HRIS-System: Definition, Funktionen und Einführung

Unter einem HRIS-System (Human Resource Information System, deutsch: Personalinformationssystem) versteht man eine Software, die die Daten aller Beschäftigten an einem Ort bündelt und HR-Prozesse wie Personalverwaltung, Abwesenheiten, Gehaltsabrechnung und Reporting digital abbildet. Ein HRIS-System erleichtert die Arbeit des Personalwesens und ermöglicht es den Beschäftigten, viele Personalangelegenheiten selbst zu erledigen (Employee-Self-Service). Ziel ist, dass alle Beteiligten mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben haben. Dieser Artikel erklärt, was ein HRIS-System leistet, welche Arten es gibt und wie Sie es erfolgreich einführen.

Grundlagen des HRIS-Systems

Bei einem HRIS-System handelt es sich um eine Software oder eine Software-Suite, mit deren Hilfe die Personalabteilung ihre täglichen Aufgaben effizient und vorausschauend erledigt. Ein solches Personalmanagement-System speichert die Daten aller Mitarbeiter im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit im Unternehmen und verarbeitet diese in Echtzeit. Ein HRIS-System hilft dabei, die Personalmanagementprozesse ganz oder teilweise zu automatisieren, zu vereinfachen, zu harmonisieren und zu überwachen. Ist ein Personalinformationssystem gut konfiguriert und erhält regelmäßige Updates, trägt es dazu bei, dass das Risiko menschlicher Fehler bei den betreffenden Prozessen deutlich sinkt.

Es stellt sicher, dass alle Tätigkeiten im Rahmen des Personalmanagements rückverfolgbar sind und dass die Verantwortlichkeiten bei Bedarf schneller zugeordnet werden können. Ein gut organisiertes HRIS-System hilft dabei, die Mitarbeitererfahrung zu verbessern und die Vorschriften des Arbeitsrechts einzuhalten. Mit einem leistungsfähigen HRIS-System verbessern Sie die Produktivität und die Wettbewerbsfähigkeit des Personalwesens Ihres Unternehmens. Die HR-Abteilung hat weniger Verwaltungsaufwand und die Mitarbeiter können in Echtzeit auf ihre unternehmensbezogenen Informationen zugreifen.

HRIS, HRMS und HCM: Wo liegen die Unterschiede?

Die drei Abkürzungen werden oft synonym verwendet, bezeichnen aber unterschiedlich umfassende Lösungen:

Laut SAP unterstützt ein HRIS vor allem die eher linearen, quantitativen HR-Prozesse wie Personalabrechnung und Zeiterfassung, während ein HRMS zusätzlich komplexere Funktionen für das Talentmanagement bietet. In der Praxis verschwimmen die Grenzen: Viele Anbieter vermarkten ihre Suiten als HRIS, obwohl sie längst auch Talent- und Lernfunktionen enthalten. Entscheidend ist deshalb nicht das Etikett, sondern welche Prozesse Sie tatsächlich abbilden müssen: Wer vor allem Stammdaten, Abwesenheiten und Abrechnung digitalisieren will, kommt mit einem HRIS aus. Wer zusätzlich Recruiting, Weiterbildung und Nachfolgeplanung steuern möchte, braucht eine umfassendere HCM-Suite oder ergänzende Spezialsysteme.

Hauptfunktionen eines HRIS-Systems

Von administrativen Tätigkeiten über das Management der internen Mobilität der Mitarbeiter bis hin zur Planung betrieblicher Weiterbildungsmaßnahmen: Eine HRIS-Software bietet vielfältige Möglichkeiten.

Personalverwaltung

Die Software bietet eine übersichtliche und intuitive Benutzeroberfläche, mit deren Hilfe die Personalinformationen aller Mitarbeiter zentralisiert werden. Auf diese Weise lassen sich Informationen über Arbeitsverträge, Vertragsänderungen, Unterschriftsberechtigungen u. v. m. schnell und einfach auffinden. Ein HRIS-System vereinfacht das Abwesenheitsmanagement (Urlaub, Gleitzeit, Krankheit usw.) für die Angestellten. Darüber hinaus unterstützt es die Personalabteilung dabei, alle Vorschriften aus Tarifverträgen, Arbeitsrecht oder branchenspezifischen Regelungen einzuhalten.

Talentmanagement

Mit einer Personalmanagement-Software ist es einfacher, den Weg der Mitarbeitenden von der Einstellung bis zum Ausscheiden zu begleiten. Sie hilft dabei, das Bewerbermanagement zu optimieren, das heißt, alle Schritte vom Eingang der Bewerbungen über die Vorauswahl bis zur Einstellungsentscheidung unternehmensspezifisch zu steuern. Die Planung von Bewerbungsgesprächen und jährlichen Mitarbeitergesprächen kann mit digitaler Unterstützung optimiert werden. Auch die Einführung und das Management von Nachfolgeplänen (also die vorausschauende Besetzung von Schlüsselpositionen) fallen darunter.

Vergütungsmanagement und Sozialleistungen

Ein HRIS-System bietet die Möglichkeit, durch die Digitalisierung von Gehaltsabrechnungen, Gehaltszahlungen und Abrechnungen der Sozialversicherungsbeiträge Zeit zu sparen. Auch die Abrechnung der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall oder des Arbeitgeberzuschusses zum Mutterschaftsgeld kann das System vereinfachen. Weitere Funktionen betreffen betriebliche Zusatzleistungen wie die betriebliche Altersversorgung oder eine betriebliche Krankenversicherung.

Analyse und Reporting

Mit einem HRIS-System lassen sich Dashboards, Diagramme und Kennzahlen (KPIs) erstellen, etwa zu Fluktuation, Fehlzeiten oder Personalkosten. Das hilft Führungskräften und Personalabteilung, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Welche Arten von HRIS-Systemen gibt es?

Je nach Anforderungen Ihres Unternehmens kommen verschiedene Arten von HRIS-Systemen und Betriebsmodellen infrage:

• Ein integriertes HRIS-System bündelt alle Funktionen und verwaltet alle HR-Daten in einem einzigen Tool.
• Ein modulares HRIS-System besteht aus verschiedenen Softwaremodulen mit eigenen Datenbanken, die individuell ausgewählt und installiert werden.
• Ein HRIS-System in der Cloud wird als Software as a Service (SaaS) vom Anbieter betrieben und im Abonnement genutzt.
• Ein lokal installiertes HRIS-System läuft auf den eigenen Servern des Unternehmens, das auch für Betrieb und Wartung verantwortlich ist.
• Ein Open-Source-HRIS-System basiert auf öffentlich zugänglichem Quellcode, der vom Unternehmen angepasst werden kann.
• Ein proprietäres HRIS-System basiert auf nicht öffentlichem Quellcode des Herstellers. Das Unternehmen erwirbt Nutzungsrechte per Lizenz oder Abonnement – unabhängig davon, ob die Software lokal oder in der Cloud läuft.

Um sich für die passende HRIS-Lösung zu entscheiden, sollten Sie den Rat eines anerkannten Experten für Personalmanagement-Informationssysteme einholen.

Auswahlkriterien für ein HRIS-System

Der Weg zur idealen Lösung für die Optimierung Ihrer HR-Prozesse beginnt damit, dass Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens genau analysieren. Dafür sind ein Audit der bestehenden HR-Prozesse und -Tools sowie die Befragung der betroffenen Mitarbeiter notwendig. Nur so ist sichergestellt, dass die Funktionen der neuen Software die Organisation und damit die Produktivität des Personalwesens konkret verbessern. Achten Sie außerdem darauf, dass sich das neue System nahtlos in die bestehende IT-Landschaft einfügt, etwa über Schnittstellen zur Lohnabrechnung oder zum ERP-System.

Kompatible Schnittstellen vereinfachen und beschleunigen die Einführung. Der Hersteller sollte zudem gewährleisten, dass sich seine Lösung weiterentwickeln lässt, damit sie an zukünftige Anforderungen der Nutzer und gegebenenfalls an neue Gesetzesvorschriften angepasst werden kann. Darüber hinaus sollte der Anbieter des HRIS-Systems einen kompetenten Support mit kurzen Reaktionszeiten anbieten, um technische Probleme beim Betrieb der Software schnell beheben zu können.

Was sollte ein gutes HRIS können?

Neben Funktionsumfang und Preis entscheiden in der Praxis vor allem diese Kriterien darüber, ob sich ein HRIS-System bewährt:

• Saubere Stammdaten: Alle Mitarbeiterdaten liegen an einem Ort, mit klar definierten Rollen und Zugriffsrechten.
• Self-Service: Beschäftigte beantragen Urlaub, ändern persönliche Daten und rufen Dokumente selbst ab, ohne die Personalabteilung einzuschalten.
• Schnittstellen: Das System tauscht Daten mit Lohnabrechnung, Zeiterfassung, ERP und Lernplattform aus, statt neue Datensilos zu schaffen.
• Datenschutz: Personaldaten sind besonders schützenswert. Prüfen Sie Hosting-Standort, Berechtigungskonzept, Löschfristen und den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO.
• Mitbestimmung: Kann das System Verhalten oder Leistung der Beschäftigten erfassen, hat der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht. Binden Sie ihn früh ein und regeln Sie den Einsatz in einer Betriebsvereinbarung.
• Bedienbarkeit: Ein HRIS nützt nur, wenn Führungskräfte und Mitarbeitende es tatsächlich verwenden. Testen Sie typische Abläufe mit echten Anwendern, bevor Sie sich entscheiden, und planen Sie Maßnahmen für die Akzeptanz der HRIS-Software von Anfang an ein.

Schritte für die Einführung eines HRIS-Systems

Für ein erfolgreiches HRIS-Projekt hat sich ein schrittweises Vorgehen bewährt. Grundsätzlich ist es sinnvoll, intern ein qualifiziertes Team zusammenzustellen, das die Verantwortung für die Umsetzung des Projektes übernimmt.

Geschäftsprozesse analysieren

Konsultieren Sie zunächst die HR-Leitung, die IT-Leitung (CIO), die Geschäftsleitung sowie den Betriebsrat. Auf diese Weise erfahren Sie, wo die Stärken und Schwächen des bestehenden Personalmanagements liegen. Mithilfe der Analyse der Geschäftsprozesse grenzen Sie das Projekt ein und erstellen ein Lastenheft. Auf der Basis der zuvor ermittelten Verbesserungsansätze werden in diesem Lastenheft die vorgesehenen Aktivitäten, die Ziele für die Einführung der HRIS-Software sowie das Budget festgehalten. Zudem wird präzise angegeben, welche Merkmale die Software im Idealfall besitzen soll.

Softwarehersteller auswählen und Vertrag verhandeln

Mit dem Lastenheft holt das Projektteam Angebote bei mehreren Softwareherstellern für HRIS-Systeme ein. Analysieren Sie genau die Qualität der Angebote sowie die Erfahrung und den Ruf der Anbieter. Anschließend handeln Sie einen Vertrag mit dem Anbieter aus, der die passenden Funktionen und das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet.

HRIS-Software einführen und Anwender schulen

Vergewissern Sie sich, dass das HRIS-System richtig konfiguriert ist, und testen Sie es umfassend im Arbeitsumfeld, um die Inbetriebnahme zu erleichtern. Waren die Tests erfolgreich, können Sie den Go-live angehen und die Software produktiv einsetzen.

Jetzt gilt es, die Anwenderinnen und Anwender zu schulen, damit jeder von ihnen bei der täglichen Arbeit einen maximalen Nutzen aus dem HRIS-System ziehen kann. Eine Digital Adoption Platform wie Knowmore verlagert einen Teil der Schulung direkt in die HR-Software. Interaktive Leitfäden und kontextbezogene Hilfen erscheinen genau dort, wo die Anwender sie im Arbeitsablauf brauchen.

Intern kommunizieren

Alle Beteiligten sollten verstehen, warum die HR-Prozesse digitalisiert werden und welchen Nutzen sie davon haben. Ziel ist, dass die Mitarbeitenden hinter dem Projekt stehen und sich engagiert dafür einsetzen. Das HRIS-Team sollte daher regelmäßig Feedback der Anwender einholen und alle Verständnisfragen beantworten, um Widerstände gegen die Veränderung einzudämmen.

Effizienz des HRIS-Systems bewerten und überwachen

Mit Knowmore K-VALUE können Sie die Nutzung und die Performance Ihres HRIS-Systems analysieren und dadurch die Anwendung optimieren. Anhand von Kennzahlen wie Nutzungsquote, Bearbeitungszeiten von HR-Vorgängen oder Zahl der Supportanfragen messen Sie, welchen Nutzen die neue HRIS-Software tatsächlich bringt. Auf dieser Grundlage können Sie das System schrittweise weiter verbessern.

Wenn Sie sich für ein leistungsfähiges HRIS-System entscheiden, kann Ihr Unternehmen daraus vielfältigen Nutzen ziehen. Eine solche Software trägt dazu bei, die Arbeit der Personalabteilung in vielen Bereichen zu vereinfachen. Entscheidend ist, die Anforderungen richtig zu erfassen, das System daran anzupassen und es sorgfältig einzuführen. Knowmore unterstützt Sie dabei, die Akzeptanz des neuen HRIS-Systems bei den Anwendern zu fördern.