimität des Projekts und entscheidet bei Zielkonflikten |
| Projektleitung | Steuert Zeitplan, Budget, Dienstleister und Abhängigkeiten zu ERP-System und Finanzbuchhaltung |
| Key-User aus Einkauf und Fachabteilungen | Bringen Anforderungen ein, testen Prozesse und unterstützen ihre Kollegen nach dem Go-live |
| IT und Integrationspartner | Verantworten Schnittstellen, Berechtigungen, Datenmigration und Betrieb |
| Change Manager | Plant Kommunikation, Schulung und Unterstützung im Arbeitsalltag und misst die Akzeptanz |
| Lieferantenmanagement | Bindet die Lieferanten an das Portal an und begleitet ihr Onboarding |
Halten Sie die Verantwortlichkeiten in einer RACI-Matrix fest, damit jede Aufgabe genau eine verantwortliche Person hat. Wie Sie Lieferanten im Portal einarbeiten, lesen Sie im Beitrag zum Lieferanten-Onboarding im E-Procurement.
Wie gelingt Change Management im Einkauf? 5 Maßnahmen
Change Management im Einkauf beginnt nicht erst beim Go-live, sondern mit dem Projektstart. Diese fünf Maßnahmen haben sich bei der Einführung von E-Procurement-Software bewährt:
- Rückhalt der Geschäftsleitung sichern: Ein Sponsor aus der Geschäftsführung oder der Einkaufsleitung erklärt, warum das Projekt Priorität hat, und entscheidet bei Zielkonflikten.
- Zielgruppen analysieren: Einkäufer, Bedarfsträger in den Fachabteilungen, Finanzbuchhaltung und Lieferanten haben unterschiedliche Erwartungen und Vorbehalte. Jede Gruppe braucht eigene Botschaften.
- Key-User und Change Agents benennen: Erfahrene Nutzer aus dem Einkauf testen die Lösung früh, geben Feedback und unterstützen ihre Kollegen nach dem Go-live.
- Schulung und Hilfe kombinieren: Eine kurze Einführungsschulung reicht nicht. Gelegentliche Nutzer brauchen Anleitungen direkt in der Anwendung, genau dann, wenn sie eine Bestellung anlegen oder eine Rechnung freigeben.
- Akzeptanz messen: Nutzungsquote, Anteil der Bestellungen über das System, Supportanfragen und Feedback zeigen, wo nachgesteuert werden muss.
Wie wichtig diese Arbeit ist, zeigt die PwC Digital Procurement Survey 2024: In Deutschland nennen 75 % der befragten Unternehmen Change Management als wichtigsten Erfolgsfaktor der digitalen Transformation im Einkauf.
Häufig gestellte Fragen
Was versteht man unter Change Management im Einkauf?
Change Management im Einkauf umfasst alle Maßnahmen, mit denen ein Unternehmen Einkäufer, Bedarfsträger und Lieferanten durch eine Veränderung begleitet, etwa die Einführung einer E-Procurement-Software oder neuer Beschaffungsprozesse. Dazu gehören Kommunikation, die Einbindung der Nutzer, Schulung, Unterstützung im Arbeitsalltag und die Messung der Akzeptanz. Ziel ist, dass neue Prozesse und Tools dauerhaft genutzt werden.
Warum scheitern E-Procurement-Projekte?
E-Procurement-Projekte scheitern selten an der Technik. Häufige Ursachen sind fehlender Rückhalt der Geschäftsleitung, Anforderungen, die ohne die späteren Nutzer festgelegt wurden, ein reiner Softwarefokus statt eines Transformationsprojekts und eine geringe Akzeptanz nach dem Go-live. Laufen Bestellungen weiter per E-Mail oder Telefon, bleiben die erhofften Einsparungen und die Transparenz aus.
Was ist ein Change-Management-Projekt?
Ein Change-Management-Projekt plant und steuert die menschliche Seite einer Veränderung. Es analysiert, wer betroffen ist, legt Kommunikation, Schulungen und Unterstützungsangebote fest und misst, ob die Veränderung angenommen wird. Bei der Digitalisierung des Einkaufs läuft es parallel zum technischen Implementierungsprojekt. Bewährte Prinzipien finden Sie in unseren Grundsätzen für erfolgreiches Change Management.
Wie bindet man Lieferanten in die Digitalisierung des Einkaufs ein?
Lieferanten sollten früh erfahren, warum das Unternehmen ein Lieferantenportal einführt und welchen Nutzen sie davon haben, etwa schnellere Zahlungen oder weniger Rückfragen. Wichtig sind eine einfache Registrierung, klare Anleitungen für Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen sowie feste Ansprechpartner. Da Lieferanten das Portal nur gelegentlich nutzen, helfen kurze Anleitungen direkt in der Anwendung mehr als lange Schulungen.
Welche Kennzahlen zeigen, ob die Einkaufssoftware angenommen wird?
Aussagekräftig sind der Anteil der Bestellungen, die über das System laufen, die Zahl aktiver Nutzer und Lieferanten im Verhältnis zu allen Berechtigten, die Durchlaufzeit von der Bedarfsmeldung bis zur Bestellung, die Zahl der Supportanfragen sowie die Fehlerquote bei Bestellungen und Rechnungen. Nutzungsanalysen zeigen zudem, an welchen Prozessschritten Anwender abbrechen oder Hilfe brauchen.
