Digital Process Automation (DPA) – digitale Prozessautomatisierung – bezeichnet die durchgängige Automatisierung von Geschäftsprozessen, die mehrere Anwendungen, Abteilungen und Personen einbinden, meist mit Low-Code-Plattformen. Anders als Robotic Process Automation (RPA), die einzelne Klickfolgen per Software-Roboter nachahmt, gestaltet DPA ganze Workflows neu – vom Antrag bis zur Freigabe. Der Begriff wurde 2017 vom Analystenhaus Forrester geprägt.
Das Wichtigste in Kürze
- Digital Process Automation (DPA) automatisiert durchgängige Geschäftsprozesse über mehrere Systeme und Abteilungen hinweg, meist mit Low-Code-Werkzeugen.
- Der Begriff stammt von Forrester (2017) und beschreibt die Weiterentwicklung des klassischen Business Process Managements (BPM).
- RPA ahmt einzelne Bedienschritte an der Benutzeroberfläche nach; DPA verbindet Anwendungen über Schnittstellen und gestaltet ganze Workflows neu.
- Automatisierte Prozesse entfalten ihren Nutzen erst, wenn Mitarbeitende die neuen Anwendungen sicher bedienen – hier setzen Digital Adoption Platforms an.
Die digitale Prozessautomatisierung (DPA) – Digital Process Automation – hält immer mehr Einzug in die Arbeitsabläufe von Unternehmen. Sie hilft dabei, Workflows zu optimieren, die Customer Experience zu verbessern und die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern. Als Baustein der digitalen Transformation hilft DPA Organisationen, ihre operativen Abläufe reibungsloser und rationeller zu gestalten und so effizienter zu arbeiten.
Definition von Digital Process Automation
Digital Process Automation automatisiert nicht nur einzelne Tätigkeiten, sondern durchgängige Geschäftsprozesse über mehrere Anwendungen und Abteilungen hinweg – in der Regel mit Low-Code-Werkzeugen. Durch den Einbezug von künstlicher Intelligenz und Machine Learning erleichtert DPA zudem Entscheidungen.
Ursprung und Entwicklung der DPA
Der Begriff Digital Process Automation wurde 2017 vom Analystenhaus Forrester geprägt und beschreibt die Weiterentwicklung des klassischen Business Process Managements (BPM). Unter dem Druck, immer agiler zu werden und immer mehr Abläufe zu digitalisieren, begann man, mit DPA komplexe Prozesse zu automatisieren. Diese Entwicklung bietet Unternehmen eine ausgeprägte Flexibilität beim Prozessmanagement, sodass sie sich schneller und leichter an Marktveränderungen anpassen können.
Hauptziele der digitalen Prozessautomatisierung
Das wichtigste Ziel, das Organisationen mit Digital Process Automation verfolgen, ist eine Verbesserung der operativen Effizienz. Dadurch können sie Workflows beschleunigen, die Entscheidungsfindung verbessern und ihren Kunden reibungslose Leistungen anbieten. Durch Plattformen für digitale Akzeptanz (Digital Adoption Platforms) lernen Mitarbeitende, die neuen, automatisierten Anwendungen schneller und mit weniger Fehlern zu nutzen.
Merkmale der Digital Process Automation
Die Digital Process Automation basiert auf einigen grundlegenden Prinzipien, die eine reibungslose und optimale Überwachung der Abläufe sicherstellen. Die Merkmale reichen von der Vereinfachung der Workflows bis hin zur Einbindung intelligenter Tools und sind wesentlich für strukturierte, automatisierte und dadurch effiziente Geschäftsprozesse.
Automatisierung der Arbeitsabläufe
Mit automatisierten Arbeitsabläufen können Geschäftsprozesse zielführend und ohne Reibungsverluste organisiert und ausgeführt werden. Unnötige manuelle Eingriffe entfallen, was menschliche Fehler reduziert und die Vorgänge beschleunigt. Intelligente Tools unterstützen Unternehmen dabei, die Organisation der Aufgaben zu optimieren und die Zusammenarbeit der diversen Abteilungen besser zu koordinieren. Diese Automatisierung unterstützt schnellere Entscheidungen und verbessert die Reaktionsfähigkeit bei internen und externen Anfragen.
Integration von Informationssystemen
Eine Digital Adoption Platform vernetzt selbst keine Systeme – das übernimmt die DPA-Plattform über Schnittstellen (APIs). Sie erleichtert jedoch die Arbeit in den vernetzten Anwendungen: Pushnachrichten und interaktive Anleitungen, die direkt in die Software integriert sind, führen die Anwender durch die neuen Prozesse. Auf diese Weise ist es möglich, die vorhandenen Ressourcen und Anwendungen optimal zu nutzen.
Zentrale Datenverwaltung
Die Automatisierung der digitalen Prozesse unterstützt eine zentralisierte Verwaltung der Daten, da verschiedene Informationsquellen auf einer Plattform gebündelt werden. Dadurch können verstreute digitale Ressourcen zusammengefasst, strukturiert und leichter zugänglich gemacht werden. Auch dies beschleunigt die Entscheidungsprozesse innerhalb der Organisation.
Vorteile der Digital Process Automation
Der Einsatz von Digitaltechnologie für die Automatisierung der Prozesse kann finanzielle Vorteile bieten, die denen eines BPM in nichts nachstehen. Doch der Nutzen eines solchen Projektes geht weit über den finanziellen Aspekt hinaus.
Verbesserung der operativen Effizienz
Die Automatisierung reduziert manuelle Eingriffe und damit Fehlerquellen. Das ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse reibungsloser zu gestalten. Automatisierte Prozesse verkürzen die Bearbeitungszeiten erheblich, sodass Vorgänge beschleunigt und zuverlässiger werden. Gleichzeitig wird dadurch der Einsatz der Ressourcen optimiert, da sich die Mitarbeiter auf Aufgaben mit einem höheren Mehrwert konzentrieren und produktiver arbeiten können.
Optimierung der Customer Experience
Digital Process Automation automatisiert Interaktionen mit den Kunden und optimiert die Bearbeitung wiederkehrender Tätigkeiten, z. B. Anfragen. Durch eine bessere Koordination der Abteilungen und die Integration von Tools für die Automatisierung bestimmter Abläufe verkürzt sich die Bearbeitungszeit, der Kunde erhält schnellere Antworten. Das Ergebnis: unkomplizierte und personalisierte Erlebnisse für die Kunden.
Reduzierung von Verwaltungskosten
Durch weniger menschliche Eingriffe und manuelle Tätigkeiten sinken die Verwaltungskosten des Unternehmens. Die Ressourcen können genau da eingesetzt werden, wo sie benötigt werden, was Fehler und Zeitverzögerungen vermindert und folglich die Ausgaben für die Behebung von Fehlern oder ineffizienten Tätigkeiten senkt.
Verbesserung von Compliance und Sicherheit
Die digitale Prozessautomatisierung ermöglicht es Unternehmen, strengere Sicherheitskontrollen durchzuführen. Konformitätsprüfungen lassen sich direkt in die Workflows integrieren und unterstützen so die Einhaltung der geltenden Vorschriften. Die Zentralisierung von Informationen sowie Zugriffsbeschränkungen im Rahmen der DPA tragen zudem zum Schutz vor Cyberangriffen und Datenschutzverletzungen bei.
Welche Prozesse eignen sich für Digital Process Automation?
Nicht jeder Ablauf lohnt sich für DPA. Gute Kandidaten erfüllen mehrere der folgenden Kriterien:
- Mehrere Systeme und Abteilungen: Der Prozess berührt zum Beispiel ERP, CRM, E-Mail und Dokumentenablage.
- Klare Regeln mit Ausnahmen: Standardfälle laufen automatisch, Sonderfälle werden gezielt an Menschen übergeben.
- Freigaben und Fristen: Genehmigungsschritte, Eskalationen und Nachweise sollen nachvollziehbar dokumentiert werden.
- Hohe Fallzahlen: Je häufiger ein Prozess läuft, desto schneller amortisiert sich die Automatisierung.
Typische Beispiele sind das Onboarding neuer Mitarbeitender mit Konten, Hardware und Schulungen, die Bestellanforderung bis zur Freigabe, die Rechnungsprüfung, Kundenanträge oder Schadenmeldungen. Um geeignete Prozesse zu finden, analysieren viele Unternehmen zunächst ihre tatsächlichen Abläufe mit Process Mining. So wird sichtbar, wo Wartezeiten, Medienbrüche und manuelle Nacharbeit entstehen – und wo DPA den größten Hebel hat. Weniger geeignet sind Abläufe, die sich ständig ändern, kaum dokumentiert sind oder vor allem kreative Entscheidungen erfordern; hier sollte zuerst der Prozess selbst geklärt werden.
Unterschied zwischen RPA und DPA
Die Automatisierung der Geschäftsprozesse wurde durch das Aufkommen von Technologien wie Robotic Process Automation (RPA, robotergesteuerte Prozessautomatisierung) und Digital Process Automation (DPA, digitale Prozessautomatisierung) entscheidend beeinflusst. Die beiden Ansätze werden zwar oft in dieselbe Schublade gesteckt, allerdings erfüllen sie unterschiedliche Anforderungen und werden demzufolge in verschiedenen Kontexten eingesetzt.
Merkmale von RPA und DPA
Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung konzentriert sich auf die Automatisierung von monotonen Tätigkeiten, die in diesem Fall von Software-Robotern verrichtet werden. Sie ist vor allem bei einfachen und wiederkehrenden Abläufen (Texterfassung, Versenden oder Empfangen von E-Mails) effizient. Digital Process Automation (DPA) automatisiert dagegen komplexere Prozesse und hat daher eine deutlich größere Reichweite.
RPA oder DPA?
Die Wahl zwischen RPA und DPA hängt von den spezifischen Anforderungen der Organisation ab. Robotic Process Automation beschleunigt die Ausführung bestimmter Arbeiten und reduziert menschliche Fehler. Digital Process Automation ermöglicht dagegen die umfassende Transformation von Workflows, optimiert dadurch die operative Effizienz und die User Experience.
DPA, RPA und BPA im Vergleich
Neben RPA und DPA begegnet Ihnen häufig der Oberbegriff Business Process Automation (BPA). Die folgende Übersicht fasst die Unterschiede zusammen, wie sie etwa TechTarget beschreibt:
| Kriterium | RPA | DPA | BPA |
|---|---|---|---|
| Ansatz | Software-Roboter imitieren Bedienschritte | Durchgängige digitale Workflows | Oberbegriff für jede Automatisierung von Geschäftsprozessen |
| Anbindung | Über die Benutzeroberfläche | Über Schnittstellen (APIs) | Je nach Werkzeug |
| Typische Aufgaben | Daten übertragen, Formulare ausfüllen | Anträge, Freigaben, abteilungsübergreifende Abläufe | Von Einzelaufgaben bis zu ganzen Prozessen |
| Einführung | Schnell, auf bestehenden Anwendungen | Aufwendiger, meist auf einer Low-Code-Plattform | Unterschiedlich |
| Skalierbarkeit | Anfällig bei Änderungen der Oberfläche | Gut skalierbar | Unterschiedlich |
In der Praxis schließen sich die Ansätze nicht aus: Viele Unternehmen nutzen DPA für den übergreifenden Workflow und setzen RPA dort ein, wo ein Altsystem keine Schnittstelle bietet. Entscheidend für die Wahl ist daher weniger die Technologie als die Frage, wie stabil, dokumentiert und systemübergreifend der jeweilige Prozess ist. In beiden Fällen müssen die Mitarbeitenden verstehen, welche Schritte automatisch ablaufen und wo sie selbst eingreifen.
Die Rolle von Digital Adoption Platforms bei der Digital Process Automation
In einer Welt, in der sich die digitale Transformation immer mehr beschleunigt, müssen Unternehmen nicht nur ihre Prozesse automatisieren, sondern gleichzeitig sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter die implementierten Tools auch beherrschen. An diesem Punkt kommen Digital Adoption Platforms (DAP) ins Spiel. Sie haben entscheidenden Einfluss darauf, ob neue Technologien akzeptiert werden und sich demzufolge die erhoffte Optimierung der Abläufe tatsächlich einstellt.
Die Plattformen erleichtern den Einstieg in neue Software, indem sie die User bei der Ausführung ihrer täglichen Arbeit anleiten. Dadurch verbessern sie die Produktivität und unterstützen die reibungslose Einführung von Lösungen für die digitale Prozessautomatisierung. Ihr Nutzen geht aber weit über die operative Effizienz hinaus. Sie tragen nicht unerheblich zum Erfolg der digitalen Transformation von Unternehmen bei.
Was ist eine Digital Adoption Platform?
Eine Digital Adoption Platform ist eine Software, die die Einführung von Anwendungen in Unternehmen erleichtert. Sie blendet kontextbezogene Hilfen direkt in der Anwendung ein und unterstützt Mitarbeitende so dabei, neue Software und automatisierte Abläufe sicher zu nutzen.
Bei den DPA-Werkzeugen selbst unterscheidet man übrigens zwei Kategorien: „DPA-wide“-Tools für einfachere Prozesse und eine breite Anwenderschaft sowie „DPA-deep“-Tools für komplexe, unternehmensweite Prozesse, die mehr Entwicklungs-Know-how erfordern.
Beispiel: Knowmore
Knowmore ist ein Beispiel für eine Digital Adoption Platform, die die Einarbeitung der Anwender in neue Anwendungen vereinfacht. Sie soll Onboarding, Schulung und Akzeptanz digitaler Tools optimieren und basiert auf dem Prinzip Learning by Doing. Mit einem No-Code-Editor erstellen Sie personalisierte Microlearning-Inhalte selbst. Bei Bedarf steht Ihnen ein Supportteam zur Seite. Die Anwendung enthält einsatzbereite Leitfäden für die Erstellung von Inhalten, zum Beispiel für Microsoft 365, Google Workspace oder SAP. Fordern Sie eine Demo an, um die Lösung in Ihrem Kontext kennenzulernen.
Vorteile von Digital Adoption Platforms für die DPA-Strategie
DAPs erleichtern die Akzeptanz digitaler Tools, reduzieren die Einarbeitungszeit und minimieren Fehler in der Anwendung. Durch interaktive Anleitungen und Echtzeit-Hinweise kommen die Mitarbeiter schneller mit neuen Technologien zurecht. Diese Optimierung der Prozesse verbessert die Produktivität, beschleunigt die Implementierung digitaler Lösungen und trägt damit zu einer effizienten digitalen Transformation von Organisationen bei.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung bedeutet, wiederkehrende Abläufe in einem Unternehmen ganz oder teilweise durch Software ausführen zu lassen, statt sie manuell zu erledigen. Das reicht von einzelnen Aufgaben, etwa dem Übertragen von Daten mit RPA, bis zu durchgängigen Geschäftsprozessen mit Digital Process Automation. Ziele sind kürzere Durchlaufzeiten, weniger Fehler, bessere Nachvollziehbarkeit und mehr Zeit für anspruchsvollere Aufgaben.
Kann man RPA und DPA kombinieren?
Ja, und das ist in der Praxis häufig sinnvoll. Digital Process Automation steuert den übergreifenden Workflow – etwa einen Genehmigungsprozess über mehrere Abteilungen. Wo ein Altsystem keine Schnittstelle bietet, übernimmt ein RPA-Bot einzelne Bedienschritte an der Benutzeroberfläche. So lassen sich auch ältere Anwendungen einbinden, ohne sie sofort ersetzen zu müssen.
Was ist der Unterschied zwischen DPA und BPM?
Business Process Management (BPM) ist eine Managementdisziplin, die Prozesse modelliert, steuert und kontinuierlich verbessert. Digital Process Automation ist die technische Weiterentwicklung klassischer BPM-Software: Sie setzt stärker auf Low-Code, Cloud und Schnittstellen, damit Fachbereiche digitale Workflows schneller umsetzen können. Forrester prägte den Begriff 2017, um diesen Wandel weg vom reinen Kostensenken hin zur digitalen Transformation zu beschreiben.
Welche Rolle spielt Low-Code bei Digital Process Automation?
Low-Code ist ein Kernmerkmal vieler DPA-Plattformen. Prozesse, Formulare und Regeln werden grafisch modelliert statt programmiert, sodass auch Fachabteilungen in Abstimmung mit der IT Workflows erstellen und anpassen können. Das verkürzt die Umsetzung erheblich. Für komplexe, unternehmensweite Prozesse bleibt dennoch Entwicklungs-Know-how nötig, etwa für Schnittstellen, Sicherheit und Governance.
